Báo Cáo Tình Hình Sử Dụng Lao Động: Quy Trình Và Lưu Ý

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một nhiệm vụ quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần thực hiện để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật, đồng thời hỗ trợ quản lý hiệu quả nguồn nhân lực. Theo quy định của Luật Lao động và các văn bản hướng dẫn, việc nộp báo cáo định kỳ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý lao động.

Trong bài viết này, Lê Ánh HR sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện báo cáo và đưa ra các lưu ý quan trọng nhằm giúp doanh nghiệp tránh sai sót trong quá trình thực hiện.

I. Tại sao báo cáo tình hình sử dụng lao động lại quan trọng?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động (còn gọi là khai trình sử dụng lao động) là một thủ tục định kỳ bắt buộc đối với doanh nghiệp, được thực hiện định kỳ 06 tháng/lần.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý mà còn mang lại giá trị to lớn từ nhiều góc độ: pháp lý, doanh nghiệp, và xã hội.

Dưới đây là phân tích chi tiết về tầm quan trọng của loại báo cáo này:

1. Góc độ pháp lý

☛ Đáp ứng yêu cầu kiểm tra, giám sát của cơ quan quản lý nhà nước

Theo quy định tại Điều 14 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp có trách nhiệm lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ đến cơ quan quản lý lao động cấp huyện hoặc sở lao động, thương binh và xã hội. Báo cáo giúp cơ quan chức năng theo dõi, kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc tuân thủ các chính sách lao động trong doanh nghiệp.

☛ Tránh vi phạm hành chính, bị phạt tiền hoặc đình chỉ hoạt động

Báo cáo không đầy đủ hoặc chậm trễ có thể dẫn đến các chế tài hành chính, bao gồm phạt tiền theo Điều 7 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hoặc trong trường hợp nghiêm trọng hơn, có thể bị đình chỉ hoạt động kinh doanh tạm thời. Do đó, việc thực hiện báo cáo kịp thời, đúng quy định là cách doanh nghiệp bảo vệ uy tín và duy trì hoạt động ổn định.

2. Góc độ doanh nghiệp

☛ Quản lý hiệu quả nguồn nhân lực

Báo cáo tình hình sử dụng lao động cung cấp dữ liệu quan trọng về số lượng, cơ cấu, và biến động nhân sự. Những thông tin này giúp doanh nghiệp nhận diện rõ ràng bức tranh nguồn nhân lực hiện tại, từ đó đưa ra các giải pháp quản lý hiệu quả hơn.

☛ Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển phù hợp

Việc thường xuyên rà soát và báo cáo tình hình lao động hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tuyển dụng kịp thời, đào tạo kỹ năng chuyên sâu cho nhân viên hiện tại, đồng thời dự báo nhu cầu phát triển nhân sự trong tương lai. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường lao động.

3. Góc độ xã hội

☛ Hỗ trợ xây dựng chính sách lao động quốc gia, bảo vệ quyền lợi người lao động

Báo cáo là một nguồn dữ liệu quan trọng giúp các cơ quan nhà nước phân tích xu hướng và nhu cầu lao động, từ đó xây dựng các chính sách lao động phù hợp, đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động như mức lương tối thiểu, bảo hiểm xã hội, hoặc điều kiện làm việc an toàn.

☛ Quy định về hồ sơ, giấy tờ cần thiết khi nộp thuế

Thông tin từ báo cáo tình hình sử dụng lao động có liên quan mật thiết đến việc kê khai thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội và các nghĩa vụ tài chính khác. Doanh nghiệp minh bạch trong báo cáo lao động sẽ thuận lợi hơn trong việc giải quyết các thủ tục về thuế, tránh các rủi ro về pháp lý.

Kết luận

Báo cáo tình hình sử dụng lao động không chỉ đáp ứng các yêu cầu pháp luật, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro vi phạm, mà còn là công cụ quản lý hiệu quả nguồn nhân lực và đóng góp tích cực vào việc xây dựng chính sách lao động quốc gia. Việc thực hiện báo cáo này một cách nghiêm túc và chính xác không chỉ là trách nhiệm mà còn là cơ hội để doanh nghiệp khẳng định sự chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự.

II. Quy trình lập báo cáo tình hình sử dụng lao động

1. Căn cứ pháp lý

Quy trình lập báo cáo tình hình sử dụng lao động được quy định tại Thông tư 23/2023/TT-BLĐTBXH ban hành ngày 30/06/2023, có hiệu lực từ ngày 01/01/2024.

Đây là văn bản hướng dẫn cụ thể về việc lập, nộp và quản lý báo cáo tình hình sử dụng lao động, đảm bảo tuân thủ các quy định tại Bộ luật Lao động 2019.

Thông tư này tạo nền tảng pháp lý chặt chẽ cho các doanh nghiệp, tổ chức trong việc thực hiện trách nhiệm báo cáo, đồng thời hỗ trợ cơ quan quản lý lao động giám sát và đánh giá tình hình lao động một cách hiệu quả.

2. Mục đích của báo cáo tình hình sử dụng lao động

Báo cáo tình hình sử dụng lao động có vai trò quan trọng trong việc:

• Theo dõi và đánh giá tình hình lao động: Giúp doanh nghiệp và cơ quan quản lý nắm bắt được cơ cấu, số lượng lao động và các thay đổi về nhân sự.
• Hỗ trợ quản lý lao động nhà nước: Cung cấp dữ liệu quan trọng để xây dựng chính sách lao động phù hợp, đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động.
• Bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động: Qua việc kiểm tra các thông tin liên quan đến hợp đồng lao động, tham gia bảo hiểm xã hội và điều kiện lao động.
• Hỗ trợ quy hoạch nguồn nhân lực: Giúp doanh nghiệp dự báo và chuẩn bị nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển.

3. Quy trình lập báo cáo tình hình sử dụng lao động

⦿  Bước 1: Thu thập thông tin

- Nguồn dữ liệu:

• Các phòng ban nhân sự, hệ thống quản lý nhân sự nội bộ.
• Hồ sơ lao động, hợp đồng lao động, và các tài liệu liên quan.
• Dữ liệu từ các cơ quan bảo hiểm xã hội và cơ quan quản lý nhà nước về lao động.

- Thông tin cần thu thập:

• Số lượng lao động được phân theo giới tính, độ tuổi và trình độ chuyên môn.
• Loại hợp đồng lao động: xác định thời hạn, không xác định thời hạn, hợp đồng thử việc, và hợp đồng thời vụ.
• Tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội: số lượng lao động tham gia và chưa tham gia.
• Số lượng lao động nước ngoài làm việc trong doanh nghiệp (nếu có), bao gồm quốc tịch, vị trí công việc và thời hạn làm việc.

⦿ Bước 2: Tổng hợp dữ liệu

Phân loại thông tin: Số liệu được tổ chức theo các tiêu chí cụ thể như nhóm nghề nghiệp, cấp bậc, và vùng địa lý hoạt động.

- Kiểm tra tính chính xác:

• So sánh chéo giữa các nguồn dữ liệu để đảm bảo tính đầy đủ và đúng đắn.
• Loại bỏ các dữ liệu trùng lặp hoặc sai lệch.

- Phân tích dữ liệu: Đánh giá các xu hướng và biến động lao động, cung cấp nhận định tổng quan cho lãnh đạo doanh nghiệp và cơ quan quản lý.

⦿ Bước 3: Lập báo cáo tình hình sử dụng lao động

- Hình thức báo cáo tình hình sử dụng lao động: Tuân theo mẫu số 01 được ban hành kèm theo Thông tư 23/2023/TT-BLĐTBXH. Mẫu này bao gồm các bảng biểu chi tiết giúp minh họa thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu.

- Nội dung chính:

• Tổng số lao động hiện có trong doanh nghiệp.
• Các thay đổi về nhân sự, bao gồm số lượng tuyển dụng mới, nghỉ việc, và các trường hợp chuyển đổi vị trí công việc.
• Tỷ lệ lao động tham gia bảo hiểm xã hội so với tổng số lao động.
• Thông tin chi tiết về lao động nước ngoài, nếu có, và các chính sách hỗ trợ liên quan.

- Ghi chú bổ sung: Giải thích các trường hợp đặc biệt hoặc dữ liệu bất thường nếu có.

⦿ Bước 4: Gửi báo cáo tình hình sử dụng lao động

- Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động:

• Báo cáo tình hình sử dụng lao động được nộp trước ngày 05/01 hàng năm đối với kỳ báo cáo năm.
• Trong trường hợp yêu cầu báo cáo tình hình sử dụng lao động đột xuất, doanh nghiệp phải thực hiện theo thời hạn do cơ quan có thẩm quyền quy định.

- Địa điểm nộp:

• Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Sở Lao động - Thương binh và Xã hội cấp tỉnh nếu doanh nghiệp hoạt động trên nhiều địa bàn.

- Hình thức nộp:

• Trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền.
• Qua cổng thông tin điện tử (nếu được áp dụng).

⦿ Bước 5: Lưu trữ tài liệu

- Thời gian lưu trữ: Tối thiểu 5 năm để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu.

- Phương thức lưu trữ:

• Dạng bản cứng: Lưu trữ các bản in có chữ ký và dấu xác nhận của người chịu trách nhiệm.
• Dạng bản mềm: Lưu trữ trong hệ thống quản lý tài liệu nội bộ hoặc các phần mềm quản lý lao động chuyên dụng.

- Đảm bảo an toàn thông tin:

• Bảo mật dữ liệu tránh truy cập trái phép.
• Lập kế hoạch dự phòng để tránh mất mát dữ liệu.

>>> Xem thêm:

Quy Trình Tuyển Dụng Của Recruitment

Quy Trình Đào Tạo Nhân Viên Mới Hiệu Quả Từ A Đến Z

Quy Trình Làm Việc Của Phòng Hành Chính Nhân Sự

Kết Luận

Doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ quy trình, thời hạn và nội dung quy định khi lập báo cáo tình hình sử dụng lao động để hỗ trợ công tác quản lý lao động nhà nước và xây dựng môi trường làm việc bền vững.

III. Lưu ý quan trọng và lỗi sai thường gặp khi lập báo cáo tình hình sử dụng lao động

Việc lập báo cáo tình hình sử dụng lao động là yêu cầu bắt buộc của các doanh nghiệp theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, nhiều doanh nghiệp gặp phải các lỗi phổ biến, dẫn đến việc không tuân thủ đúng quy định và có thể bị xử phạt hành chính.

Dưới đây là các lỗi thường gặp và cách tránh các lỗi sai:

1. Không nộp báo cáo đúng hạn

Quy định pháp luật: Theo Điều 8 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ 02 lần/năm (trước ngày 5/6 và ngày 5/12 hàng năm).

Lỗi thường gặp:

• Doanh nghiệp không cập nhật thời hạn nộp báo cáo, dẫn đến việc trễ hạn.
• Chủ quan không coi trọng nghĩa vụ lập báo cáo.

Hậu quả: Vi phạm thời hạn nộp báo cáo có thể bị xử phạt hành chính từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng theo Điều 11 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Cách khắc phục:

• Thiết lập hệ thống nhắc nhở tự động về thời hạn nộp báo cáo.
• Phân công rõ trách nhiệm cho bộ phận nhân sự hoặc lao động tiền lương.

2. Dữ liệu lao động không chính xác hoặc không đầy đủ

Quy định pháp luật: Báo cáo phải bao gồm các thông tin chính xác về số lượng lao động, giới tính, độ tuổi, loại hợp đồng lao động, và tình hình biến động lao động.

Lỗi thường gặp:

• Thống kê sai số liệu do không cập nhật thông tin mới nhất.
• Thiếu thông tin về lao động nghỉ việc, chuyển công tác hoặc lao động thời vụ.
• Sử dụng phần mềm quản lý chưa đồng bộ, dẫn đến sai sót trong việc tổng hợp.

Hậu quả: Báo cáo không trung thực hoặc không đầy đủ có thể bị xử phạt theo Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP với mức phạt từ 10.000.000 đến 15.000.000 đồng.

Cách khắc phục:

• Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự hiện đại để đồng bộ hóa thông tin lao động.
• Tổ chức kiểm tra định kỳ hồ sơ nhân sự để đảm bảo dữ liệu luôn cập nhật.

3. Không báo cáo tình hình thay đổi lao động

Quy định pháp luật: Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 12 Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp phải thông báo tình hình thay đổi lao động (tăng, giảm) đến cơ quan quản lý nhà nước trong vòng 30 ngày kể từ khi có thay đổi.

Lỗi thường gặp:

• Không lập báo cáo khi có sự gia tăng hoặc giảm lao động đột biến.
• Quên thông báo về số lượng lao động nước ngoài hoặc lao động thuộc diện đặc thù.

Hậu quả: Vi phạm nghĩa vụ này sẽ bị xử phạt hành chính lên đến 30.000.000 đồng tùy mức độ sai phạm.

Cách khắc phục:

• Lập danh sách kiểm soát riêng về biến động lao động và cập nhật thường xuyên.
• Thường xuyên liên hệ cơ quan quản lý lao động để xác nhận nghĩa vụ báo cáo.

4. Không đáp ứng định dạng báo cáo theo quy định

Quy định pháp luật: Báo cáo tình hình sử dụng lao động phải được lập theo mẫu tại Phụ lục II Thông tư 01/2022/TT-BLĐTBXH.

Lỗi thường gặp:

• Báo cáo không đúng mẫu quy định hoặc trình bày sai cấu trúc.
• Không ký tên, đóng dấu hoặc gửi qua phương thức không được chấp nhận (ví dụ: không nộp qua hệ thống trực tuyến khi yêu cầu).

Hậu quả: Báo cáo không hợp lệ có thể bị yêu cầu lập lại, gây chậm trễ trong thực hiện nghĩa vụ.

Cách khắc phục:

• Sử dụng mẫu báo cáo chính thức từ Thông tư 01/2022/TT-BLĐTBXH.
• Đảm bảo báo cáo được duyệt nội bộ và kiểm tra kỹ trước khi nộp.

5. Không nộp báo cáo qua hệ thống điện tử khi có yêu cầu

Quy định pháp luật: Theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, một số địa phương yêu cầu doanh nghiệp nộp báo cáo qua cổng thông tin điện tử.

Lỗi thường gặp:

• Nộp báo cáo bản giấy khi cơ quan quản lý yêu cầu báo cáo trực tuyến.
• Không thực hiện đăng ký tài khoản trên hệ thống điện tử.

Hậu quả: Báo cáo không được tiếp nhận, dẫn đến vi phạm nghĩa vụ.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra yêu cầu nộp báo cáo tại địa phương, đặc biệt với các khu vực đã áp dụng chuyển đổi số.
• Đào tạo nhân sự về cách sử dụng cổng thông tin điện tử để nộp báo cáo.

6. Không lưu trữ báo cáo theo quy định

Quy định pháp luật: Báo cáo tình hình sử dụng lao động phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm để phục vụ kiểm tra, thanh tra theo quy định tại Luật Lưu trữ 2011.

Lỗi thường gặp:

• Không lưu giữ báo cáo cũ hoặc làm mất hồ sơ.
• Lưu trữ thiếu hệ thống, gây khó khăn khi đối chiếu.

Hậu quả: Gây trở ngại trong trường hợp thanh tra hoặc kiểm tra đột xuất.

Cách khắc phục:

• Áp dụng phần mềm lưu trữ trực tuyến và bản cứng cho các tài liệu quan trọng.
• Đặt lịch kiểm tra định kỳ để đảm bảo tài liệu đầy đủ và đúng quy định.

Để tránh các lỗi phổ biến nêu trên, doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời các quy định mới nhất, xây dựng quy trình nội bộ chặt chẽ và sử dụng công cụ hỗ trợ phù hợp. Việc tuân thủ đầy đủ không chỉ giảm nguy cơ bị xử phạt mà còn thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với pháp luật và người lao động.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ pháp luật. Hy vọng bài viết, Lê Ánh HR đã cung cấp thông tin hữu ích về quy trình và những lưu ý cần thiết, giúp bạn thực hiện công việc này một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

>>> Xem thêm:

Khóa Học Nhân Sự Online Miễn Phí

Khóa Học Quản Trị Nhân Sự Online & Offline

-------------------------- 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM