Văn Bản Hành Chính Là Gì? Cách Soạn Thảo Văn Bản Hành Chính

Nội dung bài viết được tư vấn chuyên môn bởi Th.S Lê Thị Ánh - người sáng lập Trung tâm đào tạo thực hành Lê Ánh đồng kiêm là giảng viên các khóa học hành chính nhân sự tại Lê Ánh HR.

Văn bản hành chính là văn bản thường dùng trong cơ quan nhà nước. Tuy nhiên cách viết thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như thế nào? Cách soạn thảo văn bản hành chính ra sao hãy cùng tham khảo trong bài viết dưới đây cùng Lê Ánh Hr nhé!

1. Văn bản hành chính là gì?

Văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức và công dân.

Văn bản hành chính đưa ra các quyết định quản lý, do đó, không dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt

2. Tìm hiểu chung về văn bản hành chính

Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết

Do vậy, văn bản hành chính cần có những nội dung bắt buộc như sau::

• Nội dung Quốc hiệu và tiêu ngữ: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam/ Độc lập Tự do Hạnh phúc
• Thông tin Địa điểm và ngày tháng làm văn bản: Ví dụ: Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2022
• Thông tin Họ tên, chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản: Kính gửi Ông Nguyễn Văn A – Chủ tịch UBND Huyện X
• Thông tin Họ tên, chức vụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản: Thông tin người đại diện cho cơ quan gửi
• Nội dung thông báo, đề nghị báo cáo: Ghi rõ ràng nội dung cần báo cáo hoặc thông báo là gì
• Chữ kí và họ tên người gửi văn bản: Người đừng đầu ký tên và đóng dấu vào văn bản hành chính

3. Các loại văn bản hành chính

Trước đây, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004, có 23 loại văn bản hành chính:

Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.

Theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, theo đó có 32 loại văn bản hành chính:

- Nghị quyết (cá biệt);

- Quyết định (cá biệt);

- Chỉ thị;

- Quy chế;

- Quy định;

- Thông cáo;

- Thông báo;

- Hướng dẫn;

- Chương trình;

- Kế hoạch;

- Phương án;

- Đề án;

- Dự án;

- Báo cáo;

- Biên bản;

- Tờ trình;

- Hợp đồng;

- Công văn;

- Công điện;

- Bản ghi nhớ;

- Bản cam kết;

- Bản thoả thuận;

- Giấy chứng nhận;

- Giấy uỷ quyền;

- Giấy mời;

- Giấy giới thiệu;

- Giấy nghỉ phép;

- Giấy đi đường;

- Giấy biên nhận hồ sơ;

- Phiếu gửi;

- Phiếu chuyển;

- Thư công.

4. Quy định văn bản hành chính

Quy định về văn bản hành chính bao gồm thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày của văn bản

4.1. Thể thức văn bản hành chính

Thể thức văn bản hành chính bao gồm những nội dung như sau:

+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

+ Số, ký hiệu của văn bản.

+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

+ Nội dung văn bản.

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

+ Nơi nhận.

Ngoài các thành phần nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax 

4.2. Kỹ thuật trình bày văn bản 

+ Quy định về khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản.

+ Quy định về viết hoa

+ Quy định về viết tắt

Khi soạn thảo văn bản hành chính cần lưu ý rất nhiều yếu tố bao gồm các yếu tố quan trọng như sau:

Cách soạn thảo ngôn ngữ trong văn bản

Ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước phải đảm bảo phản ánh đúng nội dung cần truyền đạt, sáng tỏ các vấn đề, không để người đọc, người nghe không hiểu hoặc hiểu nhầm, hiểu sai. Do đó, ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước có các đặc điểm sau:

Tính chính xác, rõ ràng

+ Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, đúng chính tả, dùng từ, đặt câu…);

+ Thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt;

+ Tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận có cách hiểu như nhau theo một nghĩa duy nhất;

+ Đảm bảo tính logic, chặt chẽ;

+ Phù hợp với từng loại văn bản và hoàn cảnh giao tiếp.

Tính phổ thông đại chúng

Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những ngôn

ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hóa tối ưu.

Tính khuôn mẫu

Khác với các phong cách ngôn ngữ khác, ngôn ngữ trong văn bản thuộc phong cách hành chính có tính khuôn mẫu ở mức độ cao. Văn bản cần được  trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết vào chỗ trống. Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hóa của công văn giấy tờ.

Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính - công vụ, các quán ngữ kiểu: “Căn cứ vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các … chịu trách nhiệm thi hành … này”…, hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn bài có sẵn,… Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép ấn bản số lượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại.

Tính khách quan

Nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị, bởi lẽ loại văn bản này là tiếng nói quyền lực của nhà nước chứ không phải tiếng nói riêng của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo.  

Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạt hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước.

Tính trang trọng, lịch sự

Văn bản quản lý nhà nước là tiếng nói của cơ quan công quyền, nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện  sự tôn trọng với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản.

Hơn nữa, văn bản phản ánh trình độ văn minh quản lý của dân tộc, của đất nước. Muốn các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính đi vào ý thức  của mọi người dân, không thể dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêm túc, mặc dù văn bản có chức năng truyền đạt mệnh lệnh, ý chí quyền lực nhà nước. Đặc tính này cần (và phải được) duy trì ngay cả trong các văn bản kỷ luật.

Các thành phần thể thức chung bao gồm:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ;
• Tên cơ quan ban hành
• Số và ký hiệu;
• Địa danh và ngày tháng năm ban hành;
• Tên loại;
• Trích yếu;
• Nội dung;
• Thẩm quyền người ký; chữ ký; họ tên người ký;
• Con dấu;
• Nơi nhận.

Các yếu tố thể thức bổ sung

• Dấu chỉ độ mật, khẩn;
• Tên người chế bản, số lượng bản, số phát hành;
• Các dấu hiệu sao y, sao lục, trích sao;
• Các yếu tố chỉ dẫn phạm vi phổ biến;
• Địa chỉ, số điện thoại, số fax của cơ quan ban hành… Mỗi yếu tố thể  thức kể trên đều chứa đựng những thông tin cần thiết cho việc hình thành, sử dụng, quản lý văn bản. Mặt khác, chúng có tầm ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình thực hiện văn bản trong thực tế hoạt động của các tổ chức cơ quan.

Cách thiết lập và trình bày thể thức văn bản

Định hướng chung của việc trình bày các yếu tố thể thức là nhằm hướng tới tính pháp lý, tính khoa học, tính văn hóa và đảm bảo yếu tố mỹ quan cho văn bản. Vì vậy, cần thực hiện tốt những yêu cầu đặt ra đó là:

• Thiết lập nội bộ các yếu tố theo đúng quy định và phù hợp với các quy
• tắc hành chính hiện hành;
• Sắp đặt vị trí các yếu tố trên sơ đồ văn bản một cách khoa học;
• Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ hợp lý trong khuôn khổ quy định của các văn bản pháp lý.

Tham khảo thêm:

• Quản lý văn bản – Nguyên tắc quản lý văn bản
• Quy trình quản lý văn bản đi trong doanh nghiệp
• Quy trình quản lý văn bản đến trong doanh nghiệp

Trên đây là những thông tin hữu ích về Văn Bản Hành Chính Là Gì? Cách Soạn Thảo Văn Bản Hành Chính. Mong rằng những chia sẻ của Lê Ánh HR trong bài viết sẽ hữu ích với bạn đọc!

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự online/ offline, khóa học C&B ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Lê Ánh Hr chúc bạn thành công!