JD cần có những phần nào?

Chào Vĩnh Long,

Một bản mô tả công việc (JD – Job Description) đầy đủ nên có 6 phần chính: thông tin vị trí, mục tiêu công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm, quyền hạn và quan hệ công tác, yêu cầu năng lực, tiêu chí đánh giá kết quả.

Trong đó, nhiệm vụ mô tả nhân viên phải thực hiện công việc gì, yêu cầu năng lực xác định kiến thức và kỹ năng cần có, còn tiêu chí đánh giá thể hiện kết quả cần đạt. HR nên phối hợp với trưởng bộ phận để xây dựng JD sát thực tế, thống nhất trách nhiệm và tránh đưa ra những yêu cầu không cần thiết.

1. Một bản mô tả công việc JD đầy đủ cần có những phần nào?

JD là tài liệu mô tả mục tiêu, nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu của một vị trí công việc. Doanh nghiệp có thể sử dụng JD để tuyển dụng, phân công nhiệm vụ, đào tạo và làm căn cứ xây dựng tiêu chí đánh giá nhân viên.

Một JD có thể được xây dựng theo 6 phần sau:

Ngoài 6 phần chính, doanh nghiệp có thể bổ sung điều kiện làm việc, thời gian làm việc, ngày cập nhật JD và thông tin phê duyệt.

Lưu ý: Pháp luật không bắt buộc tất cả doanh nghiệp sử dụng một mẫu JD thống nhất. Cấu trúc cần phù hợp với đặc điểm vị trí và mục đích quản lý của doanh nghiệp.

2. Phân biệt nhiệm vụ chính, yêu cầu năng lực và tiêu chí đánh giá trong JD

Đây là ba nội dung thường bị nhầm lẫn khi HR xây dựng bản mô tả công việc.

Để phân biệt, có thể sử dụng ví dụ đối với vị trí Nhân viên Hành chính nhân sự tổng hợp.

Nội dung Ví dụ cụ thểNhiệm vụ chính Quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi hợp đồng lao động, tổng hợp chấm côngYêu cầu năng lực Hiểu nghiệp vụ HCNS, sử dụng Excel, có kỹ năng quản lý hồ sơTiêu chí đánh giá Hồ sơ được cập nhật đúng hạn, dữ liệu chấm công chính xác, hợp đồng được theo dõi đầy đủ

Trong đó:

• Nhiệm vụ chính trả lời câu hỏi: Nhân viên cần thực hiện những công việc gì?- Yêu cầu năng lực trả lời câu hỏi: Nhân viên cần có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm nào?
• Tiêu chí đánh giá trả lời câu hỏi: Dựa vào đâu để xác định nhân viên hoàn thành công việc?

Ví dụ, câu “Có kỹ năng sử dụng Excel tốt” thuộc yêu cầu năng lực, không phải nhiệm vụ. Ngược lại, “Tổng hợp bảng chấm công hằng tháng” là nhiệm vụ cụ thể.

Tiêu chí đánh giá nên có khả năng kiểm chứng bằng kết quả thực tế. Tuy nhiên, không nhất thiết mọi nhiệm vụ trong JD đều phải gắn với một KPI riêng, bởi hệ thống KPI còn phụ thuộc vào mục tiêu quản trị và phương pháp đánh giá của doanh nghiệp.

3. HR có cần phối hợp với trưởng bộ phận khi xây dựng JD không?

Có. HR không nên tự xây dựng toàn bộ JD khi chưa trao đổi với trưởng bộ phận hoặc người đang trực tiếp thực hiện công việc.

Trưởng bộ phận hiểu rõ yêu cầu chuyên môn, khối lượng công việc và kết quả cần đạt. Trong khi đó, HR có vai trò chuẩn hóa cấu trúc, kiểm tra tính hợp lý và bảo đảm sự thống nhất giữa các vị trí.

Có thể phân công như sau:

Ví dụ, khi xây dựng JD nhân viên kế toán công nợ, trưởng phòng kế toán cần xác định rõ nghiệp vụ đối chiếu công nợ, quản lý hạn thanh toán và lập báo cáo. HR sẽ hỗ trợ diễn đạt thành các nhiệm vụ, yêu cầu năng lực và tiêu chí đánh giá phù hợp.

Cách phối hợp này giúp hạn chế tình trạng JD quá chung chung hoặc mô tả khác xa công việc thực tế.

4. Quy trình xây dựng JD chuẩn cho các phòng ban

Nếu công ty đang sử dụng nhiều mẫu JD không thống nhất, em nên triển khai theo 5 bước:

• Bước 1 – Xây dựng mẫu JD chung: Thống nhất 6 phần chính và hướng dẫn cách điền từng nội dung.
• Bước 2 – Thu thập thông tin công việc: Phỏng vấn trưởng bộ phận, rà soát quy trình làm việc và tham khảo nhiệm vụ thực tế của nhân viên.
• Bước 3 – Phân loại nhiệm vụ: Xác định nhiệm vụ chính, trách nhiệm phối hợp và những công việc phát sinh phù hợp với vị trí.
• Bước 4 – Xác định yêu cầu năng lực và tiêu chí đánh giá: Chỉ đưa vào những điều kiện thực sự cần thiết, tránh yêu cầu quá cao so với tính chất công việc.
• Bước 5 – Phê duyệt và cập nhật: Trình cấp có thẩm quyền xác nhận, sau đó rà soát khi vị trí có thay đổi đáng kể về nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hoặc phạm vi trách nhiệm.

Đặc biệt, HR nên tránh sử dụng những mô tả mơ hồ như “Thực hiện mọi công việc theo yêu cầu” để thay thế cho danh sách nhiệm vụ chính. Nếu có nội dung về nhiệm vụ khác được phân công, cần bảo đảm phù hợp với phạm vi công việc và thỏa thuận lao động.

5. Người mới làm HR nên học gì để xây dựng JD hiệu quả?

Để xây dựng JD tốt, nhân viên HR cần hiểu cách phân tích công việc, xác định chức năng từng vị trí, phân biệt nhiệm vụ với năng lực và thiết lập tiêu chí đánh giá phù hợp.

Nếu đang phụ trách nhiều nghiệp vụ nhân sự, em nên ưu tiên kiến thức Hành chính nhân sự tổng hợp để hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng phòng ban và cách quản lý các vị trí công việc.

Trường hợp tập trung xây dựng JD phục vụ tuyển dụng, có thể tìm hiểu sâu hơn về phân tích vị trí, xác định yêu cầu ứng viên và xây dựng tiêu chí tuyển chọn thông qua khóa học Chuyên viên tuyển dụng tại Lê Ánh HR.

Tóm lại, một JD đầy đủ cần làm rõ vị trí đó tồn tại nhằm mục đích gì, thực hiện những nhiệm vụ nào, cần năng lực gì và được đánh giá dựa trên kết quả nào. Với trường hợp của em, nên bắt đầu bằng việc thống nhất một mẫu JD chung, sau đó làm việc trực tiếp với trưởng từng bộ phận để hoàn thiện nội dung chuyên môn trước khi trình phê duyệt.