Hướng Dẫn Đăng Ký Tham Gia BHXH Điện Tử Cho Doanh Nghiệp

Hướng dẫn đăng ký tham gia BHXH điện tử cho doanh nghiệp hiện nay không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Thay vì phải xử lý hồ sơ thủ công, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện thủ tục trực tuyến, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.

Bài viết dưới đây từ LÊ ÁNH HR sẽ phân tích chi tiết từng bước để doanh nghiệp áp dụng nhanh chóng và chính xác. Theo dõi ngay để nắm rõ quy trình và cập nhật đầy đủ thông tin hữu ích trong bài viết!

Nội Dung Bài Viết:

I. Tổng quan về BHXH điện tử
II. Cơ sở pháp lý liên quan hướng dẫn tham gia BHXH điện tử
III. Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị tham gia BHXH điện tử cho doanh nghiệp
IV. Quy trình đăng ký tham gia BHXH điện tử cho doanh nghiệp
V. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký BHXH điện tử cho doanh nghiệp

I. Tổng quan về BHXH điện tử

Bảo hiểm xã hội điện tử là hệ thống giao dịch trực tuyến giữa doanh nghiệp và cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam, được triển khai theo Luật Giao dịch điện tử 2023, Luật Bảo hiểm xã hội sửa đổi 2025 cùng các văn bản hướng dẫn mới nhất.

Thay vì nộp hồ sơ thủ công bằng giấy, doanh nghiệp thực hiện toàn bộ thủ tục đăng ký, kê khai, nộp, điều chỉnh và tra cứu hồ sơ BHXH thông qua cổng dịch vụ công hoặc nhà cung cấp I-VAN được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.

• Vai trò trong chuyển đổi số

- Chuẩn hóa dữ liệu: Tất cả thông tin về lao động, tiền lương, quá trình đóng – hưởng BHXH đều được số hóa, đồng bộ và quản lý tập trung.

- Đảm bảo tính pháp lý: Mọi giao dịch đều xác thực bằng chữ ký số, lưu vết điện tử và có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy.

- Tăng tính minh bạch: Doanh nghiệp và người lao động có thể theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ theo thời gian thực, hạn chế tình trạng chậm trễ hoặc sai lệch thông tin.

• Lợi ích đối với doanh nghiệp

- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm thiểu việc đi lại, in ấn, lưu trữ hồ sơ.

- Giảm sai sót: Hệ thống tự động kiểm tra định dạng và logic số liệu trước khi gửi.

- Đảm bảo an toàn dữ liệu: Thông tin được bảo mật theo chuẩn quốc gia về an toàn mạng.

- Dễ dàng tích hợp: Có thể kết nối với phần mềm nhân sự – tiền lương để quản lý tập trung.

Quy định mới yêu cầu doanh nghiệp phải đăng ký tài khoản, sử dụng chữ ký số hợp lệ và khai báo đầy đủ thông tin theo mẫu điện tử chuẩn. Nếu không tuân thủ, hồ sơ dễ bị từ chối, làm gián đoạn quyền lợi BHXH của người lao động và có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý.

Kết luận: BHXH điện tử là công cụ quản trị nhân sự hiện đại, đồng thời là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp cần nhanh chóng triển khai đúng quy trình để vừa đảm bảo tuân thủ, vừa tối ưu hiệu quả quản lý và gia tăng tính chuyên nghiệp trong vận hành.

>>> Xem thêm:

II. Cơ sở pháp lý liên quan hướng dẫn tham gia BHXH điện tử

Để triển khai BHXH điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ khung pháp lý thống nhất. Đây chính là nền tảng đảm bảo hồ sơ có giá trị pháp lý, minh bạch và được cơ quan BHXH chấp nhận.

(1) Luật và văn bản nền tảng

- Luật BHXH số 41/2024/QH15 (hiệu lực 01/7/2025): Quy định giao dịch điện tử trong BHXH có giá trị tương đương hồ sơ giấy, bắt buộc triển khai trên toàn quốc.

- Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (hiệu lực 01/7/2024): Đặt nền tảng về thông điệp dữ liệu, chữ ký số, giá trị pháp lý hồ sơ điện tử trong mọi giao dịch.

(2) Nghị định và hướng dẫn chi tiết

- Nghị định 164/2025/NĐ-CP: Quy định giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, cho phép nộp hồ sơ 24/7 qua Cổng BHXH Việt Nam hoặc I-VAN; kèm yêu cầu kỹ thuật và bảo mật dữ liệu.

- Nghị định 158/2025/NĐ-CP: Hướng dẫn Luật BHXH, đồng bộ với số hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ.

- Nghị định 45/2020/NĐ-CP: Khung chung thực hiện thủ tục hành chính điện tử, chuẩn hóa lập – gửi – lưu trữ hồ sơ trực tuyến.

(3) Nghĩa vụ của doanh nghiệp

- Đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với BHXH.

- Sử dụng chữ ký số hợp lệ/mã xác thực theo quy định.

- Nộp hồ sơ đúng hạn, chịu trách nhiệm về tính chính xác và toàn vẹn dữ liệu.

- Bảo đảm an toàn thông tin và lưu trữ hồ sơ điện tử theo chuẩn.

Kết luận: Doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình nội bộ, phân công bộ phận pháp lý – CNTT phụ trách, và thực hành nộp thử trên Cổng BHXH hoặc I-VAN để đảm bảo tuân thủ đầy đủ và giảm rủi ro thủ tục.

Hướng Dẫn Đăng Ký Tham Gia BHXH Điện Tử Cho Doanh Nghiệp

III. Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị tham gia BHXH điện tử cho doanh nghiệp

Để tham gia Bảo hiểm xã hội điện tử (BHXH điện tử) theo đúng quy định mới nhất, doanh nghiệp cần đảm bảo cả điều kiện kỹ thuật – pháp lý và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo mẫu. Đây là bước khởi đầu quan trọng, quyết định đến việc kê khai, nộp hồ sơ và giao dịch với cơ quan BHXH có thuận lợi, nhanh chóng hay không.

(1) Điều kiện bắt buộc

- Mã số thuế/Mã đơn vị: Doanh nghiệp phải có mã số thuế do cơ quan thuế cấp và thông tin trùng khớp với dữ liệu BHXH.

- Chữ ký số hợp lệ: Token đứng tên doanh nghiệp, còn hiệu lực, đã cài đặt và phân quyền cho người sử dụng.

- Tài khoản điện tử: Đăng ký thành công trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc ký hợp đồng với đơn vị I-VAN được cấp phép.

- Hạ tầng công nghệ: Máy tính kết nối Internet ổn định, trình duyệt cập nhật, email và số điện thoại để nhận thông báo điện tử.

(2) Hồ sơ cần chuẩn bị

- Đơn đăng ký tham gia BHXH điện tử (theo mẫu chuẩn).

- Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, quyết định bổ nhiệm hoặc giấy ủy quyền người ký.

- Thông tin chữ ký số: Nhà cung cấp, seri chứng thư số, thời hạn hiệu lực.

- Danh sách lao động tham gia BHXH: Họ tên, số CCCD, mã số BHXH, hợp đồng lao động, mức lương đóng, thời điểm tham gia.

- Văn bản ủy quyền (nếu có) cho người trực tiếp kê khai và giao dịch.

Kết luận: Khi đáp ứng đủ điều kiện và hồ sơ, doanh nghiệp sẽ dễ dàng triển khai BHXH điện tử, đảm bảo minh bạch, tiết kiệm thời gian và tuân thủ quy định mới nhất. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu giúp hạn chế sai sót, tránh bị cơ quan BHXH trả lại hồ sơ.

>>> Xem thêm:

IV. Quy trình đăng ký tham gia BHXH điện tử cho doanh nghiệp

Đích đến của quy trình là thiết lập tài khoản giao dịch điện tử hợp lệ, nộp được hồ sơ chuẩn mẫu và nhận mã đơn vị/tài khoản để vận hành các nghiệp vụ phát sinh (báo tăng, báo giảm, đóng – đối chiếu). Dưới đây là lộ trình chuẩn, dễ theo dõi và áp dụng ngay tại doanh nghiệp.

Để bạn – người lần đầu tiên tiếp cận – có thể tự triển khai đăng ký tham gia BHXH điện tử cho doanh nghiệp, dưới đây là hướng dẫn từng bước cụ thể, dễ làm theo, kèm ví dụ minh họa thực tế và hình ảnh hỗ trợ.

• Bước 1: Tạo tài khoản trên Cổng BHXH điện tử hoặc I-VAN

- Cách làm: Truy cập https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn, chọn mục Đăng ký đơn vị.

- Nhập thông tin: Mã số thuế/Mã đơn vị, tên doanh nghiệp, địa chỉ, email và số điện thoại.

- Ký số: Gắn USB Token chữ ký số vào máy, ký điện tử tờ khai đăng ký.

⇒ Ví dụ: Công ty TNHH ABC nhập MST 0101234567, email liên hệ [email protected], số điện thoại 0903xxxxxx. Sau khi ký số, hệ thống gửi email kích hoạt tài khoản.

• Bước 2: Cài đặt phần mềm kê khai và cấu hình chữ ký số

- Cách làm: Tải phần mềm kê khai BHXH từ Cổng dịch vụ công hoặc từ nhà cung cấp I-VAN.

- Thiết lập: Cấu hình chứng thư số, khai báo thông tin doanh nghiệp.

⇒ Ví dụ: Công ty ABC cài phần mềm KBHXH, đăng nhập bằng tài khoản vừa tạo, sau đó gắn Token Viettel-CA để xác nhận.

• Bước 3: Lập và ký số hồ sơ đăng ký tham gia lần đầu

- Chuẩn bị hồ sơ điện tử:

Tờ khai đơn vị (mẫu TK3-TS) bản điện tử.
Danh sách lao động (nếu có ngay từ đầu).
Giấy phép đăng ký kinh doanh (file PDF).

- Thao tác: Đính kèm các file, kiểm tra định dạng, sau đó ký số toàn bộ hồ sơ.

⇒ Ví dụ: Công ty ABC có 5 nhân viên, lập danh sách DS-NLĐ bằng Excel, chuyển sang file XML và ký số.

• Bước 4: Nộp hồ sơ và theo dõi phản hồi

- Cách làm: Chọn chức năng Nộp hồ sơ → nhận mã số hồ sơ và biên nhận.

- Theo dõi: Tra cứu trạng thái hồ sơ trên phần mềm hoặc Cổng dịch vụ công.

⇒ Ví dụ: Công ty ABC nộp hồ sơ, nhận mã tiếp nhận số 2025/001234. Sau 1 ngày, hệ thống yêu cầu bổ sung bản scan đăng ký kinh doanh → doanh nghiệp bổ sung ngay trên cổng.

• Bước 5: Nhận kết quả và kích hoạt tài khoản giao dịch

- Kết quả: Doanh nghiệp nhận thông báo chấp thuận, kèm mã đơn vị tham gia BHXH.

- Kích hoạt: Đăng nhập lại, kiểm tra thông tin, tiến hành báo tăng lao động đầu tiên.

⇒ Ví dụ: Công ty ABC được cấp mã đơn vị 1234A5678, sau đó khai báo lao động chính thức tham gia từ tháng tiếp theo.

Lưu ý quan trọng

Chữ ký số phải còn hạn sử dụng.
Luôn lưu biên nhận điện tử để tra cứu về sau.
Nếu hồ sơ bị từ chối, hệ thống sẽ nêu rõ lý do và yêu cầu bổ sung.
Thời hạn xử lý thường không quá 3 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ.

>>> Xem thêm:

V. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký BHXH điện tử cho doanh nghiệp

Đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử giúp rút ngắn thời gian xử lý và giảm sai sót hồ sơ. Tuy nhiên, để hồ sơ “qua một lần”, doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ quy trình và chuẩn hóa dữ liệu theo quy định hiện hành.

• Tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ (tuyển mới, điều chỉnh mức đóng, thay đổi thông tin). Theo dõi trạng thái xử lý trên cổng dịch vụ công đến khi nhận kết quả, tránh để trễ hạn gây phát sinh truy thu hoặc xử phạt.

• Chuẩn hóa thông tin pháp lý: Kiểm tra mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật; đối chiếu thông tin người lao động (họ tên, số định danh cá nhân, ngày sinh, mã số BHXH) trùng khớp với giấy tờ gốc và hệ thống quản trị nhân sự nội bộ.

• Phân biệt hồ sơ lần đầu và hồ sơ bổ sung/điều chỉnh: Lần đầu cần khai đầy đủ thông tin đơn vị và toàn bộ người lao động thuộc diện tham gia. Với bổ sung, điều chỉnh chỉ nộp đúng biểu mẫu và tệp đính kèm tương ứng theo hướng dẫn của cơ quan BHXH trên hệ thống.

• Phòng tránh lỗi kỹ thuật thường gặp: Sai định dạng tệp (nộp không đúng yêu cầu), dung lượng vượt ngưỡng, chữ ký số hết hạn hoặc chưa gắn chứng thư số cho tài khoản, đặt tên tệp có ký tự đặc biệt, thiếu phụ lục hợp đồng hoặc bảng lương minh chứng.

• Giải pháp khắc phục: Kiểm tra hiệu lực chữ ký số; quét hồ sơ rõ nét, gộp đúng định dạng; đặt tên tệp không dấu; đối chiếu dữ liệu trước khi ký; nếu hồ sơ bị từ chối, đọc kỹ mã lỗi, sửa đúng trọng tâm và nộp lại; trường hợp sự cố hệ thống, liên hệ đơn vị cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng trong giao dịch điện tử với cơ quan BHXH (I-VAN) hoặc cơ quan BHXH để được hỗ trợ.

KẾT LUẬN: Doanh nghiệp nên xây dựng “checklist” nội bộ và phân quyền trách nhiệm rõ ràng để đảm bảo nộp hồ sơ BHXH điện tử chuẩn ngay từ đầu. Nếu có đặc thù riêng, bạn có thể bổ sung thêm bước kiểm tra phù hợp.

Hướng Dẫn Đăng Ký Tham Gia BHXH Điện Tử cho doanh nghiệp không chỉ giúp tối ưu quy trình quản lý nhân sự mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành. Với những bước triển khai rõ ràng, doanh nghiệp dễ dàng tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong quản trị lao động.

Hy vọng bài viết đã mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Đừng quên theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều chia sẻ giá trị về quản trị hành chính – nhân sự và phát triển kỹ năng nghề nghiệp chuyên sâu.

>>> Xem thêm:

-------------------------

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM

0.0

(0 lượt đánh giá) Viết đánh giá