Các Loại Dữ Liệu Nhân Sự Doanh Nghiệp Cần Thu Thập

Các loại dữ liệu nhân sự doanh nghiệp cần thu thập không chỉ dừng ở hồ sơ nhân viên mà còn bao gồm thông tin về tuyển dụng, đào tạo, chế độ đãi ngộ, hiệu suất làm việc và mức độ gắn kết. Đây là cơ sở quan trọng giúp nhà quản trị phân tích xu hướng, dự đoán rủi ro và đưa ra quyết định chính xác trong quản trị nhân sự hiện đại.

Để hiểu rõ hơn cách phân loại, quản lý và khai thác dữ liệu này hiệu quả, hãy cùng Lê Ánh HR tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

I. Dữ liệu nhân sự là gì? Vì sao doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu nhận sự?

Trong vận hành hiện đại, nguồn lực con người không thể quản trị bằng cảm tính. Doanh nghiệp cần một “bản đồ số” về lực lượng lao động để nhìn thấy xu hướng, rủi ro và cơ hội trước khi chúng bộc lộ trên kết quả kinh doanh. Bản đồ đó chính là dữ liệu nhân sự (Human Resource Data).

Dữ liệu nhân sự là tập hợp có hệ thống mọi thông tin liên quan đến người lao động trong suốt vòng đời làm việc: hồ sơ và lịch sử công việc, năng lực và kỹ năng, chấm công – ca làm việc, năng suất và kết quả đánh giá, lương – thưởng – phúc lợi, đào tạo – lộ trình phát triển, mức độ gắn kết, an toàn lao động, cũng như các tín hiệu phi cấu trúc như phản hồi một - một hay khảo sát ngắn.

Dữ liệu có thể là có cấu trúc (bảng biểu), phi cấu trúc (văn bản, ghi chú), tĩnh (thông tin định danh) hoặc động (hiệu suất theo thời gian).

>>> Xem thêm: Phân Tích Dữ Liệu Nhân Sự Là Gì? Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

Vì sao doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu nhân sự?

    ♦ Ra quyết định dựa trên bằng chứng: Thay vì dựa vào trực giác, nhà quản trị đo lường tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện, thời gian tuyển dụng, chi phí thay thế nhân sự, mức độ hoàn thành mục tiêu… Từ đó ưu tiên chính sách tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh.

    ♦ Tối ưu tuyển dụng và hội nhập: Phân tích nguồn ứng viên hiệu quả, điểm nghẽn trong quy trình, tỉ lệ đạt thử việc; đồng thời chuẩn hóa chương trình hội nhập để rút ngắn thời gian đạt hiệu quả công việc.

    ♦ Nâng cao giữ chân và trải nghiệm nhân viên: Kết nối dữ liệu gắn kết, hiệu suất và lộ trình phát triển giúp phát hiện nhóm rủi ro nghỉ việc sớm, thiết kế can thiệp đúng lúc như luân chuyển, đào tạo, ghi nhận.

    ♦ Quản trị hiệu suất minh bạch: Theo dõi mục tiêu, kết quả then chốt, dự án; phản hồi hai chiều có căn cứ, giảm tranh cãi, tăng công bằng và động lực.

    ♦ Kiểm soát chi phí nhân sự: Đo lường chi phí lương, làm thêm giờ, đào tạo theo từng đơn vị kinh doanh; so sánh với giá trị tạo ra để phân bổ nguồn lực hợp lý.

    ♦ Tuân thủ và giảm rủi ro: Lưu vết đào tạo an toàn, kỷ luật, thời giờ làm việc, hợp đồng… giúp đáp ứng kiểm tra nội bộ và bên ngoài, hạn chế tranh chấp.

    ♦ Dự báo nguồn lực tương lai: Phân tích xu hướng kỹ năng, lão hóa lực lượng, mùa vụ nhu cầu để lập kế hoạch biên chế, kế nhiệm và học tập phát triển.

Thu thập dữ liệu nhân sự không phải để giám sát, mà để củng cố năng lực tổ chức: minh bạch, công bằng, hiệu quả. Hãy bắt đầu từ bộ chỉ số cốt lõi gắn với mục tiêu kinh doanh, bảo đảm nguyên tắc minh bạch, quyền riêng tư và chất lượng dữ liệu, rồi mở rộng dần theo nhu cầu. Nếu bạn có ý kiến khác, vui lòng đề xuất để tôi bổ sung và hoàn thiện nội dung.

II. Các loại dữ liệu nhân sự doanh nghiệp cần thu thập

Dữ liệu nhân sự là nền tảng để vận hành tổ chức chuẩn mực, tối ưu chi phí lao động và nâng cao trải nghiệm nhân viên. Bảng dưới đây hệ thống hóa các loại dữ liệu nhân sự doanh nghiệp cần thu thập theo cấu trúc dễ áp dụng ngay.

Thu thập đúng loại dữ liệu, cập nhật kịp thời, chuẩn hóa định nghĩa và kiểm soát quyền truy cập sẽ biến dữ liệu nhân sự thành lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.

III. Nguyên tắc và lưu ý khi thu thập dự liệu nhân sự

Dữ liệu nhân sự là nền tảng quan trọng đối với quyết định quản trị trong doanh nghiệp. Tuy thế, nếu thu thập và xử lý thông tin không đúng cách, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro pháp lý, mất lòng tin từ nhân viên và khó khăn trong quản lý.

Vì thế, khi thu thập thông tin và quản lý dữ liệu cần phải tuân thủ nghiêm ngặt những nguyên tắc sau:

(1) Tuân thủ pháp luật và quy định hiện hành

Doanh nghiệp cần đảm bảo việc thu thấp nhân sự phù hợp với các quy định pháp luật, bao gồm:

• Luật lao động và Luật An toàn thông tin tại Việt Nam
• GDPR (General Data Protection Regulation) đối với doanh nghiệp có yếu tố quốc tế hoặc hợp tác với đối tác tại châu Âu.

Việc không tuân thủ pháp luật và quy định liên quan có thể dẫn đến tranh chấp lao động, xử phạt hành chính hoặc mất uy tín thương hiệu.

(2) Bảo mật dữ liệu cá nhân của nhân viên

Thông tin nhạy cảm của nhân viên như CCCD/CMND, tài khoản ngân hàng, hợp đồng lao động, hồ sơ sức khỏe,... là các dữ liệu quan trọng cần được bảo vệ tuyệt đối, doanh nghiệp nên:

• Áp dụng công nghệ mã hóa dữ liệu để hạn chế rò rỉ thông tin nội bộ
• Phân quyền truy cập theo cấp bậc: chỉ bộ phận nhân sự hoặc quản lý liên quan mới có quyền xem hoặc chỉnh sửa.
• Thiết lập chính sách an ninh mạng và sao lưu dữ liệu định kỳ.

(3) Thu thập dữ liệu nhân sự có mục tiêu rõ ràng

Không phải loại dữ liệu nào cũng cần thiết cho việc thu thập và xử lý, doanh nghiệp chỉ nên thu thập những thông tin phục vụ trức tiếp cho công tác

• Tuyển dụng và sắp xếp nhân sự.
• Quản lý hiệu suất, đào tạo và phát triển nhân viên.
• Xây dựng chính sách lương, thưởng, phúc lợi.

Thu thập dữ liệu quá nhiều nhưng không dùng tới sẽ gây lãng phí tài nguyên lưu trữ, đồng thời tạo cảm giác bị kiểm soát cho nhân viên.

