Hồ Sơ HR Cần Chuẩn Bị Khi Có Thanh Tra Lao Động

Thanh tra lao động là hoạt động quản lý nhà nước nhằm kiểm tra việc chấp hành pháp luật lao động tại doanh nghiệp.

Trong quá trình này, bộ phận nhân sự là đầu mối chính chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ, cung cấp thông tin và giải trình với đoàn thanh tra. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy định và nhất quán giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro xử phạt, đồng thời phản ánh mức độ chuyên nghiệp trong công tác quản trị nhân sự.

Bài viết dưới đây, Lê Ánh HR sẽ hệ thống lại các nhóm hồ sơ nhân sự cần chuẩn bị khi có thanh tra lao động, được xây dựng theo Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn còn hiệu lực đến thời điểm hiện nay.

Mục lục

1. Hồ sơ quản lý nhân sự và hợp đồng lao động cần chuẩn bị khi thanh tra lao động
- 1.1. Hồ sơ cá nhân người lao động
- 1.2. Hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng
2. Hồ sơ tiền lương, thưởng và chế độ phúc lợi
- 2.1. Thang bảng lương và quy chế lương thưởng
- 2.2. Bảng lương và chứng từ thanh toán
3. Hồ sơ thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và làm thêm giờ
4. Hồ sơ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và công đoàn
5. Hồ sơ nội quy lao động, an toàn vệ sinh lao động và dân chủ cơ sở
6. Hồ sơ chấm dứt hợp đồng lao động
7. Các lỗi thường gặp và lưu ý khi tiếp đoàn thanh tra

1. Hồ sơ quản lý nhân sự và hợp đồng lao động cần chuẩn bị khi thanh tra lao động

Đây là nhóm hồ sơ nền tảng, được đoàn thanh tra lao động kiểm tra đầu tiên để xác định quan hệ lao động có được thiết lập hợp pháp hay không, cũng như trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp đối với người lao động.

1.1. Hồ sơ cá nhân người lao động

Hồ sơ cá nhân là căn cứ để chứng minh danh tính, trình độ và điều kiện làm việc hợp pháp của người lao động tại doanh nghiệp. Mỗi người lao động cần có một bộ hồ sơ riêng, được lưu trữ đầy đủ và thống nhất.

Hồ sơ cá nhân thường bao gồm:

Sơ yếu lý lịch hoặc bản tự khai thông tin cá nhân
Căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp
Đơn xin việc hoặc thư mời nhận việc
Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn phù hợp với vị trí công việc
Giấy khám sức khỏe theo quy định

Doanh nghiệp có thể lưu trữ dưới dạng hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử, nhưng cần đảm bảo khả năng xuất trình nhanh chóng khi thanh tra yêu cầu.

1.2. Hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng

Hợp đồng lao động là căn cứ pháp lý quan trọng nhất xác lập quyền và nghĩa vụ giữa doanh nghiệp và người lao động. Nội dung hợp đồng là một trong những điểm bị thanh tra kiểm tra rất kỹ.

Theo Bộ luật Lao động 2019, hiện nay chỉ tồn tại hai loại hợp đồng lao động:

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn
Hợp đồng lao động xác định thời hạn, tối đa 36 tháng

Doanh nghiệp không còn được ký hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo công việc dưới 12 tháng như trước đây. Người lao động đang hưởng lương hưu hoặc lao động nước ngoài vẫn ký hợp đồng theo hai loại trên, chỉ khác về nghĩa vụ bảo hiểm xã hội.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

Hợp đồng thử việc hoặc nội dung thử việc ghi trong hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động chính thức
Phụ lục hợp đồng khi có thay đổi về lương, chức danh, địa điểm làm việc, thời giờ làm việc

Nội dung hợp đồng phải đầy đủ các điều khoản bắt buộc theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 và thống nhất với thang bảng lương, nội quy lao động đang áp dụng tại doanh nghiệp.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Hồ sơ tiền lương, thưởng và chế độ phúc lợi

Tiền lương là nội dung nhạy cảm và thường xuyên phát sinh tranh chấp, vì vậy đoàn thanh tra sẽ đối chiếu rất kỹ giữa hồ sơ nhân sự, hồ sơ kế toán và dữ liệu bảo hiểm xã hội.

2.1. Thang bảng lương và quy chế lương thưởng

Thang bảng lương là căn cứ để xác định mức lương trong hợp đồng lao động và mức đóng bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng và lưu trữ thang bảng lương tại đơn vị.

Hồ sơ cần có gồm:

Quyết định ban hành thang lương, bảng lương
Bảng thang lương chi tiết theo từng vị trí, chức danh
Quy chế trả lương, thưởng, phụ cấp và các khoản bổ sung khác

Hiện nay doanh nghiệp không phải nộp thang bảng lương cho cơ quan quản lý lao động, nhưng vẫn phải xuất trình khi thanh tra yêu cầu.

2.2. Bảng lương và chứng từ thanh toán

Bảng lương là căn cứ để kiểm tra việc trả lương có đúng thỏa thuận và đúng quy định hay không. Số liệu bảng lương thường được đối chiếu với hợp đồng lao động và hồ sơ bảo hiểm xã hội.

Bảng lương hàng tháng cần thể hiện rõ:

Mức lương theo hợp đồng
Các khoản phụ cấp, khoản bổ sung
Các khoản khấu trừ bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân
Hình thức xác nhận của người lao động (ký tay hoặc xác nhận điện tử theo quy chế)

Kèm theo bảng lương là các chứng từ thanh toán như ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng hoặc phiếu chi, danh sách ký nhận tiền mặt (nếu có).

Doanh nghiệp nên chuẩn bị bảng giải trình cơ cấu thu nhập để làm rõ các khoản chịu và không chịu bảo hiểm xã hội khi thanh tra đối chiếu.

Hồ Sơ HR Cần Chuẩn Bị Khi Có Thanh Tra Lao Động

3. Hồ sơ thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và làm thêm giờ

Nhóm hồ sơ này nhằm kiểm tra việc tuân thủ quy định về thời giờ làm việc, giới hạn làm thêm giờ và chế độ nghỉ ngơi của người lao động.

3.1. Hồ sơ chấm công

Hồ sơ chấm công phản ánh thời gian làm việc thực tế của người lao động và là căn cứ tính lương, làm thêm giờ, nghỉ phép.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Bảng chấm công hàng ngày, hàng tháng
Quy định ký hiệu chấm công trong nội quy lao động
Dữ liệu từ máy chấm công (nếu sử dụng)

Số liệu chấm công phải thống nhất với bảng lương và hồ sơ làm thêm giờ.

3.2. Hồ sơ làm thêm giờ

Làm thêm giờ là nội dung dễ vi phạm nếu không kiểm soát chặt chẽ. Thanh tra sẽ kiểm tra cả điều kiện, thủ tục và mức chi trả.

Hồ sơ làm thêm giờ cần có:

Văn bản thỏa thuận làm thêm giờ với người lao động trước khi thực hiện
Bảng kê chi tiết số giờ làm thêm theo ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ
Văn bản thông báo cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội trong trường hợp làm thêm trên 200 giờ đến tối đa 300 giờ trong năm (đối với ngành nghề được phép)

Tiền lương làm thêm phải được trả đúng tỷ lệ theo quy định của pháp luật lao động.

3.3. Hồ sơ nghỉ phép năm

Nghỉ phép năm là quyền lợi bắt buộc của người lao động và thường được thanh tra đối chiếu với thời gian làm việc thực tế.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

Quy định về nghỉ phép năm
Đơn xin nghỉ phép của người lao động
Bảng theo dõi số ngày phép đã nghỉ và còn lại
Chứng từ thanh toán tiền phép chưa nghỉ khi chấm dứt hợp đồng

Xem thêm:

Mẫu Sơ Đồ Thể Thức Văn Bản Chuẩn Nhất Theo Nghị Định 30
Kỹ Năng Giao Tiếp Là Gì? Tầm Quan Trọng Trong Công Việc
TNA Là Gì? Cách Xác Định Nhu Cầu Đào Tạo Hiệu Quả
Cách Ứng Dụng AI Và ChatGPT Trong Tuyển Dụng Nhân Sự
Hướng Dẫn Hồ Sơ Chế Độ Thai Sản Cho Lao Động Nam

4. Hồ sơ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và công đoàn

Nhóm hồ sơ này được đối chiếu trực tiếp với dữ liệu của cơ quan bảo hiểm xã hội và cơ quan công đoàn.

4.1. Hồ sơ tham gia bảo hiểm

Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ:

Danh sách lao động tham gia bảo hiểm
Hồ sơ báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng
Chứng từ nộp tiền bảo hiểm hàng tháng
Hồ sơ chốt sổ cho người lao động nghỉ việc

4.2. Hồ sơ giải quyết chế độ bảo hiểm

Hồ sơ này chứng minh việc doanh nghiệp thực hiện đầy đủ quyền lợi bảo hiểm cho người lao động khi phát sinh.

Bao gồm:

Giấy nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội
Hồ sơ thai sản, ốm đau, dưỡng sức
Danh sách đề nghị giải quyết chế độ theo mẫu của cơ quan bảo hiểm

4.3. Hồ sơ công đoàn

Công đoàn là nội dung thanh tra thường xuyên, đặc biệt với doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Hồ sơ thành lập công đoàn cơ sở (nếu có)
Chứng từ đóng đoàn phí và kinh phí công đoàn
Trường hợp chưa có công đoàn cơ sở, vẫn phải có chứng từ đóng kinh phí công đoàn theo quy định

5. Hồ sơ nội quy lao động, an toàn vệ sinh lao động và dân chủ cơ sở

Nhóm hồ sơ này phản ánh việc doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc an toàn, minh bạch và tuân thủ pháp luật lao động.

5.1. Nội quy lao động và thỏa ước lao động tập thể

Nội quy lao động là căn cứ để xử lý kỷ luật và quản lý người lao động trong doanh nghiệp.

Hồ sơ cần có:

Nội quy lao động đã đăng ký với cơ quan quản lý lao động (đối với doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên)
Biên bản niêm yết nội quy tại nơi làm việc
Thỏa ước lao động tập thể và hồ sơ lấy ý kiến (nếu có)

5.2. Hồ sơ an toàn vệ sinh lao động

Hồ sơ an toàn vệ sinh lao động chứng minh việc doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ bảo đảm điều kiện làm việc an toàn cho người lao động.

Bao gồm:

Quyết định phân công phụ trách hoặc thành lập bộ phận an toàn vệ sinh lao động
Hồ sơ huấn luyện an toàn vệ sinh lao động theo từng nhóm đối tượng
Hồ sơ khám sức khỏe định kỳ, khám bệnh nghề nghiệp (nếu có)
Kết quả quan trắc môi trường lao động theo tần suất phù hợp với yếu tố nguy hiểm, độc hại
Hồ sơ kiểm định máy móc, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn

5.3. Quy chế dân chủ tại nơi làm việc

Thực hiện dân chủ tại nơi làm việc là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp sử dụng lao động.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

Quy chế thực hiện dân chủ
Biên bản hội nghị người lao động
Biên bản đối thoại định kỳ tại nơi làm việc

6. Hồ sơ chấm dứt hợp đồng lao động

Hồ sơ chấm dứt hợp đồng nhằm chứng minh việc kết thúc quan hệ lao động được thực hiện đúng trình tự, đúng căn cứ pháp luật.

Hồ sơ thường bao gồm:

Đơn xin nghỉ việc hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng
Thông báo chấm dứt hợp đồng khi hết hạn
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
Biên bản bàn giao công việc, tài sản
Biên bản thanh lý hợp đồng
Bảng tính và chứng từ chi trả trợ cấp thôi việc hoặc mất việc (nếu có)

7. Các lỗi thường gặp và lưu ý khi tiếp đoàn thanh tra

Bên cạnh việc chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần nhận diện các lỗi phổ biến để chủ động rà soát trước khi thanh tra.

Các lỗi thường gặp gồm:

Hợp đồng lao động thiếu nội dung bắt buộc hoặc không ký phụ lục khi điều chỉnh lương
Làm thêm giờ vượt giới hạn hoặc không có thỏa thuận làm thêm
Hồ sơ lao động nữ, lao động chưa thành niên không đầy đủ
Không tổ chức đối thoại định kỳ hoặc thiếu biên bản

Khi làm việc với đoàn thanh tra, doanh nghiệp nên:

Cử người am hiểu hồ sơ nhân sự làm đầu mối
Chuẩn bị hồ sơ khoa học, dễ tra cứu
Giải trình trung thực, căn cứ đúng quy định
Chủ động khắc phục sai sót nếu được chỉ ra

Hồ sơ nhân sự là nền tảng phản ánh mức độ tuân thủ pháp luật lao động của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị đầy đủ, đúng quy định và cập nhật thường xuyên không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thanh tra mà còn bảo vệ quyền lợi của người lao động và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Doanh nghiệp nên chủ động rà soát, chuẩn hóa hồ sơ HR định kỳ thay vì chỉ thực hiện khi có thanh tra. Đây là bước quan trọng để xây dựng hệ thống quản trị nhân sự bền vững và phù hợp với yêu cầu pháp luật hiện hành.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm: