Quản lý thời gian trong doanh nghiệp hiệu quả

Trong bài viết dưới đây, Lê Ánh HR sẽ chia sẻ với các bạn về vấn đề quản lý thời gian trong doanh nghiệp hiệu quả. 

I. Khái Niệm Và Vai Trò Của Việc Quản Lý Thời Gian

1. Khái niệm quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian trong doanh nghiệp là cả một quá trình lên kế hoạch và tiến hành thực hiện công việc với sự kiểm soát trong một đơn vị thời gian dùng trong một chuỗi các hoạt động cụ thể nhằm để tăng tính hiệu quả thực hiện công việc và hiệu suất hay năng suất.

Thời gian là có hạn, vì vậy kỹ năng quản lý thời gian của bạn càng tốt thì bạn càng có thể sử dụng nó tốt hơn. Hiệu quả của việc quản lý thời gian được quyết định bởi kết quả của công việc đã hoàn thành chứ không phải hoàn thành sớm hay muộn.

Ví dụ về quản lý thời gian

Một ví dụ kinh điển về giáo án kỹ năng quản lý thời gian, làm lượng công việc bằng nhau vào những thời gian cố định, có những người làm việc rất nhẹ nhàng nhưng kết quả rất tốt, nhưng có những người luôn bận rộn với áp lực và căng thẳng do họ không biết phải làm gì và cuối cùng không đạt được kết quả như mong muốn.

Tham khảo »»» Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online - Tương Tác Trực Tiếp Với Chuyên Gia Nhân Sự Hàng Đầu

2. Vai trò của việc quản lý thời gian

• Khai thác triệt để năng suất làm việc của người lao động trong quỹ thời gian làm việc tại doanh nghiệp từ đó nâng cao năng suất làm việc
• Phân bổ thời gian làm việc đều cho các nhiệm vụ cần thực hiện, tránh hiện tượng áp lực và căng thẳng
• Khắc phục và hạn chế những thói quen xấu như trì hoãn công việc
• Không mất quá nhiều công sức để thực hiện công việc

3. Tại sao phải quản lý thời gian?

Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất của bất kỳ nhà quản lý hiệu quả nào và bất kỳ chuyên gia nào là quản lý thời gian có sẵn và ưu tiên các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn.

- Quản lý thời gian là quá trình quyết định chất lượng và số lượng thực hiện công việc. Sử dụng hiệu quả thời gian để thực hiện các hoạt động khác nhau trong tổ chức.

- Quản lý thời gian là kỷ luật để tổ chức, phân bổ và kiểm soát thời gian dành cho các hoạt động nhằm đạt được kết quả mong muốn.

- Là một nhân viên, bạn phải thực hiện các hoạt động phù hợp với mô tả công việc của bạn. Công việc chính của bạn là đảm bảo rằng tất cả các hoạt động được thực hiện theo mô tả công việc với thời hạn được giao. Quản lý thời gian giúp bạn làm việc hiệu quả.

II. Các Phương Pháp Quản Lý Thời Gian

1. Quản lý thời gian 4D

4D là tên viết tắt của phương pháp Do - Dump - Delegate - Defer.

• Do - Hoàn thành công việc quan trọng ngay trước mặt bạn
• Dump - Loại bỏ công việc vô nghĩa để tiết kiệm thời gian
• Delegate - Giao việc cho người có thể làm tốt hơn bạn
• Defer - Nếu bạn không thể làm ngay, hãy ghi nó vào sổ tay và dành ra một chút thời gian.

2. Quản lý thời gian 40 - 30 - 20 - 10

Phương pháp 40 - 30 - 20 - 10 có thể áp dụng cho mọi khu vực. Đây cũng là phương pháp quản lý thời gian khoa học và hiệu quả nhất. 40 - 30 - 20 - 10 cung cấp một khuôn khổ cho thời gian tốt.

Quản lý thời gian 40 - 30 - 20 - 10 hoạt động như thế này:

• Thời gian dành cho hầu hết các nhiệm vụ quan trọng: 40%
• Thời gian dành cho điều quan trọng thứ hai: 30%
• Thời gian cho điều quan trọng thứ ba: 20%
• Thời gian để kết hợp mọi thứ lại với nhau: 10%

3. Phương pháp quản lý thời gian 80/20

Phương pháp 80/20 (luật Pareto) có nghĩa là 20% nguyên nhân tạo nên 80% kết quả.

Ví dụ, 80% kết quả được tạo ra bởi 20% công nhân. 80% doanh số đến từ 20% khách hàng. 80% sự cố là do 20% lỗi gây ra…

III. Cách Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

1. Cách quản lý thời gian hiệu quả trong học tập

Trước hết bạn nên tham khảo các tài liệu uy tín (bài giảng quản lý thời gian, giáo án quản lý thời gian, Lại Thế Luyện, pdf quản lý thời gian, ppt quản lý thời gian, slide kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng quản lý thời gian giáo viên mầm non…).

