Khi nào doanh nghiệp nên đào tạo HR Inhouse?

Chào Mỹ Anh,

Đào tạo Inhouse phù hợp hơn cho từng nhân viên tự đi học lớp riêng lẻ khi mục tiêu của doanh nghiệp là thống nhất một quy trình và một bộ biểu mẫu dùng chung cho cả nhóm. Lớp công khai dạy theo chuẩn chung của thị trường, còn chương trình Inhouse được xây dựng từ hiện trạng của chính doanh nghiệp, nên cả nhóm cùng học một chuẩn và thực hành trên nghiệp vụ thật của công ty.

Trường hợp năm nhân viên HR mỗi người một bộ biểu mẫu là ví dụ điển hình. Năm người học năm lớp, năm lịch, có thể năm giảng viên khác nhau, nên khi quay về công ty, mỗi người vẫn dễ giữ cách làm riêng. Bài viết dưới đây, Lê Ánh HR phân tích các trường hợp nên chọn Inhouse, trường hợp lớp riêng lẻ vẫn hợp lý và lộ trình chuẩn hóa biểu mẫu sau đào tạo.

1. Vì sao năm người học năm lớp riêng vẫn khó thống nhất biểu mẫu?

Biểu mẫu nhân sự lệch nhau thường không xuất phát từ hiểu sai pháp luật, mà từ thói quen làm việc hình thành theo từng người. Một nhân viên quen tách phụ lục lương khỏi hợp đồng lao động, người khác ghi lương ngay trong thân hợp đồng; một người lưu hồ sơ theo phòng ban, người khác lưu theo năm vào làm.

Ví dụ, công ty có 5 nhân viên HR, mỗi người quản lý khoảng 40 hồ sơ lao động, tổng cộng 200 bộ. Khi một người nghỉ phép dài ngày hoặc nghỉ việc, người nhận bàn giao phải đọc lại 40 bộ hồ sơ theo một cách sắp xếp lạ. Nếu mỗi bộ cần 15 phút để hiểu cấu trúc, riêng phần làm quen đã mất khoảng 10 giờ làm việc, chưa tính thời gian rà soát các mẫu quyết định, phụ lục ghi khác nhau.

Học lớp công khai có thể nâng năng lực từng người, nhưng làm đúng theo năm cách khác nhau vẫn chưa giải quyết được bài toán bàn giao. Đây là khó khăn của cả hệ thống, nên cần một chương trình đào tạo chung cho cả nhóm.

2. Dấu hiệu bộ biểu mẫu nhân sự đang thiếu thống nhất

Trước khi quyết định hình thức đào tạo, anh/chị có thể tự rà soát nhanh theo các dấu hiệu sau:

• Cùng một loại văn bản có nhiều phiên bản: Hợp đồng lao động, quyết định tăng lương, biên bản bàn giao tài sản mỗi người dùng một mẫu, khác nhau về bố cục, điều khoản hoặc cách đánh số.
• Tên file và thư mục không theo quy tắc chung: Muốn tìm hồ sơ của một nhân viên phải hỏi lại người phụ trách trước đó.
• Bàn giao kéo dài nhiều ngày: Người nhận bàn giao cần người cũ ngồi cùng để giải thích từng bộ hồ sơ.
• Văn bản trình ký không đồng nhất: Cùng một nội dung nhưng mỗi người trình một kiểu, dễ phát sinh sai sót khi ban giám đốc đối chiếu.
• Cập nhật chậm khi quy định thay đổi: Mỗi người tự sửa mẫu của mình, nên có mẫu đã cập nhật, có mẫu chưa.

Nếu doanh nghiệp gặp từ ba dấu hiệu trở lên, nhu cầu đào tạo thực chất là chuẩn hóa nội bộ, và đào tạo Inhouse là hình thức phù hợp hơn.

3. Các trường hợp nên chọn đào tạo Inhouse

Doanh nghiệp nên ưu tiên chương trình đào tạo doanh nghiệp Inhouse khi rơi vào một hoặc nhiều tình huống sau:

• Mục tiêu là chuẩn hóa nội bộ: Kết quả mong muốn sau khóa là cả nhóm dùng chung một quy trình tiếp nhận nhân viên, ký hợp đồng, lưu trữ và bàn giao hồ sơ, không dừng ở mức mỗi người hiểu thêm kiến thức.
• Nhiều người cùng phụ trách một nhóm nghiệp vụ: Khi từ 3 – 5 người trở lên cùng làm hồ sơ lao động, chấm công hoặc tính lương, đào tạo chung tạo ra một cách làm thống nhất cho cả bộ phận.
• Cần thực hành trên biểu mẫu thật của công ty: Lớp công khai không thể dùng tài liệu nội bộ của từng học viên. Chương trình Inhouse cho phép dùng biểu mẫu hiện hành, đã ẩn thông tin cá nhân nếu cần, làm bài tập; Lê Ánh HR cam kết bảo mật thông tin doanh nghiệp trong quá trình đào tạo.
• Cần một đầu ra chung để nghiệm thu: Ví dụ, sau khóa nhóm thống nhất được danh mục biểu mẫu chuẩn và quy trình bàn giao. Quy trình Inhouse của Lê Ánh HR có bước nghiệm thu và báo cáo tổng kết, đánh giá mức độ đạt mục tiêu ban đầu.

Lịch đào tạo Inhouse được thống nhất giữa hai bên, không phụ thuộc lịch khai giảng của các lớp cá nhân. Cả nhóm có thể học cùng thời điểm, tránh tình trạng người học trước, người học sau làm việc theo hai mặt bằng kiến thức khác nhau trong nhiều tháng.

Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

4. Khi nào cho nhân viên học lớp riêng lẻ vẫn hợp lý?

Lớp công khai vẫn là lựa chọn phù hợp trong một số trường hợp:

• Nhu cầu của một cá nhân: Chỉ một nhân viên cần học sâu một mảng, chẳng hạn bảo hiểm xã hội hoặc thuế thu nhập cá nhân, trong khi cả nhóm đã làm thống nhất.
• Nhân viên mới chưa có nền tảng: Người mới cần học chương trình hành chính nhân sự tổng hợp trước khi tham gia chương trình chuẩn hóa của công ty.
• Nhu cầu phát sinh lẻ tẻ: Mỗi thời điểm chỉ một vài người cần học, chưa đủ để thiết kế một chương trình riêng.

Một hướng kết hợp thường hiệu quả: người mới học lớp nền tảng trước, sau đó cả nhóm tham gia một chương trình Inhouse ngắn tập trung vào chuẩn hóa quy trình và biểu mẫu. Cách sắp xếp này tránh tình trạng lớp Inhouse phải dành nhiều buổi dạy lại kiến thức cơ bản cho một vài người.

5. Gợi ý lộ trình chuẩn hóa biểu mẫu sau đào tạo

Đào tạo chỉ phát huy tác dụng khi kết quả được duy trì sau khóa. Doanh nghiệp có thể tham khảo bốn bước dưới đây để giữ bộ biểu mẫu thống nhất lâu dài:

• Lập danh mục biểu mẫu dùng chung: Liệt kê toàn bộ mẫu đang dùng theo nhóm tiếp nhận, hợp đồng, chấm công – tiền lương, bảo hiểm, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng. Mỗi mẫu có mã số và ngày cập nhật.
• Chỉ định người giữ bản gốc: Một người chịu trách nhiệm lưu bản mẫu chuẩn; các thành viên khác chỉ sao chép từ thư mục gốc, không tự sửa mẫu riêng.
• Thống nhất quy tắc đặt tên file: Ví dụ: Mã nhân viên_Loại văn bản_Ngày ký. Quy tắc đơn giản nhưng áp dụng đồng loạt sẽ rút ngắn đáng kể thời gian tìm hồ sơ.
• Lập checklist bàn giao: Danh sách hồ sơ đang xử lý, hồ sơ sắp đến hạn như hết hạn hợp đồng, kết thúc thử việc, nâng lương, kèm tài khoản hệ thống và vị trí lưu trữ.

Khi bàn giao theo checklist chung, thời gian làm quen có thể rút từ vài ngày xuống vài giờ, vì người nhận chỉ cần đọc danh sách thay vì tìm hiểu cách sắp xếp riêng của từng người.

6. Lưu ý về phạm vi: đào tạo hay xây dựng bộ biểu mẫu?

Anh/chị nên phân biệt hai nhu cầu. Đào tạo để cả nhóm hiểu nguyên tắc, cùng rà soát và tự thống nhất bộ biểu mẫu thuộc phạm vi chương trình Inhouse. Nếu doanh nghiệp muốn đơn vị đào tạo trực tiếp soạn hoàn chỉnh hệ thống biểu mẫu, quy trình và bàn giao làm sản phẩm, phần tư vấn này cần được trao đổi và thống nhất riêng.

Khi liên hệ, doanh nghiệp nên chuẩn bị số lượng nhân viên HR, danh sách các mẫu đang dùng, số hồ sơ đang quản lý và kết quả mong muốn sau khóa. Những thông tin này là căn cứ để trung tâm đề xuất nội dung, thời lượng và báo giá sát nhu cầu.

Xem thêm: Lê Ánh HR có đào tạo Inhouse không?

Xem thêm: Có thực hành hồ sơ lao động và biểu mẫu nhân sự không?

Kết luận

Khi khó khăn của đội ngũ nằm ở sự thiếu thống nhất giữa các thành viên, đào tạo Inhouse thay vì học lớp riêng lẻ là lựa chọn phù hợp hơn. Doanh nghiệp nên mô tả rõ hiện trạng biểu mẫu, số hồ sơ đang quản lý và kết quả mong muốn để Lê Ánh HR đề xuất chương trình sát thực tế.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nhân sự thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp, chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo tại thời điểm đăng tải. Các quy định pháp luật có thể thay đổi. Để được tư vấn lộ trình học tập phù hợp nhất, Quý học viên vui lòng liên hệ trực tiếp đội ngũ tư vấn của chúng tôi.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ HÀNG ĐẦU VIỆT NAM