Hợp Đồng Lao Động Điện Tử Là Gì? Quy Định Áp Dụng Từ 2026
0 Đánh giá
Hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong quản trị nhân sự khi doanh nghiệp đẩy mạnh chuyển đổi số và chuẩn hóa hồ sơ lao động. Thực tế, nhiều đơn vị đã ký hợp đồng online nhưng vẫn băn khoăn về giá trị pháp lý, rủi ro tuân thủ và cách áp dụng đúng từ năm 2026.
Bài viết của LÊ ÁNH HR sẽ làm rõ cơ sở pháp lý, điều kiện áp dụng và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp triển khai hợp đồng lao động điện tử đúng quy định – mời bạn theo dõi chi tiết ngay sau đây.
- I. Hợp đồng lao động điện tử là gì? Hiểu đúng bản chất pháp lý
- II. Khung pháp lý áp dụng hợp đồng lao động điện tử từ năm 2026
- III. Điều kiện để hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực
- IV. Quy trình triển khai hợp đồng lao động điện tử trong doanh nghiệp
- 1. Bước 1: Chuẩn hóa mẫu hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng
- 2. Bước 2: Xây dựng quy trình nội bộ ký hợp đồng lao động điện tử
- 3. Bước 3: Lựa chọn nền tảng ký hợp đồng điện tử phù hợp
- 4. Bước 4: Thực hiện ký kết hợp đồng giữa các bên
- 5. Bước 5: Bàn giao hợp đồng cho người lao động và lưu trữ hồ sơ
- V. Những rủi ro thường gặp khi ký hợp đồng lao động điện tử
I. Hợp đồng lao động điện tử là gì? Hiểu đúng bản chất pháp lý
Hợp đồng lao động điện tử là một hình thức giao kết đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong quản trị nhân sự số. Tuy nhiên, để sử dụng đúng và hạn chế rủi ro pháp lý, cần hiểu rõ bản chất pháp lý và phạm vi áp dụng của loại hợp đồng này.
1. Khái niệm hợp đồng lao động điện tử theo pháp luật lao động
Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử, được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, bảo đảm đầy đủ các nội dung bắt buộc theo pháp luật lao động và được các bên xác nhận bằng phương thức điện tử hợp pháp.
Về mặt pháp lý, đây không phải là một loại hợp đồng mới, mà là một hình thức thể hiện của hợp đồng lao động bằng văn bản, được pháp luật thừa nhận khi đáp ứng đầy đủ điều kiện giao kết.
2. Bản chất pháp lý của hợp đồng lao động điện tử
Bản chất pháp lý của hợp đồng lao động điện tử thể hiện ở ba yếu tố cốt lõi:
- Hình thức pháp lý: được lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Giá trị pháp lý: có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy nếu đáp ứng điều kiện về nội dung, chủ thể và phương thức xác thực.
- Cơ chế xác lập: được ký kết, xác nhận và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử có khả năng truy cập, tra cứu và đối chiếu khi cần thiết.
Do đó, yếu tố quyết định không nằm ở việc “ký online”, mà nằm ở tính hợp pháp của quy trình giao kết và xác thực hợp đồng.
3. Giá trị pháp lý so với hợp đồng lao động giấy
Hợp đồng lao động điện tử không thấp hơn hợp đồng lao động giấy về giá trị pháp lý. Trong giải quyết tranh chấp, hợp đồng điện tử được xem xét như chứng cứ hợp pháp nếu:
- Xác định được rõ chủ thể giao kết
- Nội dung đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật lao động
- Dữ liệu hợp đồng được bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy xuất
4. Phân biệt hợp đồng lao động điện tử với các hình thức điện tử khác
|
Hình thức |
Bản chất pháp lý |
|
Email thỏa thuận công việc |
Trao đổi ý chí, không mặc nhiên là hợp đồng lao động |
|
Thư mời nhận việc (offer letter) |
Văn bản đề nghị giao kết, chưa phát sinh quan hệ lao động |
|
Thỏa thuận thử việc online |
Chỉ điều chỉnh giai đoạn thử việc, không thay thế hợp đồng lao động chính thức |
|
Hợp đồng lao động điện tử |
Hợp đồng lao động hợp pháp, đầy đủ giá trị pháp lý |
5. Trường hợp nên và không nên áp dụng hợp đồng lao động điện tử
- Doanh nghiệp nên áp dụng khi:
- Người lao động làm việc từ xa, đa địa điểm
- Có hệ thống ký số, xác thực và lưu trữ dữ liệu hợp pháp
- Nhu cầu chuẩn hóa, số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự
- Doanh nghiệp cần thận trọng khi:
- Người lao động không đủ điều kiện tiếp cận, xác nhận giao dịch điện tử
- Quy trình nội bộ chưa kiểm soát được rủi ro pháp lý và dữ liệu
- Chưa có hướng dẫn thống nhất về quản lý hợp đồng điện tử
6. Doanh nghiệp có bắt buộc dùng hợp đồng lao động điện tử không?
Hiện nay, pháp luật lao động không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hợp đồng lao động điện tử. Doanh nghiệp được quyền lựa chọn giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử, miễn là hình thức được sử dụng phù hợp quy định pháp luật và bảo đảm đầy đủ điều kiện có hiệu lực.
Cụ thể:
- Hợp đồng lao động điện tử là hình thức được pháp luật cho phép, không phải nghĩa vụ bắt buộc.
- Việc áp dụng phụ thuộc vào điều kiện quản trị, hạ tầng công nghệ và khả năng kiểm soát rủi ro pháp lý của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp vẫn hoàn toàn hợp pháp nếu tiếp tục sử dụng hợp đồng lao động giấy truyền thống, kể cả từ năm 2026.
Tuy nhiên, trong bối cảnh chuyển đổi số và quản lý lao động từ xa, hợp đồng lao động điện tử đang được khuyến khích áp dụng nhằm tăng hiệu quả quản trị, chuẩn hóa hồ sơ và giảm chi phí vận hành, nhưng không làm thay đổi nguyên tắc tự nguyện trong lựa chọn hình thức giao kết hợp đồng.
>>> Xem thêm:
- Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng Thực Chiến Ứng Dụng
- Top 10+ Khóa Học Nhân Sự Online và Offline Tốt Nhất
- Lộ Trình Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
- Review Khóa Học Hành Chính Văn Phòng, 100 % Học Thực Tế
- Ngành Nhân Sự: Học Gì? Làm Gì? Lộ Trình Phát Triển Nghề HR
Kết luận: Hiểu đúng bản chất pháp lý của hợp đồng lao động điện tử là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số nhân sự an toàn, đúng luật và bền vững. Việc sử dụng đúng hình thức hợp đồng sẽ hạn chế đáng kể rủi ro tranh chấp lao động trong giai đoạn tới.

II. Khung pháp lý áp dụng hợp đồng lao động điện tử từ năm 2026
Hợp đồng lao động điện tử từ năm 2026 được điều chỉnh bởi khung pháp lý thống nhất hơn, nhằm chuẩn hóa hình thức giao kết, bảo đảm giá trị pháp lý và tăng cường khả năng quản lý hồ sơ lao động trong môi trường số.
1. Nguyên tắc pháp lý về hình thức hợp đồng lao động điện tử
- Hợp đồng lao động điện tử được thừa nhận là hình thức hợp đồng hợp pháp, có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bằng văn bản giấy.
- Việc giao kết phải bảo đảm tự nguyện, bình đẳng, minh bạch, nội dung không trái quy định của pháp luật lao động.
- Thông điệp dữ liệu sử dụng trong hợp đồng phải bảo đảm khả năng truy cập, sử dụng và trích xuất khi cần thiết.
2. Quy định mới về giao kết – thực hiện – quản lý – sử dụng
- Giao kết: Xác định rõ danh tính các bên, thời điểm ký, phương thức ký và cơ chế xác nhận chấp thuận hợp đồng.
- Thực hiện: Hợp đồng điện tử là căn cứ pháp lý để thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ lao động trong suốt thời hạn hợp đồng.
- Quản lý: Doanh nghiệp phải thiết lập hệ thống quản trị hợp đồng điện tử, bao gồm mã định danh, lịch sử chỉnh sửa và phân quyền truy cập.
- Sử dụng: Hợp đồng điện tử được sử dụng trong giải quyết tranh chấp, thanh tra, kiểm tra và các thủ tục liên quan đến lao động.
3. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
- Áp dụng đối với người sử dụng lao động, người lao động và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc giao kết, quản lý hợp đồng lao động điện tử.
- Phù hợp với doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số trong quản trị nhân sự từ năm 2026 trở đi.
4. Trách nhiệm pháp lý của các bên
- Người sử dụng lao động: Chịu trách nhiệm về quy trình ký kết, bảo mật dữ liệu, lưu trữ hợp đồng và cung cấp quyền truy cập cho người lao động.
- Người lao động: Có trách nhiệm cung cấp thông tin định danh chính xác và sử dụng phương thức ký hợp lệ theo quy định.
5. Mối liên hệ với chữ ký số, chứng thực điện tử và lưu trữ
- Hợp đồng lao động điện tử phải gắn với chữ ký điện tử hợp lệ để bảo đảm giá trị pháp lý.
- Hệ thống lưu trữ phải đáp ứng yêu cầu về tính toàn vẹn, khả năng truy xuất, thời hạn lưu trữ và bảo mật thông tin lao động.
Kết luận: Từ năm 2026, hợp đồng lao động điện tử trở thành cấu phần pháp lý quan trọng trong quản trị nhân sự. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình ký, xác thực và lưu trữ để bảo đảm tuân thủ và hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh.
III. Điều kiện để hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực
Để hợp đồng lao động điện tử được công nhận giá trị pháp lý, doanh nghiệp và người lao động phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện về chủ thể ký kết, hình thức thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử, thời điểm hiệu lực và yêu cầu lưu trữ – bảo mật theo quy định hiện hành.
1. Điều kiện về chủ thể ký kết hợp đồng
Hợp đồng lao động điện tử chỉ có hiệu lực khi được ký kết bởi đúng chủ thể có thẩm quyền, bao gồm:
- Người lao động có đầy đủ năng lực hành vi lao động theo quy định pháp luật.
- Người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền hợp pháp, được ghi nhận rõ ràng trong hồ sơ quản trị nội bộ.
Doanh nghiệp cần đảm bảo hồ sơ phân quyền, ủy quyền ký hợp đồng được thiết lập và kiểm soát chặt chẽ trên hệ thống ký điện tử để tránh rủi ro hợp đồng vô hiệu do sai thẩm quyền.
2. Điều kiện về hình thức thông điệp dữ liệu
Hợp đồng lao động điện tử phải được thiết lập và truyền tải dưới dạng thông điệp dữ liệu hợp pháp, đáp ứng đồng thời các tiêu chí sau:
- Có thể truy cập: các bên có khả năng mở, đọc và sử dụng hợp đồng khi cần thiết trong suốt thời gian lưu trữ.
- Có thể tra cứu: hệ thống cho phép tìm kiếm, đối chiếu theo thời gian, mã hợp đồng, phiên bản và lịch sử giao dịch.
- Bảo đảm tính toàn vẹn nội dung: nội dung hợp đồng không bị thay đổi sau khi ký; mọi chỉnh sửa (nếu có) phải được thực hiện thông qua phụ lục hoặc phiên bản mới hợp lệ.
Đây là điều kiện cốt lõi để hợp đồng điện tử được chấp nhận làm chứng cứ pháp lý khi xảy ra tranh chấp.
3. Yêu cầu về chữ ký điện tử và chữ ký số
Chữ ký điện tử hợp lệ là yếu tố bắt buộc để xác lập sự chấp thuận của các bên.
- Hợp đồng lao động điện tử phải được ký bằng chữ ký số hợp lệ, gắn với định danh của người ký và có dấu thời gian xác nhận thời điểm ký.
- Trường hợp người lao động chưa có chữ ký số, doanh nghiệp có thể: Hỗ trợ đăng ký chữ ký số cá nhân; hoặc sử dụng giải pháp ký số từ xa theo đúng chuẩn pháp lý, bảo đảm xác thực danh tính người lao động.
Doanh nghiệp cần có cơ chế kiểm tra hiệu lực chứng thư số, thời hạn chữ ký và nhật ký ký kết để đảm bảo chữ ký được công nhận hợp pháp.
4. Thời điểm hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực
Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực tại thời điểm bên sau cùng hoàn tất việc ký số, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác về thời điểm hiệu lực.
Thời điểm này phải được ghi nhận rõ ràng trên hệ thống ký điện tử thông qua dấu thời gian và lịch sử giao dịch.
5. Yêu cầu về lưu trữ và bảo mật dữ liệu hợp đồng
Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử phải được:
- Lưu trữ an toàn trong suốt thời hạn pháp luật quy định.
- Bảo mật thông tin lao động, thông tin cá nhân và dữ liệu doanh nghiệp.
- Có khả năng trích xuất đầy đủ hợp đồng, chữ ký, dấu thời gian và lịch sử ký khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình lưu trữ tập trung, phân quyền truy cập và sao lưu định kỳ để bảo đảm tính pháp lý lâu dài của hồ sơ lao động điện tử.
Kết luận: Hợp đồng lao động điện tử chỉ thực sự có giá trị khi đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý ngay từ khâu ký kết đến lưu trữ. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình ký điện tử để vừa tối ưu quản trị nhân sự, vừa đảm bảo an toàn pháp lý trong dài hạn.
>>> Xem thêm:
- Các Trường Hợp Hợp Đồng Lao Động Vô Hiệu Theo Luật
- Các Trường Hợp Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Cần Lưu Ý
- Mẫu Biên Bản Họp Xử Lý Kỷ Luật Lao Động Mới Nhất [File Word]
- Nghị Định 337/2025/NĐ-CP Về Hợp Đồng Lao Động Điện Tử (Toàn Văn)
IV. Quy trình triển khai hợp đồng lao động điện tử trong doanh nghiệp
Hợp đồng lao động điện tử không đơn thuần là “ký online”, mà là một chuỗi kiểm soát pháp lý – công nghệ – lưu trữ. Triển khai đúng quy trình giúp doanh nghiệp ký nhanh, giảm rủi ro tranh chấp, bảo đảm giá trị chứng cứ và tuân thủ quy định áp dụng từ năm 2026.

1. Bước 1: Chuẩn hóa mẫu hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng
- Rà soát cấu trúc điều khoản bắt buộc: chức danh, công việc, địa điểm làm việc, thời hạn, mức lương – phụ cấp, chế độ nâng lương, thời giờ làm việc – nghỉ ngơi, bảo hiểm, đào tạo, bảo mật, bồi thường, chấm dứt hợp đồng…
- Chuẩn hóa “biến dữ liệu” theo từng nhóm lao động: thử việc, xác định thời hạn/không xác định thời hạn, lao động thời vụ phù hợp, lao động nước ngoài, điều chuyển nội bộ, kiêm nhiệm.
- Thiết kế phụ lục theo vòng đời: thay đổi lương, thay đổi vị trí, gia hạn, điều chỉnh địa điểm/ca kíp; quy định rõ hiệu lực và nguyên tắc “phụ lục không sửa bản chất hợp đồng” trừ trường hợp pháp luật cho phép.
- Mã hóa phiên bản: đặt quy tắc đặt tên (Ví dụ: HĐLĐ_E_v2.1_2026), kèm nhật ký thay đổi và người phê duyệt để tránh ký nhầm mẫu cũ.
2. Bước 2: Xây dựng quy trình nội bộ ký hợp đồng lao động điện tử
Doanh nghiệp nên ban hành quy trình/Quy chế ký kết điện tử tối thiểu gồm:
- Thẩm quyền ký theo phân cấp (người đại diện, người được ủy quyền; mẫu ủy quyền điện tử/scan + lưu dấu thời gian).
- Luồng phê duyệt (HR soạn → quản lý bộ phận xác nhận nội dung → pháp chế/tuân thủ rà soát → ký số NSDLĐ → gửi NLĐ ký).
- Điểm kiểm soát trước ký: đối chiếu hồ sơ tuyển dụng, điều kiện làm việc, chính sách lương, thỏa thuận thử việc, cam kết bảo mật/cạnh tranh (nếu có).
- Quy định xử lý ngoại lệ: NLĐ không có chữ ký số, ký qua thiết bị cá nhân, ký ở vùng không ổn định internet, ký lại do sai thông tin.
- Chỉ tiêu SLA: thời hạn soạn – duyệt – ký – bàn giao (ví dụ 24–48 giờ) để tránh trễ ngày nhận việc.
3. Bước 3: Lựa chọn nền tảng ký hợp đồng điện tử phù hợp
Khi chọn nhà cung cấp/nền tảng eContract, cần ưu tiên 5 nhóm tiêu chí:
- Pháp lý chữ ký điện tử/chữ ký số: hỗ trợ ký số, kiểm tra chữ ký, chứng thư số; cơ chế xác thực danh tính người ký.
- Bằng chứng giao dịch (audit trail): ghi nhận đầy đủ thời điểm gửi/nhận/mở/xác nhận, địa chỉ IP, mã định danh, lịch sử thao tác; xuất báo cáo phục vụ tranh chấp.
- Bảo mật và dữ liệu cá nhân: phân quyền truy cập, mã hóa, lưu trữ theo vùng máy chủ phù hợp, cơ chế sao lưu – phục hồi; cam kết xử lý dữ liệu theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Tích hợp hệ thống: kết nối HRM/ERP, email doanh nghiệp, quản trị hồ sơ nhân sự; tự động đổ dữ liệu vào hợp đồng, giảm nhập tay.
- Trải nghiệm người lao động: ký trên điện thoại, nhắc ký tự động, giao diện tiếng Việt rõ ràng, hướng dẫn ký trong 1–2 phút.
Gợi ý bổ sung: Từ 2026, doanh nghiệp nên chuẩn bị lộ trình kỹ thuật – vận hành để sẵn sàng cho mốc áp dụng theo quy định mới, đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô tuyển dụng lớn.
4. Bước 4: Thực hiện ký kết hợp đồng giữa các bên
Quy trình ký nên “khóa chặt” theo thứ tự để tránh sai lệch chứng cứ:
- Khởi tạo hợp đồng từ mẫu chuẩn, tự động điền dữ liệu; khóa trường quan trọng (mức lương, thời hạn, điều khoản chấm dứt…).
- Ký phía người sử dụng lao động trước (hoặc theo quy định nội bộ), kèm dấu thời gian và chứng thư số hợp lệ.
- Gửi cho người lao động qua kênh thỏa thuận (email/SMS/app), yêu cầu xác thực (OTP/định danh).
- Người lao động ký và xác nhận nhận bản hợp đồng; hệ thống phát hành bản hoàn tất, gắn mã tra cứu.
- Kiểm tra hậu ký: đối chiếu chữ ký, thời điểm ký, trạng thái chứng thư số; khóa sửa nội dung sau ký.
5. Bước 5: Bàn giao hợp đồng cho người lao động và lưu trữ hồ sơ
- Bàn giao: gửi bản hợp đồng điện tử hoàn chỉnh cho NLĐ (tệp PDF ký số + link tra cứu), bảo đảm NLĐ có thể tải về/lưu giữ.
- Lưu trữ nội bộ: lưu theo hồ sơ nhân sự, gắn metadata (mã nhân viên, loại hợp đồng, thời hạn, phòng ban).
- Quản trị vòng đời: cảnh báo sắp hết hạn hợp đồng, tự động tạo phụ lục gia hạn/điều chỉnh; lưu đồng bộ các phụ lục theo chuỗi thời gian.
- Sao lưu và kiểm tra định kỳ: chính sách backup, diễn tập khôi phục dữ liệu, kiểm tra truy cập trái phép.
|
GỢI Ý CHECKLIST TRIỂN KHAI CHO PHÒNG NHÂN SỰ – HÀNH CHÍNH ♦ Kiểm soát thẩm quyền ký: danh sách người ký, ủy quyền, thời hạn ủy quyền, chữ ký số tương ứng. ♦ Kiểm soát phiên bản hợp đồng: kho mẫu chuẩn, nhật ký chỉnh sửa, quy tắc “không ký mẫu ngoài kho”. ♦ Nhật ký thao tác và truy xuất dữ liệu: audit trail đầy đủ; cơ chế xuất hồ sơ khi thanh tra/giải quyết tranh chấp. ♦ Kiểm soát dữ liệu cá nhân: thông báo mục đích xử lý, phân quyền HR – quản lý – pháp chế, thời hạn lưu. ♦ Đào tạo & hướng dẫn NLĐ: video 60 giây/FAQ ký điện tử; kịch bản hỗ trợ khi NLĐ ký lỗi. |
Kết luận: Triển khai hợp đồng lao động điện tử hiệu quả cần đồng bộ mẫu chuẩn, quy trình kiểm soát và nền tảng ký phù hợp. Khi vận hành đúng, doanh nghiệp giảm thời gian ký kết, tăng tính tuân thủ, đồng thời tạo trải nghiệm chuyên nghiệp cho người lao động ngay từ ngày đầu gia nhập.
>>> Xem thêm:
- Cách Xử Lý Khi Nhân Viên Nghỉ Việc: Quy Trình Và Lưu Ý
- Báo Cáo Tình Hình Sử Dụng Lao Động: Quy Trình Và Lưu Ý
- Quy Trình Bàn Giao Công Việc Đúng Chuẩn Trong Doanh Nghiệp
- Quy Trình Xử Lý Khiếu Nại Về Lương Và Phúc Lợi Nhân Viên
V. Những rủi ro thường gặp khi ký hợp đồng lao động điện tử
Hợp đồng lao động điện tử mang lại hiệu quả quản trị rõ rệt, tuy nhiên nếu triển khai thiếu kiểm soát pháp lý và quy trình nội bộ, doanh nghiệp dễ phát sinh rủi ro về hiệu lực hợp đồng, chứng cứ và tranh chấp lao động.
1. Nhầm lẫn giữa chữ ký số và hình thức scan chữ ký tay
- Scan chữ ký tay chỉ mang tính thể hiện hình ảnh, không phải chữ ký điện tử hợp lệ theo quy định pháp luật.
- Hợp đồng lao động điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi được ký bằng chữ ký điện tử đáp ứng yêu cầu xác thực chủ thể, toàn vẹn dữ liệu và khả năng truy xuất.
- Sai sót phổ biến này làm suy yếu giá trị chứng cứ khi xảy ra tranh chấp.
2. Ký hợp đồng không đúng thẩm quyền
- Người ký hợp đồng không phải người đại diện theo pháp luật hoặc không có văn bản ủy quyền hợp lệ.
- Thông tin người ký trên nền tảng điện tử không đồng nhất với hồ sơ pháp nhân doanh nghiệp.
- Rủi ro phát sinh: hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu về mặt chủ thể.
3. Không đảm bảo quyền truy cập và lưu trữ của người lao động
- Doanh nghiệp không cung cấp bản hợp đồng điện tử để người lao động tải về và lưu trữ độc lập.
- Chỉ cho phép xem hợp đồng trên hệ thống nội bộ, link truy cập có thời hạn hoặc bị khóa sau khi ký.
- Dễ phát sinh khiếu nại về nghĩa vụ giao kết và cung cấp hợp đồng lao động.
4. Hợp đồng điện tử không đồng bộ với hồ sơ nhân sự
- Nội dung hợp đồng không khớp với phụ lục hợp đồng, quyết định tiếp nhận, thỏa thuận thử việc, hồ sơ tiền lương.
- Quản lý nhiều phiên bản hợp đồng nhưng không kiểm soát lịch sử chỉnh sửa.
- Gây khó khăn khi thanh tra lao động hoặc giải quyết tranh chấp.
5. Rủi ro tranh chấp khi chấm dứt hợp đồng lao động
- Tranh chấp về thời điểm có hiệu lực của hợp đồng điện tử.
- Thiếu dữ liệu chứng minh hợp đồng đã được giao hợp lệ cho người lao động.
- Không lưu trữ đầy đủ nhật ký ký kết, thời điểm ký, chủ thể ký.
6. Khuyến nghị biện pháp phòng ngừa rủi ro cho doanh nghiệp
- Chuẩn hóa quy trình ký hợp đồng lao động điện tử bằng chữ ký số hợp lệ.
- Quy định rõ thẩm quyền ký và cơ chế ủy quyền trong nội bộ doanh nghiệp.
- Đảm bảo người lao động có quyền truy cập, tải về và lưu trữ hợp đồng.
- Đồng bộ hợp đồng điện tử với toàn bộ hồ sơ nhân sự liên quan.
- Thiết lập quy trình lưu trữ, sao lưu và trích xuất chứng cứ điện tử khi cần thiết.
Kết luận: Nhận diện và kiểm soát đúng các rủi ro khi ký hợp đồng lao động điện tử là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp chuyển đổi số nhân sự an toàn, đúng pháp luật và hạn chế tối đa tranh chấp lao động phát sinh trong thực tiễn.
Hợp Đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong quản trị nhân sự hiện đại, gắn với chuyển đổi số và chuẩn hóa tuân thủ. Tuy nhiên, hiệu quả chỉ đạt được khi doanh nghiệp áp dụng đúng khung pháp lý, tránh chạy theo hình thức.
Bộ phận HR cần rà soát quy trình ký kết hiện hành, chuẩn hóa hồ sơ lao động theo hướng điện tử và kiểm soát rủi ro pháp lý từ năm 2026. Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật kiến thức pháp lý lao động – nhân sự và chiến lược phát triển kỹ năng nghề nghiệp.
-
50%
-
40%
-
30%
-
20%
-
10%