Các Loại Dữ Liệu Nhân Sự Doanh Nghiệp Cần Thu Thập

Các loại dữ liệu nhân sự doanh nghiệp cần thu thập không chỉ dừng ở hồ sơ nhân viên mà còn bao gồm thông tin về tuyển dụng, đào tạo, chế độ đãi ngộ, hiệu suất làm việc và mức độ gắn kết. Đây là cơ sở quan trọng giúp nhà quản trị phân tích xu hướng, dự đoán rủi ro và đưa ra quyết định chính xác trong quản trị nhân sự hiện đại.

Để hiểu rõ hơn cách phân loại, quản lý và khai thác dữ liệu này hiệu quả, hãy cùng Lê Ánh HR tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

I. Dữ liệu nhân sự là gì? Vì sao doanh nghiệp cần thu thập?

Dữ liệu nhân sự (Human Resource Data) được hiểu là tập hợp các thông tin liên quan đến quá trình làm việc của nhân viên trong tổ chức, bao gồm thông tin cá nhân, quy trình tuyển dụng, hợp đồng lao động, hiệu suất làm việc, chế độ lương thưởng, đào tạo nhân sự và mức độ gắn kết.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng cao, dữ liệu nhân sự không chỉ là “hồ sơ lưu trữ” mà đã trở thành vũ khí chiến lược giúp doanh nghiệp:

Quản lý nhân sự hiệu quả: Kiểm soát thông tin đầy đủ, chính xác.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven): Dự đoán nhu cầu nhân sự, tối ưu ngân sách và giảm chi phí.
Tăng cường gắn kết nhân viên: Hiểu rõ nhu cầu và trải nghiệm của nhân viên tại doanh nghiệp.
Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Tuân thủ luật lao động, bảo hiểm và nghĩa vụ thuế.

Nói cách khác, dữ liệu nhân sự chính là chìa khóa cho bộ máy quản trị hành chính nhân sự hiện đại.

II. Các loại dữ liệu nhân sự doanh nghiệp cần thu thập

Một hệ thống dữ liệu nhân sự chuẩn thường bao gồm nhiều nhóm thông tin, bao gồm những thông tim cơ bản và phổ biến sau:

1. Dữ liệu nhân khẩu học (Employee Master Data)

Họ và tên, ngày sinh, giới tình, tình trạng hôn nhân,...
Trình độ học vấn, chuyên ngành đào tạo.
Liên hệ cá nhân (địa chỉ, số điện thoại, email).

Đây chính là dữ liệu cơ bản để định danh và quản lý hồ sơ nhân viên.

2. Dữ liệu về tuyển dụng & ứng viên

Hồ sơ ứng viên, CV, kết quả phỏng vấn.
Tỷ lệ chuyển đổi ứng viên → nhân viên chính thức.
Chi phí tuyển dụng và thời gian tuyển dụng trung bình

3. Dữ liệu về quá trình làm việc

Ngày bắt đầu – kết thúc hợp đồng.
Vị trí công việc, phòng ban, cấp bậc.
Lịch sử thăng chức, luân chuyển hoặc điều chuyển công tác

4. Dữ liệu về hiệu suất và năng lực nhân viên

Kết quả KPI, OKR hoặc các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc.
Kỹ năng chuyên môn, chứng chỉ đã đạt được.
Phản hồi từ quản lý trực tiếp hoặc đồng nghiệp.

5. Dữ liệu về lương, thưởng và phúc lợi (C&B)

Mức lương, phụ cấp, hoa hồng.
Các khoản thưởng theo hiệu suất hoặc dự án.
Chế độ bảo hiểm, phúc lợi khác.

6. Dữ liệu về kỷ luật và tuân thủ

Thông tin về nội quy vi phạm, khiếu nại hoặc khen thưởng.
Các chính sách về giờ làm, nghỉ phép, tuân thủ luật lao động

7. Dữ liệu gắn kết và phát triển nhân viên

Kết quả khảo sát mức độ hài lòng (eNPS), gắn kết.
Thông tin về các khóa đào tạo đã tham gia.
Mong muốn phát triển nghề nghiệp của nhân viên.

8. Dữ liệu nghỉ việc & Turnover

Lý do nghỉ việc, phân tích theo nhóm nhân sự.
Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc theo giai đoạn.
Dự đoán xu hướng nghỉ việc để có giải pháp giữ chân.

III. Nguyên tắc và lưu ý khi thu thập dự liệu nhân sự

Dữ liệu nhân sự là nền tảng quan trọng đối với quyết định quản trị trong doanh nghiệp. Tuy thế, nếu thu thập và xử lý thông tin không đúng cách, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro pháp lý, mất lòng tin từ nhân viên và khó khăn trong quản lý. Vì thế, khi thu thập thông tin và quản lý dữ liệu cần phải tuân thủ nghiêm ngặt những nguyên tắc sau:

1. Tuân thủ pháp luật và quy định hiện hành

Doanh nghiệp cần đảm bảo việc thu thấp nhân sự phù hợp với các quy định pháp luật, bao gồm:

Luật lao động và Luật An toàn thông tin tại Việt Nam
GDPR (General Data Protection Regulation) đối với doanh nghiệp có yếu tố quốc tế hoặc hợp tác với đối tác tại châu Âu.

Việc không tuân thủ pháp luật và quy định liên quan có thể dẫn đến tranh chấp lao động, xử phạt hành chính hoặc mất uy tín thương hiệu.

2. Bảo mật dữ liệu cá nhân của nhân viên

Thông tin nhạy cảm của nhân viên như CCCD/CMND, tài khoản ngân hàng, hợp đồng lao động, hồ sơ sức khỏe,... là các dữ liệu quan trọng cần được bảo vệ tuyệt đối, doanh nghiệp nên:

Áp dụng công nghệ mã hóa dữ liệu để hạn chế rò rỉ thông tin nội bộ
Phân quyền truy cập theo cấp bậc: chỉ bộ phận nhân sự hoặc quản lý liên quan mới có quyền xem hoặc chỉnh sửa.
Thiết lập chính sách an ninh mạng và sao lưu dữ liệu định kỳ.

3. Thu thập dữ liệu nhân sự có mục tiêu rõ ràng

Không phải loại dữ liệu nào cũng cần thiết cho việc thu thập và xử lý, doanh nghiệp chỉ nên thu thập những thông tin phục vụ trức tiếp cho công tác

Tuyển dụng và sắp xếp nhân sự.
Quản lý hiệu suất, đào tạo và phát triển nhân viên.
Xây dựng chính sách lương, thưởng, phúc lợi.

Thu thập dữ liệu quá nhiều nhưng không dùng tới sẽ gây lãng phí tài nguyên lưu trữ, đồng thời tạo cảm giác bị kiểm soát cho nhân viên.

4. Cập nhật và rà soát dữ liệu định kỳ

Dữ liệu nhân sự giống như là vòng lặp, mà luôn được dùng mãi. Vì lẽ thế, doanh nghiệp cần thực hiện các thao tác sao để có cơ sở dữ liệu minh bạch, chính xác cho quyết định nhân sự:

Thường xuyên rà soát, cập nhật để đảm bảo chính xác.
Xử lý ngay thông tin lỗi thời (ví dụ: thay đổi địa chỉ, số điện thoại, tình trạng hôn nhân, vị trí công việc…).
Đồng bộ dữ liệu trên các nền tảng HRM/HRIS để tránh sai lệch.

5. Minh bạch và tạo niềm tin với nhân viên

Một hệ thống dữ liệu nhân sự chỉ thực sự mang lại hiệu quả và tối ưu khi được nhân viên tin tưởng. Doanh nghiệp cần đưa ra biện pháp khiến nhân viên cảm thấy thông tin của học được tôn trọng và bảo vệ, họ sẽ hợp tác và cung cấp dữ liệu chuẩn xác hơn.

Thông báo rõ ràng cho nhân viên về mục đích, phạm vi sử dụng dữ liệu.
Cam kết không chia sẻ cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý.
Tạo cơ chế để nhân viên được quyền kiểm tra, chỉnh sửa thông tin cá nhân khi cần.

IV. Công cụ và Phương pháp quản lý dữ liệu nhân sự hiệu quả

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương pháp và công cụ để quản lý dữ liệu nhân sự.

1. Công cụ theo quy mô doanh nghiệp

Doanh nghiệp nhỏ: Sử dụng những công cụ cơ bản như Excel/Google Sheets để lưu trữ dữ liệu nhân viên. Đồng thời kết hợp với Google Form/Microsoft Form để thu thập thông tin và sử dụng lưu trữ đám mây (Google Drive, One Drive) có phân quyền bảo mật

Doanh nghiệp tầm trung: Nâng cấp từ công cụ cơ bản lên HRIS/HRM (Human Resource Information System/Management) với các tính năng tích hợp như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương (payroll), BHXH, KPI và tuyển dụng.

Doanh nghiệp lớn: Liên kết nhiều công cụ và hệ thống: HRIS + ATS (Applicant Tracking System) + LMS (Learning Management System) + BI (Business Intelligence), và dữ liệu đượ lưu trữ trong data mart/warehouse để phân tích sâu hơn.

2. Thiết kế kiến trúc dữ liệu cho HR

Để quản lý dữ liệu nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết kế cấu trúc dữ liệu chuẩn hóa và tránh rối loạn dữ liệu.

Gán mã số nhân viên duy nhất để dễ quản lý, tránh trùng lặp.
Xây dựng luồng dữ liệu chuẩn: lấy từ các hệ thống (tuyển dụng, chấm công, tính lương) → làm sạch → đưa vào kho dữ liệu chung.
Chia dữ liệu theo nhóm: Dữ liệu sự kiện (lương, chấm công, KPI) và Dữ liệu tham chiếu (nhân viên, phòng ban, thời gian).
Kết nối hệ thống qua API/SSO (Single Sign - On) để đồng bộ nhanh
Dùng quyền truy cập (RBAC: Role - Based Access Control) để bảo mật và lưu vết thay đổi (audit log) để kiểm soát

3. Các Dashboard nhân sự quan trọng

Dashboard được xem là bảng điều khiển hỗ trợ lãnh đạo nhìn nhanh tình hình nhân sự. Vì thế, doanh nghiệp cần một số dashboard thông dụng như sau:

Tổng quan nhân sự: số lượng, biến động, cơ cấu theo giới tính, độ tuổi, phòng ban.
Tuyển dụng: thời gian tuyển (time-to-fill), chi phí tuyển (cost-per-hire), nguồn ứng viên hiệu quả.
Lương thưởng (C&B): tổng quỹ lương, độ chính xác tính lương, so sánh công bằng giữa các nhóm.
Hiệu suất & đào tạo: tỉ lệ hoàn thành KPI, hiệu quả đào tạo, thăng tiến nội bộ.
Gắn kết & nghỉ việc: điểm eNPS, tỷ lệ vắng mặt, tỷ lệ nghỉ sớm, cảnh báo nhân viên có nguy cơ nghỉ việc.

4. Quy trình vận hành dữ liệu nhân sự (Data Ops)

Công cụ và phương pháp quản lý dữ liệu chie thực sự hiểu quả nếu có một quy trình vận hành rõ ràng:

Phân vai trách nhiệm (RACI: Responsible - Accountable - Consulted - Informed): HR phụ trách nghiệp vụ, IT hỗ trợ kỹ thuật, bộ phận Payroll kiểm tra lương, bộ phận Compliance giám sát tuân thủ.
Đồng bộ & đối soát: chấm công cập nhật hàng ngày, KPI hàng tháng, lương hàng kỳ.
Thay đổi dữ liệu: khi thêm trường mới (ví dụ: chứng chỉ, kỹ năng), cần quy trình duyệt trước khi áp dụng.
Kiểm tra chất lượng dữ liệu: định kỳ rà soát các lỗi phổ biến như sai ngày vào/ra, trùng mã nhân viên, lương thưởng tính sai.

V. Xu hướng mới trong quản trị dữ liệu nhân sự

Với thời đại chuyển đổi số, quản trị dữ liệu nhân sự không còn là lưu trữ hồ sơ hay theo dõi chấm công. Các doanh nghiệp đang ứng dụng các xu hướng mới để biến dữ liệu thành chìa khóa trong quản trị con người.

Ứng dụng AI & Big Data trong HR: phân tích dự đoán hành vi nhân viên, hỗ trợ tuyển dụng thông minh. Ví dụ: AI có thể phân tích lịch sử tuyển dụng để dự đoán ứng viên nào phù hợp nhất; hoặc dự báo nhân viên nào có nguy cơ nghỉ việc sớm dựa trên mức độ gắn kết.

Tự động hóa quy trình HR: giảm sai sót, tiết kiệm thời gian, HR có thể tập trung vào công việc chiến lược như phát triển con người và văn hóa doanh nghiệp.

Phân tích trải nghiệm nhân viên (Employee Experience Analytics): nâng cao trải nghiệm nhân viên (EX), giữ chân nhân tài, giảm chi phí tuyển dụng mới.

Hệ thống HR Cloud: linh hoạt, tiết kiệm chi phí hạ tầng, hỗ trợ làm việc từ xa và mô hình hybrid work. Ví dụ: Một công ty đa quốc gia có thể quản lý dữ liệu nhân viên tại Việt Nam, Singapore và Mỹ chỉ trong một hệ thống duy nhất.

VI. Kết luận: Dữ liệu nhân sự - chìa khóa chiến lược cho doanh nghiệp

Thu thập và quản trị đúng loại dữ liệu nhân sự giúp doanh nghiệp:

Hiểu lực lượng lao động theo thời gian thực, ra quyết định nhanh và chính xác.
Tối ưu chi phí nhân sự, tăng hiệu suất, nâng cao trải nghiệm nhân viên.
Giảm rủi ro tuân thủ, xây dựng văn hóa minh bạch, củng cố thương hiệu tuyển dụng.

Nếu bạn muốn triển khai hệ thống dữ liệu HR “chuẩn - đủ - dùng được” hoặc cần đội ngũ làm chủ HRIS, Payroll, KPI/OKR, People Analytics, hãy tham khảo các khóa học nhân sự thực tế tại Lê Ánh HR - được thiết kế theo case doanh nghiệp, học xong làm được ngay.