(4) Cập nhật và rà soát dữ liệu định kỳ

Dữ liệu nhân sự giống như là vòng lặp, mà luôn được dùng mãi. Vì lẽ thế, doanh nghiệp cần thực hiện các thao tác sao để có cơ sở dữ liệu minh bạch, chính xác cho quyết định nhân sự:

• Thường xuyên rà soát, cập nhật để đảm bảo chính xác.
• Xử lý ngay thông tin lỗi thời (ví dụ: thay đổi địa chỉ, số điện thoại, tình trạng hôn nhân, vị trí công việc…).
• Đồng bộ dữ liệu trên các nền tảng HRM/HRIS để tránh sai lệch.

(5) Minh bạch và tạo niềm tin với nhân viên

Một hệ thống dữ liệu nhân sự chỉ thực sự mang lại hiệu quả và tối ưu khi được nhân viên tin tưởng. Doanh nghiệp cần đưa ra biện pháp khiến nhân viên cảm thấy thông tin của học được tôn trọng và bảo vệ, họ sẽ hợp tác và cung cấp dữ liệu chuẩn xác hơn.

• Thông báo rõ ràng cho nhân viên về mục đích, phạm vi sử dụng dữ liệu.
• Cam kết không chia sẻ cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý.
• Tạo cơ chế để nhân viên được quyền kiểm tra, chỉnh sửa thông tin cá nhân khi cần.

IV. Công cụ và phương pháp quản lý dữ liệu nhân sự hiệu quả

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương pháp và công cụ để quản lý dữ liệu nhân sự.

1. Công cụ theo quy mô doanh nghiệp

- Doanh nghiệp nhỏ: Sử dụng những công cụ cơ bản như Excel/Google Sheets để lưu trữ dữ liệu nhân viên. Đồng thời kết hợp với Google Form/Microsoft Form để thu thập thông tin và sử dụng lưu trữ đám mây (Google Drive, One Drive) có phân quyền bảo mật

- Doanh nghiệp tầm trung: Nâng cấp từ công cụ cơ bản lên HRIS/HRM (Human Resource Information System/Management) với các tính năng tích hợp như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương (payroll), BHXH, KPI và tuyển dụng.

- Doanh nghiệp lớn: Liên kết nhiều công cụ và hệ thống: HRIS + ATS (Applicant Tracking System) + LMS (Learning Management System) + BI (Business Intelligence), và dữ liệu đượ lưu trữ trong data mart/warehouse để phân tích sâu hơn.

2. Thiết kế kiến trúc dữ liệu cho HR

Để quản lý dữ liệu nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết kế cấu trúc dữ liệu chuẩn hóa và tránh rối loạn dữ liệu.

- Gán mã số nhân viên duy nhất để dễ quản lý, tránh trùng lặp.

- Xây dựng luồng dữ liệu chuẩn: lấy từ các hệ thống (tuyển dụng, chấm công, tính lương) → làm sạch → đưa vào kho dữ liệu chung.

- Chia dữ liệu theo nhóm: Dữ liệu sự kiện (lương, chấm công, KPI) và Dữ liệu tham chiếu (nhân viên, phòng ban, thời gian).

- Kết nối hệ thống qua API/SSO (Single Sign - On) để đồng bộ nhanh

- Dùng quyền truy cập (RBAC: Role - Based Access Control) để bảo mật và lưu vết thay đổi (audit log) để kiểm soát

3. Các Dashboard nhân sự quan trọng

Dashboard được xem là bảng điều khiển hỗ trợ lãnh đạo nhìn nhanh tình hình nhân sự. Vì thế, doanh nghiệp cần một số dashboard thông dụng như sau:

- Tổng quan nhân sự: số lượng, biến động, cơ cấu theo giới tính, độ tuổi, phòng ban.

- Tuyển dụng: thời gian tuyển (time-to-fill), chi phí tuyển (cost-per-hire), nguồn ứng viên hiệu quả.

- Lương thưởng (C&B): tổng quỹ lương, độ chính xác tính lương, so sánh công bằng giữa các nhóm.

- Hiệu suất & đào tạo: tỉ lệ hoàn thành KPI, hiệu quả đào tạo, thăng tiến nội bộ.

- Gắn kết & nghỉ việc: điểm eNPS, tỷ lệ vắng mặt, tỷ lệ nghỉ sớm, cảnh báo nhân viên có nguy cơ nghỉ việc.

4. Quy trình vận hành dữ liệu nhân sự (Data Ops)

Công cụ và phương pháp quản lý dữ liệu chie thực sự hiểu quả nếu có một quy trình vận hành rõ ràng:

- Phân vai trách nhiệm (RACI: Responsible - Accountable - Consulted - Informed): HR phụ trách nghiệp vụ, IT hỗ trợ kỹ thuật, bộ phận Payroll kiểm tra lương, bộ phận Compliance giám sát tuân thủ.

- Đồng bộ & đối soát: chấm công cập nhật hàng ngày, KPI hàng tháng, lương hàng kỳ.

- Thay đổi dữ liệu: khi thêm trường mới (ví dụ: chứng chỉ, kỹ năng), cần quy trình duyệt trước khi áp dụng.

- Kiểm tra chất lượng dữ liệu: định kỳ rà soát các lỗi phổ biến như sai ngày vào/ra, trùng mã nhân viên, lương thưởng tính sai.

V. Xu hướng mới trong quản trị dữ liệu nhân sự

Với thời đại chuyển đổi số, quản trị dữ liệu nhân sự không còn là lưu trữ hồ sơ hay theo dõi chấm công. Các doanh nghiệp đang ứng dụng các xu hướng mới để biến dữ liệu thành chìa khóa trong quản trị con người.

    ♦ Ứng dụng AI & Big Data trong HR: phân tích dự đoán hành vi nhân viên, hỗ trợ tuyển dụng thông minh. Ví dụ: AI có thể phân tích lịch sử tuyển dụng để dự đoán ứng viên nào phù hợp nhất; hoặc dự báo nhân viên nào có nguy cơ nghỉ việc sớm dựa trên mức độ gắn kết.

    ♦ Tự động hóa quy trình HR: giảm sai sót, tiết kiệm thời gian, HR có thể tập trung vào công việc chiến lược như phát triển con người và văn hóa doanh nghiệp.

    ♦ Phân tích trải nghiệm nhân viên (Employee Experience Analytics): nâng cao trải nghiệm nhân viên (EX), giữ chân nhân tài, giảm chi phí tuyển dụng mới.

    ♦ Hệ thống HR Cloud: linh hoạt, tiết kiệm chi phí hạ tầng, hỗ trợ làm việc từ xa và mô hình hybrid work. Ví dụ: Một công ty đa quốc gia có thể quản lý dữ liệu nhân viên tại Việt Nam, Singapore và Mỹ chỉ trong một hệ thống duy nhất.

>>> Xem thêm:

• HR Tech Là Gì? Xu Hướng Chuyển Đổi Số Trong Quản Lý Nhân Sự
• Chat GPT Là Gì? Tác Động Mạnh Mẽ Đến Ngành Nhân Sự
• Kinh Nghiệm Tìm Việc Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới
• 100+ Thuật Ngữ Tiếng Anh Ngành Nhân Sự Phổ Biến Nhất
• Top 10+ Khóa Học Nhân Sự Online và Offline Tốt Nhất

KẾT LUẬN: Các loại dữ liệu nhân sự doanh nghiệp cần thu thập là nền tảng tối ưu nguồn lực, nâng chất lượng tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ. Khi thiết kế bộ dữ liệu, hãy ưu tiên mục tiêu, tối giản trường thông tin, xác lập vòng đời và cơ chế bảo mật – phân quyền.

Định kỳ rà soát để loại bỏ dữ liệu lỗi thời, đo lường độ chính xác và chuyển hóa thành chỉ số hành động. Nhờ vậy, dữ liệu không nằm yên trong kho mà dẫn dắt quyết định hằng ngày.

Hy vọng kiến thức chia sẻ từ bài viết hữu ích với các bạn!

-------------------------- 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM