Hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy quản lý thế nào?

Chào Nguyên Hà,

HR nên quản lý hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy theo một hệ thống thống nhất, sử dụng cùng mã nhân viên, danh mục tài liệu và thông tin lưu trữ. Hồ sơ điện tử phục vụ tra cứu nhanh, cập nhật và chia sẻ theo phân quyền; hồ sơ giấy được lưu đối với những tài liệu cần bảo quản bản gốc hoặc chưa đáp ứng điều kiện chuyển đổi sang điện tử.

Đặc biệt, giấy tờ đã scan không đồng nghĩa với việc được phép tiêu hủy bản giấy. HR cần kiểm tra giá trị pháp lý của bản điện tử, yêu cầu lưu trữ và quy định về chuyển đổi tài liệu trước khi quyết định bỏ bản gốc.

1. Hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy khác nhau như thế nào?

Hồ sơ giấy là những tài liệu được lập, ký và lưu trữ dưới dạng bản giấy. Hồ sơ điện tử là tài liệu được tạo lập hoặc lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, chẳng hạn hợp đồng lao động điện tử, quyết định ký số hoặc tài liệu được chuyển đổi từ bản giấy.

Hai hình thức có những điểm khác nhau:

Theo khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động được giao kết qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản. 

Tuy nhiên, cần phân biệt hợp đồng điện tử được giao kết hợp lệ với bản scan của hợp đồng giấy có chữ ký tay. Hai loại tài liệu này không đương nhiên có cùng giá trị pháp lý.

2. HR nên quản lý song song hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử như thế nào?

Đối với doanh nghiệp đang chuyển đổi sang quản lý điện tử, cách hiệu quả nhất là xây dựng một danh mục quản lý chung thay vì duy trì hai hệ thống độc lập.

Bước 1 – Thống nhất mã hồ sơ nhân viên

Mỗi nhân viên sử dụng một mã duy nhất, ví dụ NV001, NV002. Mã này được sử dụng trên cả bìa hồ sơ giấy, tên thư mục điện tử và bảng theo dõi.

Bước 2 – Phân loại tài liệu theo nhóm

HR nên chia hồ sơ thành các nhóm: thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, quyết định nhân sự, tiền lương và chế độ, đào tạo, nghỉ việc.

Bước 3 – Lập bảng theo dõi vị trí lưu trữ

Bước 4 – Quy định người cập nhật và kiểm tra

Khi phát sinh hợp đồng mới hoặc quyết định nhân sự, HR cần cập nhật danh mục, kiểm tra phiên bản và xác định tài liệu nào phải tiếp tục lưu bản giấy.

Ví dụ, nếu nhân viên đã ký hợp đồng giấy, HR có thể scan để thuận tiện tra cứu nhưng vẫn lưu bản gốc theo yêu cầu áp dụng. Nhờ cùng mã hồ sơ, khi cần kiểm tra chữ ký gốc, HR có thể xác định ngay vị trí tài liệu.

3. Hồ sơ đã scan có được bỏ bản giấy không?

Không phải cứ scan xong là HR được hủy bản giấy. Việc chuyển đổi và lưu trữ hồ sơ điện tử phải đáp ứng những điều kiện nhất định.

Theo Điều 12 và Điều 13 Luật Giao dịch điện tử 2023, văn bản giấy được chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu phải đáp ứng các yêu cầu về tính toàn vẹn, khả năng truy cập, thông tin xác nhận chuyển đổi và những điều kiện bổ sung trong trường hợp pháp luật quy định. Việc lưu trữ điện tử cũng phải bảo đảm khả năng truy cập, thể hiện chính xác thông tin và xác định nguồn gốc dữ liệu. 

HR có thể tham khảo nguyên tắc xử lý sau:

Đối với hợp đồng hoặc quyết định có chữ ký, HR không nên mặc định file PDF scan là bản điện tử gốc có giá trị thay thế hoàn toàn.

Lưu ý: Ngay cả khi tài liệu điện tử đáp ứng điều kiện lưu trữ, quyết định tiêu hủy bản giấy vẫn cần đối chiếu nghĩa vụ bảo quản bản gốc, thời hạn lưu trữ, quy định chuyên ngành và thẩm quyền phê duyệt.

4. Cách bảo mật và tránh thất lạc hồ sơ nhân sự điện tử

Hồ sơ nhân sự chứa dữ liệu cá nhân như thông tin định danh, địa chỉ, tiền lương và tình trạng tham gia các chế độ bảo hiểm. Vì vậy, doanh nghiệp cần quản lý quyền truy cập chặt chẽ.

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, hoạt động xử lý và lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động phải tuân thủ quy định pháp luật.

Để hạn chế rủi ro, HR nên:

• Phân quyền truy cập: Chỉ những người có nhiệm vụ mới được xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu liên quan.
• Sao lưu định kỳ: Có phương án khôi phục khi hệ thống gặp sự cố.
• Kiểm soát phiên bản: Đánh dấu tài liệu đang có hiệu lực, tài liệu đã thay thế và lịch sử chỉnh sửa.
• Quản lý thời hạn lưu: Xác định thời hạn và căn cứ lưu trữ theo từng loại tài liệu.
• Kiểm soát hồ sơ giấy: Có danh mục bàn giao, mượn và trả tài liệu.

Đặc biệt, không nên lưu hồ sơ nhân viên trên tài khoản cá nhân hoặc chia sẻ công khai đường dẫn chứa hợp đồng, bảng lương và thông tin định danh.

Khi nhân viên nghỉ việc, HR cần rà soát tài liệu nào phải tiếp tục lưu theo quy định pháp luật hoặc thỏa thuận hợp pháp và dữ liệu nào cần xóa, hủy.

5. Người mới làm HCNS nên bắt đầu số hóa hồ sơ từ đâu?

Nếu công ty đang lưu hồ sơ giấy và điện tử thiếu đồng bộ, em nên bắt đầu bằng việc kiểm kê toàn bộ tài liệu hiện có, sau đó xây dựng danh mục theo từng mã nhân viên.

Có thể thực hiện theo trình tự: kiểm kê hồ sơ giấy → lập danh mục điện tử → xác định tài liệu cần scan → kiểm tra chất lượng bản scan → cập nhật vị trí lưu trữ → phân quyền truy cập.

Nên ưu tiên số hóa những hồ sơ thường xuyên cần tra cứu như hợp đồng lao động, phụ lục, quyết định điều chỉnh lương và hồ sơ tiếp nhận nhân viên. Đối với những tài liệu phải giữ bản giấy, ghi rõ vị trí lưu để tránh tìm kiếm nhiều lần.

Người mới phụ trách công việc này có thể tham khảo khóa học Hành chính nhân sự tại Lê Ánh HR để bổ sung kỹ năng quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động và tổ chức lưu trữ dữ liệu nhân sự.

Xem thêm: Cách Quản Lý Hồ Sơ Tài Liệu Văn Phòng Khoa Học

Tóm lại, HR nên quản lý hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử bằng một danh mục thống nhất, sử dụng chung mã nhân viên, kiểm soát phiên bản và phân quyền truy cập. Hồ sơ điện tử giúp tra cứu thuận tiện, nhưng bản scan không tự động thay thế bản giấy. Trước khi tiêu hủy bản gốc, doanh nghiệp cần xác định đầy đủ điều kiện pháp lý và nghĩa vụ lưu trữ tương ứng.