Thanh Tra BHXH: Các Lỗi Phổ Biến Mà Doanh Nghiệp Cần Tránh

Thanh tra BHXH là hoạt động kiểm tra bắt buộc nhằm đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn mắc lỗi như chậm đóng, trốn đóng, khai sai mức lương hoặc không chốt sổ BHXH cho người lao động.

Bài viết này Lê Ánh HR sẽ chỉ ra những lỗi phổ biến khi bị thanh tra BHXH và hướng dẫn cách phòng tránh hiệu quả, đúng pháp luật.

I. Thanh tra BHXH là gì?

Thanh tra BHXH là hoạt động kiểm tra, giám sát quan trọng nhằm đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.

Trong bối cảnh cơ quan BHXH ngày càng siết chặt công tác quản lý và tăng cường ứng dụng công nghệ vào thanh kiểm tra, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến việc tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ đóng bảo hiểm cho người lao động.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều đơn vị, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, vẫn mắc phải các lỗi phổ biến như đóng sai mức lương, chậm đóng, trốn đóng BHXH hoặc không thực hiện chốt sổ, trả sổ khi người lao động nghỉ việc.

Những sai sót này không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp, thậm chí có thể dẫn đến xử phạt nghiêm trọng nếu bị thanh tra BHXH phát hiện.

Mục đích:

• Bảo vệ quyền lợi của người lao động
• Ngăn chặn hành vi gian lận, trốn đóng BHXH
• Nâng cao tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp

Việc thanh tra BHXH có thể diễn ra định kỳ, đột xuất, hoặc theo chuyên đề, tùy theo kế hoạch của cơ quan chức năng hoặc khi có đơn thư phản ánh, khiếu nại.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

II. Quy trình thanh tra BHXH và phạm vi kiểm tra

1. Cơ quan thực hiện thanh tra BHXH

• Cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện
• Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
• Thanh tra Bộ LĐ-TBXH (với doanh nghiệp lớn, vi phạm nghiêm trọng)
• Thanh tra chuyên ngành của BHXH Việt Nam

2. Nội dung thanh tra

• Kiểm tra việc tham gia BHXH bắt buộc: Đúng đối tượng, đúng mức lương, đúng thời điểm.
  Kiểm tra việc đóng BHXH, BHYT, BHTN: Đúng tỷ lệ, đúng thời hạn, có nợ hoặc trốn đóng không.
  Đánh giá việc thực hiện chế độ cho người lao động: Ốm đau, thai sản, hưu trí, tai nạn lao động, tử tuất...
  Kiểm tra thủ tục chốt sổ, trả sổ, cấp thẻ BHYT khi người lao động nghỉ việc.

3. Hình thức thanh tra

• Thanh tra định kỳ
• Thanh tra đột xuất khi có dấu hiệu vi phạm hoặc đơn thư tố cáo
• Thanh tra theo chuyên đề (theo lĩnh vực ngành, địa bàn…)

III. Các lỗi phổ biến khi thanh tra BHXH và cách phòng tránh

1. Không đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động

Nội dung vi phạm:

Doanh nghiệp sử dụng lao động làm việc từ 1 tháng trở lên (từ 2025 là từ 15 ngày trở lên) nhưng không đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho họ.

Hậu quả:

• Truy thu toàn bộ số tiền BHXH, BHYT, BHTN tính từ thời điểm NLĐ đủ điều kiện
• Phạt từ 50 triệu đến 75 triệu đồng (theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP)
• NLĐ không được giải quyết chế độ thai sản, ốm đau, nghỉ hưu...

Ví dụ thực tiễn:

Công ty A thuê 10 lao động thời vụ làm 3 tháng nhưng không khai báo đóng BHXH vì nghĩ "lao động thời vụ không cần". Khi thanh tra phát hiện, công ty bị truy thu 70 triệu tiền BHXH và phạt thêm 55 triệu.

Cách phòng tránh:

• Rà soát kỹ hợp đồng lao động từ 15 ngày trở lên (từ 2025) phải tham gia BHXH bắt buộc.
• Ký hợp đồng đúng loại (không dùng hợp đồng dịch vụ thay cho HĐLĐ).
• Không chia nhỏ thời hạn hợp đồng để né tránh nghĩa vụ đóng BHXH.

Để hiểu rõ hơn về BHXH bạn có thể tham khảo Khóa học bảo hiểm xã hội tại Lê Ánh HR.

2. Đóng thiếu mức lương đóng BHXH

Nội dung vi phạm:

Doanh nghiệp khai báo mức lương tham gia BHXH thấp hơn thực tế chi trả, không bao gồm các khoản phụ cấp bắt buộc.

Quy định:

Từ 01/01/2018, mức đóng BHXH phải gồm cả phụ cấp lương, bổ sung định kỳ, trách nhiệm công việc (theo Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH và Nghị định 115/2015/NĐ-CP).

Hậu quả:

• Bị truy thu phần chênh lệch thiếu, tính cả lãi chậm đóng
• Phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng

Ví dụ thực tế:

Công ty B ký lương cứng 5 triệu, phụ cấp trách nhiệm 3 triệu nhưng chỉ đóng BHXH trên 5 triệu. Khi thanh tra, công ty bị truy thu 2 năm phần phụ cấp và phạt 10% tổng số phải nộp, tương đương gần 50 triệu đồng.

Cách phòng tránh:

• Cơ cấu lại bảng lương đúng chuẩn: tách rõ khoản bắt buộc phải đóng
• Thường xuyên cập nhật các văn bản quy định về mức đóng
• Đảm bảo mức lương đóng không thấp hơn vùng tối thiểu

3. Nợ đóng, chậm đóng BHXH kéo dài

Nội dung vi phạm:

Doanh nghiệp nợ đóng BHXH nhiều tháng mà không có lý do chính đáng.

Hậu quả:

• Tính lãi chậm đóng 0,03%/ngày (quy định từ 01/01/2025)
• Phạt tiền lên đến 75 triệu đồng hoặc hơn tùy mức độ
• Bị chuyển sang cơ quan điều tra nếu có dấu hiệu trốn đóng

Ví dụ:

Doanh nghiệp C hoạt động khó khăn nên chậm đóng BHXH 1 năm cho 30 lao động, tổng nợ 400 triệu. Sau khi bị thanh tra, bị tính lãi 45 triệu và phạt thêm 60 triệu.

Cách phòng tránh:

• Lập kế hoạch tài chính đều đặn hàng tháng
• Ưu tiên đóng BHXH trong chi phí cố định
• Nếu khó khăn, cần báo sớm và làm việc với cơ quan BHXH để có phương án xử lý

4. Không thực hiện chốt sổ và trả sổ BHXH khi người lao động nghỉ việc

Nội dung vi phạm:

Doanh nghiệp không hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH và trả lại sổ cho NLĐ đúng hạn.

Hậu quả:

• Bị xử phạt từ 5 – 10 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP
• Gây bức xúc, ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động

Ví dụ:

NLĐ X nghỉ việc từ 6 tháng trước nhưng chưa được chốt và nhận lại sổ. NLĐ làm đơn khiếu nại. Doanh nghiệp bị phạt 8 triệu và buộc khẩn trương hoàn thiện hồ sơ.

Cách phòng tránh:

• Khi NLĐ nghỉ việc, cần hoàn tất thủ tục chốt sổ trong 30 ngày
• Tổ chức bàn giao rõ ràng giữa kế toán – nhân sự – BHXH
• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ để thực hiện đúng thủ tục

5. Không cung cấp thẻ BHYT cho người lao động

Nội dung vi phạm:

Không cấp, cấp chậm hoặc cấp sai thẻ BHYT cho NLĐ sau khi đóng.

Hậu quả:

• Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền 3 – 5 triệu đồng
• NLĐ không được khám chữa bệnh đúng tuyến

Ví dụ:

Công ty D chậm đăng ký cấp thẻ BHYT mới khi NLĐ thay đổi thông tin nơi khám chữa bệnh. NLĐ đi viện phải thanh toán viện phí 100%. Doanh nghiệp bị phạt và phải chi trả lại.

Cách phòng tránh:

• Kiểm tra, cập nhật thường xuyên dữ liệu thẻ BHYT
• Hướng dẫn NLĐ đăng ký nơi khám chữa bệnh ban đầu đúng tuyến

6. Không cập nhật biến động lao động kịp thời

Nội dung vi phạm:

Doanh nghiệp không báo tăng, báo giảm lao động tham gia BHXH đúng thời hạn (tối đa 30 ngày).

Hậu quả:

• Truy thu, xử lý lãi chậm đóng
• Bị phạt từ 3 – 10 triệu đồng tùy số lượng người lao động

Ví dụ:

Doanh nghiệp E cho 5 người nghỉ việc từ tháng 2 nhưng đến tháng 6 mới báo giảm. Cơ quan BHXH yêu cầu truy đóng 4 tháng không đúng và phạt 12 triệu đồng.

Cách phòng tránh:

• Đảm bảo luồng thông tin giữa phòng nhân sự và kế toán thông suốt
• Áp dụng phần mềm quản lý nhân sự – BHXH tự động

Tham khảo: 

• Cách tính BHXH, BHYT, BHTN chính xác theo quy định mới nhất
• Luật BHXH 2024 Có Gì Mới? Những Điểm Thay Đổi Quan Trọng
• Thử Việc Có Cần Đóng BHXH Không? Cập Nhật Mới Nhất
• 7 Sai Lầm Khi Làm BHXH Cho Nhân Viên Mới Vào Làm
• Cách Chuẩn Bị Hồ Sơ Khi Thanh Tra BHXH Đến Kiểm Tra

IV. Một số lưu ý đặc biệt trong thanh tra BHXH

• Thanh tra có thể truy ngược đến 5 năm, kể cả đã quyết toán thuế
• Không được từ chối hoặc cản trở đoàn thanh tra
• Cần chuẩn bị sẵn sổ BHXH, bảng lương, hợp đồng lao động, bảng chấm công, hóa đơn lương, chứng từ chuyển khoản, phiếu chi…
• Có thể bị áp dụng biện pháp cưỡng chế nếu cố tình không khắc phục

V. Hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ khi thanh tra

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, nội quy lao động, thỏa ước
• Danh sách lao động có tham gia BHXH
• Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, quyết định tăng lương
• Phiếu lương, chứng từ trả lương, bảng kê phụ cấp
• Hồ sơ truy thu – đóng BHXH (nếu có)
• Biên bản làm việc với BHXH trước đó (nếu từng bị thanh tra)

Các mẹo:

• Chuẩn bị trước theo mẫu checklist
• Thống nhất số liệu giữa kế toán – nhân sự – BHXH
• Lưu trữ hồ sơ ít nhất 5 năm

Thanh tra BHXH là quá trình không thể tránh khỏi trong hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh cơ quan BHXH đang đẩy mạnh số hóa, kiểm soát chặt và tăng cường xử lý các hành vi vi phạm. Việc hiểu rõ các lỗi phổ biến, chủ động tuân thủ đúng quy định và xây dựng hệ thống quản trị nhân sự – kế toán bài bản sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tránh rủi ro pháp lý mà còn thể hiện sự minh bạch và có trách nhiệm với người lao động.

Hy vọng bài viết này, Lê Ánh HR giúp bạn hiểu rõ hơn về Thanh Tra BHXH: Các Lỗi Phổ Biến Mà Doanh Nghiệp Cần Tránh theo quy định mới nhất.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội/TPHCM và Online, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM