Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin gì trước khi xây chương trình?

Chào My,

Để Lê Ánh HR xây dựng chương trình và báo giá đào tạo Inhouse sát thực tế, doanh nghiệp nên chuẩn bị năm nhóm thông tin: tổng quan doanh nghiệp, học viên tham gia, công việc và vấn đề đang gặp, kết quả mong muốn sau đào tạo, cùng các yêu cầu về tổ chức. Học phí Inhouse được xác định theo chương trình cụ thể, không áp dụng một mức chung cho mọi doanh nghiệp.

Các yếu tố ảnh hưởng đến báo giá gồm nội dung chuyên môn, số học viên, thời lượng, hình thức tổ chức, giảng viên và phạm vi hỗ trợ sau đào tạo. Bài viết dưới đây hướng dẫn chuẩn bị từng nhóm thông tin, kèm mẫu phiếu tổng hợp và gợi ý trình bày đề xuất lên ban giám đốc.

1. Vì sao thông tin đầu vào quyết định chất lượng đề xuất?

Chương trình Inhouse bắt đầu từ vấn đề doanh nghiệp đang gặp, năng lực hiện tại của nhân viên và kết quả mong muốn sau đào tạo. Khi thiếu thông tin, đơn vị đào tạo chỉ có thể đề xuất một chương trình chung, và doanh nghiệp phải trao đổi lại nhiều lần trước khi có báo giá sát thực tế.

2. Nhóm 1: Thông tin tổng quan về doanh nghiệp

• Ngành nghề và quy mô: Lĩnh vực hoạt động, số lao động, số chi nhánh và địa điểm.
• Mô hình bộ phận nhân sự: Số người, cách phân công các mảng hồ sơ, C&B, bảo hiểm, tuyển dụng.
• Công cụ đang dùng: Phần mềm chấm công, tính lương, quản lý nhân sự hoặc bảng tính Excel.

Quy mô lao động ảnh hưởng trực tiếp đến độ phức tạp nghiệp vụ. Bảng lương của 50 người tính bằng Excel khác rất nhiều bảng lương của 800 người làm ba ca, có phụ cấp ca đêm và lương sản phẩm.

3. Nhóm 2: Thông tin về học viên

• Số người và vị trí: Bao nhiêu người tham gia, giữ chức danh gì.
• Thâm niên và mảng phụ trách: Kinh nghiệm của từng người, phần việc đang đảm nhiệm.
• Mức độ chênh lệch trình độ: Nhóm có cả nhân viên mới và trưởng nhóm không.
• Thành phần ngoài phòng nhân sự: Có trưởng bộ phận hoặc cấp quản lý khác tham gia không.

4. Nhóm 3: Công việc hiện tại và vấn đề đang gặp

Đây là phần quan trọng nhất. Anh/chị nên mô tả theo cấu trúc: vấn đề gì, xảy ra bao lâu một lần, ảnh hưởng ra sao. So sánh hai cách mô tả dưới đây:

• Cách mô tả chung: Nhân viên tính lương còn yếu.
• Cách mô tả cụ thể: 3 tháng gần nhất, mỗi kỳ lương có 5 – 7 phiếu lương sai, chủ yếu ở tiền làm thêm giờ và khấu trừ bảo hiểm; mỗi kỳ mất khoảng 2 ngày để rà soát và điều chỉnh; nhân viên phản ánh qua quản lý trực tiếp.

Cách mô tả thứ hai cho phép xác định ngay chương trình cần tập trung vào nghiệp vụ tính lương, khấu trừ bảo hiểm và quy trình kiểm tra bảng lương trước khi trình duyệt.

Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

5. Nhóm 4: Kết quả mong muốn sau đào tạo

Doanh nghiệp nên xác định những năng lực cần cải thiện có thể kiểm tra được, ví dụ: cả nhóm dùng thống nhất một bộ biểu mẫu hồ sơ lao động; nhân viên tự kiểm tra được bảng lương trước khi trình duyệt; trưởng bộ phận tự xây được dự thảo KPI phòng mình. Đây là căn cứ để Lê Ánh HR lựa chọn chuyên đề và để hai bên đối chiếu khi nghiệm thu.

6. Nhóm 5: Thông tin tổ chức và yêu cầu khác

• Hình thức mong muốn: Trực tiếp tại doanh nghiệp, online, tại cơ sở Lê Ánh HR hoặc kết hợp.
• Khung thời gian: Thời điểm dự kiến bắt đầu, các giai đoạn cần tránh như kỳ chốt lương, quyết toán.
• Ngân sách dự kiến: Nếu doanh nghiệp đã có hạn mức, nên cung cấp để đề xuất phù hợp.
• Yêu cầu bảo mật: Phạm vi sử dụng hồ sơ, dữ liệu nội bộ trong bài tập.
• Hồ sơ, chứng từ: Giấy tờ doanh nghiệp cần cho thanh toán và lưu trữ; Lê Ánh HR chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu trước khi gửi báo giá.

7. Mẫu phiếu tổng hợp nhu cầu đào tạo Inhouse

Anh/chị có thể dùng bảng dưới đây làm phiếu tổng hợp gửi đơn vị đào tạo doanh nghiệp Inhouse:

8. Gợi ý trình bày đề xuất lên ban giám đốc

Anh/chị có thể tổ chức đề xuất thành bốn phần: hiện trạng và vấn đề kèm con số, mục tiêu đào tạo, phương án do Lê Ánh HR đề xuất, chi phí và cách đánh giá hiệu quả.

Phần hiện trạng có số liệu thường thuyết phục ban giám đốc nhất, vì cho thấy chi phí của sai sót hiện tại. Ví dụ, mỗi kỳ lương 2 nhân viên mất 2 ngày rà soát, tương đương khoảng 32 giờ công mỗi tháng. Đặt con số này cạnh chi phí đào tạo và mục tiêu giảm sai sót sau khóa, ban giám đốc dễ đánh giá hiệu quả đầu tư hơn.

Xem thêm: Học phí Lê Ánh HR bao nhiêu?

Xem thêm: Lê Ánh HR có đào tạo Inhouse không?

Kết luận

Thông tin đầu vào rõ ràng rút ngắn quá trình trao đổi và tăng độ chính xác của đề xuất. Sau khi doanh nghiệp chuẩn bị thông tin để nhận báo giá đào tạo Inhouse, Lê Ánh HR sẽ đánh giá nhu cầu, tư vấn nội dung, thời lượng, hình thức và gửi báo giá chi tiết.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nhân sự thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp, chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo tại thời điểm đăng tải. Các quy định pháp luật có thể thay đổi. Để được tư vấn lộ trình học tập phù hợp nhất, Quý học viên vui lòng liên hệ trực tiếp đội ngũ tư vấn của chúng tôi.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ NHÂN SỰ HÀNG ĐẦU VIỆT NAM