Quy định quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong doanh nghiệp

Văn phòng phẩm là những vật phẩm đơn giản phục vụ cho các hoạt động văn phòng như: giấy in, sổ, giấy viết, bút (chì, bi), ghim, kẹp, giấy bóng kính, túi nhựa, cặp nhựa, băng dính, hồ dán, phong bì, túi bìa cứng, sổ cặp tài liệu,...Trong nội dung dưới đây Lê Ánh HR sẽ chia sẻ với các bạn về quy định quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong doanh nghiệp

I. MỤC ĐÍCH CỦA QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM

• Quản lý được việc sử dụng văn phòng phẩm trong công ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm.

II. PHẠM VI CỦA QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM

• Quy định này áp dụng cho việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong công ty .

IV. NỘI DUNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM

1. Tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm:

• Bảng tiêu chuẩn các loại văn phòng phẩm theo mẫu đính kèm quy trình này.
• Tất cả các loại văn phòng phẩm được sử dụng chung tiêu chuẩn không phân biệt các chức danh, trừ các loại văn phòng phẩm được phân cấp như sau.
• Đối với các chức danh quản lý hoặc chuyên viên quan trọng, thì ngoài các loại văn phòng phẩm chung trên đây, các loại viết, sổ công tác được quy định với giá trị mua/đơn vị như sau.

2. Định mức sử dụng:

• Mỗi loại văn phòng phẩm phải có định mức sử dụng. Phòng Hành chính lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính được thảo luận thống nhất với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển BGĐ Công ty duyệt.
• Hàng quý, Phòng HC có trách nhiệm rà soát lại định mức sử dụng VPP cho phù hợp, trường hợp do có sự thay đổi, Trưởng bộ phận đề nghị Phòng HC cùng nghiên cứu để thay đổi định mức.
• Định mức sử dụng văn phòng phẩm được quy định theo mẫu

3. Quy trình cấp phát văn phòng phẩm.

• Vào ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị văn phòng phẩm của tháng sau theo biểu mẫu, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HC xem xét.
• Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng tổng hợp tất cả các bảng đề xuất và làm bảng tổng hợp thì chuyển Ban giám đốc duyệt.
• Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm theo yêu cầu.
• Văn phòng phẩm được mua làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần mua bằng 60 % tổng nhu cầu của tháng (mức tồn kho là 20 %).
• Việc cấp phát thực hiện làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần cấp phát bằng 50 % nhu cầu của tháng. Sau khi kiểm tra xong thì người nhận văn phòng phẩm ký tên vào biên bản cấp phát mã số

4. Cấp phát đột xuất văn phòng phẩm:

• Khi có nhu cầu văn phòng phẩm đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị văn phòng phẩm theo biểu mẫu: chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HC xem xét.
• Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt.
• Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm theo yêu cầu.
• Văn phòng phẩm được cấp phát ngay sau khi nhận về cho người sử dụng. Việc cấp phát cũng phải ký nhận vào thẻ kho.

5. Quản lý và sử dụng văn phòng phẩm:

• Công nhân viên được cấp phát văn phòng phẩm phục vụ cho công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.
• Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc sử dụng văn phòng phẩm của Công nhân viên trực thuộc.
• Phòng HC có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng văn phòng phẩm trong công ty. Đảm bảo định mức tồn kho là 20 %.

Trên đây là những quy định quản lý văn phòng phẩm của doanh nghiệp. Hy vọng với bài viết này các bạn sẽ có cái nhìn tổng quan cách mà doanh nghiệp quản lý văn phòng phẩm như thế nào?

Có thể bạn quan tâm: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp