Người làm HR có cần học kế toán thực hành không?

Chào Ngọc,

Người làm HR có cần học kế toán hay không phụ thuộc vào mục tiêu công việc. Nếu bạn chỉ cần trao đổi trôi chảy cùng kế toán về bảng lương, chi phí nhân sự và các khoản trích bảo hiểm, phần kiến thức kế toán tiền lương là đủ. Khóa kế toán thực hành trọn vẹn chỉ thật sự cần khi bạn muốn làm thêm phần hành kế toán hoặc chuyển hẳn sang nghề kế toán.

Câu hỏi của bạn rất phổ biến ở bộ phận nhân sự. HR là người tạo ra số liệu đầu vào: ngày công, mức lương, phụ cấp, các khoản khấu trừ. Kế toán là người ghi nhận số liệu ấy vào sổ sách, tính vào chi phí và kê khai cho cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm. Hai bên dùng chung một bảng lương nhưng nói hai "ngôn ngữ" khác nhau, nên trao đổi thường bị vướng ở thuật ngữ. Bài viết dưới đây, Lê Ánh HR giúp bạn xác định mức kiến thức kế toán cần có, các thuật ngữ thường gặp và cách chọn khóa học phù hợp.

1. Vì sao HR và kế toán hay "lệch sóng" khi trao đổi về lương?

HR nhìn bảng lương theo từng người lao động: ai được bao nhiêu ngày công, mức lương thỏa thuận bao nhiêu, phụ cấp nào được hưởng, khoản nào bị trừ. Kế toán nhìn cùng bảng lương ấy theo tài khoản và kỳ kế toán: tổng tiền phải trả người lao động là bao nhiêu, chi phí thuộc bộ phận nào, phần doanh nghiệp phải nộp bảo hiểm là bao nhiêu, thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ đã kê khai đủ hay chưa.

Ví dụ, khi kế toán hỏi "số dư tài khoản 334 cuối tháng còn bao nhiêu", câu hỏi thực chất là: tiền lương đã tính nhưng chưa chi trả cho người lao động còn bao nhiêu. Khi kế toán nói "chi phí lương bộ phận bán hàng tháng này tăng", họ đang nhìn theo cách phân bổ chi phí, không nhìn theo từng cá nhân. Người làm HR không hiểu cách đọc này sẽ khó giải thích số liệu, dù bảng lương của mình hoàn toàn chính xác.

Vì vậy, nhu cầu thật sự của phần lớn người làm nhân sự là hiểu cách kế toán đọc bảng lương, chứ không phải học để tự hạch toán toàn bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp.

2. Những thuật ngữ kế toán người làm HR thường gặp

Dưới đây là nhóm thuật ngữ xuất hiện nhiều nhất khi HR làm việc cùng phòng kế toán về tiền lương:

• Phải trả người lao động (tài khoản 334): Tổng số tiền doanh nghiệp còn nợ người lao động gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng có tính chất lương. Khi bảng lương được duyệt, số này tăng; khi chi trả, số này giảm.
• Các khoản trích theo lương (tài khoản 338): Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn. Kế toán theo dõi chi tiết từng khoản, gồm phần doanh nghiệp đóng và phần khấu trừ của người lao động.
• Thuế thu nhập cá nhân phải nộp (tài khoản 3335): Số thuế doanh nghiệp đã khấu trừ của người lao động và có nghĩa vụ nộp thay vào ngân sách.
• Chi phí nhân công theo bộ phận: Lương của công nhân sản xuất, nhân viên bán hàng, nhân viên văn phòng được ghi vào các tài khoản chi phí khác nhau. HR cần cung cấp đúng bộ phận của từng người để kế toán phân bổ.
• Chứng từ lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm, quyết định tăng lương, phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi. Đây là căn cứ để kế toán ghi sổ.
• Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp: Tiền lương chỉ được tính vào chi phí được trừ khi có đủ hồ sơ như hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng và chứng từ chi trả. Đây là lý do kế toán thường yêu cầu HR hoàn thiện hồ sơ trước khi khóa sổ.

Ví dụ, nhân viên A có mức lương đóng bảo hiểm 20.000.000 đồng/tháng. Phần người lao động bị khấu trừ theo tỷ lệ phổ biến hiện hành là 10,5% (bảo hiểm xã hội 8%, bảo hiểm y tế 1,5%, bảo hiểm thất nghiệp 1%), tương đương 2.100.000 đồng. Phần doanh nghiệp đóng là 21,5%, tương đương 4.300.000 đồng, và thêm 2% kinh phí công đoàn là 400.000 đồng. HR thường chỉ quan tâm con số 2.100.000 đồng trên phiếu lương, còn kế toán phải ghi nhận cả 4.700.000 đồng phần doanh nghiệp vào chi phí. Hiểu được hai lớp số liệu này, bạn sẽ không còn bất ngờ khi kế toán báo "chi phí nhân sự" lớn hơn tổng lương trên bảng lương.

3. Khi nào chỉ cần kiến thức kế toán tiền lương?

Bạn chỉ cần tập trung vào phần kế toán tiền lương nếu rơi vào các trường hợp sau:

• Công việc chính vẫn là nhân sự: Bạn phụ trách hợp đồng, chấm công, tính lương, bảo hiểm và không có kế hoạch kiêm nhiệm kế toán.
• Mục tiêu là phối hợp tốt hơn: Bạn muốn giải thích được số liệu khi kế toán hỏi, hiểu vì sao chi phí nhân sự khác tổng lương thực trả, và chuẩn bị chứng từ đúng yêu cầu.
• Thời gian học có hạn: Bạn đang đi làm toàn thời gian và cần kiến thức áp dụng được ngay trong kỳ lương tới.

Ở mức này, bạn cần hiểu bốn nội dung: cấu trúc bảng lương theo góc nhìn kế toán, các khoản trích theo lương và tỷ lệ đóng, cách lương được phân bổ vào chi phí từng bộ phận, và bộ chứng từ lương kế toán cần nhận từ HR. Những nội dung này nằm trong nền tảng C&B, vì vậy khóa học đào tạo thực hành C&B cơ bản là điểm xuất phát hợp lý: chương trình gồm luật lao động, hợp đồng, tính lương, bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân, đều là nguồn số liệu kế toán sẽ dùng.

Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

4. Khi nào nên học trọn khóa kế toán thực hành?

Khóa kế toán thực hành đầy đủ sẽ phù hợp hơn trong các trường hợp:

• Bạn được giao kiêm phần hành kế toán tiền lương: Lúc này bạn trực tiếp hạch toán, lập bảng phân bổ và đối chiếu sổ sách, nên cần hiểu hệ thống tài khoản và cách ghi sổ bài bản.
• Bạn có ý định chuyển nghề sang kế toán: Kế toán nội bộ, kế toán tổng hợp đòi hỏi nắm tất cả phần hành, từ vốn bằng tiền, mua bán hàng, tài sản cố định đến thuế giá trị gia tăng và báo cáo tài chính.
• Doanh nghiệp nhỏ, một người kiêm nhiều vai trò: Một số công ty quy mô nhỏ giao HR kiêm hành chính và hỗ trợ kế toán. Hiểu toàn bộ quy trình kế toán giúp bạn kiểm soát số liệu tốt hơn.

Ví dụ, khóa học kế toán tổng hợp thực hành tại Kế toán Lê Ánh có lộ trình khoảng 26 buổi, đi từ nguyên lý kế toán sang thực hành 12 phần trên chứng từ thực tế, trong đó phần tiền lương, bảo hiểm xã hội, thuế TNCN chỉ là một phần. Nếu mục tiêu của bạn chỉ là phối hợp tốt hơn cùng kế toán, học toàn bộ chương trình sẽ tốn nhiều thời gian cho các nội dung bạn hiếm khi dùng như giá thành sản xuất hay quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

5. Lộ trình học gợi ý cho người làm nhân sự

Để tránh học dàn trải, bạn có thể đi theo ba bước:

• Bước 1 – Vững nghiệp vụ C&B: Nắm chắc cách tính lương, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành. Đây là nền móng; nếu bảng lương sai từ đầu, mọi trao đổi cùng kế toán đều không hiệu quả.
• Bước 2 – Bổ sung góc nhìn kế toán tiền lương: Tìm hiểu tài khoản 334, 338, 3335, cách phân bổ chi phí lương theo bộ phận và bộ chứng từ lương. Bạn có thể hỏi trực tiếp kế toán doanh nghiệp mình về cách họ ghi nhận bảng lương hằng tháng để đối chiếu.
• Bước 3 – Cân nhắc khóa kế toán đầy đủ khi mục tiêu thay đổi: Nếu sau một thời gian bạn muốn kiêm nhiệm hoặc chuyển nghề, lúc ấy khóa kế toán tổng hợp thực hành mới thật sự phát huy giá trị.

Người làm HR muốn tiến xa hơn ở mảng đãi ngộ, sau khi vững nền tảng có thể học tiếp khóa C&B chuyên sâu để hiểu quỹ lương, hệ thống lương 3P và kiểm soát chi phí nhân sự. Đây là phần kiến thức gắn trực tiếp vào cách kế toán và ban giám đốc nhìn chi phí nhân sự.

6. Mẹo trao đổi hiệu quả cùng phòng kế toán ngay từ kỳ lương tới

Ngay cả khi chưa học thêm, bạn vẫn có thể cải thiện phối hợp bằng một số thói quen đơn giản:

• Gửi bảng lương kèm bảng tổng hợp theo bộ phận: Kế toán cần tổng lương theo bộ phận để phân bổ chi phí, không cần đọc từng dòng nhân viên.
• Tách rõ khoản chịu bảo hiểm và khoản không chịu bảo hiểm: Ghi chú cột nào nằm trong lương đóng bảo hiểm, cột nào là phúc lợi hoặc hỗ trợ không thuộc diện đóng.
• Báo trước các khoản phát sinh ngoài kỳ: Truy lĩnh lương, thưởng đột xuất, điều chỉnh mức đóng bảo hiểm cần được thông báo cùng lúc gửi bảng lương.
• Thống nhất ngày chốt số liệu: Ví dụ chốt công ngày 25, gửi bảng lương ngày 28, kế toán ghi nhận chi phí trước ngày khóa sổ.

7. Câu hỏi thường gặp

Người làm HR có cần biết hạch toán không?

Người làm HR thuần nhân sự không bắt buộc phải tự hạch toán. Bạn chỉ cần đọc hiểu bút toán lương do kế toán lập, biết tài khoản phải trả người lao động, các khoản trích theo lương và thuế TNCN phải nộp để đối chiếu số liệu.

Vì sao chi phí nhân sự kế toán báo lại lớn hơn tổng lương trên bảng lương?

Chi phí nhân sự gồm tổng lương phải trả cộng phần doanh nghiệp đóng bảo hiểm (phổ biến 21,5%) và kinh phí công đoàn (2%). Bảng lương của HR thường chỉ thể hiện phần người lao động bị khấu trừ, nên tổng chi phí luôn lớn hơn tổng lương.

Học C&B có đủ để hiểu số liệu kế toán về lương không?

Khóa C&B cung cấp nền tảng tính lương, bảo hiểm, thuế TNCN, đủ để bạn hiểu nguồn gốc số liệu. Phần cách kế toán ghi sổ nên bổ sung thêm qua tài liệu kế toán tiền lương hoặc trao đổi trực tiếp cùng kế toán doanh nghiệp.

Xem thêm: Khóa C&B cơ bản học BHXH và TNCN đến mức nào?

Xem thêm: Nên chọn khóa học HR theo mục tiêu nào?

Kết luận

Phần lớn người làm nhân sự chỉ cần kiến thức kế toán tiền lương để làm việc hiệu quả cùng phòng kế toán: hiểu tài khoản phải trả người lao động, các khoản trích theo lương và cách lương đi vào chi phí. Khóa kế toán thực hành đầy đủ nên để dành cho thời điểm bạn kiêm nhiệm phần hành kế toán hoặc chuyển nghề. Nếu cần tư vấn lộ trình cụ thể theo công việc hiện tại, bạn có thể liên hệ Lê Ánh HR để được hỗ trợ.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nhân sự thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp, chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo tại thời điểm đăng tải. Các quy định pháp luật có thể thay đổi. Để được tư vấn lộ trình học tập phù hợp nhất, Quý học viên vui lòng liên hệ trực tiếp đội ngũ tư vấn của chúng tôi.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ NHÂN SỰ HÀNG ĐẦU VIỆT NAM