Xây dựng nguồn DATA tuyển dụng

Xây dựng nguồn data tuyển dụng là bước quan trọng, cần được làm đầu tiên và  thường xuyên trong quá trình tổ chức thực hiện tuyển dụng. Trong đó, quy trình quản lý dữ liệu ứng viên cần phải được doanh nghiệp chú trọng.

1. Dữ liệu ứng viên là gì? Thế nào là quản lý dữ liệu ứng viên.

a/ Dữ liệu ứng viên chính

Dữ liệu ứng viên chính là tập hợp những thông tin của ứng viên trong ba giai đoạn: trước-trong và sau của quá trình tuyển dụng bao gồm: Tạo nguồn ứng viên; đánh giá ứng viên và ra quyết định. Trong đó:

- Tạo nguồn ứng viên: Địa chỉ liên lạc, CV, nguồn đầu vào, mức điểm của CV

- Đánh giá ứng viên: Đánh giá, mức điểm của năng lực; ghi chú; Sự trao đổi ứng viên, tiến trình làm việc cùng ứng viên;

- Ra quyết định: Lịch sử làm việc, Đề xuất ứng viên.

b/ Quản lý dữ liệu ứng viên

Đây là hoạt động bao gồm những công việc như thu thập dữ liệu, lưu trữ đồng thời phân loại, khai thác, đo lường các dữ liệu đó. Hoạt động quản lý dữ liệu này có thể được tiến hành thông qua nhiều cách thức khác nhau, sử dụng nhiều công cụ khác nhau nhưng về mặt bản chất thì chúng đều đòi hỏi về quy trình thực hiện thật sự khoa học nhằm có thể phục vụ một cách hiệu quả nhất cho chiến lược tuyển dụng.

2. Lý do doanh nghiệp cần phải quản lý dữ liệu ứng viên

2.1 Là nguồn dữ liệu ứng viên phục vụ quá trình tuyển dụng:

Việc quản lý dữ liệu ứng viên hiện nay đã trở thành một mặt thiết yếu của quá trình tuyển dụng. Hiện nay, dữ liệu được coi là sức mạnh. Nguồn dữ liệu ứng viên mà nhà tuyển dụng thu thập được có thể là những nguồn tài liệu và nguyên liệu giúp phục vụ trực tiếp đối với hoạt động tuyển dụng.

Cụ thể như sau:

• Tạo nguồn ứng viên:

+ Giúp tổng hợp, phân loại ứng viên từ nhiều nguồn, giúp tìm kiếm và lọc CV xin việc một cách dễ dàng và nhanh gọn

+ Lưu trữ dữ liệu ứng viên hiệu quả nhằm phục vụ cho việc khai thác về sau

• Đánh giá ứng viên:

+ Thu thập những đánh giá và xếp hạng, cho điểm ứng viên

+ Theo dõi cả tiến trình làm việc với ứng viên

+ Đảm bảo dữ liệu về ứng viên

• Đưa ra quyết định:

+ Phân tích, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng

+ Luân chuyển thông tin ứng viên sang những bước tiếp theo.

Đối với cách khai thác này thì vấn đề quản lý dữ liệu ứng viên sẽ giúp ích đối với tất cả đối tượng (đội ngũ nhân viên tuyển dụng, doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng, bản thân giám đốc điều hành nhân sự)

2.2 Lợi ích đối với đội ngũ nhân viên tuyển dụng:

- Quản lý dữ liệu ứng viên giúp tăng lên hiệu quả của việc tuyển dụng. Doanh nghiệp thường phải bỏ ra nhiều chi phí từ tiền bạc, thời gian cho tới công sức nhưng nhờ vào việc tận dụng hiệu quả nguồn dữ liệu ứng viên mà tất cả đều được tiết kiệm tối đa.

Bước tìm kiếm, sàng lọc CV ứng viên sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng hơn nhờ tới việc phân loại một cách hợp lý những dữ liệu dựa vào những tiêu chí nào đó được đưa ra. Đội ngũ nhân viên chuyên làm tuyển dụng không còn phải lo lắng tới việc quá tải nguồn dữ liệu nữa bởi vì họ đã có được những phương án để tập hợp, lưu trữ dữ liệu ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau. Cùng với sự hỗ trợ của công nghệ thì nhiều việc làm có thể được tự động hóa, chẳng hạn như tự động gửi mail tuyển dụng hàng loạt, chuyển CV ứng viên từ những trang tuyển dụng về một hệ thống chung.

- Việc quản lý dữ liệu ứng viên có thể giúp cho nhân viên tuyển dụng đưa ra được những quyết định chính xác. Người ứng viên có gắn bó lâu dài cũng như có thể hiện được những thế mạnh ở trong quá trình làm việc hay không là nhờ vào việc hạn chế quá trình tuyển dụng theo cảm tính hay chủ quan. Toàn bộ những sự đánh giá người ứng viên đều được chuẩn hóa dựa vào một thang điểm chi tiết nào đó. Bên cạnh đóm những quyết định chung sẽ được dễ dàng theo dõi và được phản hồi chéo nhờ vào hệ thống thông tin liên tục, xuyên suốt. Việc tuyển dụng sẽ có hiệu quả tốt nhờ tới việc quản lý tốt dữ liệu ứng viên.

2.3 Lợi ích đối với doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp vận dụng tốt việc quản lý dữ liệu ứng viên thì sẽ hạn chế được rất nhiều khoản thiệt hại có thể phát sinh từ việc tuyển dụng sai người. Thay vào đó, bạn có thể đưa ra những quyết định về tuyển dụng một cách chính xác hơn.

Ngoài ra, dựa vào việc quản lý dữ liệu của ứng viên thì doanh nghiệp cũng sẽ được hưởng lợi lớn trong việc quản lý nhân sự.

Cụ thể, doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự một cách chiến lược hơn. Đó là, khi một người ứng viên được tuyển dụng và trở thành một nhân viên chính thức của doanh nghiệp thì họ có thể dễ dàng được luân chuyển dữ liệu đến các chức năng khác trong phòng quản lý nhân sự,

Ví dụ: liên quan đến vấn đề tính lương hoặc được bộ phận nhân sự xây dựng chương trình đào taọ phù hợp.

2.4. Lợi ích đối với giám đốc nhân sự.

Nếu có lượng dữ liệu lớn thì khả năng khai thác là vô hạn. Việc quản lý dữ liệu ứng viên có thể giúp cho toàn bộ các khía cạnh từ công viêc của nhà quản lý nhân sự được thực hiện bài bản. Quản lý nhân sự có thể lên kế hoạch dễ dàng nhằm tối ưu những chiến dịch về tuyển dụng nhờ tới việc phân tích dữ liệu có sẵn, xây dựng một khung báo cáo tiêu chuẩn, luôn theo dõi được tiến độ của công việc trong một team.

3. Các giá trị từ việc quản lý dữ liệu ứng viên?

Quản lý dữ liệu ứng viên đem lại những giá trị bất ngờ cho nhà tuyển dụng

3.1  Giúp tăng hiệu suất công việc của đội ngũ tuyển dụng.

Việc xây dựng một quy trình chuyên về mảng quản lý dữ liệu của ứng viên một cách khoa học đồng thời có sự tích hợp với công nghệ tự động là một giải pháp hữu hiệu giúp nhà tuyển dụng có thể xử lý tốt những bộ hồ sơ chồng chất, làm tốt từ khâu sàng lọc, đánh giá cho tới việc sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn. Nhờ có quy trình quản lý đó mà bộ phận nhân sự có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức cũng như kinh phí tuyển dụng tốn kém.

Chúng ta không nên áp dụng hệ thống quản lý dữ liệu này chỉ đơn giản là nhập dữ liệu vào. Hãy phân loại dữ liệu theo những tiêu chí thực sự rõ ràng như: năng lực, chỗ ở v.v, Chúng sẽ giúp bạn chỉ cần bỏ ra một vài giâu ngắn ngủi để thực hiện việc tìm kiếm cũng như sàng lọc bản CV xin việc. Không những thế, tất cả mọi thông tin trong quá trình tuyển dụng nên được đảm bảo cập nhật liên tục, xuyên suốt để giúp cho những thành viên trong bộ phận tuyển dụng có thể dễ dàng theo dõi. Khối lượng thông tin lớn đó cần phải được sắp xếp một cách hợp lý để giúp bạn có thể hạn chế tối đa những nguy cơ quá tải thông tin. Doanh nghiệp nên áp dụng công nghệ để những dữ liệu có thể được lưu giữ lại theo cơ chế tự động, từ đó giuos cho toàn bộ nhân sự tuyển dụng có thể tiết kiệm được thời gian cũng như công sức so với việc thực hiện thủ công.

Nhờ có sự tiết kiệm đáng kể về công sức, thời gian và tiền bạc, lúc này bản thân nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể tập trung vào những công việc quan trọng như: Đánh giá ứng viên cũng như xây dựng chiến lược tuyển dụng hiệu quả.

3.2. Giúp quản lý chất lượng bộ phận tuyển dụng một cách dễ dàng

Khi chuyên viên tuyển dụng có thể giám sát được toàn bộ quá trình làm việc của bộ phận tuyển dụng thì việc tuyển dụng nhân sự mới của doanh nghiệp mới đạt được kết quả và chất lượng tốt nhất. Nhưng trên thực tế cách quản lý của nhiều nhà quản trị nhân sự hiện nay khiến cho những luồng thông tin bị đứt quãng nghiêm trọng.

Quản lý nhân sự không thể nào kiểm soát được những hoạt động của nhân viên và thường gặp phải những khó khăn trong việc đưa ra những quyết định về vấn đề tuyển dụng sao cho chính xác. Trong rất nhiều bản CV ứng viên gửi đến xin việc, nhà tuyển dụng chỉ xem xét 1 số rất ít để đi vào vòng tiếp theo - vòng phỏng vấn.

Điều gì sẽ xảy đến với số lượng CV còn lại? Liệu nhà tuyển dụng có đang bỏ sót bất cứ một CV của ứng viên tiềm năng nào trong số các CV không được lựa chọn để vào vòng trong hay không? Do đó, bằng phương pháp quản lý dữ liệu ứng viên, người chuyên viên tuyển dụng có thể theo sát dễ dàng hơn quá trình đánh giá và sàng lọc CV ứng tuyển được thực hiện bởi từng nhân viên thuộc bộ phận tuyển dụng nhân sự. Đối với việc làm báo cáo cũng có thể sử dụng phương pháp quản lý này.

Người quản trị nhân sự sẽ phải đối mặt và tự mình đưa ra rất nhiều câu hỏi, chẳng hạn như: Cách tính số liệu đó như thế nào? Liệu có xảy ra vấn đề gì trong quá trình nhân viên làm báo cáo khiến cho họ làm qua loa hay bỏ lơ nhiều thứ hay không?

Nhìn chung, khi đã sở hữu một quy trình về quản lý dữ liệu của người ứng viên một cách khoa học thì mọi thông tin này sẽ được lưu trữ một cách đầy đủ, rõ ràng nhất nhằm giúp cho người quản lý có thể quản lý, theo sát dễ dàng để từ đó có sự can thiệp kịp thời.

3.3. Cải thiện số lượng- chất lượng ứng viên được tuyển

Nếu như không có tư duy về quản lý dữ liệu ứng viên thì nhà tuyển dụng sẽ phải gặp những khó khăn khi đánh giá, so sánh những ứng viên dựa vào tiêu chí có sẵn. Việc làm mất dữ liệu ứng viên cũng theo đó thường xuyên xảy ra làm cho nhà tuyển dụng phải đánh đổi cả số lượng và chất lượng của việc tuyển dụng. Nhưng nếu biết cách tận dụng những lợi ích của việc quản lý dữ liệu ứng viên và sử dụng chúng khoa học thì nhà tuyển dụng có thể dễ dàng trong việc giải quyết vấn đề trên.

Việc đánh giá ứng viên sẽ chính xác hơn khi nhà tuyển dụng dựa vào dữ liệu. Một trong những sai lầm mà nhà tuyển dụng dễ mắc phải đó là đưa ra những quyết định dựa vào yếu tố cảm tính. Một phần là do nhà tuyển dụng hoàn toàn không có sự lưu trữ những đánh giá về ứng viên trong suốt quá trình làm việc với ứng viên hay nhà tuyển dụng không hề có những biện pháp phân loại người ứng viên dựa trên những tiêu chí nhất định như năng lực hay thang điểm.

Trên đây, Lê Ánh HR giúp các bạn có cái nhìn tổng thể về quản lý dữ liệu ứng viên giúp nhà tuyển dụng nâng cao hiệu quả và chất lượng tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp.

Có thể bạn quan tâm: Khóa học hành chính nhân sự