Quy định tiếp khách

Lễ tân là một vị trí quan trọng trong bộ phận hành chính bởi đây không chỉ là đại diện cho bộ mặt của công ty, doanh nghiệp, một tổ chức, tiếp xúc đầu tiên với khách hàng, đối tác, người có nhu cầu tìm hiểu mà còn giúp quá trình làm việc và hợp tác trở nên thuận lợi hơn, suôn sẻ hơn.

Bài viết dưới đây Lê Ánh HR sẽ gửi đến các bạn quy trình tiếp khách - một trong những công việc mà một lễ tân văn phòng cần thực hiện. Cùng theo dõi nhé!

Quy định tiếp khách này áp dụng cho toàn bộ Tổng công ty/ Công ty với mục đích:

• Xác định các mức chi phí tiếp khách cho các bộ phận.
• Xác định quy trình đón tiếp khách của công ty.

I. Nguyên tắc đón tiếp khách

1. Tuân thủ nguyên tắc về ngoại giao, tiếp và đón khách theo quy định của Công ty, trong đó đặc biệt chú trọng nguyên tắc tôn trọng, bình đẳng, nhiệt tình và hình thức phù hợp.

2. Đảm bảo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc,Giám đốc Công ty thành viên. Phân công, phân cấp rõ ràng, đề cao trách nhiệm và phát huy tính chủ động, sáng tạo của các đơn vị, cá nhân trong quá trình triển khai nhiệm vụ. day ke toan tong hop

3. Thực hiện tốt việc phối kết hợp giữa các đơn vị, bộ phận có liên quan, đảm bảo sự thống nhất trong quá trình đón tiếp khách.

4. Các khâu đón tiếp khách phải được chuẩn bị chu đáo, đảm bảo tính chủ động và hiệu quả cao.

5. Mọi khoản chi phí tiếp khách phải thật sự tiết kiệm và đúng chế độ quy định của Công ty

Tham khảo »»» Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Chuyên Nghiệp - Tương Tác Trực Tiếp Với Chuyên Gia Nhân Sự Trên 10 Năm Kinh Nghiệm

II. Trình tự đón, tiếp khách

1. Trình tự tiếp khách bình thường:

1.1 Quy định chung

- Tiếp khách thông thường là trường hợp tiếp khách đến liên hệ công tác và làm việc với Công ty

- Đối với trường hợp các bộ phận có hẹn trước với khách thì bộ phận đó có trách nhiệm thông tin cho cán bộ tổ chức biết trước để tiếp khách chu đáo. Nội dung thông tin bao gồm: tên khách, đơn vị công tác, người cần gặp, giờ hẹn.

1.2. Trình tự tiếp khách:

- Khi khách đến Công ty liên hệ công tác thì nhân viên bảo vệ có trách nhiệm hướng dẫn khách gặp bộ phận tổ chức để làm việc.

- Sau khi nghe yêu cầu từ khách, cán bộ tổ chức xử lý như sau:

a)  Khách đã có hẹn trước

- Khi gặp khách cán bộ tổ chức chào hỏi lịch sự và hỏi nhu cầu của khách.

- Sau đó kiểm tra lại thông tin nếu đúng thì mời khách đến phòng tiếp khách, rót nước mời khách, sau đó liên hệ với người cần gặp để thông tin lại.

- Trường hợp không thể liên hệ được người cần gặp thì cán bộ tổ chức phải thông báo cho khách biết, ghi nhận thông tin của khách sau đó thông báo cho người có trách nhiệm biết.

b)  Khách không hẹn trước:

- Trường hợp đối với khách không có hẹn trước thì sau khi mời khách ngồi vào phòng tiếp khách, cán bộ tổ chức hỏi thông tin, nhu cầu của khách, sau đó liên hệ với bộ phận liên quan để gặp khách.

- Trường hợp người cần gặp không thể liên hệ được hoặc từ chối gặp thì cán bộ tổ chức trả lời với khách là không liên hệ được, sau đó xin thông tin của khách để liên hệ sau. Đồng thời thông báo cho người cần gặp biết để xử lý. 

2. Trình tự tiếp khách quan trọng

2.1. Đề xuất yêu cầu

- Khách quan trọng được hiểu là các đối tác ký kết các hợp đồng, dự án với Công ty,là lãnh đạo các cơ quan quản lý nhà nước từ cấp huyện trở lên.

- Yêu cầu tiếp khách có thể do các bộ phận đề xuất hoặc do Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành chỉ đạo.

- Khi phát sinh nhu cầu tiếp khách đặc biệt thì người yêu cầu cần phải ghi phiếu yêu cầu tiếp khách trình Giám đốc điều hành hoặc Tổng Giám đốc phê duyệt.

- Sau khi Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc phê duyệt, người đề nghị cùng với Phòng TC-HC lập kế hoạch tổ chức tiếp đón.

2.2. Lập kế hoạch

- Phòng Tổ chức –Hành chính lên kế hoạch tiếp khách bao gồm các nội dung sau:

+ Số lượng, thành phần khách cần tiếp đón, thông tin cá nhân của khách hàng (họ tên, chức vụ, đơn vị công tác..)

+ Nội dung, thời gian, chương trình làm việc của khách.

+ Dự kiến chỗ ở, phương tiện đi lại, sinh hoạt cho khách (nếu khách có đề nghị hỗ trợ);

+ Đề xuất thành phần tham gia tiếp khách và người chủ trì buổi làm việc;

+ Và một số nội dung khác theo yêu cầu.

-  Kế hoạch đón tiếp khách phải rõ ràng, chi tiết và có sự phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.

- Phòng TC-HC phải chuyển cho người đề nghị tiếp khách và người được phân công tiếp khách để cùng trao đổi, thống nhất kế hoạch đón tiếp, sau đó trình Giám đốc điều hành hoặc Tổng Giám đốc phê duyệt.

2.3. Chuẩn bị đón tiếp khách.

- Trưởng phòng TC-HC chịu trách nhiệm kiểm soát tiến độ và các công việc được thực hiện theo kế hoạch đề ra.

- Trường hợp tiếp khách liên quan đến bộ phận chuyên môn nào thì có thể phối hợp với các bộ phận đó để thực hiện tốt kế hoạch đã được phê duyệt.

2.4. Yêu cầu khi đón tiếp khách.

-  Các thành phần tham gia đón, tiếp khách phải có tác phong, trang phục, lời nói chuẩn mực.

- Thái độ tiếp khách phải nghiêm túc, lịch sự, giải quyết công việc nhằm đáp ứng yêu cầu của khách và quy định của công ty.

- Báo cáo kịp thời cho Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành về những việc vượt quá thẩm quyền hoặc những vấn đề phát sinh.

3. Chi phí tiếp khách:

3.1 Quy định chung:

1. Quy định đối tượng thành phần trong quan hệ được mời chiêu đãi, tiếp khách là các đối tác khách hàng, tổ chức kinh tế, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có quan hệ giao dịch với công ty.
2. Các thành viên HĐQT, BKS, GĐ khối, KTT, GĐ nhà máy, Trưởng Văn phòng đại diện chi nhánh và những người khác theo sự phân công của GĐ điều hành hoặc người được GĐ điều hành uỷ quyền mới có thẩm quyền quyết định việc chi tiêu chiêu đãi, tiếp khách và thanh toán các chi phí liên quan đến chiêu đãi, tiếp khách.
3. Những trường hợp đột xuất, bận công tác không thể trực tiếp mời chiêu đãi, tiếp khách được thì người có thẩm quyền quy định trên đây có thể phân công cho người khác (có quan hệ làm việc trực tiếp với đối tượng được mời chiêu đãi tiếp khách) thay mặt mình mời chiêu đãi, tiếp khách. Trường hợp này người phân công vẫn phải làm thủ tục thanh toán chi phí chiêu đãi, tiếp khách và chịu mọi trách nhiệm về các khoản chiêu đãi, tiếp khách đó. Người được phân công thay thế không làm thủ tục thanh toán chiêu đãi, tiếp khách.
4. Việc mời chiêu đãi, tiếp khách chỉ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, quan hệ đối ngoại, ngoại giao của Công ty với mức chi phí tiết kiệm, hiệu quả. Không phục vụ tiếp khách giải quyết việc riêng, cá nhân, các đối tượng không có quan hệ giao dịch với công ty.
5. Các mức khoán quy định dưới đây là mức tối đa, nếu chi phí chiêu đãi, tiếp khách vượt quá định mức đã quy định, người mời chiêu đãi, tiếp khách phải tự thanh toán số tiền vượt trội.

3.2. Định mức thanh toán, chiêu đãi, tiếp khách.

3.2.1. Đối với khách đến làm việc tại cơ quan, đơn vị:

- Trường hợp khách thông thường: chi bằng nước trà, thuốc lá.

- Trường hợp khách là lãnh đạo cơ quan đối tác, khách nước ngoài có thể bằng nước khoáng, cafe, hoa quả ….mức chi không quá 30.000 đồng/người/lần.

3.2.2. Các đối tác làm việc tại công ty trường hợp xét thấy cần thiết thì tổ chức mời cơm khách theo các mức sau:

a. Tiếp khách giải quyết công việc bình thường, quan hệ đối ngoại, ngoại giao… ở mức thông thường được thanh toán mức tối đa: 120.000 đồng/người/lần.

b. Chiêu đãi, tiếp khách giải quyết công việc sản xuất, kinh doanh, tư vấn kỹ thuật công nghệ, đón tiếp khách hàng, quan hệ đối ngoại, tiếp khách nước ngoài, giải quyết những vấn đề quan trọng, … được thanh toán mức tối đa từ 150.000đ/người/lần.

c. Chiêu đãi, tiếp khách là các khách hàng đối tác lớn của công ty, lãnh đạo cấp cao ở các cơ quan chính quyền nhà nước (trường hợp đặc biệt)mức tiếp khách sẽ do Tổng Giám đốc quyết định trên cơ sở phát sinh.

Chú ý: 

- Các định mức tiếp khách trên đã bao gồm cả đồ uống (rượu, bia hoặc các nước uống khác)

- Không thanh toán những khoản chi không được duyệt, những khoản chi mang tính cá nhân. 

Tải mẫu quy định tiếp khách: TẠI ĐÂY

Tiếp khách là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác hành chính. Trên đây Lê Ánh HR đã chia sẻ về quy trình tiếp khách chi tiết. Mong rằng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích với bạn!

Nếu bạn cần trang bị thêm nghiệp vụ hành chính, nhân sự, quản lý văn bản, bạn có thể tham khảo thêm các khóa học hành chính nhân sự  tại Lê Ánh HR.

Tham khảo thêm:

• Quy trình quản lý văn bản đi trong doanh nghiệp
• Quy trình quản lý văn bản đến trong doanh nghiệp

Chúc bạn thành công!