Mẫu Bảng Phân Công Công Việc Cho Nhân Viên - Cách Lập Chi Tiết

Nội dung bài viết được tư vấn chuyên môn bởi Th.S Lê Thị Ánh - người sáng lập Trung tâm đào tạo thực hành Lê Ánh đồng kiêm là giảng viên các khóa học hành chính nhân sự chuyên sâu tại Lê Ánh HR.

Bảng Phân công công việc rất quan trọng để giúp mỗi cá nhân biết được trách nhiệm của mình và hoàn thành công việc tốt hơn. Đồng thời giúp đánh giá nhân viên chính xác nhất. Phương thức phân công hiệu quả giúp nhân viên làm việc trơn tru, phối hợp nhịp nhàng và đạt hiệu quả tối đa. Ngược lại, dẫn đến trì trệ tiến độ công việc và ảnh hưởng xấu đến hiệu quả chung của công việc

Vậy mẫu bảng phân công công việc cho nhân viên như thế nào hãy cùng Lê Ánh HR tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Bảng phân công công việc là gì?

Khái niệm phân công công việc:

Bảng phân công công việc hay còn gọi là giao việc là Giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện công việc nào đó trong giới hạn cụ thể. Khi phân công công việc người quản lý sẽ cung cấp những phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người được phân công hoàn thành công việc.

»»» Khóa Học Hành Chính Nhân Sự – Tổng hợp các kiến thức thực tế từ A-Z

2. Ưu điểm hạn chế trong phân công công việc

Ưu điểm của phân công công việc

- Chuyên môn hóa: Phân công công việc cho những người có kỹ năng và chuyên môn phù hợp giúp tăng hiệu suất và chất lượng công việc. Mỗi người được phân công vào nhiệm vụ phù hợp với khả năng và kinh nghiệm của mình.

- Tăng năng suất: Khi công việc được phân chia rõ ràng và mỗi người chịu trách nhiệm cho một phần cụ thể, năng suất làm việc có thể tăng lên do tập trung và chuyên sâu vào nhiệm vụ của mình.

- Trách nhiệm rõ ràng: Phân công công việc giúp xác định rõ ràng trách nhiệm và vai trò của từng thành viên trong tổ chức. Điều này giúp trách nhiệm cá nhân và sự chịu trách nhiệm cuối cùng được xác định một cách rõ ràng.

- Quản lý hiệu quả: Phân công công việc giúp quản lý hiệu quả bằng cách phân chia công việc thành các nhiệm vụ cụ thể, xác định mục tiêu, theo dõi tiến độ và định rõ trách nhiệm. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình quản lý và tạo điều kiện để đạt được kết quả tốt hơn.

Hạn chế của phân công công việc

- Thiếu linh hoạt: Phân công công việc có thể gây ra sự thiếu linh hoạt trong tổ chức. Khi công việc đã được phân chia rõ ràng, việc thay đổi hoặc thích ứng với các yêu cầu mới có thể trở nên khó khăn.

- Thiếu động lực: Trong một số trường hợp, việc phân công công việc một cách đơn điệu và lặp đi lặp lại có thể dẫn đến sự thiếu động lực cho nhân viên. Nếu công việc không được đa dạng hoặc không có thách thức, nhân viên có thể cảm thấy mất hứng thú và hiệu suất làm việc giảm đi.

- Thất thoát thông tin: Trong quá trình phân công công việc, có thể xảy ra sự mất thông tin hoặc không hiểu rõ về nhiệm vụ, trách nhiệm và kỳ vọng. Điều này có thể dẫn đến hiểu lầm và sai sót trong thực hiện công việc.

- Mất thời gian và công sức quản lý: Phân công công việc đòi hỏi sự quản lý và giám sát kỹ lưỡng để đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng hẹn và đạt được chất lượng yêu cầu. Điều này có thể đòi hỏi thời gian và công sức từ phía quản lý và có thể ảnh hưởng đến tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược khác.

3. Vai trò của phân công công việc

Đối với người lao động trực tiếp tiếp nhận và thực hiện công việc, việc phân công nhiệm vụ có vai trò quan trọng trong việc:

• Tăng cơ hội rèn luyện của bạn và cải thiện kỹ năng và chuyên môn của bạn
• Biết chính xác những nhiệm vụ cần phải được thực hiện và đảm bảo rằng các nhiệm vụ được giao được hoàn thành đầy đủ.
• Rèn luyện tính tự giác và tinh thần trách nhiệm với công việc
• Có động lực mỗi khi bạn hoàn thành nhiệm vụ và nhận được sự công nhận từ lãnh đạo của bạn
• Minh bạch trong đánh giá hiệu quả công việc được giao
• Tương tự, phân công lao động hiệu quả cho các nhà quản lý là:
• Giảm khối lượng công việc và đảm nhận công việc quá nhiều
• Giảm áp lực làm việc ở cường độ cao
• Đạt được mục tiêu công việc nhanh hơn
• Hoàn thành công việc đúng thời gian
• Nâng cao tính chuyên nghiệp của ban lãnh đạo và chiếm được lòng tin của nhân viên
• Dành thời gian cho công việc khác.

4. Lợi ích của phân công công việc

Việc phân công nhiệm vụ trong công ty mang lại nhiều lợi ích như:

• Khai thác hiệu quả năng lực làm việc của từng nhân viên
• Một cách để tận dụng tối đa năng lực làm việc của nhân viên là tìm ra cách giao việc phù hợp. Là người quản lý, bạn nên quan tâm đến việc phân công nhiệm vụ theo khả năng, điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân.

Điều này không chỉ giúp cải thiện năng suất mà còn giúp nhân viên cải thiện và phát triển các kỹ năng của họ.

• Nâng cao kỹ năng chuyên môn và khả năng giải quyết vấn đề của nhân viên
• Nâng cao nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên là điều mà mọi công ty luôn mong muốn đạt được. Bên cạnh những lợi ích kinh tế đạt được, sự phân công lao động rõ ràng còn giúp nhân viên phát triển và rèn luyện kỹ năng của bản thân. Người quản lý hiểu rõ năng lực của từng người hơn, phân công nhiệm vụ tốt hơn và nhân viên khám phá ra tiềm năng tiềm ẩn của mình.
• Quản lý thời gian tốt, công việc đúng hạn
• Kỹ năng quản lý thời gian rất quan trọng đối với việc đảm bảo hiệu quả công việc không chỉ đối với người quản lý mà còn đối với nhân viên.

Phân công lao động không hợp lý dẫn đến nhiều hậu quả: Công việc trì trệ, tránh vượt cấp, chậm trễ thời gian hoàn thành, chất lượng công việc kém, dịch vụ khách hàng kém. Vì vậy, việc nắm rõ lộ trình công việc hiện tại và triển khai phù hợp theo thời gian, nội dung công việc là vô cùng quan trọng.

Với phần mềm quản lý và phân công công việc chuyên nghiệp, người quản trị có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Ngoài ra, phần mềm phân chia công việc cho phép nhân viên phân bổ thời gian một cách chủ động hơn để hoàn thành tốt công việc được giao, nâng cao hiệu quả công việc cho cả bản thân và công ty. 

Phân công nhiệm vụ hợp lý trong doanh nghiệp, đội nhóm sẽ mang đến nhiều lợi ích.

5. Thực trạng phân công công việc hiện nay

Thực trạng phân công công việc hiện nay có thể khác nhau tùy thuộc vào tổ chức và ngành nghề cụ thể. Dưới đây thực trạng trong phân công công việc hiện nay tại các đơn vị, công ty:

- Đa dạng hóa công việc: Trong một số tổ chức, công việc đã không còn được phân công theo cách truyền thống, mà thay vào đó được phân thành các dự án nhỏ hơn hoặc nhiệm vụ cụ thể. Điều này giúp tăng tính linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng đối với sự thay đổi.

- Phân công dựa trên năng lực: Tổ chức ngày nay thường phân công công việc dựa trên năng lực và chuyên môn của từng cá nhân. Việc này đảm bảo rằng người được phân công có kiến thức và kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

- Sử dụng phần mềm quản lý công việc: Các công cụ và phần mềm quản lý công việc trực tuyến ngày càng phổ biến, giúp tổ chức phân công công việc, theo dõi tiến độ và quản lý dự án một cách hiệu quả. Các phần mềm như Trello, Asana và Jira cung cấp các tính năng như giao nhiệm vụ, lịch trình, theo dõi tiến độ và giao tiếp trong nhóm.

- Phân công linh hoạt trong nhóm làm việc: Trong môi trường làm việc nhóm, công việc thường được phân chia linh hoạt trong các nhóm nhỏ hoặc theo nguyên tắc tự quản lý. Thành viên trong nhóm có thể tự quyết định công việc của mình và chịu trách nhiệm với nó đồng thời cũng phải hỗ trợ các thành viên khác trong nhóm.

Tuy nhiên, phân công công việc cũng có thể đối mặt với một số thách thức như thiếu minh bạch trong việc phân công, không cân nhắc đến sở thích và khả năng của từng cá nhân, hoặc sự mất cân đối trong phân chia công việc.

⇒ Để tận dụng lợi ích của phân công công việc, các tổ chức cần chú trọng đến quản lý công việc, sự tương tác giữa các thành viên và đảm bảo sự công bằng và hiệu quả trong phân công công việc

6. Cách phân công công việc hiệu quả

6.1. Nguyên tắc phân công công việc

• Để phân chia công việc hiệu quả và hợp lý, người phân công cần nắm rõ các nguyên tắc sau:
• Bố trí đúng người, đúng thời điểm, đúng năng lực và khối lượng.
• Luôn minh bạch, từ mục tiêu đến chính sách lương thưởng
• Cung cấp thông tin đầy đủ về công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của nhân viên
• Đảm bảo sự thoải mái cho nhân viên khi liên tục theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc
• Đề cao và khuyến khích nhân viên chủ động phản hồi tích cực về tiến độ công việc

6.2. Các hình thức phân công công việc

Có nhiều hình thức phân công công việc khác nhau trong một tổ chức, tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức, quy mô và mục tiêu của công việc cụ thể. Dưới đây là một số hình thức phân công công việc phổ biến:

- Phân công theo chức danh: Công việc được phân công dựa trên chức danh hoặc vị trí công việc trong tổ chức. Mỗi chức danh có nhiệm vụ và trách nhiệm riêng.

- Phân công theo chuyên môn: Công việc được phân công dựa trên kỹ năng, chuyên môn và năng lực của nhân viên. Người có chuyên môn cao hoặc kỹ năng đặc biệt trong lĩnh vực cụ thể sẽ được giao nhiệm vụ liên quan.

- Phân công theo dự án: Công việc được phân chia thành các dự án riêng biệt. Mỗi dự án có mục tiêu, phạm vi và thời gian hoàn thành riêng. Nhân viên được giao công việc dựa trên vai trò và chuyên môn của họ trong dự án đó.

- Phân công theo nhóm: Công việc được phân chia thành các nhóm làm việc, trong đó mỗi nhóm có thành viên có kỹ năng và nhiệm vụ khác nhau. Mỗi nhóm hoạt động độc lập và có trách nhiệm hoàn thành mục tiêu nhóm.

- Phân công theo vòng tròn: Hình thức này thường được sử dụng trong các tổ chức tự quản. Công việc được phân chia thành các vòng tròn, trong đó mỗi thành viên trong vòng tròn có trách nhiệm đặt công việc cho thành viên khác và hoàn thành công việc được giao cho mình.

- Phân công theo chức năng: Công việc được phân chia thành các chức năng hoặc bộ phận trong tổ chức. Mỗi bộ phận có trách nhiệm thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể và đóng góp vào hoạt động chung của tổ chức.

- Phân công theo mức độ ưu tiên: Công việc được phân công dựa trên mức độ ưu tiên và quan trọng của từng nhiệm vụ. Các công việc quan trọng hơn sẽ được ưu tiên giao cho nhân viên có khả năng và tài nguyên phù hợp.

- Phân công theo mô hình tự quản: Trong một số tổ chức tự quản, nhân viên có quyền tự quản lý và phân chia công việc cho bản thân. Họ chịu trách nhiệm đặt mục tiêu, lập kế hoạch và hoàn thành công việc của mình

6.3. Quy trình phân công công việc

Bước 1: Đặt mục tiêu công việc

Đặt mục tiêu cho từng công việc cho phép các nhà quản lý có cách tiếp cận khoa học hơn đối với quá trình phân công công việc. Nhà quản lý phải giải thích rõ nội dung công việc cho nhân viên và xác định rõ công việc cần được ưu tiên.

Bước 2: Phân công theo khả năng

Người quản lý nên hiểu và đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên để đảm bảo phân công công bằng, tránh tranh chấp giữa các thành viên. Nhờ đó, nhân viên có thể thực hiện nhiệm vụ được giao tốt hơn và công ty hạn chế được nguy cơ hao phí chất xám.

Ngoài ra, người quản lý cũng có thể tạo danh sách nhiệm vụ với các yêu cầu cụ thể, để mọi người có quyền lựa chọn nhiệm vụ phù hợp. Điều này giúp cải thiện quyền tự chủ và khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên tại nơi làm việc. Đồng thời, để đảm bảo quy trình làm việc trôi chảy, nhà quản lý nên lập phương án dự phòng, tránh trường hợp nhân viên được phân công không thể thực hiện nhiệm vụ được giao.

Bước 3: Tính thời gian hoàn thành công việc

Người quản lý quy định thời gian hoàn thành cho từng nhân viên theo các nhiệm vụ trong dự án. Bằng cách đặt deadline cụ thể cho từng nhân viên, nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc và có cái nhìn toàn diện hơn về quy trình làm việc của đội ngũ nhân sự.

Bước 4: Hướng dẫn và cung cấp thông tin cần thiết

Các nhà quản lý nên tích cực trao đổi ý kiến, hướng dẫn quy trình làm việc và cung cấp cho nhân viên những thông tin cần thiết. Ngoài việc truyền đạt các mục tiêu công việc và đặt kỳ vọng về kết quả, các nhà quản lý nên theo dõi tiến độ công việc và đưa nhắc nhở cần thiết để sửa chữa mọi sai sót ngay lập tức. Do đó, nhân viên không phải lúng túng khi phải hỏi thông tin họ cần trong khi làm việc.

Bước 5: Chia sẻ công việc

Các nhà quản lý không nên ôm quá nhiều công việc về mình. Điều này sẽ chỉ dẫn đến kết quả không mong muốn. Bằng cách phân chia công việc, nhà quản lý có thể giảm bớt khối lượng công việc và tạo cơ hội cho nhân viên thể hiện năng lực của mình.

Ngoài ra, người quản lý nên hạn chế những can thiệp không cần thiết vào công việc chỉ tạo ra sự mất lòng tin ở nhân viên. Cho nhân viên của bạn tự do thể hiện, phát triển các kỹ năng mềm còn thiếu và tích lũy kinh nghiệm trong quy trình làm việc.

Bước 6: Trao quyền cho nhân viên

Để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên thực hiện công việc, nhà quản lý phải trao quyền cho nhân viên thực hiện công việc và cung cấp cho họ những nguồn lực, công cụ hỗ trợ cần thiết.

Bước 7: Giữ kết nối các thành viên

Mỗi nhân viên được giao các nhiệm vụ cụ thể, nhưng trong môi trường nhóm, các nhiệm vụ này được liên kết với nhau. Vì vậy, người lãnh đạo cần quan tâm duy trì sự tương tác và thúc đẩy tinh thần tương trợ giữa các thành viên trong việc hoàn thành nhiệm vụ.

Bước 8: Điều chỉnh linh hoạt

Nhà quản lý cần xem xét, đánh giá rõ ràng để linh hoạt điều chỉnh nhân sự trong trường hợp rủi ro bất ngờ xảy ra ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Bước 9: Đánh giá kết quả

Dựa trên kết quả xử lý công việc , quản lý đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên và có biện pháp điều chỉnh phù hợp. Điều này cho phép nhân viên hiểu rõ hơn về khả năng của họ để học hỏi kinh nghiệm và thực hiện tốt hơn trong công việc.

Bước 10: Đánh giá cao sự cố gắng

Sau khi hoàn thành công việc, quản lý nên công nhận nhân viên đã hoàn thành tốt công việc và cảm ơn họ vì sự phục vụ của họ. Nhờ đó, nhân viên cảm thấy được trân trọng hơn, tự tin vào năng lực của bản thân và có động lực hơn để làm những công việc khác trong tương lai.

6.4. Sơ đồ phân công công việc

Sơ đồ phân công công việc, còn được gọi là sơ đồ RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), là một công cụ quản lý công việc sử dụng để xác định và hiển thị các vai trò và trách nhiệm trong một dự án hoặc quy trình công việc.

Sơ đồ này giúp rõ ràng hóa việc phân chia công việc, đảm bảo sự hiểu rõ về trách nhiệm và tương tác giữa các thành viên trong nhóm làm việc.

Các thành phần trong sơ đồ phân công công việc RACI bao gồm:

• R = Responsible: Người hoặc nhóm người chịu trách nhiệm thực hiện công việc cụ thể. Họ là người thực hiện công việc và đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành.
• A = Accountable: Người hoặc nhóm người chịu trách nhiệm cuối cùng cho công việc và kết quả. Họ có quyền quyết định và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng cách và đạt được mục tiêu.
• C = Consulted: Những người được tư vấn hoặc tham khảo trước khi đưa ra quyết định hoặc hoàn thành công việc. Họ cung cấp thông tin, ý kiến ​​và kiến ​​thức chuyên môn cho quá trình thực hiện công việc.
• I = Informed: Những người cần được thông báo về tiến trình và kết quả của công việc. Họ không tham gia trực tiếp trong việc thực hiện công việc, nhưng cần được cập nhật về các thông tin và kết quả quan trọng.

7. Mẫu bảng phân công công việc cho nhân viên

7.1. Mẫu bảng phân công công việc 1

Văn bản

Về việc phân công nhiệm vụ

GIÁM ĐỐC CÔNG TY 

Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty………..;

Căn cứ Quy chế bổ nhiệm, miễn nhiệm, từ chức các chức danh trong Công ty…. và ông/bà….;

Căn cứ tình hình thực tế của Công ty.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Phân công nhiệm vụ cho ông/bà có tên dưới đây:

Họ và tên:…………………………………………………………………………….................................

Thuộc bộ phận:………………………………….. …………………………………….............................

Chức danh/chức vụ:……………………………….. …………………………………..............................

Giữ nhiệm vụ:……………………………………… ………………………………….............................

Tại:……………………………………………………. ……………………………….............................

Thời gian: từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm

Điều 2: Chế độ quyền lợi.

Hệ số lương:………………………………………….. ………………………………..............................

Phụ cấp (nếu có):……………………………………… ………………………………............................

Điều 3: Quyết định này có hiệu lực từ ngày.

Điều 4: Các đồng chí……………… và ông/bà có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

                                                                                                           GIÁM ĐỐC

                                                                                                     (Ký và ghi rõ họ tên)

7.2. Mẫu bảng phân công công việc 2

7.3. Mẫu bảng phân công công việc 3

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

Nhóm: …….

8. Các phần mềm phân công công việc hiện nay

- Asana: Asana là một phần mềm quản lý công việc và phân công công việc trực tuyến. Nó cho phép người dùng tạo, quản lý và theo dõi công việc, giao nhiệm vụ cho các thành viên và theo dõi tiến độ công việc.

- Trello: Trello là một công cụ quản lý công việc dựa trên hình ảnh với giao diện trực quan. Nó sử dụng các bảng, danh sách và thẻ để tổ chức công việc và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm làm việc.

- Monday.com: Monday.com là một nền tảng quản lý công việc và dự án trực tuyến. Nó cung cấp các tính năng như bảng công việc, lịch trình, thông báo, phân loại và giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.

- Jira: Jira là một phần mềm quản lý dự án và phân công công việc phổ biến, đặc biệt trong phát triển phần mềm và quản lý dự án Agile. Nó cung cấp các tính năng như theo dõi công việc, quản lý lỗi, giao nhiệm vụ và báo cáo tiến độ.

- Microsoft Teams: Microsoft Teams là một nền tảng cộng tác và quản lý công việc trực tuyến. Nó cho phép giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, chia sẻ tệp và tương tác trực tiếp với các thành viên trong nhóm.

- Basecamp: Basecamp là một công cụ quản lý dự án và phân công công việc trực tuyến. Nó cung cấp các tính năng như giao nhiệm vụ, quản lý lịch trình, thảo luận nhóm và theo dõi tiến độ công việc.

- Wrike: Wrike là một phần mềm quản lý công việc và dự án trực tuyến. Nó cung cấp các tính năng như phân công công việc, lịch trình, quản lý tài nguyên và báo cáo tiến độ.

- Todoist: Todoist là một ứng dụng quản lý công việc cá nhân và nhóm. Nó cho phép tạo danh sách công việc, giao nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc.

Trên đây là chia sẻ về vai trò và lợi ích cũng như cách lập bảng phân công công việc. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về phân công công việc, và tìm ra phương pháp, nguyên tắc phân công công việc hiệu quả.

Có thể bạn quan tâm:

• Cách tính trợ cấp thôi việc
• Ưu nhược điểm của các phương pháp phỏng vấn
• Động lực làm việc - Các tạo động lực làm việc cho nhân viên
• Mẫu biên bản làm việc chuyên nghiệp
• Áp lực công việc là gì? Nguyên nhân và cách khắc phục

Kết luận

Trên đây là những thông tin về Mẫu bảng phân công công việc cho nhân viên. Mong rằng qua những chia sẻ của Lê Ánh HR trong bài viết hữu ích với bạn đọc!

Nếu bạn cần trang bị thêm các kiến thức về nghiệp vụ quản trị nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm các Khóa học Hành chính nhân sự. Khóa học này sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng của một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp, được giảng dạy bởi các chuyên gia có hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực nhân sự giúp bạn có những kiến thức chắc chắn khi hành nghề.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.

Lê Ánh Hr chúc bạn thành công!