Người mới HCNS cần biết hồ sơ nào trước?

Chào Duy An,

Người mới làm hành chính nhân sự (HCNS) nên ưu tiên nắm 5 nhóm hồ sơ: hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, quyết định nhân sự, hồ sơ bảo hiểm xã hội và hồ sơ nghỉ việc. Đây là những tài liệu thường xuyên sử dụng để quản lý lao động, theo dõi quyền lợi và thực hiện thủ tục nhân sự tại doanh nghiệp.

Với công ty khoảng 50 nhân viên, em nên bắt đầu bằng việc kiểm tra danh sách lao động hiện tại, đối chiếu hồ sơ từng người và rà soát thời hạn hợp đồng. Sau đó mới sắp xếp các hồ sơ phát sinh trong quá trình làm việc và nghỉ việc. Cách làm này giúp phát hiện giấy tờ còn thiếu, thông tin chưa thống nhất và những thủ tục cần xử lý sớm.

1. Người mới HCNS cần nắm những bộ hồ sơ nào?

Khi tiếp nhận công việc, em nên phân loại hồ sơ theo từng nhóm nghiệp vụ thay vì sắp xếp tất cả giấy tờ chung một nơi.

Không phải mọi nhân viên đều có đầy đủ tất cả các loại giấy tờ trên. Thành phần hồ sơ cần phù hợp với tình trạng lao động và những nghiệp vụ thực tế phát sinh.

2. Khi nhận bàn giao hồ sơ nhân sự nên kiểm tra gì trước?

Với doanh nghiệp khoảng 50 nhân viên, nên kiểm tra hồ sơ của người đang làm việc trước, đặc biệt là hợp đồng lao động và thông tin BHXH.

Em có thể thực hiện lần lượt:

1. Đối chiếu danh sách nhân viên thực tế với danh sách đang quản lý trên Excel hoặc phần mềm nhân sự.
2. Kiểm tra tình trạng hợp đồng lao động, thời hạn hợp đồng và các trường hợp sắp hết hạn.
3. Đối chiếu thông tin cá nhân, chức danh, mức lương và dữ liệu tham gia BHXH với hồ sơ liên quan.
4. Rà soát quyết định điều chuyển, tăng lương hoặc các thay đổi chưa cập nhật.
5. Kiểm tra hồ sơ nhân viên đã nghỉ việc nhưng chưa hoàn tất thủ tục bàn giao, thanh toán hoặc bảo hiểm.

Nếu phát hiện thiếu hồ sơ, cần lập danh sách theo dõi và xác định bộ phận hoặc cá nhân phụ trách bổ sung. Không nên tự ý sửa thông tin hay lập lại giấy tờ khi chưa kiểm tra căn cứ.

3. Cách sắp xếp và quản lý hồ sơ nhân sự để tránh sai sót

Với quy mô 50 nhân viên, em có thể quản lý hồ sơ bằng Excel kết hợp lưu trữ hồ sơ giấy và tài liệu điện tử.

Nên tạo một bảng theo dõi với các thông tin chính:

Mỗi nhân viên nên có một mã hồ sơ riêng để dễ tìm kiếm. Hồ sơ giấy cần được phân loại, lưu giữ tại nơi phù hợp; hồ sơ điện tử cần có phân quyền truy cập và sao lưu định kỳ.

Đặc biệt, không nên lưu trữ hoặc chia sẻ tùy tiện thông tin cá nhân, tiền lương và dữ liệu bảo hiểm của người lao động. Cần tuân thủ quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân và chính sách bảo mật của doanh nghiệp.

Xem thêm: Các Lỗi Thường Gặp Khi Lưu Trữ Hồ Sơ Và Cách Xử Lý

4. Người mới HCNS cần lưu ý gì khi quản lý hồ sơ?

Sai sót thường gặp của người mới là chỉ kiểm tra hồ sơ có đủ giấy tờ hay không mà chưa chú ý đến tính chính xác, thời hạn và sự thống nhất giữa các tài liệu.

Em cần lưu ý ba vấn đề:

• Kiểm tra tính thống nhất: Thông tin trên hợp đồng, hồ sơ nhân viên, quyết định lương và dữ liệu BHXH phải được đối chiếu khi có thay đổi.
• Theo dõi thời hạn: Đặc biệt chú ý hợp đồng lao động sắp hết hạn, các thủ tục phát sinh khi nhân viên nhận việc hoặc nghỉ việc. Theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, việc xử lý hợp đồng xác định thời hạn khi hết hạn có những mốc và điều kiện pháp lý cụ thể cần tuân thủ.
• Lưu hồ sơ có căn cứ: Không tự ý chỉnh sửa, bổ sung hoặc tiêu hủy giấy tờ khi chưa xác định đúng thẩm quyền và quy trình.

Với những hồ sơ chưa rõ tình trạng, em nên trao đổi với người bàn giao hoặc người phụ trách để xác nhận trước khi cập nhật.

5. Người mới nên học gì để quản lý hồ sơ nhân sự thành thạo?

Nếu chưa có kinh nghiệm, em nên bắt đầu từ nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân sự, soạn thảo hợp đồng lao động, thực hiện các thủ tục tiếp nhận, điều chuyển, nghỉ việc và quản lý dữ liệu lao động.

Bên cạnh đó, cần học thêm kiến thức pháp luật lao động cơ bản, bảo hiểm xã hội và kỹ năng Excel để kiểm tra hồ sơ, theo dõi thời hạn và lập báo cáo.

Em có thể tham khảo khóa học Hành chính nhân sự tại Lê Ánh HR để học các nghiệp vụ này theo quy trình và thực hành trên biểu mẫu thường dùng tại doanh nghiệp.

Với công ty khoảng 50 nhân viên, trước mắt em nên hoàn thiện danh sách quản lý hồ sơ, rà soát hợp đồng và phân loại tài liệu theo từng nhân viên. Khi đã nắm chắc cách quản lý, em có thể tiếp tục học chuyên sâu về C&B hoặc bảo hiểm xã hội nếu công việc yêu cầu.

Tóm lại, người mới HCNS nên nắm chắc 5 nhóm hồ sơ cơ bản trước khi tiếp nhận thêm những nghiệp vụ phức tạp. Quan trọng nhất là biết kiểm tra tính đầy đủ, theo dõi thời hạn, cập nhật đúng thông tin và bảo mật hồ sơ nhân sự.

Tham khảo chương trình đào tạo tại Lê Ánh HR để tìm hiểu các khóa học thực hành hành chính nhân sự và lựa chọn lộ trình phù hợp.