KPI Là Gì? Cách Xây Dựng KPI Cho Các Bộ Phận

Giới trẻ ngày nay vẫn thường hay sử dụng KPI như một mục tiêu được đặt ra trong học tập hoặc công việc nhưng trên thực tế thì không phải vậy.

Để tạo ra sự công bằng và sự nỗ lực hết mình của từng cá nhân trong doanh ngiệp người ta sẽ dùng KPI. Vậy KPI là gì? Cùng Lê Ánh HR tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. KPI là gì? 

KPI là viết tắt của từ gì? - KPI là viết tắt của cụm từ "Key Performance Indicator", trong tiếng Việt được dịch là "Chỉ số hiệu suất chính".

KPI viết tắt của từ gì?

Hiện nay có khá nhiều định nghĩa khác nhau về KPI, tuy nhiên về mặt ngữ nghĩa thì dường như đều biểu thị một ý nghĩa chung

Khái niệm KPI là gì?

Theo Wiki:

Key Performance Indicator, viết tắt là KPI, là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một bộ phận trong một công ty hoặc sự vận hành của cả công ty. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có những chỉ số KPI khác nhau.

Ví dụ khi đánh giá sự hiệu quả của toàn bộ máy móc vận hành thì một trong những chỉ số KPI có thể áp dụng là khối lượng sử dụng thực tế chia cho khối lượng sử dụng theo lý thuyết của một chiếc máy

Như vậy, có thể hiểu KPI (Key performance indicator) là một hệ thống đánh giá định lượng mà có thể được áp dụng một doanh nghiệp có thể đạt các mục tiêu ở cấp độ như thế nào. Những trưởng bộ phận có thể đề ra nhiều chỉ tiêu cho KPI danh cho một dự án mà họ có thể sử dụng để đánh giá các nhân viên tiến hành như thế nào.

Lợi ích áp dụng dụng KPI như thế nào?

- Đối với nhân viên, đây sẽ là bảng hệ thống mục tiêu cụ thể trong công việc. Dựa vào KPI họ sẽ tự đánh giá được mức độ hoàn thành công việc của mình. Nếu đang chậm hơn so với mục tiêu ban đầu thì có giải pháp kịp thời để điều chỉnh, khắc phục. Đồng thời, KPI cũng tạo ra nguồn động lực thúc đẩy mỗi cá nhân luôn hướng tới các hạng mục tiếp theo.

- Đối với người quản lý, KPI là cơ sở theo dõi hiệu suất làm việc thực tế của nhân viên. Đây sẽ là tiêu chí quan trọng để xét mức thưởng cũng như kỷ luật đối với cá nhân. Ngoài ra, KPI cũng giúp cho việc nghiệm thu kết quả trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Có rất nhiều cách phân loại KPI nhưng chúng ta có thể xét chúng theo 2 nhóm chính.

• Một là KPI cấp cao tập trung vào hiệu suất kinh doanh tổng thể.
• Hai là KPI cấp thấp đi sâu vào hiệu quả của từng khâu quy trình làm việc.

Ví dụ thực tế về KPI

- Trong lĩnh vực kinh doanh: Một ví dụ về KPI có thể là tỷ lệ chuyển đổi khách hàng (customer conversion rate), đo lường số lượng khách hàng tiềm năng đã trở thành khách hàng thực tế sau một chiến dịch tiếp thị.

- Trong lĩnh vực sản xuất: Một ví dụ về KPI có thể là tỷ lệ lỗi sản phẩm (product defect rate), đo lường tỷ lệ sản phẩm bị lỗi trong quá trình sản xuất.

- Trong lĩnh vực nhân sự: Một ví dụ về KPI có thể là tỷ lệ giữ chân nhân viên (employee retention rate), đo lường tỷ lệ nhân viên ở lại công ty sau một khoảng thời gian nhất định.

Các khái niệm liên quan đến KPI

- Chạy KPI (Running KPI): Khi nói về "chạy KPI," người ta thường đề cập đến việc thực hiện theo dõi và đánh giá các chỉ số hiệu suất chính trong một thời gian nhất định để đo lường sự tiến bộ và đạt được mục tiêu.

- Áp KPI (Setting KPI): Áp KPI là quá trình thiết lập các chỉ số hiệu suất chính cho mục tiêu cụ thể. Điều này bao gồm việc xác định các KPI phù hợp với mục tiêu kinh doanh hoặc công việc cụ thể và thiết lập các mục tiêu cụ thể liên quan đến các chỉ số đó.

2. Đặc trưng của KPI

KPI có những đặc trưng riêng biệt. Hiệu quả của KPI có thể định lượng, đo lường được chính xác bằng số liệu cụ thể.

Khi áp dụng KPI trong doanh nghiệp thì KPI phải được lên lịch, đo lường hằng ngày, hằng tuần hoặc hàng tháng, đồng thời phương pháp KPI không nên được giao chung chung mà phải gắn liền với một nhân viên hoặc bộ phận cụ thể

3. Tầm quan trọng của KPI trong quản lý nhân sự

KPI (Key Performance Indicators) có vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự và đóng góp vào hiệu quả của quá trình quản lý nhân sự. Dưới đây là một số tầm quan trọng của KPI trong quản lý nhân sự:

Xem thêm: Quản lý nhân sự là gì?

- Đo lường hiệu suất: KPI giúp đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên và đo lường đạt được mục tiêu của họ. Bằng cách thiết lập các KPI cụ thể, quản lý có thể đánh giá hiệu suất của nhân viên dựa trên tiêu chí đo lường cụ thể và từ đó xác định các kế hoạch phát triển, đào tạo và đánh giá hiệu quả.

- Xác định mục tiêu và định hướng: KPI giúp xác định mục tiêu cụ thể cho nhân viên và định hướng công việc của họ. Khi các KPI được thiết lập rõ ràng, nhân viên sẽ hiểu rõ những gì được yêu cầu từ họ và có thể tập trung vào những hoạt động quan trọng nhằm đạt được kết quả mong muốn.

- Theo dõi tiến độ và đánh giá: KPI cung cấp một cơ chế để theo dõi tiến độ và đánh giá nhân viên. Qua việc theo dõi KPI, quản lý có thể đánh giá sự tiến bộ của nhân viên và đưa ra phản hồi, hỗ trợ hoặc điều chỉnh trong trường hợp cần thiết.

- Khuyến khích cạnh tranh lành mạnh: KPI có thể tạo ra một môi trường cạnh tranh lành mạnh trong tổ chức. Bằng cách thiết lập các KPI, các nhân viên có thể đo lường và so sánh hiệu suất của mình với những người khác, từ đó khuyến khích đổi mới, sáng tạo và nỗ lực để đạt được kết quả tốt hơn.

- Tăng cường sự tập trung và trách nhiệm: KPI đẩy mạnh sự tập trung và trách nhiệm cá nhân. Khi nhân viên có những chỉ số cụ thể để đạt được, họ sẽ có xu hướng tập trung vào công việc và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ theo kế hoạch.

4. Nguyên tắc xây dựng KPI

Khi tìm kiếm cách xây dựng KPI, bạn chắc chắn đã từng nghe cụm từ SMART KPI.

Smart là viết tắt của 5 yếu tố này, cũng là cách để tối ưu hóa một KPI. Việc xây dựng KPI sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều nếu bạn có thể cân bằng các yếu tố. Đây là nguyên tắc cơ bản để thiết lập nên một KPI đầy đủ, đảm bảo 5 yếu tố:

- Specific: Mục tiêu cụ thể. Khi triển khai công việc đặc biệt tránh các mục tiêu chung chung như: Hoàn thành tốt công việc được giao, tăng doanh thu cho doanh nghiệp, hạn chế chi tiêu,… Ngược lại nên tập trung vào những mục tiêu trước mắt, gắn với một nhiệm vụ chuyên môn cụ thể.

- Measurable: Mục tiêu đo lường được. Trong bảng KPI, kết quả mỗi công việc đều có tiêu chí nhỏ cụ thể để đánh giá. Đó có thể là doanh thu cuối tháng, số lượng khách hàng tiếp cận được, nhận xét từ khách hàng,…

- Attainable: Mục tiêu có thể đạt được. Khi xây dựng KPI bạn cần cân nhắc và họp bàn về những mục tiêu đạt ra. Mục tiêu này sẽ không khả thi nếu vượt quá tiềm năng thực tế của doanh nghiệp.

- Relevant: Mục tiêu thực tế. Những tiêu chí đưa ra phải phù hợp để giải quyết các vấn đề hiện tại của doanh nghiệp.

- Timebound: Mục tiêu đo lường được. Bạn sẽ không thể so sánh chính xác kết quả công việc nếu không có thời gian giới hạn. Đây cũng là động lực thúc đẩy mỗi cá nhân đẩy nhanh tiến độ, tránh trì hoãn.

5. Cách xây dựng KPI các bộ phận

Dưới đây là các bước cơ bản để xây dựng KPI cho các bộ phận trong tổ chức:

- Định rõ mục tiêu: Đầu tiên, xác định rõ mục tiêu chung của bộ phận đó. Mục tiêu này nên được phù hợp với mục tiêu tổng thể của tổ chức và phản ánh những gì bộ phận cần đạt được để đóng góp vào thành công tổng thể.

- Xác định chỉ số đo lường: Dựa trên mục tiêu, xác định những chỉ số hoặc số liệu cụ thể để đo lường hiệu suất và đạt được mục tiêu. Các chỉ số này nên được chọn sao cho có thể đo lường, theo dõi và định rõ.

- Thiết lập mục tiêu cụ thể: Xác định mục tiêu cụ thể cho từng chỉ số đo lường. Mục tiêu cần được đặt sao cho khả thi, có thể đo lường và cung cấp một thước đo đúng đắn cho hiệu suất.

- Xác định phạm vi và thời gian: Xác định phạm vi và thời gian mà KPI sẽ được áp dụng. Phạm vi có thể bao gồm toàn bộ bộ phận hoặc chỉ một phần cụ thể của nó. Thời gian cũng nên được xác định rõ ràng, có thể là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, quý, năm, hoặc theo các chu kỳ khác tùy thuộc vào tính chất công việc.

- Đặt mục tiêu cho các KPI: Thiết lập mục tiêu cụ thể và đo lường cho từng KPI. Đảm bảo rằng các mục tiêu được đặt ra là có ý nghĩa, khả thi và phản ánh mục tiêu tổng thể của bộ phận và tổ chức.

- Đánh giá và theo dõi: Thiết lập hệ thống để đánh giá và theo dõi hiệu suất theo các KPI đã đặt. Điều này có thể bao gồm việc thu thập dữ liệu, xác định và phân tích kết quả, và đánh giá sự tiến bộ.

Xem thêm: TOP 10 Phần Mềm KPI Được Đánh Giá Tốt Nhất

6. Mẫu KPI

Mẫu KPI cho phòng hành chính nhân sự chuẩn nhất

Xem thêm: Quy Trình Làm Việc Của Phòng Hành Chính Nhân Sự

Xây dựng KPI cho phòng hành chính nhân sự cần phải để ý đến các nhóm chỉ số trong ngành nhân sự. Cụ thể:

- KPI về lương

• KPI mức thu nhập trung bình: Giúp xem xét mức thu nhập trung bình của công ty đã phù hợp hay chưa với thu nhập trung bình của ngành hay các đối thủ cạnh tranh khác.
• KPI mức thu nhập giờ công trung bình: So sánh thu nhập trung bình với các doanh nghiệp trong ngành.
• KPI mức thu nhập theo chức danh: Giúp xem xét mức thu nhập trung bình của công ty đã phù hợp hay chưa với thị trường.
• Tỷ lệ chi phí lương: Giúp xem xét xem mức chi phí này đã hợp lý chưa, có phù hợp với tỷ lệ trong ngành hay không?

- KPI về tuyển dụng

• Tổng số CV/ đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh): Giúp đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của doanh nghiệp trong công tác tuyển dụng. Số lượng CV nhận được nhiều có thể là do danh tiếng công ty, có thể do truyền thông tốt hoặc có thể do công việc hấp dẫn.
• Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu: Đánh giá hiệu quả truyền thông những tiêu chí cốt lõi của vị trí tuyển dụng đến ứng viên, giúp giảm thời gian trong việc lọc hồ sơ ứng viên.
• Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng: Xác định xem để thu được một CV bạn mất bao nhiêu đồng.
• Thời gian để tuyển nhân viên: Là số thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự. Giúp ràng buộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự trong việc tìm người và là cơ sở định hướng cho các bộ phận trong việc chủ động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực.
• Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng: Giúp đánh giá mỗi CV thu được thì từng kênh quảng cáo sẽ mất bao nhiêu tiền. So sánh số tiền của từng kênh để xem xét kênh nào hiệu quả nhất trong việc tuyển dụng.

- KPI về an toàn lao động

• Tỷ lệ báo cáo an toàn lao động: Tỷ lệ này được đo lường bằng số tai nạn lao động trong một tháng của mỗi bộ phận sản xuất.
• Tỷ lệ thời gian mất mát do an toàn lao động: Xác định tổng thời gian mất mát của tất cả các chức danh liên quan đến 1 tai nạn lao động và tổng chi phí liên quan đến thời gian mất mát gồm chi phí mất đi và chi phí xử lý an toàn lao động.
• Tổng số giờ huấn luyện/ Nhân viên: Cho biết bạn đã huấn luyện nhân viên đủ thời gian hay chưa theo kế hoạch.
• Giờ đào tạo trung bình/ Nhân viên: Cho biết mức độ thời gian đào tạo đã hợp lý chưa, nhất là đối với các chức danh có trình độ thấp.
• Chi phí huấn luyện/ Nhân viên: Cho biết bạn đang đầu tư cho một nhân viên bằng bao nhiêu

- KPI về đào tạo

• Tỷ lệ nhân viên đào tạo: Cho biết số nhân viên được đào tạo trên tổng số nhân viên cần đào tạo áp dụng cho cùng một chức danh và lĩnh vực đào tạo nào đó.
• Hiệu quả đào tạo: Cho biết tỷ lệ nhân viên áp dụng sau đào tạo trên tổng số nhân viên được đào tạo.
• Tỷ lệ bằng cấp đạt/bằng cấp yêu cầu của một chức danh: Cho biết mức độ năng lực chuyên môn của mỗi chức danh trong công ty.
• Tỷ lệ theo trình độ văn hoá nói chung của toàn bộ CNV: Đánh giá được trình độ chung của nhân viên trong công ty.

- Đánh giá nguồn nhân lực khác

• Tỷ lệ nam nữ: Cho biết xem doanh nghiệp của bạn có quá thiếu nam hay nữ không.
• Tuổi trung bình của lực lượng lao động: Cho biết tuổi trung bình của nhân viên là già hay trẻ để có những chính sách phù hợp tạo ra văn hoá cho DN.

Ngoài ra còn có: KPI về đánh giá công việc, KPI về giờ làm việc, KPI về lòng trung thành, KPI về năng suất, KPI về hoạt động cải tiến

Tham khảo MẪU KPI PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ dưới đây (Mẫu được chia sẻ bởi giảng viên KHÓA HỌC C&B tại Lê Ánh HR)

Mẫu KPI phòng hành chính nhân sự

Nếu bạn muốn nhận được file excel mẫu KPI các bộ phận có thể liên hệ tới bộ phận support của Lê Ánh HR để được hướng dẫn

7. Hướng dẫn tính lương KPI

Hệ thống lương 3P là hệ thống lương được xây dựng sao cho các cấu phần thu nhập cá nhân phản ánh được ba yếu tố:

(1) Position – Ví trị công việc

(2) Person – Năng lực cá nhân

(3) Performance – Kết quả công việc.

Đối với hệ thống lương 3P, thông thường các yếu tố Vị trí, Năng lực cá nhân và KPI – Kết quả công việc ảnh hưởng đến hệ thống lương như sau:

• Vị trí – P1: là căn cứ xác định khung lương trên cơ sở đánh giá giá trị công việc và đối chiếu với thị trường và chiến lược nhân sự của doanh nghiệp
• Năng lực cá nhân – P2: thường là căn cứ xếp bậc lương
• KPI hay kết quả công việc – P3: Là căn cứ tính lương kết quả hay lương biến đổi.

8. Phân biệt KPI và Target

KPI (Key Performance Indicator):

• KPI là chỉ số hiệu suất chính, được sử dụng để đo lường và đánh giá sự thành công trong đạt được mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân.
• KPI giúp theo dõi và đo lường hiệu suất, đo lường tiến bộ và đánh giá thành tựu.
• KPI thường được thiết lập dựa trên các số liệu đo lường cụ thể và có thể đo được, như doanh số bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi, khách hàng mới, chất lượng sản phẩm, lợi nhuận, đánh giá nhân viên, độ hài lòng khách hàng, v.v.

Target:

• Target là mục tiêu cụ thể mà tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân hướng đến để đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
• Target là một mức độ định lượng hoặc một tiêu chuẩn mà người thực hiện phải đạt được hoặc vượt qua.
• Target thường được đặt dựa trên các yếu tố như mục tiêu kinh doanh, yêu cầu của khách hàng, mục tiêu phát triển, các chỉ số benchmarking, v.v.

Tóm lại, KPI là các chỉ số hiệu suất chính được sử dụng để đo lường và đánh giá hiệu suất, trong khi Target là mục tiêu cụ thể mà người thực hiện cần đạt được. KPI giúp đo lường và theo dõi tiến bộ đối với mục tiêu, trong khi Target là mục tiêu cuối cùng mà người thực hiện hướng đến.

9. Sự khác biệt giữa OKR và KPI là gì?

OKR là gì?

OKR (Objective & Key Result) là biểu hiện của kết quả và mục tiêu then chốt. Hiểu rộng ra, OKR là một phương pháp quản trị dựa trên một mục tiêu cụ thể và mục tiêu đó được đo lường bằng kết quả then chốt nhất.

Chọn lựa giữa KPI và OKR?

Điểm chung:

• Chủ yếu được dùng để quản lý và thúc đẩy thành công trong doanh nghiệp
• Tập trung đo lường kết quả và đánh giá hiệu suất hoạt động của nhân viên
• Đảm bảo quy trình hoạt động diễn ra ổn định
• Hỗ trợ giải quyết vấn đề, cải thiện quy trình và thúc đẩy cải tiến cho doanh nghiệp
• Giúp nhân viên xác định ưu tiên trong công việc hiệu quả hơn
• Thúc đẩy hoàn thành các mục tiêu lớn và sự sáng tạo của nhân viên

Cả KPI và OKR đều là những công cụ để đo lường hiệu suất công việc đạt được và đo lường hiệu quả công việc cả hai đều được thể hiện bằng những chỉ số cụ thể, có thể đo lường được, đánh giá được cụ thể. Tuy nhiên giữa chúng có sự khác nhau cơ bản như sau:

Trên đây là tất tần tật nội dung liên quan đến KPI mà chúng tôi muốn giới thiệu đến các bạn. Cảm ơn các bạn đã chú ý theo dõi bài viết!

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự online/offline, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM