Khung Năng Lực Là Gì? Cách Xây Dựng Khung Năng Lực Nhân Viên

Khung năng lực là một loại công cụ mang tính ứng dụng thực tiễn, được ứng dụng trong các doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Nó giúp bạn hoàn thiện quy trình quản trị nhân sự bao gồm các công tác quản lý, đào tạo, khai thác và phát triển nguồn nhân lực.

Đánh giá kỹ năng, thái độ của ứng viên và nhân viên không còn là vấn đề quá khó khăn nếu như các nhà quản lý hiểu và áp dụng được khung năng lực. Cùng Lê Ánh Hr tìm hiểu chi tist về khung năng lực từ khái niệm, vai trò cho đến cấu trúc và cách xây dựng khung năng lực.

1. Khung năng lực là gì?

Khung năng lực (tiếng Anh có nghĩa là Competency Framework) là một thuật ngữ khá phổ biến trong lĩnh vực quản trị. Khung năng lực là một công cụ quản lý nhân sự tổng hợp, bao gồm một bảng mô tả tổng hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm cần thiết để hoàn thành tốt công việc trong một lĩnh vực hoặc công ty cụ thể. Nó được sử dụng như một phương pháp đánh giá và quản lý năng lực của nhân viên trong công ty đối với yêu cầu của công việc.

• Kiến thức - Knowledge: Mô tả thông tin, sự kiện và quy tắc trong lĩnh vực được học và nghiên cứu từ trường lớp hoặc tích lũy từ thực tế, từ các nguồn tài liệu hoặc từ các chuyên gia có kinh nghiệm.
• Kỹ năng - Skill: Mô tả khả năng của một cá nhân trong một hoặc nhiều khía cạnh được sử dụng để giải quyết một tình huống hoặc công việc thực tế.
• Thái độ - Attitude: Mô tả cách bạn xem công việc, nhiệm vụ của mình, đồng nghiệp và cộng đồng. Thái độ chi phối hành vi, tác phong và tinh thần trách nhiệm của nhân viên.

Khung năng lực là phương pháp quản lý năng lực theo chức danh, nghĩa là mỗi nhân viên trong doanh nghiệp sẽ được đánh giá năng lực theo tiêu chí năng lực, hay khung năng lực theo vị trí đang nắm giữ, thay vì đánh giá năng lực chung chung.

Trên cơ sở kết quả đánh giá năng lực, doanh nghiệp sẽ xây dựng yêu cầu đào tạo hoặc lộ trình công danh phù hợp với nhân sự đó. Ở góc độ công ty, kết quả đánh giá năng lực là căn cứ xây dựng kế hoạch đào tạo và chiến lược nhân sự.

Ví dụ về khung năng lực cho vị trí nhân viên lập trình (Software Developer)

2. Tại sao phải xây dựng khung năng lực

Xây dựng khung đánh giá năng lực là rất cần thiết vì nó giúp các doanh nghiệp và tổ chức có thể đánh giá và quản lý năng lực của nhân viên một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Các ưu điểm của việc xây dựng khung năng lực bao gồm:

- Tối ưu hoá tuyển dụng: Khung cấu trúc năng lực thường được sử dụng làm cơ sở cho việc tuyển dụng đầu vào của công ty. Giúp cho quá trình tuyển dụng trở nên dễ dàng và chính xác hơn bằng cách đưa ra các tiêu chuẩn năng lực cụ thể, giúp cho các ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc được lựa chọn.

- Cải thiện chất lượng công việc: Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng chiến lược nhân sự. Giúp cho doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch đào tạo, huấn luyện và phát triển năng lực của nhân viên, từ đó giúp cải thiện chất lượng công việc.

- Đánh giá năng lực nhân viên: Giúp các doanh nghiệp đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhân viên, đồng thời xác định được điểm mạnh và điểm yếu của họ. Giúp nhà quản trị đưa ra các kế hoạch phát triển và thăng tiến cho nhân viên, giúp họ phát triển kỹ năng và tiềm năng nghề nghiệp của mình.

- Tăng hiệu quả làm việc: Giúp nhà quản trị dễ dàng xác định được những người có kinh nghiệm, năng lực và kỹ năng phù hợp để đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách hiệu quả nhất.

3. Ý nghĩa của khung năng lực đối với doanh nghiệp

Việc sử dụng các khung năng lực để đánh giá các kỹ năng và thái độ của ứng viên và nhân viên ngày càng trở nên phổ biến trong quản lý tài năng và nguồn lực. Vậy khung năng lực đối với doanh nghiệp có ý nghĩa như thế nào?

- Định hướng phát triển nghề nghiệp và đào tạo nhân viên.

- Tăng tính minh bạch và công bằng trong quá trình đánh giá và xếp hạng năng lực của nhân viên.

- Định hướng chiến lược quản lý nhân sự và phát triển kế hoạch tuyển dụng, giữ chân nhân viên.

- Giúp tăng cường sự hiểu biết và hỗ trợ cho nhân viên phát triển năng lực của mình.

- Nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng công việc của toàn bộ tổ chức.

4. Cấu trúc khung năng lực

Để xây dựng mô hình năng lực phù hợp, hiệu quả cho hoạt động quản lý nhân sự nói chung và năng cao năng lực lãnh đạo quản lý nhân viên nói riêng thì doanh nghiệp cần bám sát vào đặc điểm của từng nhân viên.

Mỗi vị trí nhân sự trong tổ chức sẽ có một cấu trúc mô hình năng lực cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và cố gắng phát triển thêm những năng lực còn thiếu để trở thành một nhà lãnh đạo.

Cấu trúc của khung năng lực thường bao gồm bốn nhóm năng lực chính như sau:

• Năng lực quản lý/lãnh đạo (Role specific competencies): Là các năng lực ứng dụng cho các vị trí công việc có tính chất quản lý trong tổ chức như năng lực lãnh đạo, năng lực tư duy chiến lược, theo dõi và đánh giá công việc. Tùy theo mức độ phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu khác nhau về tiêu chuẩn năng lực quản lý.
• Năng lực cốt lõi (Core competencies): Gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề…Năng lực cốt lõi được xác định dựa trên chiến lược và giá trị cốt lõi của công ty.
• Năng lực chuyên môn (Technical competence): là các kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần thiết gắn với lĩnh vực cụ thể có vai trò quyết định trong việc hoàn thành các nhiệm vụ cho vị trí công việc hoặc bộ phận mà một cá nhân đảm nhận. VD: kỹ năng bán hàng, kỹ năng lập trình
• Năng lực hành vi (Behavioral capacity): Là năng lực bổ trợ/kỹ năng làm việc, là các năng lực cụ thể của cá nhân được định nghĩa dưới dạng hành vi nhằm đảm bảo khả năng ứng dụng và mức độ thuần thục.

5. Cách xây dựng khung năng lực và đánh giá khung năng lực

5.1. Cách xây dựng khung năng lực

Để tiến hành xây dựng khung năng lực khắc phục được những sai sót và phát huy đúng vai trò của nó thì việc xây dựng phải đi theo lộ trình bài bản. Các bạn có thể tham khảo các bước thực hiện sau:

• Bước 1: Xác định mục đích

Bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất. Để xây dựng khung năng lực cho một tổ chức, công việc đầu tiên phải làm rõ mục đích thực sự của dự án xây dựng khung năng lực là gì? Bước này yêu cầu sự thống nhất giữa các bên liên quan trong doanh nghiệp về mục đích và phạm vi của khung.

Ví dụ, mục đích có thể là để định hướng nhân viên về những năng lực cần thiết cho vị trí công việc, giúp doanh nghiệp đánh giá và phát triển năng lực của nhân viên, đảm bảo rằng công ty có đủ nguồn nhân lực phù hợp để đáp ứng yêu cầu kinh doanh.

Mục đích ứng dụng khác nhau sẽ dẫn đến việc đưa ra năng lực khác nhau.

• Bước 2: Chuẩn hóa doanh nghiệp

Đây là bước quan trọng tiếp theo giúp xác định những yêu cầu cần thiết và giúp khung năng lực được triển khai một cách hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình, cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ của mỗi chức danh trong quá trình xây dựng Khung năng lực, bởi các năng lực thường sẽ gắn với việc thực hiện những nhiệm vụ, công việc nhất định để đảm bảo tính thống nhất và nhất quán trong toàn bộ công ty. 

Nếu hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ chưa rõ ràng thì sẽ không thể xác định được năng lực nào là cần thiết và giúp người thực hiện công việc trở nên vượt trội.

>>> Xem thêm: Chức Danh Nghề Nghiệp Là Gì? Các Chức Danh Phổ Biến Hiện Nay

• Bước 3: Xây dựng bộ từ điển năng lực

Tiếp theo là quá trình tạo ra một danh sách các từ và cụm từ mô tả các năng lực cần thiết cho mỗi vị trí công việc trong doanh nghiệp. Từ điển năng lực này sẽ định nghĩa các khái niệm và thuật ngữ được sử dụng trong khung năng lực, giúp cho các nhân viên có cùng hiểu biết và định nghĩa chung về các năng lực quan trọng.

Có 2 cách tiếp cận để xây dựng bộ từ điển năng lực: thiết kế mới hoàn toàn hoặc sử dụng bộ từ điển có sẵn. Kết quả cần đạt của bước này đó là định nghĩa các năng lực cần có của doanh nghiệp và mô tả các cấp độ của nó.

• Bước 4: Xây dựng khung năng lực cho từng vị trí

Từ bộ từ điển năng lực chung của doanh nghiệp, tiến hành chọn lọc các loại năng lực và các cấp độ cần đạt cho các chức danh. Khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực cụ thể đối với từng nhiệm vụ công việc cụ thể.

Bước này là quá trình tạo ra một bảng mô tả các năng lực cần thiết cho từng vị trí công việc trong doanh nghiệp. Khung năng lực này bao gồm các năng lực theo vai trò, năng lực cốt lõi, năng lực chuyên môn, năng lực hành vi, cùng với các trọng số tương ứng cho từng năng lực.

Bám sát chức năng, nhiệm vụ và kết quả của mỗi một chức danh. Mỗi công việc gắn với một năng lực nhất định và có các cấp độ yêu cầu tương ứng cho từng vị trí.

• Bước 5: Triển khai, đánh giá, kiểm soát và cải tiến khung năng lực

Sau khi có khung năng lực chuẩn dành cho mỗi vị trí, doanh nghiệp cần liên tục kiểm soát, đánh giá và cải tiến để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với thực tế của doanh nghiệp. Điều này có thể đòi hỏi sự thay đổi hoặc bổ sung những chỉ tiêu năng lực mới cho khung năng lực hiện tại.

Kết quả của bước này giúp nhà quản lý xác định được khoảng cách năng lực và tiến hành đào tạo để các cá nhân đạt được các năng lực đề ra, giúp cho doanh nghiệp cải thiện năng suất làm việc và giảm thiểu rủi ro trong quá trình quản lý nhân sự. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần theo dõi, cập nhật khung năng lực theo thời gian để thích nghi và phù hợp với yêu cầu.

5.2. Những sai lầm cần trách trong quá trình xây dựng khung năng lực

Để xây dựng mô hình khung năng lực phù hợp với doanh nghiệp của mình yêu cầu nhà quản trị cần có chuyên môn vững vàng trong công việc quản lý và đạo tạo nhân lực. Vì vậy, trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp thường gặp khó khăn, vướng mắc mà chưa giải quyết được.

Dưới đây là một số lỗi thường thấy khi doanh nghiệp triển khai thực hiện xây dựng khung năng lực: khóa học hành chính nhân sự

• Không xác định đúng đắn mục tiêu , định hướng phát triển trong tương lai hoặc định hướng và mục tiêu phát triển chưa rõ ràng, cụ thể
• Xây dựng bộ đánh giá năng lực quá chênh lệch so với trình độ thực tế của nhân viên trong doanh nghiệp.
• Nhà quản trị chưa có kiến thức, kinh nghiệm chuyên sâu để xử lý, dẫn đến làm sai bộ tiêu chuẩn đánh giá năng lực.
• Tham khảo từ các nguồn khác ví dụ như các doanh nghiệp khác để áp dụng vào doanh nghiệp của mình nhưng không chỉnh sửa cho phù hợp.

5.3. Đánh giá khung năng lực

Để khung năng lực có thể được đưa vào sử dụng, phần công việc quan trọng tiếp theo là phát triển các công cụ đánh giá năng lực của mỗi cá nhân và phương pháp đào tạo, phát triển gắn với mỗi loại năng lực.

Tuy nhiên, đây là phần việc đòi hỏi chuyên môn rất cao vì vậy nếu doanh nghiệp không có đủ người có năng lực chuyên môn thì có thể thuê các chuyên gia hoặc các công ty tư vấn chuyên nghiệp thực hiện thay vì tự phát triển nội bộ.

Công việc này bao gồm đánh giá cá nhân, xác định khoảng cách năng lực (chênh lệch giữa cấp độ yêu cầu và cấp độ đạt được của mỗi cá nhân sau khi được đánh giá).

Trên cơ sở kết quả phân tích so sánh này, bộ phận nhân sự có thể xây dựng các chương trình phát triển năng lực cụ thể cho mỗi cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp để giúp họ đạt được cấp độ năng lực hiệu quả cũng như thực hiện được lộ trình phát triển đã đặt ra.

>>> Xem thêm: Khung Năng Lực Là Gì? Khung Năng Lực Của Từng Vị Trí Việc Làm

6. Mẫu khung năng lực của từng vị trí việc làm

Tùy theo từng vị trí công việc và nhu cầu của mỗi doanh nghiệp mà sẽ có khung đánh giá năng lực khác nhau.

Dưới đây là khung ví dụ mẫu dành cho vị trí nhân viên nhân sự, nhân viên kế toán và nhân viên kinh doanh. Các bạn có thể tham khảo và từ khung này các bạn có thể thay đổi theo nhu cầu của mỗi phòng ban trong đơn vị của mình.

Khung năng lực trưởng phòng nhân sự và nhân viên nhân sự

Khung năng lực của kế toán trưởng và nhân viên kế toán

Khung năng lực của nhân viên kinh doanh

Trên đây là tất tần tật nội dung về khung năng lực và cách xây dựng chi tiết mà Lê Ánh HR muốn cung cấp đến bạn. Cảm ơn bạn đã chú ý theo dõi bài viết!

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự online/offline, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM