Cách Xác Định Tiền Lương Tháng Đóng BHXH Theo Luật Mới

Cách xác định tiền lương tháng đóng BHXH theo luật mới đang là mối quan tâm hàng đầu của cả bộ phận nhân sự và người lao động, đặc biệt sau khi Luật Bảo hiểm xã hội 2024 thông qua và chính thức có hiệu lực từ 01/07/2025.

Vậy tiền lương đóng BHXH được tính như thế nào? Có gì thay đổi trong quy chế luật mới? Cùng Lê Ánh HR tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây!

I. Tiền lương đóng BHXH: Khái niệm, căn cứ pháp lý và đối tượng áp dụng

1. Tiền lương đóng Bảo hiểm xã hội là gì?

Tiền lương đóng BHXH là mức thu nhập làm căn cứ để doanh nghiệp và người lao động trích nộp bảo hiểm xã hội bắt buộc hàng tháng.

Đây không chỉ là một khoản chi phí hành chính cố định của doanh nghiệp mà còn là ràng buộc pháp lý giúp người lao động được đảm bảo quyền lợi khi hưởng các chế độ như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí hay tử tuất.

Khi xác định đúng tiền lương đóng bảo hiểm xã hội có ý nghĩa quan trọng: vừa tránh rủi ro pháp lý, vừa hạn chế tình trạng đóng sai, đóng thiếu gây thiệt hai không đáng có cho hai bên.

2. Căn cứ pháp lý và đối tượng áp dụng

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15), chính thức có hiệu lực ngày 01/07/2025, phạm vi áp dụng được mở rộng so với trước đây:

a. Đối tượng áp dụng rộng hơn

Bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc không chỉ áp dụng với người lao động theo hợp đồng mà còn bao phủ cả người thử việc, cán bộ quản lý doanh nghiệp, chủ hộ kinh doanh cá thể, người hoạt động không chuyên trách cấp xã,...

b. Căn cứ xác định tiền lương đóng BHXH

   ♦ Đối với người lao động theo cách tính của Nhà nước: Gồm tiền lương theo chức vụ, ngạch bậc, cùng các khoản phụ cấp chức vụ, thâm niên vượt khung, hệ số chênh lệch nếu có.

   ♦ Đối với người lao động theo chế độ doanh nghiệp: Tiền lương đóng BHXH gồm mức lương theo công việc hoặc chức doanh, cộng phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được trả thường xuyên, ổn định.

c. Giới hạn tiền lương đóng BHXH

- Tối thiểu phải bằng mức tham chiếu, trong thời điểm thường tương đương mức lương cơ sở.

- Tối đa không vượt quá 20 lần tham chiếu tại thời điểm đóng.

III. Cách xác định tiền lương đóng BHXH

Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc bao gồm các khoản ổn định, thường xuyên, ghi rõ trong hợp đồng lao động. Các khoản thu nhập không ổn định hoặc mang tính phúc lợi sẽ không tính đóng.

1. Mức lương cơ bản

Là mức lương ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm/chế độ lương của cơ quan, doanh nghiệp.

Đây là nền tảng bắt buộc, phản ánh trực tiếp chức danh hoặc công việc mà người lao động đảm nhận.

2. Phụ cấp lương

Bao gồm các khoản tiền gắn liền với công việc và được trả thường xuyên, ổn định:

• Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm quản lý.
• Phụ cấp thâm niên, khu vực, lưu động.
• Các khoản phụ cấp có tính chất bù đắp đặc thù nghề nghiệp.

3. Các khoản bổ sung khác

Nếu là khoản bổ sung có tính chất ổn định hàng tháng, ghi rõ trong hợp đồng và chi trả đều đặn thì tính vào tiền lương đóng BHXH.

Nếu là khoản bổ sung không ổn định, phụ thuộc kết quả làm việc hoặc điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp thì không tính.

Bảng phân loại các khoản thu nhập có tính/không tính vào lương đóng BHXH (theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, hiệu lực 01/07/2025).

IV. Những thay đổi quan trọng theo luật mới

Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đánh dấu một bước chuyển lớn trong chính sách an sinh, tác động trực tiếp đến cách tính và quản lý tiền lương đóng BHXH của người lao động.

  ⦿ Mở rộng đối tượng tham gia

Không chỉ người lao động có hợp đồng, mà cả người thử việc, quản lý doanh nghiệp không hưởng lương, chủ hộ kinh doanh,... cũng thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

Điều này làm tăng phạm vi bao phủ, bảo vệ nhiều nhóm lao động trước đây chưa được tham gia.

  ⦿ Siết chặt điều kiện rút BHXH một lần

Người lao động chỉ còn được rút BHXH một lần khi đã đủ tuổi nghỉ hưu nhưng chưa đủ 15 năm đóng BHXH.

Quy định này nhằm hạn chế tình trạng rút ồ ạt, đảm bảo quỹ hưu trí bền vững.

  ⦿ Rút ngắn thời gian hưởng lương hưu

Thay vì yêu cầu tối thiểu 20 năm đóng BHXH như trước đây, luật mới chỉ cần 15 năm là người lao động đã đủ điều kiện nhận lương hưu hàng tháng. Đây là cơ hội lớn để nhiều người tiếp cận quyền lợi hưu trí sớm hơn.

Với những thay đổi này khiến cho việc xác định và quản lý tiền lương đóng BHXH chính xác, trở thành yếu tố then chốt, không chỉ để tuân thủ pháp luật, mà còn đảm bảo quyền lợi dài hạn cho người lao động.

V. Quyền lợi gắn liền với mức lương đóng BHXH

Tiền lương đóng Bảo hiểm xã hội không chỉ là cơ sở để trích nộp hàng tháng mà còn là biện pháp an sinh quyết định quyền lợi người lao động trong suốt quá trình làm việc và về hưu.

   ✔ Lương hưu ổn định, cao hơn: Mức lương đóng càng cao thì tỷ lệ tính lương hưu hàng tháng càng lớn, giúp người lao động có nguồn thu nhập vững chắc khi nghỉ hưu.

   ✔ Chế độ ngắn hạn thiết thực: Các khoản trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp,... đều được tính dựa trên mức lương đóng BHXH, đảm bảo hỗ trợ kịp thời khi người lao động gặp khó khăn.

   ✔ Bảo đảm an sinh lâu dài: Đóng đủ, đúng và trên mức thực tế giúp người lao động tránh thiệt thòi, đồng thời xây dựng nền tảng an sinh vững chắc thay vì chỉ coi đây là một khoản khấu trừ bắt buộc.

Nói cách khác, mức lương đóng BHXH hôm nay chính là “quyền lợi tích lũy” cho tương lai, bảo vệ người lao động trước rủi ro và đảm bảo cuộc sống ổn định khi về già.

VI. Sai lầm thường gặp và lưu ý cho HR/Người lao động

Trong thực tế triển khai Bảo hiểm xã hội, nhiều doanh nghiệp và người lao động vẫn mắc phải những sai lầm phổ biến dẫn đến quyền lợi không được đảm bảo hoặc thậm chí vi phạm pháp luật

1. Chỉ tính lương cơ bản, bỏ qua phụ cấp và khoản bổ sung

Một số doanh nghiệp cố tình chỉ lấy lương cơ bản trong hợp đồng để làm căn cứ đóng BHXH, nhằm giảm chi phí.

Vì thế, người lao động sẽ bị giảm quyền lợi dài hạn, đặc biệt là lương hưu, chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động. Khi xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, truy thu Bảo hiểm xã hội.

Bộ phận nhân sự cần rà soát ký toàn bộ phụ cấp (chức vụ, trách nhiệm, thâm niên, khu vực,...) và các khoản bổ sung cố định đưa vào quỹ đóng BHXH đúng luật.

2. Không cập nhật quy định mới của Luật BHXH

Luật thay đổi nhưng doanh nghiệp chưa điều chỉnh kịp thời, dẫn đến nhiều nhóm đối tượng mới (người thử việc, hộ kinh doanh, quản lý không hưởng lương,...) có thể bị bỏ sót, dẫn đến vi phạm nghĩa vụ đóng BHXH và phát sinh truy thu.

