Cách Phân Loại Và Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu Theo Chuẩn ISO

Cách phân loại và lưu trữ hồ sơ tài liệu theo chuẩn ISO là bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu hiệu quả, đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế và nâng cao năng lực vận hành. Thêm vào đó, áp dụng chuẩn ISO không chỉ giúp hệ thống hồ sơ trở nên khoa học, dễ truy xuất mà còn giảm thiểu rủi ro mất mát, nhầm lẫn và tăng tính minh bạch trong doanh nghiệp.

Hãy cùng Lê Ánh HR phân tích chi tiết về các loại hồ sơ ISO, nguyên tắc phân loại, cách lưu trữ và mẹo tối ưu hóa quản lý hồ sơ, giúp doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp và đạt chuẩn yêu cầu.

Mục lục

I. Hồ sơ tài liệu ISO là gì và tại sao quan trọng?
II. Các loại hồ sơ và tài liệu theo chuẩn ISO
III. Nguyên tắc phân loại hồ sơ tài liệu theo chuẩn ISO
IV. Những sai lầm phổ biến khi phân loại và lưu trữ hồ sơ ISO
V. Kết luận

I. Hồ sơ tài liệu ISO là gì và tại sao quan trọng?

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc phân loại và lưu trữ hồ sơ tài liệu theo chuẩn ISO không chỉ đơn thuần là sắp xếp giấy tờ, mà còn là một phần cốt lõi trong hệ thống quản lý chất lượng ISO. Nói cách khác, hồ sơ tài liệu ISO là tập hợp các thông tin, dữ liệu, biểu mẫu và báo cáo được thiết lập, kiểm soát và lưu trữ nhằm chứng minh việc tuân thủ các quy trình, tiêu chuẩn và yêu cầu nội bộ của doanh nghiệp.

Việc hiểu rõ hồ sơ ISO là gì giúp doanh nghiệp xây dựng được hệ thống quản lý tài liệu ISO khoa học, nhất quán và dễ truy xuất. Với mỗi loại hồ sơ (chính sách chất lượng, hướng dẫn công việc, hồ sơ nhân sự, báo cáo nội bộ,...) đều phản ánh cách doanh nghiệp vận hành và duy trì chất lượng dịch vụ, sản phẩm.

Vì thế, tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ tài liệu ISO:

Đảm bảo tính nhất quán trong vận hành: Khi mọi quy trình và hướng dẫn được lưu trữ có hệ thống, các phòng ban dễ dàng phối hợp và tránh sai lệch trong thực hiện công việc.
Hỗ trợ kiểm soát chất lượng và cải tiến liên tục: Hồ sơ ISO cung cấp bằng chứng cụ thể cho từng bước trong quy trình, giúp nhà quản lý nhận diện điểm yếu và đề xuất cải tiến kịp thời.
Tăng tính minh bạch và đáp ứng yêu cầu kiểm toán: Việc lưu trữ hồ sơ ISO đúng chuẩn giúp doanh nghiệp nhanh chóng cung cấp tài liệu khi có kiểm tra từ cơ quan chứng nhận hoặc đối tác quốc tế.
Bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp: Lưu trữ hồ sơ ISO điện tử hoặc vật lý đúng cách giúp tránh mất mát, thất lạc và đảm bảo tính bảo mật, đặc biệt với các tài liệu pháp lý và hợp đồng nội bộ.
Nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh: Doanh nghiệp quản lý hồ sơ tốt chứng minh được năng lực vận hành chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Cách Phân Loại Và Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu Theo Chuẩn ISO

II. Các loại hồ sơ và tài liệu theo chuẩn ISO

Để quản lý hồ sơ tài liệu theo chuẩn ISO hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ từng loại hồ sơ, chức năng và cách sử dụng của chúng trong hệ thống quản lý chất lượng. Mỗi loài tài liệu sẽ có vai trò riêng biệt, liên kết chặt chẽ để hình thành chu trình kiểm soát tài liệu ISO hoàn chỉnh, đpa ứng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Bảng phân loại các loại hồ sơ tài liệu theo chuẩn ISO

Nhóm hồ sơ / tài liệu ISO	Mô tả chi tiết	Người chịu trách nhiệm quản lý	Hình thức lưu trữ (vật lý / điện tử)
Hồ sơ chính sách và mục tiêu chất lượng	Gồm chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, cam kết của lãnh đạo. Là nền tảng cho mọi hoạt động quản lý ISO.	Ban Giám đốc, Bộ phận ISO	Điện tử (PDF), bản in ký duyệt
Tài liệu quy trình (SOP – Standard Operating Procedure)	Bao gồm quy trình làm việc chuẩn, quy trình kiểm soát tài liệu, quy trình đánh giá nội bộ, quy trình sản xuất.	Bộ phận ISO, QA, Quản lý sản xuất	Điện tử (Word/PDF), bản in tại nơi làm việc
Hướng dẫn công việc (Work Instructions)	Mô tả chi tiết từng bước thực hiện công việc cụ thể, ví dụ: hướng dẫn vận hành máy, hướng dẫn kiểm tra chất lượng sản phẩm.	Trưởng bộ phận sản xuất / nhân sự	Điện tử hoặc in treo tại khu vực làm việc
Biểu mẫu và báo cáo nội bộ (Forms & Records)	Gồm biểu mẫu chấm công, phiếu kiểm tra sản phẩm, biên bản đào tạo, phiếu yêu cầu mua hàng...; giúp chứng minh hoạt động tuân thủ quy trình.	Các phòng ban liên quan	Vật lý và điện tử
Hồ sơ nhân sự và đào tạo	Lưu giữ hồ sơ nhân viên, chứng chỉ đào tạo, đánh giá năng lực, đảm bảo nhân viên đủ năng lực theo yêu cầu ISO.	Phòng Nhân sự	Điện tử (HRM) hoặc bản cứng
Hồ sơ sản xuất và vận hành	Bao gồm báo cáo sản xuất, nhật ký vận hành, phiếu kiểm tra chất lượng đầu ra – phục vụ cho việc truy xuất nguồn gốc sản phẩm.	Bộ phận sản xuất, QA	Điện tử (ERP) / bản in
Hồ sơ tài chính - pháp lý	Gồm báo cáo tài chính, hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, giấy phép hoạt động. Là bằng chứng pháp lý và kinh doanh của doanh nghiệp.	Kế toán, Phòng pháp chế	Điện tử (phần mềm kế toán), bản lưu trữ vật lý
Hồ sơ dự án - kỹ thuật ( R&D)	Ghi lại kế hoạch dự án, thiết kế sản phẩm, báo cáo nghiên cứu, kết quả thử nghiệm.	Bộ phận kỹ thuật / R&D	Điện tử (SharePoint, Drive)
Hồ sơ kiểm tra - đánh giá nội bộ (Audit Records)	Gồm báo cáo đánh giá nội bộ, biên bản khắc phục - phòng ngừa (CAPA). Là căn cứ để chứng minh hệ thống ISO hoạt động hiệu quả.	Bộ phận ISO, QA	Điện tử (file PDF, hệ thống QMS)

Ví dụ minh họa: Công ty ABC chuyên về chế biến áp dụng ISO 9001:2015, thiết lập hệ thống tài liệu gồm:

Quy trình kiểm soát chất lượng thành phẩm (QMS-PR-02)
Biên bản kiểm tra chất lượng đầu ra (QMS-FM-11)
Báo cáo đánh giá nội bộ quý (QMS-AU-03)

Tất cả các hồ sơ, tài liệu trên đều được lưu trữ trên nền tảng điện tử để phân quyền theo chức năng, giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc kiểm tra và truy xuất dữ liệu khi có yêu cầu từ cơ quan chứng nhận

>>> Xem thêm:

III. Nguyên tắc phân loại hồ sơ tài liệu theo chuẩn ISO

Sau khi định hình được nhóm hồ sợ và tài liệu chuẩn ISO thì việc phân loại hồ sơ tài liệu ISO không thể thiếu trong quy trình lưu trữ. Doanh nghiệp cần hiểu và tuân thủ các nguyên tắc phân loại hồ sơ ISO là điều kiện tiên quyết để hệ thống quản lý hoạt động hiệu quả và đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn quốc tế.

a. Phân loại theo chứ năng và phạm vi sử dụng

Mỗi loại hồ sơ cần được sắp xếp theo chức năng nghiệp vụ (nhân sự, sản xuất, tài chính, chất lượng…) và mục đích sử dụng để dễ dàng truy xuất khi cần.

Nguyên tắc thực hiện:

Tạo danh mục hồ sơ theo từng phòng ban hoặc nhóm chức năng.
Gắn mã ký hiệu hoặc biểu mẫu riêng cho từng loại hồ sơ ISO.
Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu (Document Control System) để gán nhãn và tra cứu nhanh.

b. Phân loại theo chu kỳ lưu trữ và thời hạn sử dụng

Không phải tất cả hồ sơ đều cần lưu giữ lâu dài. ISO yêu cầu doanh nghiệp xác định chu kỳ lưu trữ phù hợp để tránh lãng phí không gian và thời gian quản lý.

Nguyên tắc thực hiện:

Hồ sơ ngắn hạn: Dùng tạm thời, lưu dưới 1 năm (như biên bản họp, phiếu công tác).
Hồ sơ trung hạn: Lưu 1-3 năm, phục vụ hoạt động vận hành (báo cáo nội bộ, hồ sơ đào tạo).
Hồ sơ dài hạn: Lưu trên 3 năm, gồm hợp đồng, hồ sơ pháp lý, chính sách chất lượng.
Định kỳ kiểm tra - hủy bỏ hồ sơ hết hiệu lực theo quy định nội bộ.

c. Phân loại theo cấp độ kiểm soát tài liệu

Một trong những yêu cầu bắt buộc trong hệ thống kiểm soát tài liệu ISO là phân quyền rõ ràng: Ai được xem, ai được chỉnh sửa, ai được duyệt.

Nguyên tắc thực hiện:

Cấp 1: Sổ tay chất lượng, chính sách chất lượng (chỉ Ban lãnh đạo phê duyệt).
Cấp 2: Quy trình, hướng dẫn làm việc (phòng ban chịu trách nhiệm duyệt).
Cấp 3: Biểu mẫu, hồ sơ ghi nhận thực tế (nhân viên điền và ký xác nhận).

d. Phân loại theo trạng thái hiệu lực của tài liệu

ISO yêu cầu các doanh nghiệp phải đảm bảo rằng chỉ tài liệu còn hiệu lực được sử dụng trong vận hành. Nếu tài liệu hết hạn, bị thay thế hoặc chờ phê duyệt cần được đánh dấu và tách riêng rõ ràng để tránh nhầm lẫn.

Nguyên tắc thực hiện

Gắn nhãn “Còn hiệu lực”, “Đang chờ phê duyệt” hoặc “Hết hiệu lực (Obsolete)” trên file hoặc hồ sơ giấy.
Lưu trữ riêng các phiên bản cũ, không để lẫn với tài liệu hiện hành.
Cập nhật danh mục tài liệu thường xuyên trên phần mềm quản lý ISO.

e. Phân loại theo hình thức lưu trữ và khả năng truy xuất

Trong thời đại chuyển đổi số, doanh nghiệp cần kết hợp lưu trữ hồ sơ ISO điện tử và vật lý (Hybrid System) để đảm bảo vừa tiện tra cứu vừa bảo mật dữ liệu.

Nguyên tắc thực hiện:

Vật lý: Lưu hồ sơ giấy trong tủ chuyên dụng, phân loại theo mã ISO để không bị nhầm khi cần dùng đến.
Điện tử: Lưu file trên hệ thống cloud (Google Drive, SharePoint, M-Files…) có phân quyền truy cập cho cá nhân cụ thể.
Kết hợp: cả hai hình thức lưu trữ: Scan tài liệu quan trọng để có bản sao điện tử, tránh thất lạc.

f, Nguyên tắc bảo mật và kiểm soát truy cập

Bảo mật và quyền riêng tư (confidentiality and privacy) là yếu tố trọng tâm trong quản lý tài liệu theo tiêu chuẩn ISO. Doanh nghiệp cần quy định rõ ai được phép xem, chỉnh sửa, hoặc xóa hồ sơ để đảm bảo tính toàn vẹn thông tin.

Nguyên tắc thực hiện:

Thiết lập quyền truy cập đa cấp độ theo chức danh.
Mã hóa tài liệu lưu trên hệ thống điện tử.
Kiểm tra nhật ký truy cập định kỳ (Access log).
Đào tạo nhân viên về quy tắc bảo mật hồ sơ ISO.

IV. Những sai lầm phổ biến khi phân loại và lưu trữ hồ sơ ISO

Dù nhiều doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, nhưng không ít nơi vẫn mắc phải những sai lầm cơ bản khi phân loại và lưu trữ hồ sơ ISO. Dưới đây là những sai sót thường gặp và biện pháp đi kèm để doanh nghiệp bạn có thể cải thiện quy trình một cách hiệu quả:

Sai lầm phổ biến	Hậu quả đối với doanh nghiệp	Giải pháp khắc phục
Không tuân thủ quy định về phân loại hồ sơ ISO	Hồ sơ bị lẫn lộn, khó truy xuất, gây sai lệch trong đánh giá ISO định kỳ.	Thiết lập quy trình phân loại hồ sơ ISO chuẩn hóa; định nghĩa rõ nhóm hồ sơ hành chính, kỹ thuật, chất lượng...
Lưu trữ hồ sơ ISO thủ công, thiếu hệ thống số hóa	Mất nhiều thời gian tìm kiếm, tăng nguy cơ thất lạc dữ liệu.	Chuyển đổi sang hệ thống lưu trữ hồ sơ ISO điện tử, ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu (DMS, eDoc, Google Drive, Sharepoint,...).
Không kiểm soát phiên bản và cập nhật tài liệu	Dẫn đến sử dụng sai mẫu biểu, sai thông tin, ảnh hưởng đến tuân thủ ISO 9001.	Áp dụng quy trình kiểm soát phiên bản; phân quyền người chỉnh sửa và lưu trữ bản chính xác nhất.
Chưa áp dụng công nghệ số trong lưu trữ hồ sơ ISO	Gây tốn không gian, thất lạc hồ sơ giấy, tra cứu chậm.	Chuyển sang lưu trữ điện tử ISO, sử dụng phần mềm DMS hoặc cloud ISO management (Google Workspace, OneDrive, ERP module).
Không đào tạo nhân viên về quy trình lưu trữ hồ sơ ISO	Nhân viên lưu sai vị trí, không đồng nhất định dạng, gây lộn xộn hồ sơ.	Tổ chức đào tạo định kỳ về phân loại, lưu trữ hồ sơ ISO và hướng dẫn thao tác thực tế.
Không đánh giá, rà soát hồ sơ ISO định kỳ	Hồ sơ lỗi thời, không còn phù hợp thực tế hoạt động.	Lập kế hoạch audit nội bộ hàng quý, đối chiếu danh mục tài liệu ISO 9001 để cập nhật kịp thời.
Không sao lưu dữ liệu dự phòng	Doanh nghiệp bị mất hồ sơ do hỏng ổ cứng hoặc lỗi hệ thống.	Thiết lập chính sách sao lưu định kỳ trên cloud và lưu bản offline trong máy chủ nội bộ hoặc ổ cứng ngoài.

* Gợi ý nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ ISO:

Chuẩn hóa quy trình quản lý tài liệu ISO (Document Control Procedure) ngay từ đầu.
Tích hợp phần mềm ISO với hệ thống ERP hoặc HRM để đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban.
Tự động hóa thông báo nhắc nhở khi tài liệu đến hạn cập nhật hoặc rà soát.
Đặt KPI lưu trữ hồ sơ ISO cho từng bộ phận để đảm bảo tuân thủ.

V. Kết luận

Phân loại và lưu trữ hồ sơ tài liệu theo chuẩn ISO không chỉ là yêu cầu bắt buộc của hệ thống ISO 9001, mà còn giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, kiểm soát rủi ro và duy trì tính chuyên nghiệp. Doanh nghiệp muốn duy trì chất lượng quản trị bền vững cần biết rằng việc quản lý hồ sơ ISO không chỉ là lưu trữ, mà là một chiến lược dài hạn để kiểm soát quy trình, bảo mật thông tin và hỗ trợ ra quyết định.

Vậy nên, doanh nghiệp cần:

Phân loại hồ sơ ISO khoa học giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót.
Lưu trữ hồ sơ điện tử ISO là xu hướng tất yếu trong thời đại số.
Kiểm soát phiên bản, phân quyền truy cập và sao lưu định kỳ là yếu tố bắt buộc để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
Đào tạo nhân viên và đánh giá định kỳ giúp duy trì hiệu quả lâu dài của hệ thống.

>>> Xem thêm:

-------------------------

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM

0.0

(0 lượt đánh giá) Viết đánh giá