Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự

Ngành hành chính nhân sự hiện đang là 1 trong số ít các ngành nghề đang nhận được sự quan tâm vô cùng đặc biệt của rất nhiều bạn trẻ, đặc biệt là các bạn sinh viên trong thời kỳ công nghệ 4.0

Nhân viên hành chính nhân sự bên cạnh nhiệm vụ chính là hoàn thành tốt các công việc liên quan đến nhân sự, tuyển dụng, đào tạo thì còn phải liên kết và hỗ trợ đắc lực cho các bộ phận khác trong công ty.

Mặc dù nhận thức được tầm quan trọng của một nhân viên hành chính nhân sự trong công ty, tuy nhiên, còn có nhiều bạn sinh viên vừa mới ra trường vẫn đang hoang mang và mơ hồ với tính chất công việc của nghề này. Họ không biết công việc hàng ngày của một nhân viên hành chính nhân sự là gì, yều cầu trình độ chuyên môn như thế nào hay kỹ năng ra sao.

Do đó, bài viết sau đây Lê Ánh HR sẽ giúp tất cả các bạn sinh viên nói chung và thậm trí những người mới tiếp xúc với nghề hành chính nhân sự này nói riêng có cái nhìn rõ hơn về các công vịệc mình sẽ làm tại công ty

Xem thêm: Hành chính nhân sự là gì? 

1. Mô tả công việc của Nhân viên hành chính nhân sự​

Công việc của Nhân viên hành chính nhân sự đa dạng và tùy theo yêu cầu từng doanh nghiệp, công ty cụ thể. Tuy nhiên, nhìn chung thì họ phải đảm nhận các việc làm chính như:

• Tổ chức và lưu giữ hồ sơ lao động.
• Thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ công ty (chẳng hạn như nhân viên nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ phép năm...)
• Lập, quản lý và lưu giữ giấy tờ về các chính sách và thủ tục nhân sự.
• Liên kết với các đối tác bên ngoài như công ty bảo hiểm, bệnh viện đóng bảo hiểm y tế cho nhân viên và đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
• Trả lời thắc mắc của nhân viên về các vấn đề liên quan đến nhân sự.
• Hỗ trợ phòng kế toán bằng việc cung cấp các thông tin nhân sự có liên quan (ví dụ số ngày nghỉ phép, ngày nghỉ ốm và số ngày làm việc).
• Lên kế hoạch nghỉ mát cho nhân viên công ty, sắp xếp chỗ ở cho nhân viên và lãnh đạo đi công tác, xử lý các loại chi phí liên quan.
• Tham gia vào các dự án của phòng nhân sự (chẳng hạn như hỗ trợ tổ chức sự kiện ngày hội việc làm).

2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Nhân viên hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự cần có những kỹ năng nào luôn là câu hỏi của nhiều người đang muốn làm nghề nhân sự. Có thể nói, nghề hành chính nhân sự được coi như là "dễ thở hơn" so với các khối ngành kinh tế khác.

Nghề này không đòi hỏi các bạn phải học đúng chuyên ngành, cũng không đòi hỏi bạn phải có trình độ ngoại ngữ cao siêu hay kinh nghiệm nghề nghiệp lâu năm thì mới có thể làm được. Đổi lại, đặc thù của ngành nghề này đó chính là nhân viên phải trang bị các kỹ năng nhất định, bao gồm kỹ năng cứng và mềm. Vậy những kỹ năng đó là gì?

• Kinh nghiệm làm việc ở vị trí HCNS hoặc vị trí có liên quan.
• Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (MS Office).
• Sử dụng thành thạo phần mềm quản lý nhân sự như HRIS hay HRMs.
• Nắm rõ các quy định của Luật Lao động.
• Kỹ năng tổ chức tốt, ưu tiên các dự án quan trọng.
• Khả năng giao tiếp qua điện thoại, email và trực tiếp. 
• Có các kỹ năng mềm cần thiết như giao tiếp, thuyết trình, làm việc nhóm
• Có bằng Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị nhân sự, Quản trị kinh doanh và các ngành liên quan.

*Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng giao tiếp

Một nhân viên hành chính nhân sự được xem như là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty, giữa nhân viên với nhân viên, nhân viên với cấp trên.

Chính vì thế, nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng giao tiếp khéo léo để xử lý các công việc cũng như biết cách gắn kết tập thể nhân viên trong tổ chức lại với nhau để tăng năng suất lao động.

Đồng thời, với cách ứng xử tinh tế và khéo léo của mình, bản thân nhân viên hành chính nhân sự sẽ giúp họ biết cách dung hòa mọi thứ, sao cho không mất lòng sếp nhưng vẫn được lòng nhân viên, đồng nghiệp trong công ty.

*Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng thuyết trình

Bộ phận nhân viên hành chính nhân sự không đòi hỏi phải có kỹ năng thuyết trình "đỉnh" như bên bộ phận Marketing. Tuy nhiên, với vai trò là người trung gian, truyền các chỉ thị của cấp lãnh đạo xuống nhân viên, và ngược lại, thay mặt nhân viên đóng góp ý kiến, nguyện vọng với lãnh đạo thì kỹ năng thuyết trình này lại trở nên vô cùng quan trọng.

Nhiệm vụ của kỹ năng thuyết trình là để kết nối sự tương tác với người nghe và có tính thuyết phục cho 1 vấn đề gì đó mà hiệu ứng tốt nhất mà nó đem lại là đôi bên chấp thuận và hiểu ý nhau trong tâm trạng thoải mái nhất.

Hơn thế nữa kỹ năng thuyết trình cũng sẽ giúp giải quyết một số vấn đề mâu thuẫn phát sinh trong nội bộ, làm xoa dịu bầu không khí căng thẳng giữa đôi bên để cùng biết cách trung hòa ý kiến của nhau.

*Nhân viên hành chính nhân sự cần nắm bắt được tâm lý người khác

Làm nghề hành chính nhân sự cũng giống như "Làm dâu trăm họ". Do đó, nếu kỹ năng nắm bắt tâm lý người khác tốt thì đây sẽ được coi như là 1 lợi thế lớn giúp công việc trở nên dễ dàng và cơ hội thăng tiến cao hơn rất nhiều.

Đồng thời, với 1 nhân viên làm nghề nhân sự, kỹ năng sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm ra được các ứng viên giỏi, tiềm năng, cũng như hiểu rõ hơn về nguyện vọng, yêu cầu của từng ứng viên để có những chế độ đãi ngộ thu hút nhân tài sao cho phù hợp

*Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm luôn được đề cao trong bất cứ môi trường nào bởi nó mang 1 ý nghĩa nhất định quyết định năng suất và hiệu quả của 1 tổ chức.

Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng làm việc nhóm tốt để thúc đẩy các nhân viên trong công ty cùng hợp tác, phát triển, cung cấp những phản hồi mang tính xây dựng để đạt được mục tiêu chung. Kỹ năng này sẽ giúp mỗi người nhìn lại bản thân mình, bổ sung những thiếu sót cho nhau để hoàn thành nhiệm vụ chung.

Theo bạn, với ý kiến cá nhân của bạn thân nhân viên hành chính nhân sự ngoài những kỹ năng trên sẽ cần thêm những kỹ năng nào nữa hay không? Nếu có bạn hãy để lại ý kiến ở phần bình luận để mọi người cùng trao đổi nhé!

3. Phẩm chất của một nhân viên hành chính nhân sự giỏi

Một nhân viên hành chính nhân sự xuất sắc là người có nền tảng kiến thức và sở hữu các kỹ năng mềm, kỹ năng hành chính văn phòng. Bên cạnh đó, bản thân mỗi ứng viên cũng cần có các phẩm chất để phù hợp với lĩnh vực. Một số phẩm chất quan trọng nhất với nhân viên hành chính nhân sự là:

- Khéo léo trong xây dựng mối quan hệ: Nghề nhân sự là làm việc giữa người với người, vừa cần có sự tương tác và giao tiếp tốt lại vừa cần sự nhạy cảm và tinh tế, tâm lý để đoán biết đối phương và điều chỉnh hành vi, cách trao đổi, hợp tác ăn ý nhất.

Nhân viên hành chính nhân sự biết cách xây dựng và duy trì mối quan hệ sẽ làm việc hiệu quả và phát triển sự nghiệp lâu dài.

- Kiên nhẫn, biết lắng nghe: Nhân viên hành chính nhân sự hỗ trợ Trưởng phòng hành chính nhân sự để quản lý vấn đề hành chính - nhân sự - tuyển dụng trong doanh nghiệp, cung cấp một môi trường làm việc tốt và xây dựng văn hóa công ty.

Sự kiên nhẫn cũng như khả năng lắng nghe tích cực giúp bạn trao đổi tốt hơn, được sếp và đồng nghiệp, các nhân viên công ty tin tưởng hơn.

- Kỷ luật và công bằng: Trong nhiều trường hợp, nhân viên hành chính nhân sự sẽ giải đáp thắc mắc cho nhân viên và giúp họ phân xử khi có xung đột, bất đồng. Do vậy, trước hết bản thân bạn phải là người có kỷ luật, sau đó là có khả năng giữ lập trường trung lập, xử lý công bằng.

- Chăm chỉ, chịu được áp lực: Nhân viên hành chính nhân sự làm công việc văn phòng nhưng họ không hề nhàn nhã như nhiều người vẫn tưởng. Sự chăm chỉ, cẩn thận và biết sắp xếp công việc, chịu được áp lực là phẩm chất quan trọng giúp bạn hoàn thành tốt công việc.

Nói tóm lại, công việc của một nhân viên hành chính nhân sự cũng không quá khó, tuy nhiên đòi hỏi ở bản thân mỗi người phải có các kỹ năng mềm cũng như kinh nghiệm thực tế để giải quyết công việc 1 cách hiệu quả hơn. Hy vọng, qua bài viết này, bạn đã có cho mình một vài bí quyết nho nhỏ để có thể theo đuổi nghề hành chính nhân sự này.

Xem thêm: 

• Mô Tả Công Việc Trợ Lý Giám Đốc
• Mô Tả Công Việc Chuyên Viên C&B
• Mô Tả Công Việc Của Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự, khóa học C&B ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.