Kaizen là gì? Cách áp dụng phương pháp Kaizen trong doanh nghiệp hiệu quả

Kaizen là một triết lý, một phương pháp kinh doanh nổi tiếng đối với người Nhật Bản. Trên thực tế, phương pháp này đã mang lại nhiều sự cải tiến và thành công trong hoạt động kinh doanh và phát triển tổ chức.

Trong bài viết dưới đây, Lê Ánh HR sẽ giới thiệu với các bạn phương pháp Kaizen là gì và hướng dẫn cách áp dụng phương pháp Kaizen hiệu quả trong doanh nghiệp.

I. Phương pháp Kaizen là gì? Các đặc điểm của Kaizen

1. Phương pháp Kaizen là gì?

Theo The New Shorter Oxford English Dictionary (1993), từ "Kaizen" được bổ sung và định nghĩa như sau: "Kaizen là sự cải tiến liên tục quá trình làm việc, nâng cao năng suất,... như một triết lý kinh doanh."

Nhìn dưới góc độ phân tích theo Nhật ngữ, Kaizen có nghĩa là: Kai – liên tục, Zen – cải tiến. Kaizen hướng tới sự nỗ lực không ngừng của toàn bộ các cá nhân trong doanh nghiệp, từ nhân viên đến các bộ cấp cao để đảm bảo mọi hoạt động của tổ chức luôn được cải tiến liên tục, nhằm mục đích nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí,…

Quá trình cải tiến của triết lý Kaizen không yêu cầu bạn phải làm những gì lớn lao, mà nó hướng đến mục tiêu tích lũy từ những cải tiến nhỏ để tạo nên kết quả lớn hơn, tập trung vào xử lý và giải quyết tận gốc vấn đề ngay khi phát sinh để lần sau không phải lặp lại.

Tham khảo »»» Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online - Tương Tác Trực Tiếp Với Chuyên Gia Nhân Sự Hàng Đầu

2. Lợi ích áp dụng phương pháp Kaizen

Kaizen được áp dụng và trả lại kết quả là cả một quá trình dài không ngừng cải tiến để hoàn thành mục tiêu, có thể kể đến một vài lợi ích như

• Giảm các đáng phí không đáng có, tăng năng suất
• Tạo tinh thần làm việc tập thể đoàn kết
• Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến, phát huy hết tiềm năng có trong mỗi cá nhân người lao động
• Hình thành trong mỗi cá nhân ý thức giảm thiểu các lãng phí
• Tạo động lực để các cá nhân trong doanh nghiệp đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả
• Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, tăng tính gắn kết nội bộ
• Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết

3. Đặc điểm của Kaizen là gì

• Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc
• Nhấn mạnh hoạt động nhóm
• Công cụ hữu hiệu trong việc thu thập và phân tích dữ liệu 
• Tập trung nâng cao năng suất và thỏa mãn yếu cầu khách hàng thong qua việc cắt giảm các khoản lãng phí không cần thiết
• Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình, đồng lòng của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo

II. Hướng dẫn áp dụng phương pháp Kaizen hiệu quả

Khi áp dụng phương pháp Kaizen chúng ta sẽ thực hiện theo vòng PDCA. Cụ thể theo trình tự:

1. Plan (P)_ Kế hoạch: Gồm 4 bước

(1) Lựa chọn chủ đề, phạm vi áp dụng

Phương pháp Kaizen chỉ sử dụng chỉ sử dụng cho những dây chuyền sản xuất hoặc bộ phận chuyên môn nào thực sự cần thiết và khả thi cho việc cải tiến.

Có thể áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng đến đội nhóm, phòng ban rồi tiến tới quy mô toàn doanh nghiệp.

Thời điểm áp dụng phương pháp có thể tham khảo:

• Kaizen trong khủng hoảng là giải pháp bắt buộc để có thể tồn tại
• Kaizen trong bối cảnh khó khăn (như giai đoạn Covid-19) nhằm hạn chế gián đoạn, duy trì hoạt động liền mạch, chuẩn bị cho sự hồi phục sau này
• Kaizen trong lúc mọi thứ đang tăng trưởng ổn định, là chiến lược đột phá tăng trưởng mạnh mẽ
• Từng cá nhân kaizen cho riêng mình từ những thứ nhỏ nhất, nhằm tránh sự nhàm chán trong công việc

(2) Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu

Trước khi xây dựng và tiến hành áp dụng phương pháp Kaizen, chúng ta cần tổ chức đánh giá tình trạng thực tế của doanh nghiệp để thông nhất mục tiêu và lên kế hoạch phù hợp.

Khi vận hành phương pháp Kaizen chúng ta không tốn nhiều chi phí tuy nhiên cần xác định mục tiêu Kaizen phù hợp để tránh sự quá sức, không đủ nguồn lực và lệch hướng vấn đề.

(3) Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ

Khi đánh giá doanh nghiệp, hãy tập hợp nhiều người lại với nhau để xác định nguyên nhân sâu xa, gốc rễ của vấn đề đang gặp phải.

Các con số thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian đủ dài để có kết quả hiệu quả.

Tham khảo: Khóa Học C&B - Đào Tạo Thực Hành Thực Chiến

2. Do (D)_ Thực hiện: Xác định và thực hiện biện pháp

Sau khi phân tích dữ liệu, phát hiện lỗi ở đâu phải đề xuất giải pháp và thực hiện cải tiến ở đó. giải pháp đưa ra phải dựa trên các dữ liệu thu thập được và có thể đo lường kết quả bằng các con số.

Trong quá trình thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập cần thường xuyên thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát việc áp dụng phương pháp Kaizen vào thực tế của doanh nghiệp.

3. Check (C)_ Kiểm tra: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

Kết quả thực hiện biện pháp là kết quả có thể đo lường được, là một trong 5 tiêu chí của mục tiêu SMART.

Kết quả thực hiện biện pháp là yếu tố giúp xác định giải pháp Kaizen phù hợp. 

4. Act (A)_ Hành động: gồm 2 bước

(1) Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn

Trong quá trình xác nhận kết quả sẽ xuất hiện nhược điểm khi áp dụng cụ thể  vào thực tế phương pháp Kaizen.

Lúc này cần nhanh chóng sửa chữa, cải tiến và tối ưu hóa để khắc phục những lỗi sai.

(2) Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo

Phương pháp Kaizen là cả một quá trình thiến hành để có kết quả. Hãy luôn bám sát quá trình tiến hành đó để có thể rút ra kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau.

Xem thêm: 

• TOP 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay
• Các Phương Pháp Đánh Giá Nhân Sự
• Các Phương Pháp Phỏng Vấn - Ưu và Nhược Điểm

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về Kaizen là gì? Phương pháp áp dụng Kaizen hiệu quả trong doanh nghiệp. Nếu bạn cần trang bị thêm các kiến thức về nghiệp vụ Quản trị nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm các Khóa học Hành chính nhân sự tại Lê Ánh HR.

Khóa học này sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng của một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp, được giảng dạy bởi các chuyên gia có hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực nhân sự.

Lê Ánh Hr chúc bạn thành công!