Quy Trình Ký Hợp Đồng Lao Động Điện Tử Đúng Luật

Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử đang trở thành mối quan tâm lớn của doanh nghiệp và người lao động trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ. Ký hợp đồng lao động online giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhưng nếu thực hiện sai quy định có thể dẫn đến rủi ro pháp lý nghiêm trọng.

Hãy cùng Lê Ánh HR phân tích chi tiết hợp đồng lao động điện tử có hợp pháp không, áp dụng trong trường hợp nào và quy trình ký như thế nào để đảm bảo giá trị pháp lý?

I. Hợp đồng lao động điện tử là gì? Ký online có hợp pháp không?

Hợp đồng lao động điện tử là hình thức hợp đồng lao động được thiết lập, giao kết và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, thay cho bản giấy truyền thống. Cơ bản, hợp đồng lao động điện tử là hình thức ký kết hiện đại phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong quản trị nhân sự.

Hợp đồng lao động có những đặc điểm chính:

• Nội dung hợp đồng vẫn tuân thủ Bộ luật Lao động như hợp đồng giấy.
• Được ký kết thông qua phương tiện điện tử (email, nền tảng ký số, hệ thống quản trị nhân sự…).
• Sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận ý chí của các bên.
• Có giá trị lưu trữ, truy xuất và đối chiếu khi phát sinh tranh chấp.

Thêm vào đó, hợp đồng lao động điện tử được công nhận giá trị pháp lý nếu đáp ứng đúng điều kiện theo quy định pháp luật.

• Có thể xác định rõ danh tính người ký.
• Nội dung hợp đồng không bị thay đổi sau khi ký.
• Chữ ký điện tử được tạo lập theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Hợp đồng có thể truy xuất, sử dụng làm chứng cứ khi cần.

Trong thực tế, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn ký hợp đồng lao động điện tử nhờ các lợi ích nổi bật:

• Rút ngắn thời gian ký kết, đặc biệt với nhân sự làm việc từ xa.
• Giảm chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ hồ sơ.
• Dễ quản lý, tra cứu hợp đồng lao động điện tử khi thanh tra, kiểm tra.

Kết luận: Nếu không hiểu đúng khái niệm và điều kiện pháp lý, việc ký hợp đồng lao động điện tử có thể không phát sinh hiệu lực, thậm chí tiềm ẩn rủi ro tranh chấp.

II. Quy định pháp luật về hợp đồng lao động điện tử

Để ký hợp đồng lao động điện tử đúng luật, doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ các quy định pháp luật điều chỉnh trực tiếp hình thức hợp đồng này. Hợp đồng lao động điện tử được pháp luật Việt Nam thừa nhận dựa trên nguyên tắc công nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu và chữ ký điện tử.

♦ Căn cứ pháp lý khi ký hợp đồng lao động điện tử:

• Bộ luật Lao động 2019: thừa nhận hợp đồng lao động được giao kết bằng phương tiện điện tử và có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.
• Luật Giao dịch điện tử: quy định giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, điều kiện để dữ liệu điện tử được công nhận.
• Quy định về chữ ký điện tử, chữ ký số: làm căn cứ xác định chủ thể ký và tính toàn vẹn của hợp đồng.

♦ Về nội dung, hợp đồng lao động điện tử vẫn phải đầy đủ các thông tin bắt buộc, bao gồm:

• Thông tin người sử dụng lao động và người lao động.
• Công việc, chức danh, địa điểm làm việc.
• Tiền lương, phụ cấp, hình thức trả lương.
• Thời hạn hợp đồng, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
• Quyền và nghĩa vụ của các bên.

♦ Về hình thức, hợp đồng lao động điện tử phải:

• Được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử.
• Có chữ ký điện tử hợp lệ của các bên tham gia ký kết.
• Đảm bảo khả năng lưu trữ, truy xuất và in ra khi cần.

Tuy nhiên, không phải mọi hình thức ký online đều mặc nhiên hợp pháp. Việc gửi file hợp đồng qua email nhưng không có chữ ký điện tử hợp lệ, hoặc ký bằng hình ảnh chữ ký không đủ căn cứ xác thực, có thể khiến hợp đồng không đáp ứng điều kiện pháp lý khi xảy ra tranh chấp.

 >>>> Xem thêm:

• Hợp Đồng Lao Động Điện Tử Là Gì? Quy Định Áp Dụng Từ 2026
• Nghị Định 337/2025/NĐ-CP Về Hợp Đồng Lao Động Điện Tử (Toàn Văn)
• Mẫu Phụ Lục Hợp Đồng Lao Động Mới Nhất (File Docx)
• Các Trường Hợp Hợp Đồng Lao Động Vô Hiệu Theo Luật
• Các Trường Hợp Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Cần Lưu Ý

III. Trường hợp áp dụng và điều kiện để hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực

Mặc dù hợp đồng lao động điện tử đã được pháp luật thừa nhận, nhưng không phải trường hợp nào ký online cũng mặc nhiên có hiệu lực pháp lý.

1. Trường hợp được áp dụng hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử có thể áp dụng cho hầu hết các loại hợp đồng lao động, miễn là đáp ứng điều kiện pháp luật. Cụ thể, doanh nghiệp có thể ký hợp đồng lao động điện tử trong các trường hợp:

• Ký hợp đồng lao động xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn.
• Ký hợp đồng với người lao động làm việc từ xa, làm việc online, làm việc tại nhiều địa điểm.
• Ký hợp đồng với lao động ở tỉnh khác, lao động nước ngoài đang ở ngoài Việt Nam.
• Gia hạn, sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động bằng phụ lục hợp đồng điện tử.

Khi áp dụng hợp đồng lao động điện tử sẽ giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong tuyển dụng, đặc biệt trong bối cảnh làm việc số hóa và mở rộng phạm vi nhân sự.

2. Trường hợp hợp đồng lao động điện tử khó được công nhận

Tuy nhiên, hợp đồng lao động điện tử dễ bị vô hiệu hoặc khó chứng minh giá trị pháp lý nếu rơi vào các trường hợp sau:

• Ký hợp đồng chỉ bằng hình ảnh chữ ký scan mà không có công cụ xác thực.
• Không chứng minh được người ký là đúng chủ thể có thẩm quyền.
• Nội dung hợp đồng không đầy đủ hoặc trái quy định pháp luật lao động.
• Không lưu trữ được dữ liệu ký kết khi phát sinh tranh chấp.

Để hợp đồng lao động điện tử phát sinh hiệu lực pháp lý thực sự, doanh nghiệp không chỉ ký online mà còn phải đáp ứng đúng điều kiện về hình thức, nội dung và kỹ thuật ký kết.

3. Điều kiện để hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực pháp lý

Để ký hợp đồng lao động điện tử hợp pháp, doanh nghiệp cần đảm bảo đồng thời các điều kiện sau:

- Thứ nhất: Sự tự nguyện của các bên

• Người lao động và người sử dụng lao động tự nguyện thỏa thuận ký hợp đồng điện tử.
• Không ép buộc người lao động ký online nếu họ không đồng ý với hình thức này.

- Thứ hai: Chữ ký điện tử hợp lệ

• Hợp đồng phải được ký bằng chữ ký điện tử có khả năng xác thực danh tính người ký.
• Chữ ký điện tử phải gắn liền với nội dung hợp đồng và không thể bị chỉnh sửa sau khi ký.

- Thứ ba: Nội dung hợp đồng đúng quy định

• Nội dung hợp đồng lao động điện tử không được trái với Bộ luật Lao động.
• Phải có đầy đủ các điều khoản bắt buộc như tiền lương, công việc, thời hạn, quyền và nghĩa vụ các bên.

- Thứ tư: Khả năng lưu trữ và truy xuất

• Hợp đồng lao động điện tử phải được lưu trữ an toàn.
• Có thể in ra, trích xuất và sử dụng làm chứng cứ khi thanh tra lao động hoặc giải quyết tranh chấp.

IV. Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử đúng luật từ A-Z

Để ký hợp đồng lao động điện tử đúng luật, doanh nghiệp không chỉ cần một nền tảng ký online, mà quan trọng hơn là tuân thủ đúng quy trình pháp lý ngay từ bước chuẩn bị.

◊ Bước 1: Chuẩn bị nội dung hợp đồng lao động điện tử

Trước khi ký, doanh nghiệp cần xây dựng nội dung hợp đồng lao động điện tử đầy đủ và đúng quy định.

• Thông tin chính xác của người sử dụng lao động và người lao động.
• Chức danh, công việc, địa điểm làm việc.
• Mức lương, phụ cấp, hình thức trả lương, thời hạn trả lương.
• Thời hạn hợp đồng, thời giờ làm việc - nghỉ ngơi.
• Quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên.

Lưu ý: Hợp đồng lao động điện tử không được thu hẹp nội dung so với hợp đồng giấy. Mọi điều khoản bắt buộc theo Bộ luật Lao động đều phải thể hiện rõ ràng.

◊ Bước 2: Lựa chọn hình thức và công cụ ký điện tử phù hợp

Sau khi hoàn thiện nội dung, doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức ký hợp đồng lao động điện tử hợp lệ.

Các hình thức ký thường được sử dụng:

• Chữ ký số được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp.
• Nền tảng ký hợp đồng điện tử có chức năng xác thực danh tính người ký.
• Hệ thống quản trị nhân sự tích hợp ký điện tử.

Nguyên tắc cốt lõi:

• Phải xác định được ai là người ký hợp đồng.
• Chữ ký điện tử phải gắn liền với nội dung hợp đồng.
• Sau khi ký, nội dung hợp đồng không thể bị chỉnh sửa.

◊ Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng lao động điện tử giữa các bên

Quá trình ký hợp đồng lao động online cần được thực hiện theo trình tự rõ ràng, tránh nhầm lẫn về thời điểm phát sinh hiệu lực.

Trình ký thông thường:

• Doanh nghiệp gửi hợp đồng lao động điện tử cho người lao động.
• Người lao động đọc, xác nhận nội dung và ký điện tử.
• Người sử dụng lao động ký điện tử xác nhận cuối cùng.

Doanh nghiệp và bộ phận nhân sự cần:

• Ghi nhận thời điểm ký của từng bên.
• Lưu lại lịch sử ký kết để làm căn cứ pháp lý khi cần.

◊ Bước 4: Xác lập thời điểm hợp đồng lao động điện tử

Nguyên tắc xác định hiệu lực:

• Theo thời điểm các bên thỏa thuận trong hợp đồng.
• Hoặc theo thời điểm bên cuối cùng hoàn tất việc ký điện tử.

Việc xác định đúng thời điểm hiệu lực giúp doanh nghiệp:

• Tránh tranh chấp về thời gian làm việc, tiền lương.
• Làm căn cứ tham gia BHXH, BHYT, BHTN đúng hạn.

◊ Bước 5: Lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động điện tử

Sau khi ký xong, hợp đồng lao động điện tử cần được lưu trữ đúng cách để đảm bảo giá trị pháp lý lâu dài.

Doanh nghiệp và bộ phận nhân sự cần đảm bảo rằng:

• Hợp đồng được lưu trữ ở định dạng điện tử an toàn.
• Có thể truy xuất, in ra khi thanh tra lao động hoặc giải quyết tranh chấp.
• Thời gian lưu trữ tuân thủ quy định về lưu trữ hồ sơ lao động.

Kết luận: Việc tuân thủ đầy đủ quy trình ký hợp đồng lao động điện tử từ A–Z không chỉ giúp doanh nghiệp đúng luật, mà còn tối ưu hiệu quả quản trị nhân sự, giảm rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng lao động.

V. Sai sót thường gặp, rủi ro pháp lý và cách phòng tránh

Kết luận: Hầu hết rủi ro khi ký hợp đồng lao động điện tử không đến từ hình thức online, mà xuất phát từ việc thiếu quy trình chuẩn và hiểu sai quy định pháp luật. Cần phải triển khai đúng cách, hợp đồng lao động điện tử hoàn toàn có thể an toàn hơn hợp đồng giấy nhờ khả năng xác thực và truy vết dữ liệu.

VI. FAQ - Câu hỏi thường gặp về hợp đồng lao động điện tử

1. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy không?

Có. Theo quy định pháp luật hiện hành, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản, nếu được ký đúng hình thức, có chữ ký điện tử hợp lệ và đáp ứng đầy đủ nội dung theo Bộ luật Lao động.

2. Ký hợp đồng lao động qua email có được xem là hợp pháp không?

Chỉ gửi file hợp đồng qua email chưa đủ căn cứ pháp lý. Hợp đồng lao động điện tử chỉ được công nhận khi:

• Có chữ ký điện tử hợp lệ của các bên;
• Xác định được người ký và thời điểm ký;
• Nội dung hợp đồng không bị chỉnh sửa sau khi ký.

3. Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc dùng chữ ký số không?

Pháp luật không bắt buộc chỉ dùng chữ ký số, nhưng chữ ký điện tử phải đáp ứng điều kiện xác thực danh tính và toàn vẹn dữ liệu. Trong thực tế, chữ ký số hoặc nền tảng ký điện tử chuyên dụng là phương án an toàn nhất.

4. Người lao động có quyền từ chối ký hợp đồng lao động điện tử không?

Có. Việc ký hợp đồng lao động điện tử phải dựa trên sự tự nguyện của các bên. Doanh nghiệp không được ép buộc người lao động ký online nếu chưa có sự đồng thuận

5. Hợp đồng lao động điện tử có cần in ra để lưu hồ sơ không?

Không bắt buộc. Hợp đồng lao động điện tử có thể được lưu trữ hoàn toàn dưới dạng dữ liệu điện tử, miễn là đảm bảo:

• Truy xuất được khi cần;
• Sử dụng được làm chứng cứ khi thanh tra hoặc tranh chấp.

Hãy theo dõi bài viết của LÊ ÁNH HR để nắm chi tiết từng nhóm nghề và đăng ký các khóa học chuyên sâu, hỗ trợ bạn vận hành hệ thống nhân sự – an toàn – tuân thủ một cách chuyên nghiệp.

                                                                 ------------------------- 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM