Mô tả công việc của trưởng phòng nhân sự

Nội dung bài viết được cố vấn chuyên môn bởi TS. Lê Ánh - CEO Trung tâm Lê Ánh - Giảng viên khóa học hành chính nhân sự tại trung tâm đào tạo thực hành Lê Ánh.

Mô tả công việc của trưởng phòng nhân sự là mẫu mô tả công việc của trưởng phòng nhân sự trong một doanh nghiệp với quyền hạn và nghĩa vụ, trách nhiệm trong công việc thực tế phải làm.

Trong bài viết này, Lê Ánh HR sẽ đề cập đến công việc, trách nhiệm và quyền hạn của trưởng phòng nhân sự.

I. Trách Nhiệm Của Trưởng Phòng Nhân Sự

Trưởng phòng nhân sự là người có trách nhiệm điều phối toàn bộ công việc có liên quan đến nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Nhưng có nhiều người vẫn thắc mắc và chưa hình dung được công việc cụ thể của trưởng phòng nhân sự.

1. Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự

- Căn cứ trên nhu cầu phát triển của Công ty để hoạch định chiến lược nhân sự và xây dựng định biên nhân sự cho phù hợp;

- Kết hợp với các Trưởng bộ phận tiến hành xây dựng lại chức năng nhiệm vụ/ mô tả công việc của các vị trí công việc/ phòng ban;

- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV;

- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty;

- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng;

- Tiến hành tuyển dụng nhân sự phù hợp theo nhu cầu phát triển của công ty và các phòng ban năm/ Quý/tháng/tuần …;

- Kết hợp với các Trưởng bộ phận xây dựng lại tiêu chí, quy trình đánh giá KPI;

- Thiết lập KPIs, theo dõi, đánh giá năng lực nhân viên định kì hàng tháng hoặc hàng quý;

- Lập ngân sách nhân sự;

- Xây dựng quy chế lương thưởng, phúc lợi và các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc;

- Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.

Xem thêm: Chức năng, nhiệm vụ phòng tổ chức hành chính

2. Quản trị hành chính nhân sự

- Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty;

- Xây dựng lại nội quy lao động, hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó;

- Đưa ra giải pháp và duy trì việc thực hiện nội quy, quy định của Công ty;

- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban lãnh đạo;

- Tổ chức và điều hành các hoạt động hành chính có liên quan: Quản lý đội xe, y tế, tổ chức lưu trữ tài liệu, hỗ trợ công tác tổ chức các buổi lễ, hội thảo của công ty;

- Quản lý mảng CNTT nhằm đảm bảo cung cấp và hỗ trợ dịch vụ về CNTT cho người sử dụng;

- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ;

- Xây dựng các chính sách, quy định và quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự: Chế độ học việc, thử việc, hợp đồng lao động, lương, thưởng, phép năm… chế độ nhân sự tại công ty

(Quyết định nhân sự, HĐLĐ, chấm công tính lương, nghỉ phép, công tác ngoài, đăng ký mã số thuế TNCN và giảm trừ gia cảnh, tài khoản ATM, tham gia và thực hiện các chế độ BHXH-BHYT-BHTN-CĐ, báo cáo tăng giảm lao động, chấm dứt HĐLĐ và bàn giao, thực hiện các chế độ theo quy định của công ty, Thông tin CBNV…);

- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty, xây dựng SĐTC/ cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện;

- Xây dựng quy trình xử lý xung đột nội bộ, xử lý sai phạm/ kỷ luật đối với CBCNV, giải quyết tranh chấp lao động;

- Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban lãnh đạo và Người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.

Xem thêm: Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự từ A -Z

3. Quản trị nhân viên và quản trị nhân tài

- Kết hợp với các trưởng phòng ban khác xây dựng tiêu chí đánh giá nhân sự phù hợp;

- Xây dựng chế độ lương, thưởng phù hợp;

- Xây dựng quy trình đào tạo nhân sự hội nhập, đào tạo bên trong, đào tạo bên ngoài …;

- Xây dựng chính sách lưu giữ và thu hút nhân tài;

- Xây dựng lộ trình phát triển nhân viên …

4. Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

- Tư vấn, tham mưu cho ban lãnh đạo công ty xây dựng văn hóa ứng xử và đạo đức nghề nghiệp;

- Xây dựng hoạt động gắn kết các thành viên công ty;

- Kết hợp xây dựng chương trình vì cộng đồng của công ty;

- Xây dựng văn hóa làm việc và học tập của công ty.

Xem thêm: Quy Trình Làm Việc Của Phòng Hành Chính Nhân Sự

II. Quyền Hạn Của Trưởng Phòng Nhân Sự

Khi giữ vị trí trưởng phòng nhân sự sẽ có những quyền hạn như:

• Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân sự của phòng;
• Có quyền điều phối và phân công công việc cho nhân viên trong phòng;
• Giám sát tiến độ thực hiện công việc, đánh giá kết quả công việc của nhân viên phòng nhân sự;
• Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….với nhân sự;
• Được phép giải quyết các yêu cầu, khiếu nại… của nhân sự các phòng ban dựa trên nội quy, quy chế của công ty;
• Trưởng phòng nhân sự được quyền yêu cầu các phòng ban làm rõ trách nhiệm khi có các vấn đề phát sinh liên quan đến sự thiệt hại vật chất, uy tín của công ty;
• Truyền tải những chỉ thị, ý kiến của Ban giám đốc tới nhân viên, giúp nhân viên hiểu đúng các yêu cầu và thực hiện đầy đủ;
• Giải quyết các vấn đề phát sinh trong khả năng nhằm làm giảm sự thiệt hại đến quyền lợi của CBCNV hoặc công ty;
• Ký và quản lý các văn bản giấy tờ được ban giám đốc ủy quyền;
• Ký thông báo các công việc chuyện môn của phòng;
• Truyền tải các chỉ thị của cấp trên tới các phòng ban, giám sát sự tương tác giữa các phòng ban để đảm bảo công việc thực hiện đúng yêu cầu của cấp trên.

Tham khảo »»» Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online - Tương Tác Trực Tiếp Với Chuyên Gia Nhân Sự Hàng Đầu

III. Kế Hoạch Với Nhân Sự

• Trưởng phòng lên kế hoạch tuyển dụng và phỏng vấn nhân sự;
• Giám sát tương tác công việc của các phòng ban;
• Điều chuyển nhân sự cho các phòng ban theo năng lực và công việc chuyên môn;
• Lên bảng lương, các chế độ đảm bảo quyền lợi cho người lao động;
• Phân tích và có khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh về nhân sự.

IV. Quan Hệ Tổ Chức

1. Trong công ty

- Quan hệ - cấp trên: Chịu sự quản lý, chỉ đạo công việc và báo cáo kết quả công việc trực tiếp cho chủ tịch/ giám đốc công ty.

- Quan hệ - hàng ngang: Phối hợp với các phòng ban trong công ty: Hợp tác, đoàn kết, giúp đỡ không gây bè phái ảnh hưởng đến công ty.

- Quan hệ - cấp dưới: Tất cả nhân viên thuộc phòng HCNS - Quản lý: Quan tâm, tận tình đào tạo và giúp đỡ phát triển nhân viên.

2. Ngoài công ty

- UBND tỉnh/ ban quản lý các khu CN, các cơ quan ban ngành liên quan đến quản lý lao động, hành chính.

- Các nhà cung cấp, nhà thầu phụ...

V. Kỹ Năng Cần Có

Trưởng phòng nhân sự là người có quyền và trách nhiệm cao nhất đối trong công tác quản trị nhân sự. Vậy trưởng phòng nhân sự cần có những kỹ năng gì?

• Khả năng lãnh đạo và làm việc nhóm
• Có khả năng lập kế hoạch
• Khả năng bao quát và giám sát công việc
• Khả năng tổng hợp, phân tích và giải quyết các công việc phát sinh
• Khả năng giao tiếp
• Chịu được áp lực công việc

Trưởng phòng nhân sự với đối tượng làm việc chính là con người thì đây chắc chắn là một trong những công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng, sự khéo léo…

Xem thêm:

• Đánh Giá Nhân Sự Là Gì? Các Phương Pháp Đánh Giá Nhân Sự
• TOP 10+ Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay

Hy vọng bài viết hữu ích với những bạn đang có ý định theo nghề hành chính nhân sự và định hướng muốn trở thành một trưởng phòng nhân sự.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự, khóa học C&B ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.