Quản lý thời gian trong doanh nghiệp hiệu quả

Quản lý thời gian trong doanh nghiệp
Quản lý thời gian trong doanh nghiệp

Quản lý thời gian trong doanh nghiệp là vấn đề nhà quản trị nhân sự và lãnh đạo rất quan tâm. Bởi nó ảnh hưởng tực tiếp đến hiệu suất làm việc, chất lượng công việc và tạo nên những căng thẳng không đáng có về mặt tinh thần.

Trong bài viết dưới đây, Lê Ánh Hr sẽ chia sẻ với các bạn về vấn đề quản lý thời gian trong doanh nghiệp hiệu quả. 

>>> Xem thêm: Quản trị là gì? Phân biệt quản lý và quản trị

I. Khái niệm và vai trò của việc quản lý thời gian

Quản lý thời gian trong doanh nghiệp là cả một quá trình lên kế hoạch và tiến hành thực hiện công việc với sự kiểm soát trong một đơn vị thời gian dùng trong một chuỗi các hoạt động cụ thể nhằm để tăng tính hiệu quả thực hiện công việc và hiệu suất hay năng suất.

Vai trò của việc quản lý thời gian:

  • Khai thác triệt để năng suất làm việc của người lao động trong quỹ thời gian làm việc tại doanh nghiệp từ đó nâng cao năng suất làm việc
  • Phân bổ thời gian làm việc đều cho các nhiệm vụ cần thực hiện, tránh hiện tượng áp lực và căng thẳng
  • Khắc phục và hạn chế những thói quen xấu như trì hoãn công việc
  • Không mất quá nhiều công sức để thực hiện công việc

II. Hướng dẫn quản lý thời gian trong doanh nghiệp hiệu quả

Quản lý thời gian càng tốt thì quỹ thời gian bạn sử dụng tại doanh nghiệp càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành công việc, không dựa trên thời gian làm nhanh hay chậm.

1. Sắp xếp công việc dựa theo mức độ ưu tiên

Kế hạch thực hiện công việc trong một ngày không nên rập khuôn mà phải linh hoạt. Sắp xếp công việc dựa trên sự ưu tiên sẽ giúp bạn hoàn thành công việc hiêu quả hơn, tránh bị rối.

Lúc này bạn cần xác định những nhiệm vụ nào là khẩn cấp và những nhiệm vụ nào có thể thực hiện sau. Dựa vào đó, bạn xây dựng list các công việc cần thực hiện dựa trên mức độ quan trọng và tiến hành thực hiện theo mức độ ưu tiên cao trước.

Tùy theo tình huống và hoàn cảnh bạn có thể có các kế hoạch kéo dài hơn thời gian dự tính ban đầu. Để khắc phục, hãy tạo các cột mốc kiểm tra để giúp cho bản thân biết được là mình đang đi đúng hướng.

2. Đặt mục tiêu thực hiện

Đặt ra mục tiêu là kỹ năng quản lý thời gian quan trọng,là nền tảng động lực buộc bạn giải quyết công việc và nỗ lực trong suốt quá trình.
 
Khi đặt mục tiêu các bạn lưu ý rằng phải đảm bảo các mục tiêu được đặt ra là đúng, thực hiện được và có khả năng thúc đẩy, tránh tình trạng bỏ cuộc giữa chừng khi gặp trở ngại trên đường. Nếu mục tiêu bạn đặt ra không đạt được nghĩa là bạn không hoàn thành công việc của mình và lãng phí hoàn toàn thời gian sử dụng để theo đuổi mục tiêu đã đặt ra.
 
Các bạn có thể tham khảo cách thiết lập mục tiêu hiệu quả: SMART

3. Lập kế hoạch thực hiện hiệu quả

Lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu nhanh và hiệu quả nhất, giúp giảm thiểu tối đa căng thẳng cùng sự lãng phí thời gian.

Các bước gợi ý dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách lập một kế hoạch hiệu quả, đặc biệt là trong công việc, mà không có sự lệch lạc làm mất thời gian của bạn:Các bước gợi ý dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách lập một kế hoạch hiệu quả, đặc biệt là trong công việc, mà không có sự lệch lạc làm mất thời gian của bạn:

Bước 1: Đặt ra mục tiêu cho từng bước công việc được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
Bước 2: Xác định cách tiến hành thực hiện để đạt các mục tiêu đó.
Bước 3: Chuẩn bị kỹ năng, kiến ​​thức và chuyên môn cần có để xử lý thành công các bước trong kế hoạch.
Bước 4: Tính toán thời gian và lộ trình thực hiện, phải dự toán được vòng đời công việc cần làm và bất kỳ rào cản nào bạn có thể gặp phảikhi thực hiện.
Bước 5: Xác định phương pháp theo dõi. 

Quản lý thời gian làm việc hiệu quả

4. Sử dụng hợp lý quỹ thời gian riêng của bản thân

Ở cương vị nhà quản lý bạn sẽ hay bị kéo theo những sự việc liên quan đến trách nhiệm chung làm lãng phí quỹ thời gian cá nhân của bạn. Bạn dành quá nhiều thời gian cho các công việc khác của mọi người và không còn thời gian để hoàn thành dự án của riêng bạn. Vì vậy, hãy chốt lịch trình hàng ngày hoặc hàng tuần cố định mà bạn dành riêng cho công việc của bản thân.

Hãy chắc chắn rằng bạn không thay đổi mọi thứ đã sắp đặt từ trước dù là xảy ra các cuộc hẹn hay vấn đề khác trong khoảng thời gian này và tập trung hoàn toàn vào các nhiệm vụ mà bạn đã đưa ra, luôn kiểm soát chúng trong tầm tay.


5. Kiểm soát email hiệu quả

Email là cách để mọi người liên lạc với nhau, nhưng mặt khác nó cũng có thể làm mất nhiều thời gian của bạn nhất nếu như cứ 10 phút bạn phải kiểm tra email để xem có mail đến hay không.

Bí quyết là bạn nên dành một thời gian cụ thể trong ngày để kiểm tra email và phản hồi những email thật sự cần thiết. Điều này không chỉ giúp bạn cập nhật được thông tin từ email mà còn cho phép bạn có thời gian để giải quyết các công việc khác có liên quan đến chúng trong ngày, tránh trường hợp ảnh hưởng đến thời gian làm những việc khác.

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn kiểm soát được tất cả các công việc một cách có ý thức, làm tăng năng suất bản thân khi bạn có thể giải quyết được các công việc một cách chuyên nghiệp. Quản lý thời gian cần phải có kế hoạch và thực hiện một cách nghiêm túc thì mới mang lại hiệu quả thiết thực. Hãy là chuyên gia quản lý thời gian của riêng mình để có thể đạt được những thành công cho bản thân và doanh nghiệp của bạn.

>>> Xem thêm: Review khóa học hành chính nhân sự tốt nhất Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh

Bạn đọc có thể tham khảo các khóa học liên quan đến lĩnh vực Hành chính nhân sự tại trung tâm Lê Ánh Hr để rõ hơn về các vấn đề nhân sự trong doanh nghiệp. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn đọc.

Bình luận

Đánh giá của bạn

Bài viết liên quan

ĐĂNG KÝ KHÓA HỌC

Đăng ký khóa học ngay hôm nay để nhận được nhiều phần quà hấp dẫn

Hotline: 0904848855; 0971698687

Voucher khóa học hành chính nhân sự
Đăng ký
0904848855; 0971698687