Cách Xác Định Tiền Lương Đóng BHXH Theo Luật Mới

Cách xác định tiền lương đóng BHXH theo luật mới là một trong những nội dung quan trọng mà bộ phận nhân sự, kế toán tiền lương và cả người lao động cần nắm vững để đảm bảo quyền lợi và tuân thủ quy định pháp luật.

Sự thay đổi từ Luật Bảo hiểm xã hội 2024, cùng các nghị định về mức lương tối thiểu vùng và mức tham chiếu mới, đòi hỏi doanh nghiệp phải rà soát và điều chỉnh chính sách trả lương.

Hiểu đúng các nguyên tắc, cấu phần tính và giới hạn trần – sàn của tiền lương đóng BHXH sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi bị thanh tra, đồng thời bảo đảm quyền lợi an sinh cho người lao động.

1. Khung pháp lý “mới” và thời điểm áp dụng tiền lương đóng BHXH

Để xác định đúng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc (gọi tắt là “lương đóng BHXH”), cần nắm hai lớp quy định: (i) quy định đang hiệu lực cho tới 30/06/2025; và (ii) Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực từ 01/07/2025, với một số điều chỉnh về thuật ngữ và cách xác định trần – sàn.

Luật 2024 là nền tảng pháp lý cao nhất điều chỉnh BHXH giai đoạn mới, Quốc hội thông qua ngày 29/06/2024 và hiệu lực 01/07/2025.

Trong khi chờ nghị định, thông tư hướng dẫn đồng bộ với Luật 2024, doanh nghiệp vẫn áp dụng các quy định hiện hành về cấu phần lương đóng BHXH (hướng dẫn bởi Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH – sửa đổi Thông tư 59/2015 – gắn với định nghĩa tiền lương, phụ cấp và khoản bổ sung của Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH).

Cùng thời điểm, Chính phủ đã ban hành Nghị định 74/2024/NĐ-CP về mức lương tối thiểu vùng (hiệu lực từ 01/07/2024), là căn cứ xác định mức sàn của lương đóng BHXH đối với người lao động theo HĐLĐ. Bốn mức tối thiểu tháng lần lượt: Vùng I: 4.960.000đ; Vùng II: 4.410.000đ; Vùng III: 3.860.000đ; Vùng IV: 3.450.000đ.

Ở chiều trần, Nghị định 73/2024/NĐ-CP quy định lương cơ sở = 2.340.000đ/tháng từ 01/07/2024. Quy định chuyên ngành hiện hành và thực tiễn áp dụng xác định trần lương tháng đóng BHXH/BHYT = 20 × lương cơ sở = 46.800.000đ; từ 01/07/2025 Luật 2024 dùng thuật ngữ “mức tham chiếu” thay cho lương cơ sở để làm tham số tính trần – tinh thần là 20 × mức tham chiếu.

Gợi ý vận dụng cho HR/Payroll:

Đến 30/06/2025: xác định lương đóng BHXH theo TT 06/2021; áp dụng sàn theo NĐ 74/2024, trần theo 20 × lương cơ sở (NĐ 73/2024).

Từ 01/07/2025: cập nhật thuật ngữ “mức tham chiếu” và các hướng dẫn chi tiết trong nghị định/TT mới (khi ban hành), nhưng tinh thần chung về cấu phần và trần – sàn vẫn nhất quán như nêu trên.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Cấu phần tiền lương làm căn cứ đóng BHXH

Nguyên tắc gốc: lương đóng BHXH = tiền lương tháng theo HĐLĐ (mức lương theo công việc/chức danh) + phụ cấp lương + khoản bổ sung khác trả thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể.

Quy tắc này được chốt lại trong TT 06/2021 (liên kết định nghĩa tại TT 10/2020) và tiếp tục được Luật 2024 kế thừa tinh thần khi quy định về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.

1) Khoản phải tính vào lương đóng BHXH (tiền trả thường xuyên, ổn định, xác định được mức tiền cụ thể):

Mức lương theo công việc/chức danh ghi trong HĐLĐ.

Phụ cấp lương (chức vụ/chức danh; trách nhiệm; nặng nhọc/độc hại; thâm niên; khu vực; lưu động; thu hút…) nếu chi trả cố định theo kỳ.

Khoản bổ sung khác (khoản “cứng” như: bổ sung hoàn thành công việc, hiệu quả công việc được ấn định sẵn theo thang bảng, phụ cấp kỹ năng/ứng trực… nếu xác định được số tiền và trả đều kỳ).

2) Khoản không tính vào lương đóng BHXH (chi trả không thường xuyên, không xác định được trước mức tiền, hoặc là phúc lợi):

Tiền thưởng (theo Điều 104 BLLĐ), tiền thưởng sáng kiến; tiền hỗ trợ khi có sự kiện (hiếu, hỷ, sinh nhật, thai sản, ốm đau), ăn ca, xăng xe/điện thoại/nhà ở/nuôi con nhỏ nếu là chính sách phúc lợi không cố định; hỗ trợ làm thêm, đi lại khi đi công tác dựa trên thực tế phát sinh; khoản bổ sung “mềm” trả theo kết quả kinh doanh mà không xác định trước mức cụ thể.

Lưu ý thực hành

Nếu một khoản ban đầu là phúc lợi, nhưng doanh nghiệp chuyển sang định mức “cứng”, trả đều kỳ và ghi rõ trong HĐLĐ/phụ lục, khoản đó có thể chuyển hóa thành khoản tính đóng.

Mọi khoản tính đóng phải thể hiện trong thang bảng lương/quy chế trả lương/HĐLĐ để đáp ứng yêu cầu “xác định được mức tiền” và “trả thường xuyên”.

3. Sàn – trần xác định tiền lương đóng BHXH

Mức sàn (tối thiểu): Lương đóng BHXH không thấp hơn lương tối thiểu tương ứng vùng nơi người sử dụng lao động hoạt động (quy đổi tương ứng với hình thức trả lương tháng/tuần/ngày/giờ).

Từ 01/07/2024 mức tối thiểu tháng là: Vùng I = 4.960.000đ; Vùng II = 4.410.000đ; Vùng III = 3.860.000đ; Vùng IV = 3.450.000đ. Trường hợp trả công theo tuần/ngày/sản phẩm/khoán, doanh nghiệp phải quy đổi để không thấp hơn mức tối thiểu tháng/giờ theo NĐ 74.

Về các mức cộng thêm 5%/7% so với tối thiểu cho công việc nặng nhọc, độc hại hay đã qua đào tạo: Nghị định 74/2024 không còn quy định bắt buộc như Nghị định 38/2022. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp/thoả ước đang áp dụng mức có lợi hơn (ví dụ +7% đối với lao động đã qua đào tạo, +5%/+7% với điều kiện độc hại), được tiếp tục thực hiện trừ khi các bên thoả thuận khác, theo Điều 5 NĐ 74.

Mức trần (tối đa): Lương tháng đóng BHXH/BHYT tối đa bằng 20 × lương cơ sở. Với lương cơ sở = 2.340.000đ/tháng từ 01/07/2024, trần = 46.800.000đ/tháng. Từ 01/07/2025, Luật 2024 dùng thuật ngữ “mức tham chiếu” để thay thế lương cơ sở khi xác định trần; hệ số 20 lần vẫn là nguyên tắc chung.

Phân biệt với BHTN (bảo hiểm thất nghiệp): trần lương đóng BHTN khác BHXH – tối đa = 20 × lương tối thiểu vùng nơi đơn vị đặt trụ sở/chi nhánh.
Bảo hiểm xã hội điện tử

Checklist nhanh:

Xác định địa bàn vùng ⇒ kiểm tra mức tối thiểu tháng/giờ tương ứng (NĐ 74/2024).

So với mức lương theo HĐLĐ (gồm lương + phụ cấp + bổ sung “cứng”): nếu thấp hơn sàn vùng ⇒ điều chỉnh tăng.

So với trần 20 × lương cơ sở/mức tham chiếu ⇒ nếu vượt trần ⇒ giới hạn ở mức trần cho mục đích đóng BHXH/BHYT.

»»» Xem Thêm:

• Mức Lương Tối Thiểu Vùng Thay Đổi Tại 34 Tỉnh Từ 01/7/2025
• Cách Quản Lý Hợp Đồng Lao Động: File, Mốc Thời Gian, Gia Hạn
• Các Lỗi Thường Gặp Khi Lưu Trữ Hồ Sơ Và Cách Xử Lý
• Cách Xử Lý Khi Mã Số Thuế Cá Nhân Của Bạn Bị Lỗi
• Mã Số Thuế Cá Nhân Là Gì? Hướng Dẫn Đăng Ký Mã Số Thuế

4. Quy trình 5 bước xác định lương đóng BHXH trong doanh nghiệp

Bước 1 – Rà soát chính sách trả lương

Tập hợp HĐLĐ, phụ lục HĐLĐ, quy chế lương thưởng, thang – bảng lương. Phân loại hệ thống khoản chi trả cho NLĐ:

Nhóm tính đóng: lương theo công việc/chức danh; phụ cấp lương; khoản bổ sung khác xác định trước, trả đều kỳ.

Nhóm không tính đóng: thưởng (Điều 104 BLLĐ), phúc lợi, hỗ trợ theo thực tế, khoản bổ sung không xác định trước.

Bước 2 – Chuẩn hóa theo vùng và hình thức trả công

Xác định vùng I–IV theo Phụ lục NĐ 74/2024 và quy đổi lương theo tuần/ngày/giờ/sản phẩm về tháng/giờ để so sánh với mức tối thiểu tương ứng.

Bước 3 – Tính “lương đóng” cho từng người

Công thức thực hành:

Lương đóng BHXH = Lương theo HĐLĐ + Phụ cấp lương + Khoản bổ sung khác (“cứng”, trả đều kỳ)

Giới hạn: Sàn vùng ≤ Lương đóng ≤ Trần 20 × lương cơ sở/mức tham chiếu.

Bước 4 – Tách riêng phần đóng BHTN

Tính lương đóng BHTN riêng: không vượt quá 20 × lương tối thiểu vùng (khác tham số với BHXH/BHYT).

Bước 5 – Cập nhật khi pháp luật thay đổi

Từ 01/07/2025, thuật ngữ “mức tham chiếu” thay “lương cơ sở” trong công thức trần; đồng thời chờ Nghị định/Thông tư hướng dẫn Luật 2024 để đồng bộ biểu mẫu – quy trình.

5. Ví dụ thực tế về tính lương đóng BHXH

Ví dụ minh họa (tính đúng sàn – trần và phân loại khoản tính đóng)

Tình huống A – Doanh nghiệp Vùng II (Hà Nội – huyện còn lại), trả lương tháng

HĐLĐ: Lương chức danh 4.000.000đ; Phụ cấp trách nhiệm 600.000đ; Bổ sung hoàn thành công việc 400.000đ (mức cố định/tháng).

Phúc lợi: Ăn ca 800.000đ; điện thoại theo thực tế; thưởng quý theo kết quả kinh doanh.

Xác định lương đóng

Khoản tính đóng: 4.000.000 + 600.000 + 400.000 = 5.000.000đ.

So sánh sàn Vùng II (4.410.000đ) ⇒ đạt sàn. Không vượt trần 46.800.000đ ⇒ đạt. Lương đóng BHXH/BHYT = 5.000.000đ; lương đóng BHTN cũng lấy 5.000.000đ (≤ 20 × 4.410.000 = 88.200.000đ).

Tình huống B – Nhân sự lương cao tại Vùng I

Tổng “khoản cứng” tính đóng = 60.000.000đ.

Trần BHXH/BHYT = 46.800.000đ ⇒ lương đóng BHXH/BHYT chốt ở 46.800.000đ; BHTN trần = 20 × 4.960.000 = 99.200.000đ ⇒ lương đóng BHTN vẫn 60.000.000đ (không vượt trần BHTN).

Tình huống C – Trả công theo ngày tại Vùng III

Lương ngày cố định 180.000đ; làm 26 ngày/tháng ⇒ 4.680.000đ/tháng.

Sàn Vùng III = 3.860.000đ/tháng ⇒ đạt sàn. Nếu doanh nghiệp chuyển sang lương giờ/tuần/sản phẩm, bắt buộc quy đổi để không thấp hơn sàn tương ứng (NĐ 74 quy định rõ cách quy đổi).

Tình huống D – Khoản bổ sung “mềm”

Phần “bổ sung theo kết quả kinh doanh” tháng sau mới tổng kết và không ấn định trước mức tiền ⇒ không tính đóng trong tháng hiện hành (nhưng nếu doanh nghiệp chuyển thành khoản cố định trong thang lương và trả đều kỳ ⇒ tính đóng).

Tình huống đặc thù & câu hỏi thường gặp

1) Lao động nước ngoài

Đối tượng lao động nước ngoài có giấy phép lao động thuộc diện đóng BHXH bắt buộc theo quy định chuyên ngành; cách xác định lương đóng tuân theo nguyên tắc cấu phần như nội dung ở trên (lương + phụ cấp + bổ sung “cứng”), đồng thời áp dụng sàn vùng và trần 20 × lương cơ sở/mức tham chiếu như lao động Việt Nam. (Tham chiếu chung: hệ nguyên tắc cấu phần tại TT 06/2021).

2) Người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương

Nếu có HĐLĐ và hưởng lương ⇒ thuộc đối tượng đóng BHXH bắt buộc; lương đóng xác định theo cấu phần “cứng” ghi nhận trong HĐLĐ/phụ lục, vẫn áp dụng sàn vùng và trần như trên.

3) Trả lương theo sản phẩm/khoán

Doanh nghiệp phải quy đổi về tháng/giờ theo Điều 4 NĐ 74 để đối chiếu sàn; nếu quy đổi thấp hơn sàn ⇒ điều chỉnh.

4) Khoản “phụ cấp xăng xe/điện thoại/nhà ở”

Nếu là phúc lợi hoặc khoản hỗ trợ theo thực tế, không tính đóng; nếu được quy định mức tiền cụ thể, trả đều kỳ và ghi trong HĐLĐ/quy chế ⇒ có thể tính đóng (chuyển sang nhóm “bổ sung khác xác định được mức tiền”).

5) Thưởng KPI, thưởng Tết

Thuộc Điều 104 BLLĐ (tiền thưởng), không tính đóng BHXH.

6) Từ 01/07/2025, “mức tham chiếu” là gì?

Luật 2024 sử dụng thuật ngữ mức tham chiếu thay lương cơ sở làm tham số để tính trần; về bản chất, mức này do Nhà nước ấn định (ban hành riêng) và hệ số 20 lần vẫn là nguyên tắc xác lập giới hạn trên của lương tháng đóng BHXH.

6. Quy tắc ghi nhận & kiểm soát tuân thủ trong nội bộ doanh nghiệp

1) Ghi nhận đúng ngay từ HĐLĐ, thang – bảng lương

Ghi rõ mức lương theo công việc/chức danh.

Liệt kê phụ cấp lương và khoản bổ sung khác mà doanh nghiệp muốn tính đóng: nêu mức tiền cụ thể (hoặc công thức ra số tiền cố định), kỳ trả.

2) Rà soát phúc lợi – tránh “vượt rào”

Phúc lợi/Thưởng không tính đóng; tuy nhiên nếu trả đều kỳ, mức tiền cố định và ghi như khoản “cứng” thì có thể bị coi là khoản tính đóng khi thanh/kiểm tra.

3) Theo dõi thay đổi tham số Nhà nước

Sàn vùng: cập nhật theo Nghị định về lương tối thiểu (hiện hành: NĐ 74/2024).

Trần: cập nhật theo lương cơ sở/mức tham chiếu (hiện hành: NĐ 73/2024; từ 01/07/2025 dùng “mức tham chiếu”).

4) Thiết lập quy trình kiểm tra

Soát xét bảng lương hằng tháng: đối chiếu sàn – trần; tách BHTN theo trần riêng.

Lưu trữ chứng cứ: HĐLĐ, phụ lục, thang – bảng lương, quy chế, quyết định chi trả phụ cấp/bổ sung.

5) Truyền thông nội bộ minh bạch

Công bố nguyên tắc tính đóng để người lao động hiểu rõ khoản nào tính đóng, khoản nào không.

Khi điều chỉnh theo NĐ 74/2024 hoặc thay đổi mức tham chiếu (khi Nhà nước công bố), thông báo kịp thời để tránh khiếu nại.

7. Mẫu sơ đồ quyết định (decision tree) khi xác định lương đóng BHXH

Khoản chi có ghi trong HĐLĐ/phụ lục hoặc quy chế trả lương?

→ Không: thường là phúc lợi/chi ngoài, không tính đóng.

→ Có: sang bước 2.

Xác định được mức tiền cụ thể và trả đều kỳ?

→ Không: khoản bổ sung “mềm”, không tính đóng.

→ Có: sang bước 3.

Khoản đó là phụ cấp lương hoặc bổ sung khác liên quan trực tiếp đến thực hiện công việc/chức danh?

→ Có: tính vào lương đóng.

→ Không: xem xét lại bản chất (nếu là phúc lợi, thưởng theo Điều 104 BLLĐ) ⇒ không tính đóng.

Kiểm tra sàn – trần: so với mức tối thiểu vùng và 20 × lương cơ sở/mức tham chiếu; tách trần BHTN theo 20 × tối thiểu vùng.

Hy vọng bài viết này, Lê Ánh HR giúp bạn nắm rõ hơn về Cách Xác Định Tiền Lương Đóng BHXH Theo Luật Mới.

Việc áp dụng đúng quy định về cách xác định tiền lương đóng BHXH theo luật mới không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người lao động.

Trong bối cảnh Luật BHXH 2024 chuẩn bị có hiệu lực, bộ phận nhân sự và kế toán cần chủ động cập nhật văn bản hướng dẫn, điều chỉnh thang bảng lương, hợp đồng lao động và các khoản chi trả liên quan. Một chính sách lương – đóng BHXH minh bạch, chuẩn xác sẽ góp phần tạo dựng niềm tin, giữ chân nhân sự và nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trên thị trường lao động.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội/TPHCM và Online, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu, khóa học quản trị hành chính văn phòng ... và hỗ trợ hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM