Hồ sơ nhân sự lưu bao lâu?

Chào Anh Khoa,

Không có một thời hạn lưu trữ chung áp dụng cho tất cả hồ sơ nhân sự. Thời gian lưu giữ phụ thuộc vào loại tài liệu, mục đích sử dụng, quy định pháp luật chuyên ngành và thỏa thuận hợp pháp với người lao động.

Trong đó, chứng từ tiền lương thuộc tài liệu kế toán có thể phải lưu tối thiểu 5 năm hoặc 10 năm tùy tính chất; còn hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc và giấy tờ cá nhân cần được đánh giá riêng.

Đối với hồ sơ nhân viên đã nghỉ việc, HR không nên tự ý tiêu hủy chỉ vì tài liệu đã lưu nhiều năm. Trước tiên, cần xác định nghĩa vụ lưu trữ, nhu cầu chứng minh quyền lợi và căn cứ xử lý dữ liệu cá nhân.

1. Hồ sơ nhân sự phải lưu trong bao lâu theo quy định?

Thời hạn lưu trữ phụ thuộc vào loại hồ sơ và quy định pháp luật áp dụng.

Đối với doanh nghiệp thông thường, HR có thể tham khảo cách phân loại sau:

Theo Điều 12 và Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính thuộc nhóm phải lưu tối thiểu 10 năm; một số tài liệu phục vụ quản lý, điều hành không trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán thuộc nhóm tối thiểu 5 năm.

Lưu ý: Không nên áp dụng thời hạn 10 năm của chứng từ kế toán cho toàn bộ hồ sơ nhân sự, cũng không nên mặc định mọi bảng lương đều có cùng thời hạn khi chưa phân loại chức năng của tài liệu.

2. Nhân viên đã nghỉ việc, doanh nghiệp có được tiếp tục lưu hồ sơ không?

Doanh nghiệp có thể tiếp tục lưu những tài liệu còn nghĩa vụ lưu trữ theo pháp luật hoặc có thỏa thuận hợp pháp, nhưng không được mặc nhiên giữ toàn bộ dữ liệu cá nhân vô thời hạn.

Theo khoản 2 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026:

• Dữ liệu cá nhân của người lao động phải được lưu trữ theo thời hạn do pháp luật quy định hoặc theo thỏa thuận.
• Khi chấm dứt hợp đồng lao động, dữ liệu cá nhân phải được xóa, hủy, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định khác.

Ví dụ, một nhân viên đã nghỉ việc 6 năm nhưng hồ sơ thanh toán tiền lương của họ vẫn thuộc thời hạn lưu trữ kế toán bắt buộc thì doanh nghiệp không nên tiêu hủy tài liệu đó.

Ngược lại, các bản sao giấy tờ cá nhân được thu thập chỉ nhằm phục vụ quản lý nhân sự, nếu không còn căn cứ lưu giữ, cần được xem xét xóa hoặc hủy theo quy định.

Như vậy, HR phải phân biệt tài liệu cần lưu để thực hiện nghĩa vụ pháp lý với dữ liệu cá nhân không còn căn cứ tiếp tục lưu giữ.

3. Hồ sơ nhân sự hết thời hạn lưu trữ, HR có được tự tiêu hủy không?

HR không nên tự quyết định tiêu hủy hồ sơ chỉ dựa trên năm lưu trữ hoặc yêu cầu dọn kho.

Trước khi tiêu hủy, cần thực hiện các bước cơ bản:

1. Lập danh mục hồ sơ: Thống kê loại tài liệu, nhân viên liên quan, thời điểm hình thành và tình trạng lưu trữ.
2. Kiểm tra căn cứ pháp lý: Xác định hồ sơ đã hết thời hạn bắt buộc hay vẫn cần lưu để giải quyết nghĩa vụ, tranh chấp hoặc kiểm tra.
3. Trình phê duyệt: Báo cáo người có thẩm quyền theo quy trình doanh nghiệp và áp dụng thủ tục pháp luật chuyên ngành nếu có.
4. Thực hiện tiêu hủy an toàn: Sử dụng phương pháp phù hợp để ngăn chặn việc khôi phục, truy cập hoặc tiết lộ trái phép thông tin cá nhân.
5. Lập hồ sơ ghi nhận: Lưu danh mục, quyết định phê duyệt và biên bản tiêu hủy theo yêu cầu áp dụng.

Đối với chứng từ kế toán, HR cần phối hợp với bộ phận kế toán vì pháp luật kế toán có quy định riêng về tiêu hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ.

Ngoài ra, Thông tư 08/2025/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, thay thế Thông tư 10/2022/TT-BNV, quy định thời hạn lưu trữ đối với các nhóm tài liệu thuộc lĩnh vực nội vụ. Khi áp dụng, cần kiểm tra đúng phạm vi điều chỉnh và loại tài liệu, tránh lấy thời hạn của hồ sơ cơ quan nhà nước để áp dụng máy móc cho hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp tư nhân.

4. Cách rà soát hồ sơ nhân sự tồn đọng nhiều năm tại doanh nghiệp

Với công ty hoạt động hơn 10 năm, em nên bắt đầu từ việc kiểm kê và phân loại hồ sơ thay vì tiêu hủy ngay những tài liệu cũ.

Có thể lập bảng Excel với cấu trúc sau:

Đây là ví dụ minh họa cách phân loại, không phải kết luận về tình trạng pháp lý của từng hồ sơ thực tế.

Để quản lý lâu dài, HR nên xây dựng bảng danh mục thời hạn lưu trữ theo từng nhóm tài liệu, quy định rõ đơn vị phụ trách, nơi lưu trữ, người được truy cập và điều kiện tiêu hủy.

Cách làm này giúp giảm tình trạng lưu giữ tràn lan, hạn chế thất lạc và hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu cá nhân tốt hơn.

5. HR cần lưu ý gì khi quản lý và tiêu hủy hồ sơ nhân sự?

Người phụ trách hành chính nhân sự cần nắm được ba nguyên tắc quan trọng:

• Không tiêu hủy tài liệu khi chưa xác định đầy đủ nghĩa vụ lưu trữ và thẩm quyền phê duyệt.
• Không giữ dữ liệu cá nhân lâu hơn mức cần thiết nếu không có căn cứ hợp pháp.
• Không chuyển toàn bộ hồ sơ giấy sang bản scan rồi tự động tiêu hủy bản gốc khi chưa kiểm tra giá trị pháp lý và yêu cầu lưu bản gốc.

Với người mới làm công tác lưu trữ, có thể tham khảo khóa học Hành chính nhân sự tại Lê Ánh HR để bổ sung kỹ năng quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động và xử lý tài liệu nhân sự đúng quy trình.

Xem thêm: Cách Quản Lý Hồ Sơ Tài Liệu Văn Phòng Khoa Học

Tóm lại, hồ sơ nhân sự không có một thời hạn lưu trữ chung cho tất cả tài liệu. Với các hồ sơ đã tồn đọng nhiều năm, em nên phối hợp cùng kế toán và bộ phận pháp chế hoặc người phụ trách tuân thủ để xác định thời hạn lưu của từng nhóm, sau đó mới trình phê duyệt tiêu hủy. Việc này vừa giúp giảm lượng hồ sơ giấy, vừa hạn chế rủi ro pháp lý và bảo vệ thông tin của nhân viên.