Bộ phận nhân sự phải thường xuyên cập nhật, đối chiếu hợp đồng lao động và đối tượng làm việc để xác định đúng diện bắt buộc tham gia.

3. Sai sót trong quản lý hồ sơ, báo cáo BHXH

Việc quản lý hồ sơ thủ công, thiếu hệ thống kiểm tra chéo, hoặc nhân sự phụ trách chưa được đào tạo bài bản. Điều này dẫn đến nộp sai, chậm hoặc thiếu hồ sơ BHXH khiến doanh nghiệp bị phạt, người lao động không được giải quyết chế độ đúng thời hạn.

Doanh nghiệp cùng bộ phận nhân sự nên triển khai và áp dụng các công cụ/ phần mềm về HRM tích hợp BHXH điện tử, giúp đồng bộ dữ liệu và giảm thiểu rủi ro.

4. Người lao động thiếu quan tâm đến mức lương đóng BHXH

Với tâm lý “Bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của doanh nghiệp” khiến người lao động ít kiểm tra bảng lương hay thông tin đóng BHXH. Khi phát hiện đóng thiếu hoặc sai thì đã trễ để chỉnh sửa, quyền lợi bị ảnh hưởng trực tiếp, đặc biệt khi nghỉ hưu hoặc hưởng các chế độ dài hạn.

Người lao động cần thường xuyên đối chiếu phiếu lương, tra cứu trên Cổng dịch vụ công BHXH để kịp thời phát hiện sai sót.

VII. Giải pháp và chiến lược triển khai

Để hạn chế rủi ro pháp lý và tối ưu hóa quyền lợi cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động, việc triển khai BHXH theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cần một chiến lược đồng bộ, thực tế và bền vững.

1. Giải pháp cho Doanh nghiệp

• Chuẩn hóa quy trình tính lương: Đảm bảo mức đóng BHXH bao gồm cả lương cơ bản, phụ cấp và các khoản bổ sung cố định theo đúng quy định.
• Ứng dụng công cụ quản lý nhân sự (HRM): Tích hợp tính năng kê khai, nộp BHXH điện tử để giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.
• Cập nhật pháp lý kịp thời: Bổ sung, điều chỉnh chính sách nội bộ ngay khi có nghị định, thông tư hướng dẫn mới liên quan đến BHXH.

2. Giải pháp cho Bộ phận Nhân sự (HR)

• Đào tạo và tập huấn định kỳ: Trang bị kiến thức chuyên sâu về Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cho đội ngũ HR và quản lý cấp trung, đảm bảo vận dung đúng luật.
• Vai trò cầu nối: Bộ phận nhân sự không chỉ thực hiện thủ tục mà còn là người truyền thông chính sách an sinh đến toàn bộ nhân viên, giúp tăng mức độ gắn kết và niềm tin.
• Quản trị rủi ro pháp lý: Thiết lập quy trình kiểm tra chép giữa kế toán - nhân sự - quản lý để tránh sai sót trong báo cáo BHXH.

3. Giải pháp cho Người lao động

• Chủ động giám sát quyền lợi: Kiểm tra định kỳ mức lương đóng BHXH trong phiếu lương hoặc tra cứu qua Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam.
• Phản hồi kịp thời: Nếu phát hiện sai lệch hoặc đóng thiếu, cần trao đổi ngay với bộ phận nhân sự để điều chỉnh, tránh ảnh hưởng đến quyền lợi lâu dài.

KẾT LUẬN: Việc nắm rõ cách xác định tiền lương tháng đóng BHXH theo luật mới không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định mà còn bảo vệ an sinh cho người lao động. Trong bối cảnh Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có nhiều thay đổi lớn, bộ phận nhân sự và người lao động cần chủ động cập nhật, kiểm soát và triển khai hiệu quả để tối ưu cả chi phí và quyền lợi.

>>> Xem thêm:

• Lộ Trình Học KPI Và BSC Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
• Lộ Trình Học Nghiệp Vụ Bảo Hiểm Xã Hội Hiệu Quả Cho Người Mới
• Lộ Trình Học C&B Từ A-Z: 100% Hiệu Quả Cho Người Mới Bắt Đầu
• Lộ Trình Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu

------------------------- 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM