Nghỉ ngang HR xử lý hồ sơ thế nào?

Khi nhân viên tự ý nghỉ ngang, HR cần ghi nhận số ngày vắng mặt, xác minh lý do, lưu bằng chứng liên hệ, lập hồ sơ xử lý và xác định đúng căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động. Đồng thời, cần phối hợp kiểm kê tài sản chưa bàn giao, đối chiếu tiền lương và thực hiện thủ tục BHXH theo quy định.Khi nhân viên tự ý nghỉ ngang, HR cần ghi nhận số ngày vắng mặt, xác minh lý do, lưu bằng chứng liên hệ, lập hồ sơ xử lý và xác định đúng căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động. Đồng thời, cần phối hợp kiểm kê tài sản chưa bàn giao, đối chiếu tiền lương và thực hiện thủ tục BHXH theo quy định.
Doanh nghiệp không nên lập quyết định chấm dứt hợp đồng ngay khi nhân viên mới nghỉ một vài ngày mà chưa xác minh nguyên nhân. Theo điểm e khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng không cần báo trước nếu người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên. 
THƯ VIỆN PHÁP LUẬT+1

Tóm tắt nhanh- Khi nhân viên nghỉ ngang: Ghi nhận vắng mặt, liên hệ xác minh và lưu bằng chứng.- Hồ sơ cần chuẩn bị: Bảng chấm công, biên bản vắng mặt, thông báo liên hệ, tài liệu xác minh và hồ sơ chấm dứt phù hợp.- Chấm dứt hợp đồng: Cần có căn cứ pháp lý; không mặc nhiên chấm dứt ngay khi nhân viên không phản hồi.- Lương, BHXH và tài sản: Phải đối chiếu, giải quyết riêng theo quy định, không tự ý giữ toàn bộ lương để trừ tài sản chưa bàn giao.1. Nhân viên nghỉ ngang, HR cần xử lý những gì đầu tiên?Khi phát hiện người lao động nghỉ việc không thông báo, HR nên phối hợp với trưởng bộ phận xác minh tình trạng trước khi thực hiện thủ tục chấm dứt.
Các công việc cần làm gồm:1. Kiểm tra ngày vắng mặt: Đối chiếu lịch làm việc, bảng chấm công, đơn nghỉ phép và thông tin từ quản lý trực tiếp.2. Liên hệ với nhân viên: Gọi điện, gửi email hoặc văn bản đề nghị giải trình lý do vắng mặt và xác nhận tình trạng làm việc.3. Lập biên bản ghi nhận: Ghi rõ thời gian vắng mặt, thông tin liên hệ đã thực hiện và những công việc chưa bàn giao.4. Kiểm kê tài sản: Phối hợp với hành chính, IT và trưởng bộ phận xác định tài sản, hồ sơ, tài khoản hoặc công việc còn tồn đọng.Trường hợp không liên hệ được, HR nên lưu lịch sử cuộc gọi, email, thông báo đã gửi và các bằng chứng liên quan.
Lưu ý: Không phải mọi trường hợp nghỉ đột ngột đều là nghỉ việc trái pháp luật. Người lao động có thể có lý do chính đáng hoặc thuộc trường hợp được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng không cần báo trước theo khoản 2 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019. 
THƯ VIỆN PHÁP LUẬT+1

2. Nhân viên tự ý nghỉ ngang, công ty có được chấm dứt hợp đồng ngay không?Công ty không được tự động chấm dứt hợp đồng chỉ vì nhân viên nghỉ một vài ngày hoặc không trả lời điện thoại. Cần xác định số ngày vắng mặt, lý do nghỉ và căn cứ pháp lý áp dụng.
Có hai trường hợp cần phân biệt:Trường hợp Cách xử lýTự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên Doanh nghiệp có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng không cần báo trước theo Điều 36Tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày, không có lý do chính đáng Có thể xem xét xử lý kỷ luật sa thải theo Điều 125 và phải tuân thủ đầy đủ trình tự xử lý kỷ luật

THƯ VIỆN PHÁP LUẬT+1

Đối với trường hợp sa thải, doanh nghiệp phải thực hiện đúng nguyên tắc và thủ tục xử lý kỷ luật lao động, không được tự ý bỏ qua thủ tục họp xử lý kỷ luật nếu pháp luật yêu cầu.
Với tình huống nhân viên nghỉ liên tục, không liên lạc được, HR cần ưu tiên xác minh đủ điều kiện áp dụng Điều 36 trước khi đề xuất phương án chấm dứt.
Đặc biệt, tự ý bỏ việc 05 ngày liên tục không đồng nghĩa với việc người lao động đương nhiên đã đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật. Phải xác định rõ chủ thể thực hiện hành vi chấm dứt để đánh giá đúng quyền và nghĩa vụ của các bên. 
baochinhphu.vn

3. HR cần chuẩn bị những hồ sơ gì khi nhân viên nghỉ ngang?Để xử lý đúng quy định và có căn cứ khi phát sinh tranh chấp, HR nên lập một bộ hồ sơ riêng cho trường hợp nhân viên tự ý nghỉ việc.Hồ sơ, tài liệu Mục đíchHợp đồng lao động Kiểm tra quyền, nghĩa vụ và tình trạng hợp đồngBảng chấm công Xác định chính xác số ngày vắng mặtBiên bản ghi nhận vắng mặt Ghi nhận sự việc và thông tin từ bộ phận quản lýEmail, thông báo yêu cầu giải trình Chứng minh quá trình liên hệ, xác minh lý doBiên bản kiểm kê tài sản Xác định tài sản, hồ sơ, công việc chưa bàn giaoVăn bản chấm dứt hợp đồng Ghi nhận căn cứ và thời điểm chấm dứt sau khi đủ điều kiệnBảng quyết toán lương và hồ sơ BHXH Hoàn tất nghĩa vụ khi chấm dứt quan hệ lao động
Đối với những tài liệu HR lập khi nhân viên vắng mặt, cần ghi đúng diễn biến thực tế, người chứng kiến và kết quả xác minh. Không nên ghi rằng người lao động đã đồng ý nghỉ việc hoặc xác nhận bàn giao khi chưa có bằng chứng.
Nếu công ty lựa chọn xử lý kỷ luật sa thải, hồ sơ còn phải có các tài liệu về thủ tục xử lý kỷ luật theo quy định tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. 
Dữ liệu Chính Phủ+1

4. Nhân viên nghỉ ngang chưa bàn giao tài sản, lương và BHXH giải quyết thế nào?Người lao động nghỉ ngang vẫn có quyền được thanh toán tiền lương cho thời gian thực tế đã làm việc và giải quyết các quyền lợi hợp pháp khi hợp đồng chấm dứt.
HR cần phân biệt ba vấn đề:
Về tiền lương: Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản liên quan, trừ một số trường hợp pháp luật cho phép kéo dài nhưng không quá 30 ngày. 
Hệ thống pháp luật VN

Về BHXH: Doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH xác nhận thời gian đã đóng, hoàn tất thủ tục liên quan khi người lao động chấm dứt hợp đồng, kể cả trường hợp nghỉ ngang. 
xaydungchinhsach.chinhphu.vn+1

Về tài sản chưa bàn giao: HR cần phối hợp kiểm kê, yêu cầu hoàn trả và xác định thiệt hại thực tế nếu có. Không được mặc nhiên giữ toàn bộ lương hoặc tự ý khấu trừ tiền lương để bù tài sản chưa bàn giao. Trách nhiệm bồi thường và khấu trừ tiền lương phải có căn cứ, tuân thủ quy định pháp luật.
Trường hợp người lao động thực sự đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, doanh nghiệp có thể xem xét nghĩa vụ bồi thường theo Điều 40 Bộ luật Lao động 2019. Tuy nhiên, không được tự động áp dụng nghĩa vụ này cho mọi trường hợp tự ý vắng mặt. 
baochinhphu.vn

5. HR cần lưu ý gì để hạn chế rủi ro khi xử lý nhân viên nghỉ ngang?Với trường hợp nhân viên đã nghỉ và không phản hồi, em nên thực hiện theo thứ tự: xác minh lý do → ghi nhận bằng chứng → xác định căn cứ chấm dứt → hoàn tất hồ sơ → giải quyết lương, BHXH và tài sản.
Không nên ký thay đơn xin nghỉ việc, ghi lùi ngày trên quyết định hoặc tự ý xử lý sa thải khi chưa thực hiện đầy đủ thủ tục. Nếu hồ sơ chưa đủ căn cứ, HR cần tiếp tục xác minh và tham khảo ý kiến bộ phận pháp chế hoặc người có chuyên môn trước khi trình quyết định.
Người mới làm HCNS có thể tham khảo các chương trình đào tạo Hành chính nhân sự tổng hợp tại Lê Ánh HR để bổ sung kỹ năng quản lý hợp đồng, lập hồ sơ nghỉ việc và xử lý tình huống lao động thực tế.
Tóm lại, khi nhân viên nghỉ ngang, HR không nên ra quyết định chấm dứt hợp đồng ngay khi chưa đủ căn cứ. Cần lập hồ sơ xác minh, lựa chọn đúng phương án xử lý và hoàn thành nghĩa vụ về lương, BHXH, đồng thời giải quyết riêng tài sản chưa bàn giao để hạn chế tranh chấp pháp lý.