Mô Tả Công Việc Của Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu

Nội dung bài viết được cố vấn chuyên môn bởi Th.S Lê Thị Ánh - CEO Trung tâm Lê Ánh - Giảng viên khóa học hành chính nhân sự tại trung tâm đào tạo thực hành Lê Ánh.

Cùng với sự hội nhập kinh tế quốc tế, Ngành Xuất nhập khẩu tại Việt Nam được mở cửa và ngày càng có vị trí ngày càng cao trên thị trường việc làm Việt Nam. Do vậy công việc của nhân viên xuất nhập khẩu ngày càng nhiều và nhu cầu tuyển dụng tăng vượt bậc.

Vậy Công việc của nhân viên Xuất nhập khẩu như thế nào, hãy cùng Lê Ánh HR tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

I. Nhân viên xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên xuất nhập khẩu (Import – Export Staff) là vị trí nhân sự trực tiếp tham gia vào quá trình hoàn tất hồ sơ, các thủ tục hải quan cho doanh nghiệp để được tiến hành nhập khẩu hàng hóa hoặc bán hàng hóa ra nước ngoài.

II. Mô Tả Công Việc Của Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu + Mức Lương

Nhân viên xuất nhập khẩu chính là cầu nối giữa các doanh nghiệp với nhau. Họ sẽ đảm đương quy trình để các lô hàng có thể lưu thông nhanh chóng, đảm bảo chuỗi cung ứng hàng hoá toàn cầu. Ngành xuất nhập khẩu bao gồm các vị trí công việc cơ bản như:

• Nhân viên mua hàng.
• Nhân viên chứng từ.
• Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu.
• Nhân viên hiện trường.
• Nhân viên phòng thanh toán quốc tế tại ngân hàng.
• ….

Vậy cụ thể, tại từng vị trí xuất nhập khẩu khác nhau sẽ có nội dung công việc như thế nào, hãy cùng tìm hiểu cùng Lê Ánh Hr nhé!

Tham khảo »»» Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online - Tương Tác Trực Tiếp Với Chuyên Gia Nhân Sự Hàng Đầu

1. Nhân viên giao nhận

Đây là vị trí rất quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hiện nay. Bởi công việc của nhân viện hiện trường liên quan trực tiếp đến việc giao nhận các loại chứng từ, thủ tục. Hàng hoá có được vận chuyển suôn sẻ, an toàn hay không phụ thuộc rất nhiều vào tác vụ này. Cụ thể, công việc của nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu như sau: 

• Chịu trách nhiệm giao - nhận các chứng từ xuất nhập từ bộ phận liên quan như sales hoặc documentation. 
• Giải quyết các thủ tục về thuế, thủ tục thông quan cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của công ty. 
• Hỗ trợ khách hàng và giải quyết những rắc rối liên quan đến hàng hóa. 
• Đảm bảo tối đa nguyên tắc xuất hàng đúng hẹn, nhập hàng đúng hẹn. Đảm bảo thông quan và xuất khẩu, hỗ trợ kiểm tra sau thông quan. 
• Chịu trách nhiệm kiểm đếm và điều chuyển hàng hóa tại cảng. Đảm bảo hàng hoá đủ số lượng, không bị móp méo, hỏng hóc hay gặp sự cố khi vận chuyển đến. 
• Phối hợp với các bên liên quan như quản lý kho bãi, vận chuyển hàng, hải quan… Mục đích giám sát hoạt động bốc dỡ, đóng gói hàng, vận chuyển từ các kho đến các khu vực phù hợp theo đúng quy định. 
• Thực hiện việc giao nhận các đơn hàng xuất nhập khẩu. Chịu trách nhiệm về việc giao nhận hàng hóa. 
• Hỗ trợ các bộ phận khác như: kinh doanh, chứng từ để xử lý các giấy tờ, thủ tục cần thiết.
• Liên hệ với khách hàng để hướng dẫn chi tiết các thủ tục, tài liệu giấy tờ cần hoàn thành; hoặc các bên vận chuyển hàng hoá nếu có vấn đề cần giải quyết. 
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên. 

Với khối lượng công việc mức lương của nhân viên giao nhận cũng chia theo kinh nghiệm và mức lương trung bình của nhân viên giao nhận như sau

• Với người mới vào nghề, chưa có nhiều kinh nghiệm (dưới 1 năm): mức lương khởi điểm sẽ từ 6 - 9 triệu. Nếu công ty có khoản thưởng hiệu suất công việc thì mức thu nhập có thể cao hơn. 
• Với ứng viên có kinh nghiệm (từ 2 năm trở lên), lương sẽ rơi vào khoảng 10-15 triệu đồng. Đương nhiên với các khoản thưởng hiệu suất hoặc KPI thu nhập có thể là 18-20 triệu đồng. 
• Với nhân viên dày dặn kinh nghiệm và có năng lực tốt, thậm chí làm việc cho nhiều doanh nghiệp cùng lúc thì thu nhập khủng lên đến 50 triệu/ tháng là hoàn toàn bình thường. 

2. Nhân viên chứng từ

Khi đảm nhận việc vận chuyển hàng từ nước ngoài. Như việc xử lý các vấn đề bên nước ngoài đều do đại lý bên nước ngoài họ xử lý cho, chứ mình cũng chẳng thể sang bên đó mà làm, nên nhiệm vụ của nhân viên chứng từ bao gồm:

• Thường xuyên mở rộng và tìm kiếm các đối tác nước ngoài để tìm đại lý có giá tốt, khi đó sẽ giảm được chi phí đầu vào và từ đó tạo điều kiện cho Sales kiếm được nhiều lợi nhuận hơn, hoặc có giá cả tốt hơn để cạnh tranh với các công ty khác.
• Thường các công ty logistics sẽ có một vài đối tác quen ở cùng một nước để so sánh giá, nên khi kiểm tra giá một lô hàng mới cho sales, nhân viên chứng từ nên kiểm tra với nhiều đối tác để có giá tốt nhất, tạo điều kiện cho Sales làm, không nên chỉ hỏi giá một bên đối tác, trừ khi biết chỉ có công ty đó có giá tốt tuyến này.
  Khi chịu trách nhiệm xử lý một lô hàng cụ thể nào đó, cần liên hệ chặt chẽ với đại lý bên nước ngoài để nắm được lịch trình và tiến trình làm hàng, xử lý ngay các vấn đề phát sinh nếu xảy ra: Nắm rõ lịch trình hàng, ngày đi, ngày về, có chi phí phát sinh không, kiểm tra Bill trước khi đại lý phát hành bill chính thức…
• Khai E-manifest: Gần ngày tàu cập cảng, hãng tàu hoặc Forwarder sẽ có thông báo hàng đến và có trách nhiệm khai báo với hải quan: hàng này là hàng gì, số lượng bao nhiêu, theo thông tin như khi bạn gửi chi tiết Bill cho hãng tàu. Như vậy việc khai thông tin hàng hóa với hải quan được gọi là khai manifest, khai đơn giản lắm nhưng nên cẩn thận, khai sai là hải quan sẽ khai phạt ngay.
• Khi hàng đến cảng hoặc sân bay thì phát hành thông báo hàng đến (A/N), lệnh giao hàng (D/O) hoặc ủy quyền đề khách hàng thuận lợi trong việc lấy hàng…Kiểm tra và theo dõi quá trình thanh toán với đầu nước ngoài.

Khi đảm nhận việc vận chuyển một lô hàng đi nước ngoài (gọi là handle hàng xuất). Thì công việc sẽ đỡ hơn là không cần làm việc với nước ngoài, chỉ cần làm việc với hãng tàu thôi, nên dễ thở hơn đôi chút, công việc chính bao gồm:

• Liên hệ với hàng tàu hoặc hãng hàng không hoặc Co-loader để đặt Booking (Đặt chỗ cho lô hàng đó). Hãng hàng không thì đặc biệt ở chỗ là chỉ nhưng công ty Logistics lớn là đại lý của hãng thì mới làm việc trực tiếp với hãng được.
• Kiểm tra với các bộ phận khác quá trình làm hải quan và vận chuyển hàng để xuất, đôn đốc các bộ phận để tránh việc nhỡ chuyến, hàng bị rớt lại
  Làm vận đơn (Bill). Trên Bill phải thể hiện đầy đủ nội dung yêu cầu và các thông tin chính xác, điều này rất quan trọng. Khai VGM (Đối với hàng SEA) cho lô hàng là khai báo trọng lượng hàng và Container, bây giờ cũng nhiều hãng tàu cho khai trên hệ thống.

Nhân viên chứng từ thường không phải chịu áp lực về doanh số. Công việc này cần có sự tỉ mỉ, chính xác và nắm vững kiến thức chuyên môn để làm tốt. Mức lương trung bình của vị trí công việc này thường dao động trong khoảng từ 7 triệu - 10 triệu đồng/tháng.

3. Nhân viên hiện trường

Rất khó để liệt kê được hết công việc của nhân viên giao nhận mỗi ngày họ phải làm, vì tùy thuộc vào từng lĩnh vực, mặt hàng công ty đặc thù hàng hóa và thời gian làm hàng. Tuy vậy chúng tôi cũng sẽ liệt kê một vài đặc trưng chung mà nhân viên hiện trường Ops cần phải làm:

• Chịu trách nhiệm giao – nhận bộ chứng từ xuất – nhập từ sales/ docs. Đồng thời chịu trách nhiệm hoàn thành các thủ tục cần thiết cho việc xuất hoặc nhập hàng cho công ty như nộp thuế, thông quan hải quan,…
• Hỗ trợ khách hàng, doanh nghiệp xử lý trouble liên quan tới hàng hóa là người làm việc trực tiếp với hải quan nên cần có kinh nghiệm làm việc cách xử lý tình huống khéo léo để được việc mình. Nên làm hiện trường mà không chịu nhịn được là sẽ bỏ nghề sớm
• Đảm bảo nguyên tắc tối đa xuất hàng đúng tiến độ, nhập hàng về đúng thời gian, đảm bảo các khâu thông quan xuất, hỗ trợ kiểm hóa sau thông quan.
• Chịu trách nhiệm kiểm đếm, giao nhận hàng hóa tại cảng, làm việc với các bên liên quan: kho bãi, giao nhận, vận tải, hải quan, giám sát….
• Thực hiện giao nhận lệnh xuất nhập hàng hóa cũng như chịu trách nhiệm việc giao nhận hàng hóa.
• Hỗ trợ các bộ phận khác như: Sales/ docs về việc đi làm các chứng từ, thủ tục cần thiết.
• Liên hệ và làm việc với khách hàng, hướng dẫn làm thủ tục nghiệp vụ cần thiết
• Làm việc với các bên điều vận hàng hóa
• Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của cấp trên.

Công việc nhân viên giao nhận hiện trường XNK có mức lương dao động từ 7 triệu đồng cho tới 9 triệu đồng. Khi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm làm việc, bạn có cơ hội nâng mức lương của mình lên 12 – 17 triệu đồng tùy theo năng lực làm việc.

LINK DOWNLOAD: Mẫu mô tả công việc của nhân viên xuất nhập khẩu

III. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu

Nhu cầu tuyển dụng lĩnh vực xuất- nhập khẩu tương đối lớn. Tuy nhiên sự cạnh tranh giữa các ứng viên cũng rất gay gắt. Vì vậy nếu bạn đang ứng tuyển việc làm lĩnh vực này thì vượt qua vòng phỏng vấn là điều rất quan trọng. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi đi phỏng vấn các vị trí Xuất nhập khẩu như sau:

1. Theo bạn, một ngày làm việc điển hình của người làm xuất nhập khẩu sẽ bao gồm những công việc gì?

Nhiệm vụ hàng ngày quan trọng nhất của người làm xuất nhập khẩu chính là theo dõi các đợt giao hàng và các sản phẩm đang được vận chuyển. Sau đó họ sẽ dành thời gian hoàn thành các hồ sơ, chứng từ xuất nhập khẩu và xử lý các vấn đề phát sinh trong công việc. Điều quan trọng nhất bạn nên nhấn mạnh với nhà tuyển dụng là bạn luôn có sẵn một danh sách những việc cần làm hàng ngày. Nhờ vậy bạn luôn chủ động trong công việc và không bỏ sót việc.

2. Trong trường hợp một phần sản phẩm gửi đi bị hư hỏng, bạn sẽ xử lý như thế nào?

Trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ sản phẩm, việc xảy ra hư hỏng là chuyện khó tránh. Nhưng bạn nên bình tĩnh vì đây chắc gì đã là lỗi do bạn. Bởi vậy, đừng vội nhận hết sai lầm về phía mình. Thay vào đó hãy nói về cách bạn phát hiện ra hư hỏng và cách bạn xử lý.

3. Nếu trong quá trình đặt hàng hoặc vận chuyển có phát sinh vấn đề thì bạn sẽ xử lý như thế nào?

Trong thực tế có thể phát sinh rất nhiều vấn đề như thời gian giao hàng chậm trễ, thiếu hàng, hàng không đảm bảo chất lượng,… Khi được hỏi câu này bạn hãy khéo léo đưa ra một tình huống cụ thể và dựa vào kinh nghiệm của bản thân để đưa ra hướng xử lý phù hợp nhất. 

4. Nếu xảy ra bất đồng quan điểm với đối tác về địa điểm giao hàng bạn sẽ làm gì?

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc bất đồng quan điểm về thời gian và địa điểm giao hàng là việc rất thường gặp. Với câu hỏi này nhà tuyển dụng muốn kiểm tra khả năng phân tích và đánh giá của bạn có tốt hay không. Bạn có thể trả lời rằng khi có bất đồng quan điểm với đối tác bạn sẽ cân nhắc các vấn đề về chi phí và những thủ tục cùng những thuận lợi, khó khăn khi giao hàng tại những địa điểm khác nhau.

5. Theo bạn, làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu có bắt buộc phải giỏi ngoại ngữ hay không?

Khi mà đối tác và khách hàng của doanh nghiệp đa phần là người nước ngoài thì giỏi ngoại ngữ là yêu cầu bắt buộc đối với những ai làm việc trong ngành xuất nhập khẩu. Khi trả lời câu hỏi này bạn không nên chỉ trả lời là có, mà bạn còn phải giải thích lý do cũng như nói đến cách bạn rèn luyện kỹ năng ngoại ngữ.

6. Vì sao bạn chọn làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu?

Bạn có thể trả lời rằng, sau khi nghiên cứu kỹ về lĩnh vực xuất nhập khẩu bạn nhận thấy bản thân có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với nghề này. Bạn có thể phân tích dựa trên nhiều khía cạnh khác nhau để cho nhà tuyển dụng thấy được bạn thực sự phù hợp với nghề xuất nhập khẩu ra sao. Ví dụ như tính cách hoặc kinh nghiệm.

7. Bạn hãy mô tả sơ lược về những nhiệm vụ bạn đảm nhận trong công việc gần đây nhất?

Với câu hỏi này nhà tuyển dụng muốn đánh giá năng lực và kinh nghiệm làm việc thực tế của bạn để xem bạn có phù hợp với vị trí họ đang tuyển hay không. Bạn hãy trả lời câu hỏi này một cách thành thật và ngắn gọn về những gì bạn đã phụ trách. Đừng nói quá vì khi nhà tuyển dụng hỏi sâu hơn bạn sẽ không trả lời được.

Nếu không có nhiều kinh nghiệm, bạn có thể trả lời rằng bạn muốn theo đuổi công việc này vì bạn mong muốn có thêm cơ hội học hỏi và phát triển kỹ năng. Bạn cũng muốn tìm một công việc tốt để gắn bó lâu dài.

8. Nếu như doanh nghiệp yêu cầu mã HS không đúng với thực tế hàng hóa thì bạn sẽ xử lý như thế nào?

Với câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn đánh giá kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn. Vì vậy bạn hãy kết hợp giữa kiến thức và kinh nghiệm của bản thân để có câu trả lời tốt nhất.

Bạn có thể trả lời rằng, bạn sẽ kiểm tra tính chính xác của mã HS. Khi phát hiện doanh nghiệp sử dụng sai mã, bạn sẽ dùng kiến thức chuyên môn để chứng minh cách làm của mình là đúng và thuyết phục doanh nghiệp sửa đổi.

9. Bạn hãy liệt kê những thông tin cần có trong điều khoản thanh toán?

Đây là một câu hỏi nhằm đánh giá kiến thức chuyên môn của bạn. Thông thường, điều khoản thanh toán phải bao gồm những thông tin tối thiểu sau đây:

Thứ nhất là phương thức thanh toán, thanh toán bằng phương thức LC, TT, DA, DP; số lần thanh toán và số tiền mỗi lần thanh toán.

Thứ hai là thông tin người thụ hưởng. Ở đây là thông tin ngân hàng thụ hưởng, bao gồm tên, địa chỉ, Swift Code / IBAN.

10. Để đảm bảo tính chính xác của chứng từ xuất nhập khẩu bạn sẽ làm gì?

Ở câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn tìm hiểu kỹ năng nghiệp vụ của bạn. Bạn có thể trả lời như sau: đầu tiên tôi sẽ kiểm tra các chứng từ cần thiết, mục đích sử dụng và nội dung của chứng từ. Khi có file tôi sẽ kiểm tra tính hợp pháp và chính xác của chứng từ. Nếu phát hiện sai sót sẽ báo đối tác chỉnh sửa. Sau khi đã kiểm tra thông tin trên chứng từ, tôi sẽ tiến hành đối chiếu chéo giữa các chứng từ khác nhau để đảm tính chính xác và nhất quán trên toàn bộ chứng từ.

Một số câu hỏi phỏng vấn xuất nhập khẩu phổ biến khác​

• Bạn hãy giới thiệu về bản thân?
• Bạn đã đạt được những thành tựu gì trong công việc trước đây?
• Khi gặp tình huống khó khăn trong công việc bạn sẽ xử lý như thế nào?
• Bạn đã từng hối tiếc về điều gì trong công việc hay chưa? Vì sao?
• Bạn hãy chia sẻ một số kinh nghiệm khi quản lý việc chuyển giao hàng hóa?
• Bạn sẽ làm gì để thúc đẩy việc hợp tác trong công việc với những bộ phận khác?
• Theo bạn thách thức lớn nhất khi lập ngân sách là gì?
• Bạn có áp dụng công nghệ mới vào công việc hay không? Những ích lợi do công nghệ mang lại là gì?
• Phân tích dữ liệu hoặc thông tin có phải là một ưu điểm của bạn hay không?
• Bạn đã từng đàm phán thành công với nhà cung cấp hoặc khách hàng để cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng hay chưa?

Trên đây là những thông tin hữu ích về bản mô tả công việc của nhân viên Xuất nhập khẩu. Các bạn có thể tham khảo thêm các ngành nghề khác dưới đây:

• Mô Tả Công Việc Nhân Viên Mua Hàng
• Mô Tả Công Việc Trợ Lý Giám Đốc - CV Trợ Lý Giám Đốc
• Mô Tả Công Việc Chuyên Viên C&B - Mức Lương Hiện Nay
• Mô tả công việc kế toán trong doanh nghiệp

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự, khóa học C&B ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.

Lê Ánh Hr chúc bạn thành công!