Ngoài ra, để bài học không quá khô khan và mang tính mô tả cao hơn, bạn có thể xem các bài tập tình huống về kỹ năng quản lý thời gian để biết cách áp dụng chúng vào thực tế, việc tiếp thu kiến ​​thức trở nên dễ dàng hơn và dễ mô tả hơn.

Cuối cùng, để có thể vận dụng kiến ​​thức đã học vào thực tế, thời gian phải được phân chia hợp lý giữa học tập và các hoạt động khác. Bạn phải dành nhiều thời gian cho việc học ở trường, gia sư và tự học ở nhà.

Các hoạt động ngoại khóa và các công việc phụ không nên can thiệp vào thời gian học. Thêm vào đó, bạn cần dành cho mình thời gian để thư giãn và nghỉ ngơi

⇒ Điều này nhằm giúp cơ thể bạn trở lại trạng thái ban đầu để bạn có thể tiếp tục làm việc, đồng thời giảm thiểu căng thẳng và áp lực khi bạn phải làm nhiều công việc cùng một lúc.

2. Cách quản lý thời gian hiệu quả trong công sở

• Lập danh sách việc cần làm
• Đừng làm quá nhiều cùng một lúc
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ
• Tránh xa các thiết bị gây phiền nhiễu
• Có thời gian nghỉ ngơi đầy đủ

3. Cách quản lý thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp

Bước 1: Đặt và ưu tiên các mục tiêu cho từng bước công việc.

Bước 2: Quyết định xem bạn cần làm gì để đạt được những mục tiêu đó. Bước 3: Chuẩn bị các kỹ năng, kiến ​​thức và chuyên môn cần thiết để hoàn thành tốt các bước lập kế hoạch.

Bước 4: Tính toán thời gian và lịch trình, ước tính vòng đời của công việc sẽ hoàn thành, và bất kỳ trở ngại nào bạn có thể gặp phải trên đường đi.

Bước 5: Quyết định phương pháp theo dõi.

4. Hướng dẫn quản lý thời gian trong doanh nghiệp hiệu quả

Quản lý thời gian càng tốt thì quỹ thời gian bạn sử dụng tại doanh nghiệp càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành công việc, không dựa trên thời gian làm nhanh hay chậm.

a. Sắp xếp công việc dựa theo mức độ ưu tiên

Kế hoạch thực hiện công việc trong một ngày không nên rập khuôn mà phải linh hoạt. Sắp xếp công việc dựa trên sự ưu tiên sẽ giúp bạn hoàn thành công việc hiêu quả hơn, tránh bị rối.

Lúc này bạn cần xác định những nhiệm vụ nào là khẩn cấp và những nhiệm vụ nào có thể thực hiện sau. Dựa vào đó, bạn xây dựng list các công việc cần thực hiện dựa trên mức độ quan trọng và tiến hành thực hiện theo mức độ ưu tiên cao trước.

Tùy theo tình huống và hoàn cảnh bạn có thể có các kế hoạch kéo dài hơn thời gian dự tính ban đầu. Để khắc phục, hãy tạo các cột mốc kiểm tra để giúp cho bản thân biết được là mình đang đi đúng hướng.

b. Đặt mục tiêu thực hiện

Đặt ra mục tiêu là kỹ năng quản lý thời gian quan trọng,là nền tảng động lực buộc bạn giải quyết công việc và nỗ lực trong suốt quá trình.
 
Khi đặt mục tiêu các bạn lưu ý rằng phải đảm bảo các mục tiêu được đặt ra là đúng, thực hiện được và có khả năng thúc đẩy, tránh tình trạng bỏ cuộc giữa chừng khi gặp trở ngại trên đường. Nếu mục tiêu bạn đặt ra không đạt được nghĩa là bạn không hoàn thành công việc của mình và lãng phí hoàn toàn thời gian sử dụng để theo đuổi mục tiêu đã đặt ra.
 
Các bạn có thể tham khảo cách thiết lập mục tiêu hiệu quả: SMART

c. Lập kế hoạch thực hiện hiệu quả

Lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu nhanh và hiệu quả nhất, giúp giảm thiểu tối đa căng thẳng cùng sự lãng phí thời gian.

Các bước gợi ý dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách lập một kế hoạch hiệu quả, đặc biệt là trong công việc, mà không có sự lệch lạc làm mất thời gian của bạn:

Bước 1: Đặt ra mục tiêu cho từng bước công việc được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.

Bước 2: Xác định cách tiến hành thực hiện để đạt các mục tiêu đó.

Bước 3: Chuẩn bị kỹ năng, kiến ​​thức và chuyên môn cần có để xử lý thành công các bước trong kế hoạch.

Bước 4: Tính toán thời gian và lộ trình thực hiện, phải dự toán được vòng đời công việc cần làm và bất kỳ rào cản nào bạn có thể gặp phảikhi thực hiện.

Bước 5: Xác định phương pháp theo dõi. 

d. Sử dụng hợp lý quỹ thời gian riêng của bản thân

Ở cương vị nhà quản lý bạn sẽ hay bị kéo theo những sự việc liên quan đến trách nhiệm chung làm lãng phí quỹ thời gian cá nhân của bạn. Bạn dành quá nhiều thời gian cho các công việc khác của mọi người và không còn thời gian để hoàn thành dự án của riêng bạn. Vì vậy, hãy chốt lịch trình hàng ngày hoặc hàng tuần cố định mà bạn dành riêng cho công việc của bản thân.

Hãy chắc chắn rằng bạn không thay đổi mọi thứ đã sắp đặt từ trước dù là xảy ra các cuộc hẹn hay vấn đề khác trong khoảng thời gian này và tập trung hoàn toàn vào các nhiệm vụ mà bạn đã đưa ra, luôn kiểm soát chúng trong tầm tay.

e. Kiểm soát email hiệu quả

Email là cách để mọi người liên lạc với nhau, nhưng mặt khác nó cũng có thể làm mất nhiều thời gian của bạn nhất nếu như cứ 10 phút bạn phải kiểm tra email để xem có mail đến hay không.

Bí quyết là bạn nên dành một thời gian cụ thể trong ngày để kiểm tra email và phản hồi những email thật sự cần thiết. Điều này không chỉ giúp bạn cập nhật được thông tin từ email mà còn cho phép bạn có thời gian để giải quyết các công việc khác có liên quan đến chúng trong ngày, tránh trường hợp ảnh hưởng đến thời gian làm những việc khác.

IV. Một Số Nguyên Nhân Quản Lý Thời Gian Không Hiệu Quả

- Làm việc mà không có kế hoạch

- Làm những công việc không quan trọng

- Không ngăn nắp

- Không biết từ chối, từ chối các công việc khác

- Lãng phí thời gian với những thứ vô ích

- Làm nhiều việc cùng một lúc

- Hay trì hoãn công việc

V. Các Kỹ Năng Cần Có Để Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Là một trong những kỹ năng mềm thiết yếu của cuộc sống, kỹ năng quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và quyết định thời điểm hoàn thành kế hoạch đó một cách hiệu quả và tối ưu nhất.

Một kế hoạch quản lý thời gian tốt là một kế hoạch chi tiết và cụ thể trong khoảng thời gian ngắn với thời hạn rõ ràng và hướng dẫn công việc phù hợp.

2. Các kỹ năng cần thiết để quản lý thời gian hiệu quả

• Chia sẻ công việc
• Biết cách tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc
• Không chậm trễ
• Kế hoạch nhiệm vụ
• Quản lý áp lực công việc
• Tự đặt ra những Deadline cho bản thân

VI. Review Sách Hay Về Quản Lý Thời Gian

Chúng ta liên tục trì hoãn, trì hoãn, mất tập trung vào một việc, không bao giờ hoàn thành một việc và nhảy sang việc tiếp theo. Nếu bạn muốn thay đổi điều này, Quản lý thời gian chính là cuốn sách dành cho bạn. Nó giúp bạn tận dụng thời gian một cách hiệu quả. Và bạn sẽ nhận được kết quả tốt.

Đọc cuốn sách này trước khi bạn lãng phí thời gian của mình.

Cuốn sách này bao gồm các khái niệm và bài học về cách quản lý thời gian và kiểm soát bộ não của bạn. Vì tất cả những hành động làm lãng phí thời gian của bạn đều xuất phát từ chính bạn. Nó cũng giúp bạn tạo ra các lịch trình hiệu quả, tăng dung lượng bộ nhớ và làm việc hiệu quả hơn trước khi bạn nhận ra rằng mình không còn khả năng để làm nữa.

Xem thêm: 

• Quản trị là gì? Phân biệt quản lý và quản trị
• TOP 10+ Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay
• TOP 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn kiểm soát được tất cả các công việc một cách có ý thức, làm tăng năng suất bản thân khi bạn có thể giải quyết được các công việc một cách chuyên nghiệp. Quản lý thời gian cần phải có kế hoạch và thực hiện một cách nghiêm túc thì mới mang lại hiệu quả thiết thực.

Hãy là chuyên gia quản lý thời gian của riêng mình để có thể đạt được những thành công cho bản thân và doanh nghiệp của bạn.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự online/offline, khóa học C&B ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.