Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự

Ngành hành chính nhân sự hiện đang là 1 trong số ít các ngành nghề đang nhận được sự quan tâm vô cùng đặc biệt của rất nhiều bạn trẻ, đặc biệt là các bạn sinh viên trong thời kỳ công nghệ 4.0

Nhân viên hành chính nhân sự bên cạnh nhiệm vụ chính là hoàn thành tốt các công việc liên quan đến nhân sự, tuyển dụng, đào tạo thì còn phải liên kết và hỗ trợ đắc lực cho các bộ phận khác trong công ty.

Mặc dù nhận thức được tầm quan trọng của một nhân viên hành chính nhân sự trong công ty, tuy nhiên, còn có nhiều bạn sinh viên vừa mới ra trường vẫn đang hoang mang và mơ hồ với tính chất công việc của nghề này. Họ không biết công việc hàng ngày của một nhân viên hành chính nhân sự là gì, yều cầu trình độ chuyên môn như thế nào hay kỹ năng ra sao.

Do đó, bài viết sau đây, sẽ giúp tất cả các bạn sinh viên nói chung và thậm trí những người mới tiếp xúc với nghề hành chính nhân sự này nói riêng có cái nhìn rõ hơn về các công vịệc mình sẽ làm tại công ty

»»» Xem thêm: Những điểm mới của Bộ Luật Lao động 2019

Mô tả công việc của Nhân viên hành chính nhân sự​

Công việc của Nhân viên hành chính nhân sự đa dạng và tùy theo yêu cầu từng doanh nghiệp, công ty cụ thể. Tuy nhiên, nhìn chung thì họ phải đảm nhận các việc làm chính như:

  • Tổ chức và lưu giữ hồ sơ lao động.
  • Thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ công ty (chẳng hạn như nhân viên nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ phép năm...)
  • Lập, quản lý và lưu giữ giấy tờ về các chính sách và thủ tục nhân sự.
  • Liên kết với các đối tác bên ngoài như công ty bảo hiểm, bệnh viện đóng bảo hiểm y tế cho nhân viên và đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
  • Trả lời thắc mắc của nhân viên về các vấn đề liên quan đến nhân sự.
  • Hỗ trợ phòng kế toán bằng việc cung cấp các thông tin nhân sự có liên quan (ví dụ số ngày nghỉ phép, ngày nghỉ ốm và số ngày làm việc).
  • Lên kế hoạch nghỉ mát cho nhân viên công ty, sắp xếp chỗ ở cho nhân viên và lãnh đạo đi công tác, xử lý các loại chi phí liên quan.
  • Tham gia vào các dự án của phòng nhân sự (chẳng hạn như hỗ trợ tổ chức sự kiện ngày hội việc làm).

Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Nhân viên hành chính nhân sự

yêu cầu về trình độ và kỹ năng của nhân viên nhân sự
  • Kinh nghiệm làm việc ở vị trí HCNS hoặc vị trí có liên quan.
  • Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (MS Office).
  • Sử dụng thành thạo phần mềm quản lý nhân sự như HRIS hay HRMs.
  • Nắm rõ các quy định của Luật Lao động.
  • Kỹ năng tổ chức tốt, ưu tiên các dự án quan trọng.
  • Khả năng giao tiếp qua điện thoại, email và trực tiếp. Tham khảo bài viết về kỹ năng giao tiếp để hoàn thiện kỹ năng hơn.
  • Có các kỹ năng mềm cần thiết như giao tiếp, thuyết trình, làm việc nhóm
  • Có bằng Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị nhân sự, Quản trị kinh doanh và các ngành liên quan.

Phẩm chất của một nhân viên hành chính nhân sự giỏi

Một nhân viên hành chính nhân sự xuất sắc là người có nền tảng kiến thức và sở hữu các kỹ năng mềm, kỹ năng hành chính văn phòng. Bên cạnh đó, bản thân mỗi ứng viên cũng cần có các phẩm chất để phù hợp với lĩnh vực. Một số phẩm chất quan trọng nhất với nhân viên hành chính nhân sự là:

Phẩm chất cần có của người làm nhân sự

Khéo léo trong xây dựng mối quan hệ: Nghề nhân sự là làm việc giữa người với người, vừa cần có sự tương tác và giao tiếp tốt lại vừa cần sự nhạy cảm và tinh tế, tâm lý để đoán biết đối phương và điều chỉnh hành vi, cách trao đổi, hợp tác ăn ý nhất. Nhân viên hành chính nhân sự biết cách xây dựng và duy trì mối quan hệ sẽ làm việc hiệu quả và phát triển sự nghiệp lâu dài.

Kiên nhẫn, biết lắng nghe: Nhân viên hành chính nhân sự hỗ trợ Trưởng phòng hành chính nhân sự để quản lý vấn đề hành chính - nhân sự - tuyển dụng trong doanh nghiệp, cung cấp một môi trường làm việc tốt và xây dựng văn hóa công ty. Sự kiên nhẫn cũng như khả năng lắng nghe tích cực giúp bạn trao đổi tốt hơn, được sếp và đồng nghiệp, các nhân viên công ty tin tưởng hơn.

Kỷ luật và công bằng: Trong nhiều trường hợp, nhân viên hành chính nhân sự sẽ giải đáp thắc mắc cho nhân viên và giúp họ phân xử khi có xung đột, bất đồng. Do vậy, trước hết bản thân bạn phải là người có kỷ luật, sau đó là có khả năng giữ lập trường trung lập, xử lý công bằng.

Chăm chỉ, chịu được áp lực: Nhân viên hành chính nhân sự làm công việc văn phòng nhưng họ không hề nhàn nhã như nhiều người vẫn tưởng. Sự chăm chỉ, cẩn thận và biết sắp xếp công việc, chịu được áp lực là phẩm chất quan trọng giúp bạn hoàn thành tốt công việc.

Nói tóm lại, công việc của một nhân viên hành chính nhân sự cũng không quá khó, tuy nhiên đòi hỏi ở bản thân mỗi người phải có các kỹ năng mềm cũng như kinh nghiệm thực tế để giải quyết công việc 1 cách hiệu quả hơn. Hy vọng, qua bài viết này, bạn đã có cho mình một vài bí quyết nho nhỏ để có thể theo đuổi nghề hành chính nhân sự này.

»»» Xem thêm: Kỹ năng mềm là gì? Cần có những kỹ năng mềm nào trong công việc?

Bình luận

Đánh giá của bạn

Bài viết liên quan

ĐĂNG KÝ KHÓA HỌC

Đăng ký khóa học ngay hôm nay để nhận được nhiều phần quà hấp dẫn

Hotline: 0904848855; 0971698687

lê ánh hr
Đăng ký
0904848855; 0971698687