Quy định QUẢN LÝ TÀI LIỆU trong doanh nghiệp

Quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách luôn là việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất ở trong các cơ quan, tổ chức. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp dụng, tuy nhiên không phải phương pháp nào cũng thực sự tạo ra được tính chuyên nghiệp cũng như tính hiệu quả trong phục vụ công việc.

Dưới đây là những quy định quản lý tài liệu của doanh nghiệp

1. Tài liệu là gì?

Tài liệu là những văn bản, sơ đồ…mà CNV phải tuân theo để thực hiện công việc, tài liệu trước khi đưa vào sử dụng phải được Ban Giám đốc Công ty phê duyệt (phân biệt với hồ sơ là bằng chứng về việc thực hiện tài liệu, bằng chứng về việc thực hiện công việc của nhân viên).

2. Mục đích của quản lý tài liệu:

Quy định quản lý tài liệu được lập ra nhằm kiểm soát mọi tài liệu, bao gồm tài liệu nội bộ và tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài được đưa vào áp dụng trong Công ty.

Phân cấp tài liệu: Cấu trúc tài liệu của hệ thống được mô tả như sau:

3. Phân loại tài liệu

Tài liệu sử dụng trong công ty gồm 03 loại:

• Tài liệu nội bộ là những tài liệu phát sinh từ nội bộ công ty.
• Tài liệu bên ngoài là những tài liệu phát sinh từ bên ngoài công ty nhưng được đưa vào áp dụng trong công ty.
• Tài liệu tham khảo là những tài liệu không bắt buộc áp dụng nhưng có tính chất tham khảo, hướng dẫn thực hiện công việc.

Tài liệu nội bộ gồm các loại sau:

• Chính sách bao gồm các chính sách và và mục tiêu của công ty.  Chính sách là những quan điểm của công ty về những lĩnh vực nhất định.
• Mục tiêu là những lĩnh vực cần hướng tới thể hiện qua các con số cụ thể, mục tiêu là sự cụ thể hoá của chính sách.
• Sổ tay: là tài liệu qui định một Hệ thống quản lý của Công ty.
• Thủ tục: cách thức ấn định để thực hiện một hoạt động hay một qúa trình trong một hay nhiều lĩnh vực.
• Hướng dẫn công việc: cách thức ấn định để thực hiện một công việc chuyên biệt, cụ thể trong một hoạt động.
• Biểu mẫu: là tài liệu đã có một hình thức sẵn có, áp dụng cho cùng một nội dung cho nhiều hành động khác nhau.
• Bản vẽ, sơ đồ: là các bản vẽ thiết kế, sơ đồ tổ chức liên quan đến các hoạt động của Công ty.
• Tài liệu bên ngoài: tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài Công ty được Ban Giám Đốc phê duyệt cho sử dụng trong Công ty.
• Tiêu chuẩn: là mức độ qui định cho một yêu cầu cụ thể cho một lĩnh vực nhất định.
• Qui định: Nêu những điều phải theo để quản lý một lĩnh vực.
• Kế hoạch: Là những sự việc định làm, giúp sắp xếp công tác có hệ thống qui vào một mục đích nhất định và thực hiện trong một thời gian định trước.

4. Nội dung:

4.1 Lưu đồ quản lý tài liệu:  

4.2  Nội dung (thuyết minh lưu đồ):

a. Phát sinh tài liệu mới:

• Người yêu cầu gửi giấy đề nghị tới Trưởng bộ phận xem xét.
• Nếu không đồng ý thì Trưởng bộ phận thông báo lại cho người yêu cầu biết. Nếu người đề nghị không thoả mãn thì có thể gởi đề nghị cho Trưởng phòng HC để xem xét giải quyết.
• Nếu đồng ý thì Trưởng bộ phận chỉ định người biên soạn và hướng dẫn người biên soạn soạn thảo tài liệu và ghi ý kiến của mình trong giấy đề nghị và Trưởng bộ phận chuyển giấy đề nghị cho người soạn thảo.

b. Biên soạn tài liệu:

• Người soạn thảo tiến hành soạn thảo tài liệu, đánh máy, ghi lần ban hành, ký vào ô người biên soạn (xem hướng dẫn số hiệu tài liệu trong Hướng dẫn biên soạn tài liệu);
• Ngày ban hành là ngày tài liệu bắt đầu có giá trị hiệu lực.
• Người soạn thảo chuyển tài liệu soạn thảo tới các Bộ phận chuyên môn liên quan, người yêu cầu có ý kiến (việc xin ý kiến về tài liệu là không bắt buộc). Sau đó người soạn thảo tổng hợp các ý kiến để tiếp tục soạn thảo;
• Trình Trưởng bộ phận xem xét (có kèm theo ý kiến của cá nhân, Bộ phận chuyên môn theo mục trên đây - nếu có). Đối với các nội dung mà người biên soạn, Bộ phận chuyên môn liên quan, Người kiểm soát tài liệu có ý kiến khác nhau thì trình các ý kiến đó cho Giám đốc công ty để Giám đốc có quyết định cuối cùng.
• Sau đó Trưởng bộ phận chuyển tài liệu cùng các hồ sơ liên quan cho Phòng HC xem xét sự phù hợp về hình thức và sự phù hợp về hệ thống. Nếu Phòng HC có ý kiến thì chuyển lại cho Trưởng bộ phận để chỉnh sửa. Nếu Phòng HC không có ý kiến gì thêm thì phòng HC sẽ trình tài liệu, hồ sơ đính kèm cho Giám đốc Công ty phê duyệt.

c. Phân phối tài liệu:

• Tài liệu sau khi phê duyệt chính thức, Phòng HC tiến hành lập danh sách phân phối, chuyển Giám đốc Công ty phê duyệt theo biểu mẫu
• Phòng HC cho photo nhiều bản thích hợp, đóng dấu " Kiểm soát " theo Qui định về đóng dấu tài liệu (Hướng dẫn công việc biên soạn tài liệu), phân phối đến người nhận tài liệu theo bản phân phối tài liệu đã được Giám đốc Công ty phê duyệt.
• Phòng HC cập nhật tài liệu vào danh sách tài liệu. Danh mục này phải có sẵn để mọi nhân viên truy cập khi muốn xác nhận tài liệu nhằm tránh sử dụng tài liệu lỗi thời.
• Tất cả các bộ phận nhận được tài liệu phải lập danh mục tài liệu theo mã số để kiểm soát việc sử dụng tài liệu trong bộ phận mình.
• Người nhận tài liệu phải kiểm tra để đảm bảo đã nhận đúng tài liệu, phổ biến tài liệu đến tất cả nhân viên có liên quan và lưu tài liệu sao cho dễ dàng nhận biết, dễ dàng lấy ra tra khảo khi cần thiết.
• Phòng HC lưu trữ tài liệu gốc theo từng tài liệu, bản tài liệu gốc này không đóng dấu "Kiểm soát " để có thể photo và phân phối khi cần thiết.

4.3 Thay đổi tài liệu hiện hành:

• Người yêu cầu gửi phiếu đề xuất thay đổi tài liệu tới Trưởng bộ phận
• Nếu không đồng ý thì Trưởng bộ phận thông báo lại cho người yêu cầu; Nếu người đề nghị không thoả mãn thì có thể gởi đề nghị cho Trưởng phòng HC để xem xét giải quyết.
• Nếu đồng ý thì chỉ định Người biên soạn và hướng dẫn Người biên soạn thay đổi tài liệu và ghi ý kiến của mình trong phiếu đề xuất thay đổi tài liệu và Trưởng bộ phận chuyển phiếu yêu cầu thay đổi tài liệu cho Người biên soạn.
• Người biên soạn tiến hành soạn thảo phần thay đổi tài liệu và thực hiện theo các bước trong phần 4.2 cho đến khi được Giám đốc công ty phê duyệt tài liệu.
• Khi thay đổi tài liệu, Phòng HC tiến hành: hiệu chỉnh lần ban hành tăng lên một đơn vị và hiệu chỉnh ngày ban hành cho phù hợp. Ghi chú những thay đổi tài liệu trong phần trang theo dõi sửa đổi tài liệu.
• Khi thay đổi tài liệu Phòng HC sẽ đề xuất thay đổi cả tài liệu hay chỉ thay đổi những trang tài liệu bị thay đổi nhằm thuận lợi cho việc phân phối tài liệu.
• Phòng HC photo đủ bản sao bảng theo dõi thay đổi tài liệu và các trang tài liệu đã thay đổi đóng dấu " Kiểm soát ", tiến hành phân phối tương tự trong phần 4.2.
• Người giữ tài liệu phải trả lại những tài liệu “lỗi thời” cho Phòng HC để hủy, nếu không hủy mà cần thiết phải lưu lại thì tài liệu lỗi thời đó phải được đóng dấu "hết hiệu lực " theo Hướng dẫn biên soạn tài liệu .
• Phòng HC phải lưu lại một bản gốc tài liệu lỗi thời được đóng dấu " Hết hiệu lực " và cập nhật lại vào danh mục tài liệu.

4.4 Tài liệu bên ngoài:

• Người yêu cầu muốn sử dụng tài liệu bên ngoài, trước khi đưa vào sử dụng trong hệ thống tài liệu của Công ty, phải gửi TLBN kèm theo phiếu đề xuất áp dụng TLBN tới Trưởng bộ phận xem xét và Giám đốc Công ty phê duyệt.
• Sau khi TLBN được phê duyệt, Người yêu cầu sẽ ghi mã số tham khảo của tài liệu theo quy định của hưởng dẫn biên soạn tài liệu, đóng dấu kiểm soát, lập danh mục tài liệu (bên ngoài).
• Trường hợp tài liệu bên ngoài cần giao cho nhiều bộ phận sử dụng, người yêu cầu phải lập danh mục phân phối theo biểu mẫu. Tài liệu bên ngoài dù là tài liệu gốc hay photo, trước khi phân phối phải đóng dấu kiểm soát.

4.5 Tài liệu kỹ thuật:

• Tài liệu kỹ thuật sử dụng cho sản xuất, kinh doanh của công ty được quy định riêng.
• Kiểm soát tài liệu:
• Định kỳ 6 tháng, Phòng HC lập kế hoạch soát xét lại toàn bộ hệ thống tài liệu của công ty. Kết quả soát xét được lập hồ sơ báo cáo cho Giám đốc công ty.
• Tài liệu không cần thiết sẽ được loại bỏ, tài liệu không phù hợp sẽ được sửa đổi theo Thủ tục này.

4.6 Phê duyệt tài liệu:

• Mọi tài liệu đưa vào áp dụng trong công ty đều phải được Giám đốc công ty phê duyệt, Trưởng các bộ phận không được tự đặt ra các quy định hoặc tự ý áp dụng các tài liệu bên ngoài.

Trên đây là những quy định quản lý tài liệu của doanh nghiệp. Hy vọng với bài viết này các bạn sẽ có cái nhìn tổng quan cách mà doanh nghiệp quản lý tài liệu như thế nào?

Có thể bạn quan tâm: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp