Onboarding checklist gồm những gì?

Chào Ánh Kim,

Onboarding checklist là danh sách những công việc cần hoàn thành khi tiếp nhận nhân viên mới, từ trước ngày nhận việc đến khi kết thúc quá trình hội nhập và đánh giá thử việc. Checklist thường bao gồm chuẩn bị hồ sơ, hợp đồng, thiết bị, tài khoản, giới thiệu nội quy, hướng dẫn công việc, đào tạo và đánh giá kết quả.

Với công ty chuẩn bị tuyển 15 nhân viên thuộc nhiều phòng ban, HR nên xây dựng một checklist chung, đồng thời phân công rõ trách nhiệm cho bộ phận hành chính, IT và quản lý trực tiếp. Mỗi đầu việc cần có người phụ trách, thời hạn hoàn thành và trạng thái xử lý để tránh bỏ sót.

1. Onboarding checklist gồm những nội dung gì?

Onboarding checklist thường được chia thành ba giai đoạn: trước ngày nhân viên nhận việc, ngày đầu tiên và giai đoạn hội nhập, thử việc.

Mỗi giai đoạn có những công việc khác nhau nhưng đều hướng đến mục tiêu giúp nhân viên tiếp cận công việc thuận lợi và bảo đảm các thủ tục tiếp nhận được hoàn tất.

Đối với doanh nghiệp tuyển nhiều nhân viên cùng lúc, HR nên sử dụng một mẫu checklist thống nhất, sau đó bổ sung các đầu việc riêng theo từng vị trí.

Ví dụ, nhân viên kinh doanh cần được cấp tài khoản CRM và hướng dẫn quy trình bán hàng, trong khi nhân viên kế toán cần được phân quyền phần mềm kế toán và hướng dẫn quy trình chứng từ.

2. Checklist trước ngày nhận việc và ngày đầu tiên gồm những gì?

Đây là giai đoạn HR cần phối hợp nhiều nhất với hành chính, IT và quản lý trực tiếp.

Trước ngày nhận việc, HR cần xác nhận thời gian, địa điểm, người đón tiếp và các giấy tờ người lao động cần chuẩn bị. Đồng thời, gửi thông tin nhân sự mới cho các bộ phận liên quan để chuẩn bị máy tính, chỗ ngồi, tài khoản phần mềm và các công cụ cần thiết.

Trong ngày đầu tiên, HR nên ưu tiên các công việc:

• Đón tiếp và hướng dẫn nhân viên hoàn thiện thủ tục nhận việc.
• Giới thiệu nội quy lao động, quy định chấm công, nghỉ phép và các chính sách liên quan.
• Bàn giao thiết bị, email, tài khoản và quyền truy cập phù hợp.
• Giới thiệu quản lý trực tiếp, đồng nghiệp và người hướng dẫn.
• Thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu công việc và kế hoạch hội nhập.

Đặc biệt, HR cần kiểm tra thiết bị và tài khoản đã sử dụng được hay chưa, thay vì chỉ đánh dấu hoàn tất khi đã gửi yêu cầu cho IT.

Với công ty thường xảy ra tình trạng nhân viên chưa có tài khoản hoặc thiếu thiết bị, đây nên là nhóm công việc được ưu tiên theo dõi trước ngày nhận việc.

3. Trong thời gian thử việc, onboarding checklist cần theo dõi những gì?

Sau ngày nhận việc, onboarding cần tiếp tục được thực hiện để nhân viên hiểu công việc, làm quen quy trình và đáp ứng yêu cầu của vị trí.

HR nên phối hợp với quản lý trực tiếp để theo dõi các nội dung:

• Tuần đầu tiên: Hoàn thành hướng dẫn nội quy, quy trình làm việc, công cụ sử dụng và nhiệm vụ ban đầu.
• Các tuần tiếp theo: Theo dõi tiến độ đào tạo, mức độ hoàn thành công việc, những khó khăn cần hỗ trợ.
• Trước khi kết thúc thử việc: Quản lý trực tiếp đánh giá kết quả dựa trên tiêu chí đã thống nhất, HR tổng hợp và thực hiện thủ tục liên quan.

Theo Điều 27 Bộ luật Lao động 2019, khi kết thúc thời gian thử việc, người sử dụng lao động phải thông báo kết quả cho người lao động. Trường hợp đạt yêu cầu, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã giao kết có nội dung thử việc hoặc giao kết hợp đồng lao động nếu trước đó hai bên chỉ ký hợp đồng thử việc. 

Lưu ý, thời gian thử việc phải phù hợp với tính chất công việc và giới hạn pháp luật; không mặc định mọi nhân viên đều thử việc hai tháng.

4. Mẫu onboarding checklist dành cho HR khi tiếp nhận nhân viên mới

Với 15 nhân viên thuộc nhiều phòng ban, em có thể sử dụng mẫu checklist dưới đây và điều chỉnh theo đặc thù từng vị trí.

Mẫu trên áp dụng cho quy trình tiếp nhận thông thường. Những vị trí yêu cầu đào tạo an toàn, bảo mật dữ liệu hoặc bàn giao công cụ chuyên môn cần bổ sung hạng mục riêng.

5. HR nên phân công và quản lý onboarding checklist thế nào để tránh bỏ sót?

Nguyên tắc quan trọng nhất là mỗi đầu việc phải có người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành cụ thể. HR thường là đầu mối điều phối, nhưng không cần trực tiếp thực hiện toàn bộ checklist.

Đối với doanh nghiệp tuyển 15 người cùng thời điểm, nên lập bảng theo dõi chung bằng Excel hoặc phần mềm nhân sự, gồm mã nhân viên, phòng ban, ngày nhận việc, hạng mục, người phụ trách, thời hạn và trạng thái.

Có thể phân công theo cách sau:

HR cần thường xuyên kiểm tra những đầu việc chưa hoàn thành, đặc biệt trước ngày nhận việc và trước khi kết thúc thử việc. Đối với tài khoản truy cập và hồ sơ cá nhân, doanh nghiệp cũng cần phân quyền, bảo vệ dữ liệu phù hợp với Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. 

Người mới phụ trách công việc này có thể tham khảo khóa học Hành chính nhân sự tại Lê Ánh HR để bổ sung kỹ năng xây dựng quy trình tiếp nhận, quản lý hồ sơ và phối hợp giữa các bộ phận.

Tóm lại, onboarding checklist cần bao quát ba giai đoạn: trước ngày nhận việc, ngày đầu tiên và quá trình hội nhập, thử việc. Với trường hợp công ty sắp tuyển 15 nhân viên, em nên sử dụng checklist chung có phân công trách nhiệm, hạn hoàn thành và trạng thái theo dõi; sau đó bổ sung nhiệm vụ đặc thù cho từng phòng ban để bảo đảm nhân viên mới được tiếp nhận đầy đủ, đúng tiến độ.