HR Thường Gặp Những Tình Huống Nào Khi Xử Lý Trợ Cấp Thất Nghiệp?

Trong quá trình giải quyết thủ tục nghỉ việc (offboarding), vấn đề xử lý trợ cấp thất nghiệp thường phát sinh nhiều thắc mắc và rủi ro pháp lý nhất.

Cùng Lê Ánh HR tìm hiểu thêm về những tình huống thường gặp mà HR xử lý trợ cấp thất nghiệp trong bài viết dưới đây.

Mục lục

HR Thường Gặp Những Tình Huống Nào Khi Xử Lý Trợ Cấp Thất Nghiệp?

HR Thường Gặp Những Tình Huống Nào Khi Xử Lý Trợ Cấp Thất Nghiệp?

Dưới đây là 6 tình huống điển hình mà HR cần nắm vững để tư vấn chính xác cho người lao động (NLĐ) và bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp theo luật mới áp dụng từ năm 2026.

Tình huống 1: Người lao động không đủ điều kiện hưởng nhưng vẫn yêu cầu làm hồ sơ

Nhiều nhân sự cho rằng chỉ cần đóng bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) thì khi nghỉ việc sẽ được nhận trợ cấp thất nghiệp. Tuy nhiên, Luật Việc làm 2025 quy định chặt chẽ các trường hợp bị loại trừ.

Các trường hợp không được hưởng:

Đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật: Theo điểm a khoản 1 Điều 38, nếu NLĐ tự ý nghỉ việc mà không tuân thủ thời gian báo trước hoặc lý do theo Bộ luật Lao động, họ sẽ không đủ điều kiện hưởng trợ cấp.
Người hưởng lương hưu: NLĐ chấm dứt hợp đồng khi đủ điều kiện hưởng lương hưu sẽ không được hưởng trợ cấp thất nghiệp.
Không đóng đủ thời gian: NLĐ chưa đóng đủ 12 tháng BHTN trong vòng 24 tháng trước khi nghỉ việc (hoặc 36 tháng đối với hợp đồng mùa vụ/ngắn hạn).

Giải pháp cho HR: HR cần giải thích rõ luật để tránh việc NLĐ khiếu nại công ty "làm khó". Đối với trường hợp nghỉ ngang trái luật, Quyết định thôi việc cần ghi rõ lý do để cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) có căn cứ từ chối chi trả, tránh rủi ro trục lợi quỹ bảo hiểm.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

Tình huống 2: Rắc rối xoay quanh việc chốt sổ và nợ Bảo hiểm xã hội

Đây là tình huống rủi ro nhất cho doanh nghiệp theo quy định mới năm 2026.

Vấn đề: Doanh nghiệp đang nợ tiền BHXH nên không thể chốt sổ, xác nhận thời gian đóng cho nhân viên nghỉ việc.

Rủi ro pháp lý mới (Điều 33 Luật Việc làm 2025): Người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng đủ BHTN khi chấm dứt hợp đồng để kịp thời giải quyết chế độ cho NLĐ. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp không đóng đủ dẫn đến NLĐ không được hưởng trợ cấp, doanh nghiệp phải trả khoản tiền tương ứng với các chế độ mà NLĐ lẽ ra được hưởng.

Giải pháp cho HR: Nếu công ty gặp khó khăn tài chính, HR cần đề xuất Ban lãnh đạo ưu tiên đóng dứt điểm phần nợ và phát sinh của riêng nhân sự nghỉ việc để chốt sổ cục bộ. Việc để NLĐ lỡ hạn nộp hồ sơ do lỗi của công ty sẽ dẫn đến trách nhiệm bồi thường tài chính trực tiếp rất lớn.

Tình huống 3: Tranh chấp về lý do chấm dứt hợp đồng trên quyết định thôi việc

Vấn đề: NLĐ bị sa thải hoặc hết hạn hợp đồng nhưng năn nỉ HR ghi lý do là "Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng" hoặc ép HR sửa lại lý do để dễ làm thủ tục thất nghiệp.

Thực tế xử lý: Trung tâm Dịch vụ việc làm (TTDVVL) sẽ đối chiếu lý do trên Quyết định thôi việc và mã phương án báo giảm trên hệ thống BHXH (như mã giảm hẳn, mã sa thải, mã hết hạn...). Sự sai lệch giữa hai thông tin này sẽ khiến hồ sơ bị trả về.

Lưu ý cho HR: Tuyệt đối tuân thủ sự thật hồ sơ. Việc "lách luật" ghi sai lý do không chỉ vi phạm đạo đức nghề nghiệp mà còn khiến doanh nghiệp gặp rắc rối khi cơ quan chức năng thanh tra về quan hệ lao động và thuế thu nhập cá nhân sau này.

Tình huống 4: Nhân sự không nắm rõ thời hạn nộp hồ sơ (Quy tắc 3 tháng)

Hiểu lầm phổ biến: NLĐ thường nghĩ thời hạn nộp hồ sơ tính từ ngày họ nộp đơn xin nghỉ, hoặc tính từ ngày có Quyết định thôi việc, dẫn đến việc đi nộp hồ sơ quá trễ.

Quy định chuẩn: Theo điểm c khoản 1 Điều 38, thời hạn nộp hồ sơ là 03 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc.

Vai trò của HR: Dù việc nộp hồ sơ là trách nhiệm cá nhân của NLĐ với TTDVVL, HR chuyên nghiệp nên có email hướng dẫn (Offboarding Guidelines) nhắc nhở nhân sự về mốc thời gian này ngay khi trao Quyết định thôi việc.

>>> Xem thêm:

Người Lao Động Có Thu Nhập Bao Nhiêu Phải Nộp Thuế TNCN Từ 2026?
Toàn Văn Luật Thuế Thu Nhập Cá Nhân 2025 (109/2025/QH15): Điểm Mới Cần Biết
6 Sai Lầm Khiến Thực Tập Sinh Mất Cơ Hội Ở Lại Công Ty
Bộ Quy tắc Ứng xử (Code of Conduct – COC)
Dữ Liệu Cá Nhân Là Gì? Doanh Nghiệp Được Thu Thập Những Gì?

Tình huống 5: Xử lý trường hợp NLĐ có việc làm mới trong thời gian chờ hưởng

Quy định: NLĐ sẽ không được hưởng (hoặc bị chấm dứt hưởng) trợ cấp thất nghiệp nếu có việc làm và thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Tình huống thực tế: NLĐ vừa nghỉ công ty cũ, sang công ty mới làm việc ngay trong tháng đầu tiên nhưng đề nghị công ty mới "khoan đóng bảo hiểm" hoặc "thử việc không đóng bảo hiểm" để tranh thủ nhận trợ cấp thất nghiệp.

Giải pháp cho HR: Khi tiếp nhận nhân sự mới, HR cần thực hiện đăng ký lao động và đóng BHXH theo đúng quy định pháp luật. Việc thỏa thuận trốn đóng BHXH để NLĐ trục lợi trợ cấp thất nghiệp là hành vi vi phạm pháp luật (theo Điều 5 và Điều 31), có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính hoặc hình sự tùy mức độ.

Tình huống 6: Thắc mắc về mức hưởng thấp hơn lương thực tế

Câu hỏi từ NLĐ: "Tại sao lương tôi 20 triệu nhưng tiền thất nghiệp nhận được chỉ có vài triệu?"

Cơ sở tính toán: Theo khoản 1 Điều 39, mức hưởng hằng tháng bằng 60% mức bình quân tiền lương tháng đóng BHTN của 06 tháng liền kề trước khi nghỉ việc.

Giải thích của HR: Nhiều doanh nghiệp đóng BHXH cho nhân viên ở mức lương cơ bản (hoặc mức tối thiểu vùng) cộng phụ cấp cố định, thấp hơn thu nhập thực tế (bao gồm thưởng, KPI...). Do đó, tiền trợ cấp thất nghiệp cũng sẽ tính trên mức đóng này, không phải trên tổng thu nhập thực nhận. Mức hưởng tối đa cũng không quá 05 lần mức lương tối thiểu vùng.

Từ ngày 01/01/2026, Luật Việc làm số 74/2025/QH15 nâng cao trách nhiệm của người sử dụng lao động trong quy trình giải quyết nghỉ việc. HR cần đặc biệt lưu ý quy định buộc doanh nghiệp phải trả khoản tiền tương ứng với mức trợ cấp thất nghiệp nếu việc chậm đóng bảo hiểm khiến người lao động mất quyền lợi. Do đó, việc ưu tiên đóng đủ bảo hiểm để chốt sổ và trả hồ sơ kịp thời hạn 03 tháng là yêu cầu bắt buộc để quản trị rủi ro pháp lý và hạn chế tranh chấp.

Ngoài ra, việc tư vấn chính xác, minh bạch các quy định về điều kiện hưởng, mức hưởng và nghĩa vụ thông báo tìm kiếm việc làm không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các tranh chấp lao động không đáng có, mà còn giữ gìn hình ảnh thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp đến những giây phút cuối cùng.

Một quy trình Offboarding bài bản, thấu tình đạt lý chính là lời chia tay đẹp nhất mà HR dành cho những cộng sự đã từng gắn bó.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm: