Dữ Liệu Cá Nhân Là Gì? Doanh Nghiệp Được Thu Thập Những Gì?

Trong bối cảnh chuyển đổi số và quản trị dựa trên dữ liệu, dữ liệu cá nhân trở thành tài sản quan trọng nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro pháp lý lớn.

Doanh nghiệp cần hiểu đúng dữ liệu cá nhân là gì, được phép thu thập những thông tin nào và phải quản lý ra sao để tránh vi phạm, đặc biệt khi khung pháp lý về bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng chặt chẽ.

Mục lục

I. Dữ liệu cá nhân là gì? Bản chất pháp lý đối với doanh nghiệp
II. Phân loại dữ liệu cá nhân và ý nghĩa trong quản trị rủi ro
- 1. Dữ liệu cá nhân thông thường
- 2. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm
III. Khung pháp lý
IV. Doanh nghiệp được thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân trong những trường hợp nào?
V. Quyền của chủ thể dữ liệu và nguyên tắc quản trị doanh nghiệp cần áp dụng

I. Dữ liệu cá nhân là gì? Bản chất pháp lý đối với doanh nghiệp

Dữ liệu cá nhân là thông tin gắn liền với một cá nhân cụ thể hoặc có thể dùng để xác định một cá nhân.

Dữ liệu có thể tồn tại dưới dạng chữ viết, số, hình ảnh, âm thanh, dữ liệu điện tử… và được thu thập, lưu trữ, xử lý trong suốt vòng đời hoạt động của doanh nghiệp.

Một số lưu ý:

Chỉ cần có khả năng định danh (trực tiếp hoặc gián tiếp) thì đã được xem là dữ liệu cá nhân.
Không phụ thuộc vào việc dữ liệu đó có “nhạy cảm” hay không.

Trong doanh nghiệp, dữ liệu cá nhân xuất hiện ở nhiều bộ phận:

Nhân sự – Hành chính: hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, bảng lương, thông tin thuế, bảo hiểm, dữ liệu chấm công
Kinh doanh – Marketing: thông tin liên hệ khách hàng, lịch sử giao dịch, dữ liệu hệ thống CRM
Vận hành: hình ảnh camera (CCTV), thông tin khách ra vào, email công vụ, nhật ký truy cập hệ thống

Mọi thông tin gắn với một cá nhân cụ thể, kể cả email công ty được cấp theo tên cá nhân, đều thuộc phạm vi dữ liệu cá nhân và cần được quản lý phù hợp.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

II. Phân loại dữ liệu cá nhân và ý nghĩa trong quản trị rủi ro

Việc phân loại dữ liệu cá nhân có ý nghĩa quan trọng trong xác định mức độ bảo vệ, quy trình xử lý và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp.

1. Dữ liệu cá nhân thông thường

Bao gồm các thông tin phổ biến như:

Họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch
Số điện thoại, email, địa chỉ liên hệ
Thông tin nghề nghiệp, quan hệ gia đình (người phụ thuộc), lịch sử giao dịch thông thường

2. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Là nhóm dữ liệu có mức độ rủi ro cao hơn nếu bị lộ hoặc sử dụng sai mục đích, bao gồm:

Thông tin tài chính, tài khoản ngân hàng, thu nhập
Dữ liệu sức khỏe, hồ sơ khám sức khỏe
Dữ liệu sinh trắc học như vân tay, khuôn mặt
Thông tin đời sống riêng tư, vị trí địa lý

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp sử dụng các công cụ như chấm công vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt nhưng chưa đánh giá đầy đủ đây là dữ liệu nhạy cảm, dẫn đến thiếu biện pháp bảo vệ tương ứng.

Dữ Liệu Cá Nhân Là Gì? Doanh Nghiệp Được Thu Thập Những Gì?

III. Khung pháp lý

Tính đến nay, doanh nghiệp cần lưu ý hai mốc quan trọng:

Giai đoạn trước 2026: Doanh nghiệp có trách nhiệm tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc về mục đích, phạm vi, bảo mật và quyền của chủ thể dữ liệu trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân. (Khung pháp lý điều chỉnh là Nghị định 13/2023/NĐ-CP)

Giai đoạn từ 01/01/2026: Quy định mới dự kiến được áp dụng với yêu cầu cao hơn về trách nhiệm giải trình, bảo vệ dữ liệu và kiểm soát rủi ro.

Doanh nghiệp thuộc trường hợp phải thực hiện các thủ tục quản lý dữ liệu cá nhân (như đánh giá tác động xử lý dữ liệu, xây dựng quy trình xử lý sự cố, phân công đầu mối phụ trách) cần chủ động hoàn thiện ngay trong giai đoạn chuyển tiếp, thay vì chờ đến khi quy định mới chính thức áp dụng.

Xem thêm:

Mẫu Quy Chế Nhân Sự Chuẩn (Tải File Word Miễn Phí)
Hồ Sơ HR Cần Chuẩn Bị Khi Có Thanh Tra Lao Động
Mẫu Sơ Đồ Thể Thức Văn Bản Chuẩn Nhất Theo Nghị Định 30
Kỹ Năng Giao Tiếp Là Gì? Tầm Quan Trọng Trong Công Việc
TNA Là Gì? Cách Xác Định Nhu Cầu Đào Tạo Hiệu Quả

IV. Doanh nghiệp được thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân trong những trường hợp nào?

Việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân chỉ được thực hiện khi đáp ứng các điều kiện phù hợp. Trong thực tiễn, có thể phân thành hai nhóm tình huống chính:

1. Trường hợp cần sự đồng ý của chủ thể dữ liệu

Áp dụng đối với các hoạt động không mang tính bắt buộc, ví dụ:

Gửi thông tin quảng cáo, tiếp thị
Sử dụng hình ảnh, thông tin cá nhân cho mục đích truyền thông
Chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba không trực tiếp phục vụ việc thực hiện hợp đồng

2. Trường hợp không yêu cầu sự đồng ý

Doanh nghiệp được xử lý dữ liệu cá nhân để:

Ký kết và thực hiện hợp đồng với người lao động, khách hàng
Thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật (thuế, bảo hiểm, báo cáo)
Xử lý các tình huống khẩn cấp liên quan đến tính mạng, sức khỏe

Trong các trường hợp này, doanh nghiệp vẫn cần thông báo rõ ràng cho chủ thể dữ liệu về việc thu thập và sử dụng thông tin.

V. Quyền của chủ thể dữ liệu và nguyên tắc quản trị doanh nghiệp cần áp dụng

Chủ thể dữ liệu có quyền:

Được biết và được thông tin về việc xử lý dữ liệu cá nhân
Yêu cầu chỉnh sửa, xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu trong các trường hợp phù hợp
Rút lại sự đồng ý đối với các hoạt động đã cấp phép trước đó

Để đáp ứng các quyền này, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống quản trị dữ liệu dựa trên các nguyên tắc:

Minh bạch: có chính sách bảo mật, thông báo rõ ràng
Tối thiểu hóa: chỉ thu thập dữ liệu cần thiết
Bảo mật: áp dụng biện pháp kỹ thuật và quản lý phù hợp với mức độ rủi ro
Trách nhiệm giải trình: lưu trữ hồ sơ, quy trình chứng minh việc tuân thủ

Dữ liệu cá nhân vừa là nguồn lực quan trọng phục vụ quản trị và kinh doanh, vừa là lĩnh vực tiềm ẩn rủi ro pháp lý nếu không được quản lý đúng cách.

Việc hiểu đúng khái niệm, phạm vi và điều kiện xử lý dữ liệu cá nhân sẽ giúp doanh nghiệp chủ động tuân thủ, hạn chế rủi ro và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản trị.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm: