HR Phải Làm Những Báo Cáo Gì Trong Doanh Nghiệp?

Việc xác định chính xác HR phải làm những báo cáo gì trong doanh nghiệp là yếu tố then chốt để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quản trị nguồn nhân lực.

Việc nắm vững các loại báo cáo này, đặc biệt khi Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 129/2025/NĐ-CP đi vào vận hành, là yêu cầu nghiệp vụ bắt buộc đối với người làm nghề HR chuyên nghiệp.

HR Phải Làm Những Báo Cáo Gì Trong Doanh Nghiệp?

Cùng Lê Ánh HR tìm hiểu về HR Phải Làm Những Báo Cáo Gì Trong Doanh Nghiệp? trong bài viết dưới đây.

1. Hệ thống báo cáo tuân thủ pháp luật lao động và biến động nhân sự

Trách nhiệm báo cáo đối với cơ quan quản lý nhà nước là nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng kỳ hạn giúp doanh nghiệp duy trì chỉ số tín nhiệm tốt trong các đợt thanh tra lao động.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ

Kể từ năm 2025, quy trình này đã được tích hợp trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu ý:

Thông báo biến động lao động hàng tháng

Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo tình hình biến động lao động cho trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở trước ngày 02 hoặc 03 của tháng kế tiếp. Nội dung tập trung vào số lượng tăng mới, số người chấm dứt hợp đồng và thay đổi mức lương đóng bảo hiểm thất nghiệp.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

2. HR phải làm những báo cáo gì về bảo hiểm xã hội và thuế?

Đây là nhóm báo cáo có tần suất phát sinh cao nhất, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về số liệu tài chính và thông tin định danh người lao động.

Báo cáo Bảo hiểm xã hội theo Luật mới 2024

Từ ngày 01/07/2025, Luật BHXH 2024 chính thức có hiệu lực, dẫn đến những thay đổi trong mẫu biểu:

• Mẫu D02-TS: Báo cáo điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc khi có tăng/giảm nhân sự hoặc thay đổi mức lương. Cần lưu ý mức tham chiếu mới thay thế cho mức lương cơ sở.
• Báo cáo giải quyết chế độ: Tổng hợp hồ sơ ốm đau, thai sản, dưỡng sức dựa trên chứng từ y tế điện tử để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.

Báo cáo Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Với mức giảm trừ gia cảnh mới (Bản thân: 15,5 triệu đồng; Người phụ thuộc: 6,2 triệu đồng), HR cần phối hợp với kế toán để lập:

• Tờ khai thuế tháng/quý: Chậm nhất ngày 20 tháng sau (theo tháng) hoặc ngày cuối cùng tháng đầu quý sau (theo quý).
• Báo cáo quyết toán thuế năm: Tổng kết thu nhập, các khoản miễn thuế và số thuế đã khấu trừ của toàn bộ nhân viên trong năm tài chính.

3. Hệ thống báo cáo quản trị hiệu suất và tối ưu nguồn lực nội bộ

Khác với báo cáo tuân thủ, báo cáo quản trị nội bộ giúp bộ phận HR chứng minh vai trò đối tác chiến lược bằng cách cung cấp các chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs) cho Ban điều hành.

Phân tích tỷ lệ biến động nhân sự (Turnover Rate)

Chỉ số này không chỉ dừng lại ở việc đếm số người nghỉ việc mà phải đi sâu vào phân tích nguyên nhân để đưa ra giải pháp giữ chân nhân tài.

• Phân tích theo thâm niên: Đặc biệt chú ý nhóm nhân viên dưới 6 tháng để đánh giá quy trình hội nhập.
• Phân tích theo bộ phận: Nhận diện các đơn vị có môi trường làm việc chưa ổn định.

Công thức:

Tỷ lệ nghỉ việc = [{Số nhân viên nghỉ việc trong tháng}/{(Số nhân viên đầu tháng + Số nhân viên cuối tháng) / 2}]* 100%

Báo cáo hiệu quả tuyển dụng và chi phí (Cost per Hire)

Báo cáo này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách truyền thông tuyển dụng. HR cần đánh giá tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu trên tổng hồ sơ và thời gian trung bình để lấp đầy một vị trí (Time to Fill).

Nếu chi phí tuyển dụng quá cao nhưng chất lượng ứng viên thấp, HR cần đề xuất thay đổi kênh tuyển dụng hoặc điều chỉnh tiêu chí sàng lọc.

4. Quản trị ngân sách lương và báo cáo chi phí nhân sự tổng thể

Kiểm soát chi phí nhân sự luôn là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp trong năm 2026 nhằm đảm bảo khả năng tài chính và tính cạnh tranh trên thị trường.

• Báo cáo cơ cấu thu nhập: Phân tích tỷ lệ giữa lương cứng, thưởng hiệu quả (KPI) và các khoản phụ cấp. Điều này giúp Ban lãnh đạo biết được chính sách đãi ngộ đang tập trung vào nỗ lực cá nhân hay chỉ dừng lại ở chi trả cố định.
• Theo dõi chi phí tăng ca (OT): HR cần báo cáo chi tiết số giờ làm thêm theo từng bộ phận. Việc tăng ca quá mức không chỉ làm tăng chi phí mà còn tiềm ẩn rủi ro về sức khỏe lao động và vi phạm luật định.
• Báo cáo quỹ thưởng và phúc lợi: Đánh giá hiệu quả của các chương trình phúc lợi (bảo hiểm sức khỏe tự nguyện, thưởng thâm niên) đối với mức độ gắn kết của nhân viên.

>>> Xem thêm: 

• Nghề Nhân Sự Là Gì? Người Mới Cần Hiểu Gì Trước Khi Học HR
• Tiêu Chuẩn Chức Danh Quản Lý Trong Doanh Nghiệp Hiện Nay
• Sức Khỏe Tinh Thần (Mental Health) Nơi Làm Việc Là Gì?
• HR Thường Gặp Những Tình Huống Nào Khi Xử Lý Trợ Cấp Thất Nghiệp
• Người Lao Động Có Thu Nhập Bao Nhiêu Phải Nộp Thuế TNCN Từ 2026?

5. Báo cáo đào tạo, phát triển năng lực và chỉ số ROI nhân sự

Trong kỷ nguyên kinh tế tri thức, việc đầu tư vào con người cần được định lượng rõ ràng qua các con số thay vì chỉ đánh giá cảm tính.

• Đo lường lợi nhuận đầu tư đào tạo (ROI): Đây là báo cáo khó nhưng giá trị nhất. HR cần so sánh hiệu suất làm việc của nhân viên trước và sau đào tạo để tính toán giá trị gia tăng mang lại.

ROI =[{Lợi ích thu được - Chi phí đầu tư}/{Chi phí đầu tư}]* 100%

• Thống kê giờ đào tạo bình quân: Chỉ số này phản ánh văn hóa học tập của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp bền vững thường duy trì số giờ đào tạo ổn định cho mọi cấp bậc.
• Báo cáo lộ trình phát triển (Succession Planning): Tổng hợp danh sách nhân sự kế thừa và tiến độ hoàn thành các khóa đào tạo kỹ năng lãnh đạo.

6. Hiện đại hóa quy trình báo cáo thông qua chuyển đổi số năm 2026

Tại Lê Ánh HR, chúng tôi nhận thấy việc sử dụng công nghệ không còn là lựa chọn mà là yêu cầu tất yếu để nâng cao độ chính xác và tính bảo mật.

• Xây dựng HR Dashboard trực quan: Thay vì các bảng tính Excel rời rạc, HR hiện đại sử dụng bảng điều khiển (Dashboard) để trình bày dữ liệu bằng biểu đồ. Điều này giúp Ban lãnh đạo có cái nhìn tổng thể về tình hình nhân sự chỉ trong vài giây.
• Tự động hóa báo cáo tuân thủ: Việc kết nối dữ liệu giữa phần mềm chấm công, tính lương và phần mềm kê khai bảo hiểm giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
• Bảo mật và giao dịch điện tử: Năm 2026, toàn bộ báo cáo gửi cơ quan nhà nước đều yêu cầu ký số. HR cần quản lý chặt chẽ chữ ký số và tài khoản trên các cổng dịch vụ công để đảm bảo tính pháp lý của dữ liệu.

Khuyến nghị từ Lê Ánh HR:

Để quản trị hệ thống báo cáo hiệu quả, bạn nên thiết lập một lịch pháp lý (Legal Calendar) riêng cho bộ phận nhân sự. Việc kiểm tra chéo dữ liệu hàng tháng giữa bảng lương, tờ khai thuế và báo cáo BHXH là cách tốt nhất để phòng tránh các rủi ro thanh tra.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nhân sự thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp, chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM