Phụ Cấp Điện Thoại Có Tính Thuế TNCN Không?

Phụ cấp điện thoại là một trong những khoản chi thường gặp trong doanh nghiệp, đặc biệt với các vị trí cần giao tiếp nhiều như kinh doanh, chăm sóc khách hàng, quản lý…

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ khoản này có phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hay không.

Bài viết này, Lê Ánh HR sẽ phân tích toàn diện dưới góc độ pháp lý và thực tiễn để làm rõ vấn đề: Phụ cấp điện thoại có tính thuế TNCN không?

1. Hệ thống pháp lý liên quan đến thu nhập chịu thuế TNCN

Để xác định một khoản phụ cấp có tính thuế hay không, trước tiên cần hiểu rõ quy định pháp luật hiện hành về thu nhập chịu thuế TNCN. Căn cứ pháp lý bao gồm:

• Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12, sửa đổi bổ sung tại Luật số 26/2012/QH13.
• Nghị định 65/2013/NĐ-CP, hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Thuế TNCN.
• Thông tư 111/2013/TT-BTC, và các văn bản hướng dẫn, sửa đổi bổ sung như Thông tư 92/2015/TT-BTC, Thông tư 25/2018/TT-BTC...

Theo quy định tại khoản 2, Điều 2, Thông tư 111/2013/TT-BTC, thu nhập chịu thuế bao gồm tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp mà người lao động nhận được, trừ những khoản được miễn theo quy định.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Khoản phụ cấp điện thoại có được miễn thuế TNCN không?

Tại khoản 2, Điều 2, Thông tư 111/2013/TT-BTC, phụ cấp điện thoại không nằm trong danh mục miễn thuế TNCN.

Tuy nhiên, tại Công văn số 1166/TCT-TNCN ngày 21/3/2016 và một số công văn hướng dẫn khác, cơ quan thuế có đề cập:

“Trường hợp đơn vị có quy chế nội bộ quy định mức phụ cấp điện thoại hợp lý, phục vụ cho công việc và có hóa đơn chứng từ đầy đủ thì khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.”

Điều này dẫn đến một nguyên tắc quan trọng: Phụ cấp điện thoại chỉ được miễn thuế TNCN nếu đáp ứng đủ điều kiện về tính chất, mục đích sử dụng, mức chi hợp lý và hồ sơ chứng từ hợp lệ.

3. Điều kiện để phụ cấp điện thoại không bị tính thuế TNCN

Để được miễn tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, khoản phụ cấp điện thoại cần đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

Có quy định rõ ràng trong quy chế tài chính, quy chế lương thưởng hoặc thỏa ước lao động tập thể

Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế chi phụ cấp điện thoại, trong đó nêu rõ:

• Đối tượng được hưởng (ví dụ: trưởng phòng, nhân viên kinh doanh...)
• Mức chi cụ thể, định mức theo từng chức danh hoặc nhu cầu công việc
• Mục đích sử dụng: phục vụ công việc, không phải phục vụ cá nhân

Có chứng từ hợp lệ

Doanh nghiệp nên lưu giữ các chứng từ liên quan như:

• Hóa đơn cước điện thoại di động cố định/tên công ty hoặc nhân viên (nếu doanh nghiệp thanh toán trực tiếp)
• Quyết định chi trả phụ cấp hằng tháng, bảng lương thể hiện rõ khoản phụ cấp
• Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng thể hiện nội dung phụ cấp

Mức chi phải hợp lý, không vượt quá nhu cầu thực tế

Cơ quan thuế không có quy định mức trần cụ thể, tuy nhiên trong quá trình thanh kiểm tra, mức chi quá cao so với mặt bằng chung hoặc không tương xứng với vị trí công việc sẽ dễ bị loại ra và tính lại vào thu nhập chịu thuế.

»»» Xem Thêm:

• Lương Bao Nhiêu Phải Đóng Thuế TNCN? Cập Nhật Mới Nhất
• Hướng Dẫn Kê Khai Và Quyết Toán Thuế Thu Nhập Cá Nhân
• Ai Cần Nộp Thuế Thu Nhập Cá Nhân? Quy Định & Mức Thuế Mới Nhất
• Danh Mục Thu Nhập Chịu Thuế TNCN Mới Nhất
• Thủ Tục Hoàn Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN)

4. Phân biệt “phụ cấp điện thoại” và “khoản thanh toán chi phí điện thoại”

Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa:

Phụ cấp điện thoại: là khoản tiền cố định, trả thêm vào lương hằng tháng cho người lao động.

Khoản thanh toán theo hóa đơn cước phí điện thoại: là khoản doanh nghiệp trả thay (toàn bộ hoặc một phần) theo hóa đơn sử dụng.

Tính thuế TNCN với từng loại:

5. Những rủi ro thường gặp trong chi phụ cấp điện thoại

Không xây dựng quy chế rõ ràng

Nhiều doanh nghiệp chi trả phụ cấp điện thoại nhưng không hề có quy chế nội bộ hoặc văn bản thỏa thuận. Khi bị thanh kiểm tra, cơ quan thuế có thể truy thu thuế TNCN vì không đủ căn cứ để miễn.

Khoản phụ cấp cao bất thường

Ví dụ: nhân viên văn phòng được phụ cấp 2 triệu đồng/tháng tiền điện thoại, nhưng không chứng minh được tính chất phục vụ công việc – nguy cơ bị coi là thu nhập chịu thuế.

Không phân biệt được mục đích sử dụng cá nhân và công việc

Việc chi phụ cấp không kèm điều kiện cụ thể dễ bị quy kết là “thu nhập ngoài lương” – phải tính thuế TNCN.

6. Doanh nghiệp cần làm gì để tối ưu chi phí và tuân thủ đúng luật?

• Để đảm bảo chi đúng – tính đúng – không bị truy thu thuế, doanh nghiệp cần:
• Xây dựng quy chế chi phụ cấp điện thoại minh bạch, rõ ràng theo chức danh và nhu cầu công việc
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ, hóa đơn, bảng lương, quyết định chi trả
• Không ghi gộp phụ cấp vào lương nếu muốn miễn thuế, mà cần tách rõ khoản phụ cấp
• Làm rõ với người lao động về mục đích sử dụng phụ cấp, tránh dùng vào mục đích cá nhân quá mức
• Thường xuyên cập nhật quy định mới về thuế TNCN để điều chỉnh chính sách kịp thời

Kết luận: Phụ cấp điện thoại có tính thuế TNCN không?

Câu trả lời không hoàn toàn cố định, mà phụ thuộc vào cách chi, mục đích sử dụng và hồ sơ chứng minh của doanh nghiệp.

Nếu chi trả như một khoản phụ cấp cố định, không có chứng từ chứng minh, thì có tính thuế TNCN.

Nếu có quy chế, chứng từ rõ ràng và chứng minh được sử dụng cho công việc, thì có thể được miễn thuế TNCN.

Lê Ánh HR hiện đang triển khai các khóa học Thuế TNCN chuyên sâu – giúp bạn nắm trọn kiến thức từ thực tế đến pháp lý, đủ năng lực kê khai – quyết toán – hoàn thuế đúng chuẩn, tránh rủi ro sai sót. 

Hy vọng bài viết này, Lê Ánh HR giúp bạn hiểu rõ hơn về Phụ Cấp Điện Thoại Có Tính Thuế TNCN Không?.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội/TPHCM và Online, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM