Công Ty Chậm Đóng BHXH, Người Lao Động Cần Làm Gì?

Công ty chậm đóng BHXH ngày càng phổ biến trong những năm gần đây, gây nhiều lo lắng cho người lao động. Việc doanh nghiệp nợ hoặc trốn đóng bảo hiểm xã hội không chỉ vi phạm pháp luật mà còn trực tiếp ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Vậy khi rơi vào hoàn cảnh công ty chậm đóng BHXH này, người lao động cần làm gì để bảo vệ mình? Hãy cùng Lê Ánh HR phân tích chi tiết từ khái niệm, rủi ro đến các giải pháp xử lý, giúp bạn nắm chắc quyền lợi và có hướng hành động phù hợp.

I. Công ty chậm đóng BHXH là như thế nào?

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Luật số 41/2024/QH15), đối với trường hợp chậm đóng BHXH được hiểu là việc người sử dụng lao động không thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đầy đủ và đúng thời hạn như đã đăng ký với cơ quan BHXH.

Đây được xem là một trong những hành vi bị nghiêm cấm, được quy định rõ tại Điều 9 và Điều 38 Luật BHXH 2024, bởi nó trực tiếp ảnh hưởng đến quyền lợi an sinh của người lao động.

Với tình trạng chậm đóng BHXH trên thực tế thường biểu hiện dưới nhiều hình thức:

    • Nợ BHXH ngắn hạn: Doanh nghiệp chậm đóng BHXH từ 1 đến 3 tháng so với thời hạn phải nộp theo quy định, làm gián đoạn quyền lợi ngắn hạn của người lao động như chế độ đau ốm, thai sản.

    • Nợ BHXH kéo dài: Trường hợp công ty/doanh nghiệp chậm đóng từ 6 tháng trở lên, dẫn đến việc người lao động không đủ điều kiện để chốt sổ BHXH, gây khó khăn trong quá trình nghỉ việc, chuyển công tác hoặc tính thời gian hưởng lương hưu.

    • Trốn đóng hoặc đóng không đúng mức quy định: Một số trường hợp doanh nghiệp vẫn khấu trừ tiền BHXH từ lương của người lao động nhưng không nộp cho cơ quan BHXH, hoặc cố tình khai báo mức lương thấp hơn thực tế để giảm tiền phải đóng.

>>> Xem thêm:

• Tỷ Lệ Đóng BHXH Người Lao Động Và Doanh Nghiệp Cần Biết
• Cách Xác Định Tiền Lương Tháng Đóng BHXH Theo Luật Mới
• Cách Tính BHXH, BHYT, BHTN Chính Xác Theo Quy Định Mới Nhất
• Luật Bảo Hiểm Xã Hội Số 41/2024/QH15 Mới Nhất 2025
• Luật BHXH 2024 Có Gì Mới? Những Điểm Thay Đổi Quan Trọng

Thêm vào đó, Luật BHXH 2024 đã bổ sung cơ chế công khai thông tin doanh nghiệp chậm đóng, trốn đóng trên Cổng thông tin của BHXH Việt Nam, đồng thời siết chặt chế tài xử phạt, từ phạt hành chính đến truy cứu trách nhiệm hình sự đối với trường hợp vi phạm kéo dài, gây thiệt hại lớn cho người lao động.

II. Rủi ro khi công ty chậm đóng BHXH theo Luật BHXH 2024

Khi công ty chậm đóng hoặc nợ bảo hiểm xã hội, người lao động chính là đối tượng chịu ảnh hưởng trực tiếp. Theo Luật BHXH 2024 (Luật số 41/2024/QH15), việc nợ BHXH kéo dài không chỉ là hành vi vi phạm pháp luật mà còn gây ra nhiều rủi ro lớn về quyền lợi và an sinh:

(1) Không giải quyết chế độ kịp thời

Chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động có thể bị gián đoạn vì hồ sơ đóng BHXH chưa được ghi nhận. Nhiều người đến lúc cần nhận chế độ thì bị từ chối tạm thời, phải chờ công ty hoàn tất nghĩa vụ.

Thẻ BHYT hết hiệu lực khiến bạn phải tự chi trả viện phí. Đây là rủi ro phổ biến nhưng ít ai để ý cho tới khi cần dùng thẻ.

(2) Ảnh hưởng lâu dài về hưu trí và an sinh

Thời gian nợ đóng làm gián đoạn quá trình tham gia BHXH, kéo theo quyền lợi hưởng lương hưu bị ảnh hưởng.

Khi chốt sổ để chuyển việc, những tháng công ty nợ BHXH sẽ khiến hồ sơ của bạn bị treo, mất thời gian chỉnh sửa, thậm chí không thể chốt sổ ngay.

(3) Rủi ro tài chính và pháp lý của doanh nghiệp (ảnh hưởng sang NLĐ)

Doanh nghiệp bị tính lãi chậm đóng 0,03%/ngày trên số tiền nợ (quy định mới tại Luật BHXH 2024). Ví dụ, nợ 100 triệu trong 30 ngày sẽ phải trả thêm 900.000 đồng tiền lãi.

Nếu nợ quá 60 ngày, hành vi có thể bị xem là trốn đóng BHXH, dẫn đến xử phạt hành chính nặng, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự.

Danh sách doanh nghiệp nợ BHXH sẽ bị công khai trên cổng thông tin, ảnh hưởng đến uy tín, kéo theo nguy cơ công ty giải thể hoặc phá sản, và người lao động lại chính là bên thiệt hại.

(4) Ảnh hưởng tâm lý và uy tín nghề nghiệp

Về ngắn hạn: Không chỉ là chuyện tiền bạc, việc công ty chậm đóng BHXH còn tạo áp lực lớn cho nhân viên: lo lắng, mất niềm tin vào tổ chức, thậm chí bỏ việc giữa chừng.

Về lâu dài, hồ sơ BHXH không minh bạch có thể gây khó khăn khi bạn chuyển việc, làm thủ tục vay vốn, hoặc xin các chế độ xã hội khác.

>>> Xem thêm:

• Chế Độ Ốm Đau - Những Quy Định Và Cách Tính
• Chế Độ Thai Sản - Cập Nhật Những Quy Định Mới Nhất
• Tai Nạn Lao Động Là Gì? Chế Độ Tai Nạn Lao Động Mới Nhất
• Chế Độ Hưu Trí Là Gì? Quy Định Mới Nhất Về Chế Độ Hưu Trí

III. Người lao động có quyền gì khi công ty chậm đóng BHXH?

Theo Luật BHXH 2024, người lao động hoàn toàn có quyền giám sát, khiếu nại và yêu cầu bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Việc nắm rõ những quyền này sẽ giúp bạn chủ động hơn thay vì bị động chấp nhận rủi ro.

IV. Cách kiểm tra tình trạng đóng BHXH của công ty

Cách kiểm tra tình trạng đóng BHXH của công ty giúp người lao động nắm rõ quyền lợi của mình và phát hiện kịp thời các vấn đề như chậm đóng, trốn đóng. Tìm hiểu ngay các bước tra cứu đơn giản, nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi BHXH theo quy định pháp luật.

1. Kiểm tra qua ứng dụng VssID

Khi nào cần dùng: muốn xem ngay tháng/thời gian và mức đóng BHXH, BHYT, BHTN; có app trên điện thoại.

• Bước 1: Chuẩn bị

- Có sẵn mã số BHXH (ghi trên sổ BHXH hoặc hỏi HR).

- Nếu chưa có tài khoản VssID, cần đăng ký trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi công ty đóng (mang CMND/CCCD + sổ BHXH nếu có).

- Tải ứng dụng VssID và tiến hành bằng MSBHXH/CCCD + mật khẩu (lần đầu sẽ nhận OTP để kích hoạt).

• Bước 2: Điều hướng để xem dữ liệu

- Vào mục “Quá trình tham gia” hoặc “Sổ BHXH điện tử”.

- Xem chi tiết từng tháng: tháng nào đã đóng, mức đóng, tổng số tiền đóng BHXH/BHYT/BHTN.

• Bước 3: Ghi lại bằng chứng

- Chụp màn hình (có ngày giờ) những trang có hiện trạng đóng thiếu hoặc sai.

- Dùng chức năng xuất/PDF nếu app có hỗ trợ.

- Lưu file PDF/ảnh vào thư mục riêng và sao lưu (email cho chính bạn).

• Bước 4: Nếu thấy có điểm thắc mắc hoặc khác thường

- Gửi email/đơn yêu cầu bằng văn bản tới HR (mau mẫu bên dưới) kèm ảnh chụp VssID.

- Nếu HR không phản hồi trong 7 ngày → tiến hành khiếu nại tới BHXH (xem phần Kế hoạch hành động).

2. Kiểm tra qua Cổng thông tin BHXH Việt Nam (website) - tra cứu và in ấn

Khi nào cần dùng: cần bản in xác nhận, không muốn cài app.

• Bước 1: Truy cập và chức năng tra cứu

- Vào trang chính thức của BHXH: baohiemxahoi.gov.vn (hoặc trang tra cứu tương ứng).

- Tìm Tra cứu quá trình tham gia / Tra cứu đóng BHXH.

- Nhập mã số BHXH hoặc số CMND/CCCD theo hướng dẫn.

- Xác thực (OTP/email) nếu hệ thống yêu cầu.

• Bước 2: Đọc, tải báo cáo, lưu trữ

- Kiểm tra danh sách tháng đã đóng, mức đóng từng tháng, tổng tiền.

- Nếu trang có chức năng, tải báo cáo/PDF hoặc in trực tiếp.

- Lưu file PDF, hoặc chụp màn hình (ghi ngày giờ).

• Bước 3: Nếu cần chứng từ chính thức

Thông thường để có giấy xác nhận chính thức bạn cần yêu cầu tại cơ quan BHXH (xem phần 3).

3. Kiểm tra bằng cách đến trực tiếp cơ quan BHXH

Khi nào cần dùng: cần bằng chứng pháp lý (giấy xác nhận, bản in có dấu mộc), hoặc khi VssID/website không khớp.

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

- CMND/CCCD bản gốc (hoặc hộ chiếu).

- Sổ BHXH (nếu có).

- Bảng lương, phiếu chi nếu cần so sánh.

- Danh sách các bằng chứng điện tử bạn đã chụp (VssID, email HR).

• Bước 2: Đến quầy một cửa BHXH nơi công ty đóng

Nêu yêu cầu: “Xin cấp Giấy xác nhận quá trình tham gia đóng BHXH / bản kê đóng BHXH cho cá nhân”.

• Bước 3: Điền mẫu & nộp hồ sơ

- Nhân viên BHXH sẽ hướng dẫn điền phiếu yêu cầu.

- Thời gian xử lý: thông thường vài ngày - hỏi trước thời hạn trả kết quả.

• Bước 4: Nhận kết quả và đóng dấu

- Yêu cầu bản in có ký, đóng dấu của cơ quan BHXH (giấy tờ này là chứng cứ pháp lý khi khiếu nại).

- Nếu cần, yêu cầu văn bản xác nhận: “Công ty X có đang nợ tiền BHXH của bạn hay không”.

• Bước 5: Lưu và sao chép

Giữ bản gốc, scan lưu, gửi 1 bản cho HR (nếu muốn) và 1 bản nộp kèm đơn khiếu nại nếu cần.

4. Làm việc trực tiếp với công ty / công đoàn

Khi nào cần dùng: khi người lao động muốn xử lý nội bộ, nhanh, ít đụng chạm.

• Bước 1: Chuẩn bị bằng chứng

- In bảng lương, hợp đồng lao động, ảnh chụp VssID, PDF tra cứu web.

- Ghi lại ngày tháng bạn đã hỏi HR (tin nhắn/email).

• Bước 2: Gửi yêu cầu chính thức đến bộ phận nhân sự (HR)

- Gửi email/đơn yêu cầu HR cung cấp: Phiếu nộp tiền BHXH (biên lai nộp), bảng kê danh sách lao động đã đăng ký, và văn bản cam kết thời gian đóng nợ (nếu có).

- Hẹn rõ thời hạn phản hồi: ví dụ “xin trả lời bằng văn bản trong vòng 7 ngày làm việc”.

• Bước 3: Theo dõi và lưu chứng từ

- Lưu mọi email, tin nhắn, biên bản cuộc họp.

- Nếu HR hẹn mà không thực hiện, gửi lời nhắc lần 2 (cc công đoàn nếu có).

• Bước 4: Kêu gọi công đoàn hoặc tập thể

- Nếu công ty không hợp tác, tập hợp vài người bị ảnh hưởng, yêu cầu công đoàn can thiệp.

- Công đoàn có thể làm việc trực tiếp với BHXH hoặc Thanh tra Lao Động để đôn đốc.

• Bước 5: Thời hạn nội bộ trước khi khiếu nại

Nên chờ 7-14 ngày sau khi gửi yêu cầu chính thức; nếu không có hồi đáp thỏa đáng → lập hồ sơ khiếu nại gửi cơ quan BHXH.

>>> Xem thêm:

• Hướng Dẫn Tra Cứu BHXH - BHYT - BHTN Mới Nhất
• Cách Đăng Ký Bảo Hiểm Xã Hội Lần Đầu Cho Doanh Nghiệp, Cá Nhân
• Cách Tra Cứu Mã Số Bảo Hiểm Xã Hội Nhanh Và Đơn Giản Nhất

V. Các bước xử lý khi phát hiện công ty nợ BHXH

Phát hiện công ty chậm đóng hoặc nợ BHXH không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động, khi kiểm tra thấy bất thường, người lao động cần xử lý theo từng bước để vừa đảm bảo quyền lợi, vừa tuân thủ quy định pháp luật.

• Bước 1: Kiểm tra, xác minh và lưu bằng chứng

- Sử dụng VssID hoặc Cổng thông tin BHXH Việt Nam để kiểm tra quá trình đóng.

- Nếu thấy thiếu tháng, mức đóng sai hoặc không trùng khớp với bảng lương, hãy chụp màn hình, tải báo cáo hoặc xin giấy xác nhận từ cơ quan BHXH.

• Bước 2: Làm việc trực tiếp với doanh nghiệp

- Gửi văn bản/email yêu cầu phòng nhân sự (HR) hoặc kế toán xác nhận tình trạng đóng BHXH.

- Yêu cầu công ty cung cấp biên lai nộp tiền BHXH hoặc văn bản cam kết thời gian xử lý nợ.

- Trường hợp công ty khó khăn tài chính, bạn có quyền đề nghị công đoàn cơ sở tham gia đối thoại để bảo vệ quyền lợi tập thể.

• Bước 3: Khiếu nại đến cơ quan BHXH địa phương

- Nếu công ty không phản hồi hoặc né tránh, người lao động có thể gửi đơn khiếu nại trực tiếp đến cơ quan BHXH cấp huyện/tỉnh nơi công ty đóng.

- Hồ sơ gồm: hợp đồng lao động, bảng lương, giấy tờ thể hiện khấu trừ BHXH, bản chụp từ VssID, cùng đơn khiếu nại.

- Cơ quan BHXH có trách nhiệm kiểm tra, yêu cầu công ty nộp đủ tiền chậm đóng kèm lãi suất (theo quy định tại Điều 122 Luật BHXH 2024: 0,03%/ngày trên số tiền nợ).

• Bước 4: Gửi đơn đến Thanh tra Lao động hoặc Tòa án (nếu cần thiết)

- Nếu công ty vẫn cố tình trốn đóng, người lao động có thể:

+ Khiếu nại tới Thanh tra Sở Lao động – Thương binh & Xã hội để xử phạt hành chính.

+ Hoặc khởi kiện tại Tòa án nhân dân yêu cầu công ty bồi thường và đóng bù BHXH.

- Trường hợp nghiêm trọng (trốn đóng BHXH số tiền lớn, kéo dài), hành vi này có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

• Bước 5: Tận dụng các nguồn kênh hỗ trợ

- Đường dây nóng BHXH Việt Nam: 1900 9068.

- Công đoàn cơ sở hoặc Liên đoàn Lao động quận/huyện: hỗ trợ tập thể, tạo sức ép với công ty.

- Trung tâm tư vấn pháp luật miễn phí của Sở LĐTBXH để nhận hỗ trợ về thủ tục.

VI. Giải pháp lâu dài để bảo vệ quyền lợi BHXH

Kết luận: Công ty chậm đóng BHXH là vấn đề nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Để không rơi vào thế bị động, người lao động cần:

Hiểu rõ khái niệm và rủi ro của việc chậm đóng BHXH.

Chủ động kiểm tra, giám sát tình trạng đóng BHXH của doanh nghiệp.

Biết cách khiếu nại và sử dụng các kênh hỗ trợ hợp pháp.

Xây dựng kế hoạch bảo vệ quyền lợi lâu dài thông qua kiến thức và sự chủ động.

>>> Xem thêm:

• Lộ Trình Học Nghiệp Vụ Bảo Hiểm Xã Hội Hiệu Quả Cho Người Mới
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Thực Hành Thực Tế - Làm Việc Được Ngay
• Lộ Trình Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
• Lộ Trình Học C&B Từ A-Z: 100% Hiệu Quả Cho Người Mới Bắt Đầu
• Lộ Trình Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu

------------------------- 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM