Hướng dẫn xây dựng bản mô tả công việc

Nội dung bài viết được tư vấn chuyên môn bởi Th.S Lê Thị Ánh - người sáng lập Trung tâm đào tạo thực hành Lê Ánh đồng kiêm là giảng viên các khóa học hành chính nhân sự chuyên sâu tại Lê Ánh HR.

Một bản mô tả công việc có đầy đủ thông tin và được trình bày rõ ràng sẽ chắc chắn thu hút nhiều ứng viên tiềm năng. Sau đây là một quy trình hoàn thiện để xây dựng một bảng mô tả công việc đúng chuẩn!

Nội dung bài viết:

I. Các nguyên tắc cơ bản trong viết mô tả công việc
II. Các phương pháp thu thập thông tin liên quan đến vị trí công việc
III. Cách thức thiết lập bảng mô tả công việc
IV. Mô Tả Công Việc Nhân Viên Nhân Sự

I. Các nguyên tắc cơ bản trong viết mô tả công việc

1. Mục tiêu công việc

Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc: "vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty?". Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận.

Ví dụ, đối với vị trí Trưởng phòng nhân sự có chức năng đề xuất chính sách nhân sự, theo dõi và tư vấn thực hiện chính sách thì mục đích có thể là "Bảo đảm chất lượng và số lượng nguồn nhân lực cho công ty thông qua việc thực hiện các chính sách nhân sự phù hợp với nhu cầu quản lý và hiệu quả nhất

2. Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của bộ phận. Đề thực hiện được từng chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ chủ yếu. Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ.

Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình. Mô tả "làm cái gì" chứ không mô tả "làm như thế nào". Chức năng và nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự thực hiện, đồng thời nên được diễn tả ngắn gọn và rõ ràng.

Một số bản mô tả công việc cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà vẫn có thể không mô tả hết được các nhiệm vụ có thế phát sinh khi thực hiện công việc.

Mỗi nhiệm vụ riêng lẻ hoặc một vài nhóm nhiệm vụ sẽ có mô tả yêu cầu kết quả kỳ vọng tổng thể cho vị trí công việc. Đây là những tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở để quản lý thực hiện công việc đối với người quản lý cũng như tiêu chí thực hiện công việc cho nhân viên như đã đề cập trên đây.

3. Quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí. Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó.

Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, quyết định. Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực thi nhiệm vụ.

4. Yêu cầu năng lực

Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế tại công ty. Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ.

Như vậy, để viết một bản mô tả công việc tốt sẽ cần nhiều thông tin hơn so với một danh sách các công việc thường làm của một vị trí. Hệ thống các bản mô tả công việc được xây dựng một cách bài bản chắc chắn sẽ là công cụ đắc lực trong quản lý nhân sự và quản lý hoạt động của doanh nghiệp

II. Các phương pháp thu thập thông tin liên quan đến vị trí công việc

1. Quan sát

+ Ưu điểm:

Chỉ thích hợp khi công việc đã chuẩn hóa theo dây chuyền, công nghệ hay các công việc được lặp đi lặp lại; đặc biệt với các công việc tay chân hay vận hành máy móc.

+ Khuyết điểm:

Khi các công nhân biết mình bị theo dõi, họ có thế sẽ là việc với nhịp đô, cách thức và năng suất khác với lúc bình thường.

2. Phỏng vấn vị trí công việc và trưởng bộ phận

+ Ưu điểm: Rất hiệu quả khi xác định giá trị công việc hay nhu cầu đào tạo cho người giữ vị trí.

+ Khuyết điểm: Tốn nhiều thời gian công sức để sắp xếp gặp gỡ phỏng vấn người giữ vị trí hay trưởng bộ phận. Có thể nhận được những thông tin sai lệch do người phỏng vấn tự đánh giá cao.

3. Bảng câu hỏi mẫu dé phân tích công việc

+ Ưu điểm: Được áp dụng rộng rãi cho tất cả các vị trí cùng một lúc nên tiết kiệm thời gian.

+ Khuyết điểm: Có thể bị hiểu sai câu hỏi do tâm lý e dè lo ngại cung cấp thông tin sơ hở của mình cho Ban Nhân sự.

4. Bảng ghi chép các công việc đã thực hiện trong ngày

+ Ưu điểm: Bảng ghi chép này nhằm giúp cho người giữ vị trí kiểm soát được việc sử dụng thời gian thực sự đối với từng công việc. Bảng ghi chép có thể đơn giản chỉ là một lịch bố trí tiền độ làm việc được soạn bởi phần mềm Microsoft Project.

+ Khuyết điểm: Chỉ dành riêng cho các vị trí không thể quan sát được như cấp quản lý, chuyên gia hoặc các công việc được thực hiện ngoài giờ, ngoài văn phòng, không thường xuyên.

III. Cách thức thiết lập bảng mô tả công việc

Để có thể xây dựng một bản mô tả công việc bộ phận thật chính xác, ta cũng cần phải tiễn hành phân tích công việc trước khi thiết lập bảng mô tả

Xem chi tiết trong bài viết: Phân tích công việc trước khi thiết lập bảng mô tả

IV. Mô Tả Công Việc Nhân Viên Nhân Sự

1. Thông tin chung:

Vị trí		Thời gian làm việc
Bộ phận
Quản lý trực tiếp

2. Mục đích công việc

Thực hiện hoạt động nhân sự của công ty.

3. Nhiệm vụ công việc

a. Quản lý công tác tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng:

Nhận bản đăng ký nhận sự, trình ký
Lập thông báo tuyển dụng, liên hệ các trung tâm việc làm để thông báo tuyển dụng, chuyển thông báo tuyển dụng cho thư ký HC đăng báo
Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách trình TP.
Lập - gửi thư mời test theo yêu cầu TP, điện thoại báo ứng viên ngày giờ test, chuẩn bị bài test - phòng test, chuyển bài test cho TP, lên danh sách kết quả test, thông báo ứng viên không đạt bằng thư
Liên danh sách phỏng vấn, thông bảo ứng viên phỏng vấn bằng điện thoại và thư, tổ chức phỏng vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách kết quả phỏng vấn, thông báo ứng viên không đạt yêu câu, thông báo ứng viên đạt yêu cầu và lịch nhận việc, lập giấy nhận việc.

b. Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán tính lương, lập bảng đánh giá ứng viên khi thử việc.

c. Quản lý hồ sơ, lý lịch của công nhân viên toàn Công ty: lưu hồ sơ công nhân viên trong file theo bộ phận. Lập danh sách CNV Công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng.

d. Quản lý hồ sơ lý lịch của ứng viên không đạt yêu cầu: Lập danh sách ứng viên không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách phỏng vấn của thủ tục tuyển dụng, hồ sơ của ứng viên.

Xem thêm: Cấu trúc mẫu mô tả công việc

4. Sử dụng Checklist

Để chắc chắn bạn không thiếu bất kỳ phần nào trong một bảng mô tả công việc, hãy sử dụng checklist sau: