Onboarding Là Gì? Tầm Quan Trọng Trong Quản Lý Nhân Sự
0 Đánh giá
Onboarding - việc chào đón và hòa nhập nhân viên mới ngày càng được các tổ chức chú trọng, nhất là trong bối cảnh cạnh tranh nhân tài ngày càng gay gắt. Một quy trình onboarding hiệu quả không chỉ giúp nhân viên nhanh chóng thích nghi mà còn góp phần xây dựng lòng trung thành và sự gắn kết lâu dài.
Tuy nhiên, tại sao onboarding không chỉ đơn thuần là một loạt các thủ tục hành chính? Làm thế nào để biến nó trở thành một chiến lược quản lý nhân sự mang lại giá trị thực tiễn, thúc đẩy hiệu suất và tinh thần làm việc của đội ngũ? Cùng Lê Ánh HR tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây!
1. Onboarding là gì?
Onboarding (Quá trình hòa nhập) là một quy trình được thiết kế để giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và thích nghi với tổ chức. Onboarding là một chiến lược dài hạn, có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng.
Quá trình này không chỉ tập trung vào việc cung cấp thông tin cần thiết về công ty, mà còn tạo nền tảng để nhân viên cảm thấy được chào đón, tự tin với vai trò mới và sẵn sàng đóng góp vào sự phát triển chung.
1.1. Các hoạt động tiêu biểu của Onboarding
(1) Giới thiệu về công ty
- Lịch sử và sứ mệnh: Giúp nhân viên hiểu rõ bối cảnh hình thành và phát triển của công ty, giúp nhân viên mới hiểu rõ những cột mốc quan trọng và lý do tồn tại của tổ chức cũng như mục tiêu lâu dài và vai trò của công ty trong ngành.
- Văn hóa doanh nghiệp: Trình bày về các giá trị cốt lõi, phong cách làm việc, và những nguyên tắc mà tổ chức luôn tuân thủ. Điều này giúp nhân viên định hình thái độ phù hợp với môi trường, từ đó có thể tìm được sự đồng điệu và động lực trong công việc.
- Cơ cấu tổ chức: Giới thiệu các phòng ban, đội nhóm, và vai trò của từng bộ phận để nhân viên biết cách phối hợp và giao tiếp hiệu quả.
(2) Đào tạo kỹ năng và kiến thức công việc
- Hướng dẫn quy trình công việc cụ thể: Cung cấp tài liệu, quy trình và các công cụ mà nhân viên sẽ sử dụng hàng ngày. Hướng dẫn chi tiết để nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.
- Đào tạo kỹ năng mềm: Đảm bảo nhân viên được phát triển những kỹ năng cần thiết như giao tiếp, quản lý thời gian, và giải quyết vấn đề.
- Hỗ trợ liên tục: Tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo hoặc mentoring để nhân viên mới nâng cao năng lực, đặc biệt là những kỹ năng phù hợp với vị trí làm việc. Xây dựng kế hoạch kiểm tra và cập nhật định kỳ để nhân viên luôn theo kịp yêu cầu công việc.
(3) Xây dựng mối quan hệ trong môi trường làm việc
- Kết nối với đồng nghiệp: Tạo cơ hội để nhân viên mới giao lưu, tham gia các hoạt động đội nhóm, giúp họ nhanh chóng làm quen và hợp tác hiệu quả.
- Hỗ trợ từ quản lý: Đảm bảo người quản lý trực tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn và định hướng nhân viên mới.
- Xây dựng sự gắn kết: Tạo cơ hội tham gia vào các hoạt động chung như dự án nhóm hoặc sự kiện nội bộ nhằm phát triển mối quan hệ lâu dài.
1.2. Phân biệt Onboarding và Orientation
Onboarding và Orientation là hai khái niệm thường được nhắc đến trong quá trình quản lý nhân sự, đặc biệt trong giai đoạn đầu khi nhân viên mới gia nhập tổ chức.
Mặc dù có sự tương đồng trong mục đích là giúp nhân viên hòa nhập nhanh chóng, hai thuật ngữ này lại mang những ý nghĩa và vai trò khác biệt.
NỘI DUNG SO SÁNH |
ORIENTATION |
ONBOARDING |
Bản chất | Orientation (định hướng ban đầu), là bước khởi đầu trong việc làm quen với tổ chức | Onboarding (quá trình hòa nhập), là một quá trình toàn diện hơn |
Thời gian | Thường kéo dài 1-2 ngày đầu tiên, là chiến lược ngắn hạn | Có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng, nhằm đảm bảo nhân viên mới hòa nhập toàn diện vào tổ chức, là một chiến lược dài hạn |
Nội dung thực hiện | Nội dung chủ yếu bao gồm việc cung cấp thông tin cơ bản về chính sách, quy định, thủ tục hành chính, quy tắc làm việc và giới thiệu chung về công ty… |
Onboarding không chỉ bao gồm việc hướng dẫn cơ bản mà còn hỗ trợ nhân viên xây dựng kỹ năng chuyên môn, thích nghi với văn hóa công ty, và tạo mối quan hệ bền chặt trong đội ngũ... |
Mục tiêu | Orientation chủ yếu giúp nhân viên mới nắm bắt tổng quan về tổ chức |
Onboarding đảm bảo nhân viên hiểu sâu hơn về văn hóa tổ chức, thành thạo trong vai trò mới, và thiết lập mối quan hệ bền vững với đồng nghiệp |
Tóm lại, Orientation chỉ là một phần nhỏ trong Onboarding, còn Onboarding mang tính chiến lược và dài hạn, hỗ trợ nhân viên phát triển toàn diện trong môi trường làm việc mới.
2. Tầm quan trọng của onboarding trong quản lý nhân sự
Onboarding không chỉ là bước khởi đầu trong hành trình của nhân viên tại doanh nghiệp mà còn là yếu tố quan trọng để xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của tổ chức.
Một quy trình onboarding hiệu quả đem lại nhiều lợi ích thiết thực, từ việc gia tăng sự gắn kết cho đến cải thiện hiệu suất làm việc.
- Gia tăng sự gắn kết (Employee Engagement)
Quy trình onboarding chuyên nghiệp giúp nhân viên mới cảm nhận được sự chào đón, tôn trọng và giá trị của bản thân đối với tổ chức. Khi hiểu rõ vai trò của mình và nhận được sự hỗ trợ từ đồng nghiệp cũng như ban lãnh đạo, nhân viên sẽ dễ dàng hòa nhập và có động lực cống hiến hơn.
- Giảm tỷ lệ nghỉ việc (Retention)
Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng tỷ lệ nghỉ việc thường cao nhất trong 6 tháng đầu. Onboarding chất lượng giúp nhân viên thích nghi nhanh hơn với công việc và môi trường mới, từ đó giảm thiểu cảm giác lạc lõng hoặc không phù hợp, góp phần giữ chân nhân tài hiệu quả.
- Cải thiện hiệu suất làm việc (Performance)
Một chương trình onboarding bài bản cung cấp cho nhân viên sự hướng dẫn rõ ràng về nhiệm vụ, kỳ vọng và quy trình làm việc. Điều này giúp họ tự tin hơn trong việc bắt tay vào công việc, nhanh chóng tạo ra giá trị cho tổ chức.
- Thúc đẩy văn hóa tổ chức
Thông qua onboarding, doanh nghiệp có cơ hội truyền tải các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh của mình. Điều này không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ mà còn tạo nên sự đồng thuận, góp phần xây dựng môi trường làm việc gắn kết, nhất quán và mang đậm bản sắc văn hóa doanh nghiệp.
Nhìn chung, onboarding là một công cụ chiến lược không thể thiếu trong quản lý nhân sự, giúp doanh nghiệp không chỉ thu hút mà còn giữ chân và phát triển đội ngũ nhân sự hiệu quả.
3. Cách xây dựng quy trình onboarding hiệu quả
Quy trình onboarding không chỉ là bước khởi đầu mà còn là chìa khóa giúp nhân viên mới hòa nhập và phát huy năng lực trong công việc. Một quy trình hiệu quả không chỉ mang lại sự hài lòng mà còn giúp xây dựng nền tảng vững chắc cho sự gắn kết lâu dài.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết những bước cụ thể, dễ thực hiện để xây dựng một quy trình onboarding tối ưu, giúp cả công ty và nhân viên mới đạt được sự khởi đầu thuận lợi.
BƯỚC 1: Chuẩn bị kỹ càng trước ngày đầu tiên
- Xây dựng tài liệu onboarding: Hệ thống hóa các tài liệu cần thiết như chính sách công ty, thông tin dự án, và quy trình nội bộ.
- Chuẩn bị thiết bị làm việc: Kiểm tra và sẵn sàng các thiết bị như máy tính, tài khoản email, phần mềm cần thiết.
- Gửi lời chào mừng: Gửi email chào mừng kèm kế hoạch làm việc cụ thể, thông tin liên hệ quan trọng và lịch trình chi tiết.
BƯỚC 2: Đào tạo và hướng dẫn cá nhân hóa
- Phân tích vai trò: Điều chỉnh nội dung đào tạo phù hợp với từng vị trí, giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và kỳ vọng.
- Tạo tài liệu hướng dẫn chuyên biệt: Cung cấp tài liệu hoặc bài hướng dẫn liên quan trực tiếp đến công việc của nhân viên.
- Đồng hành ban đầu: Chỉ định người hướng dẫn hoặc đồng nghiệp hỗ trợ để giải đáp thắc mắc và hướng dẫn thực tế.
BƯỚC 3: Xây dựng mối quan hệ
- Tổ chức buổi giới thiệu: Tạo cơ hội để nhân viên mới gặp gỡ đội nhóm, lãnh đạo, hoặc mentor trong môi trường thoải mái.
- Hoạt động nhóm: Khuyến khích tham gia các buổi họp mặt, team building để gắn kết và xây dựng tinh thần làm việc chung.
- Xây dựng văn hóa giao tiếp: Đảm bảo môi trường mở để nhân viên cảm thấy dễ dàng chia sẻ ý kiến hoặc khó khăn.
BƯỚC 4: Theo dõi và đánh giá
- Định kỳ kiểm tra tiến trình: Hỏi ý kiến nhân viên mới qua các buổi gặp mặt hoặc khảo sát để hiểu rõ trải nghiệm và khó khăn.
- Đánh giá hiệu quả hòa nhập: So sánh tiến độ công việc thực tế với mục tiêu ban đầu để đánh giá mức độ hòa nhập.
- Cải tiến quy trình: Thu thập phản hồi và điều chỉnh quy trình onboarding để ngày càng hiệu quả hơn.
Xây dựng quy trình onboarding hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc hoàn thành nhiệm vụ ban đầu mà còn là một quá trình đồng hành cải tiến liên tục, giúp nhân viên mới cảm thấy tự tin và gắn bó với tổ chức.
>>> Xem thêm:
Quy Trình Tuyển Dụng Của Recruitment
Quy trình Truyền Thông Nội Bộ Doanh Nghiệp
Quy Trình Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả
Bằng cách thực hiện đầy đủ các bước chuẩn bị, đào tạo cá nhân hóa, xây dựng mối quan hệ và theo dõi sát sao, doanh nghiệp có thể tạo nên một môi trường làm việc tích cực và thu hút nhân tài lâu dài. Hãy biến quá trình onboarding này thành cơ hội tạo ấn tượng tốt, củng cố văn hóa doanh nghiệp và xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh.
4. Các sai lầm thường gặp trong onboarding
◊ THỨ NHẤT, Quá chú trọng vào thủ tục hành chính |
Chỉ tập trung vào việc hoàn thiện các biểu mẫu, hợp đồng, và quy định nội bộ Bỏ qua yếu tố con người, khiến nhân viên cảm thấy bị xem như một phần của "quy trình", không phải thành viên đội ngũ. Thiếu các hoạt động giúp xây dựng kết nối và sự thoải mái trong môi trường mới. |
◊ THỨ HAI, Không có kế hoạch rõ ràng |
Quy trình onboarding diễn ra tự phát, không theo một lộ trình cụ thể. Không phân công rõ ràng người chịu trách nhiệm hướng dẫn nhân viên mới, dẫn đến việc họ cảm thấy bị "bỏ rơi". Thông tin về công việc, văn hóa công ty không được truyền đạt đồng bộ và hiệu quả. |
◊ THỨ BA, Không lắng nghe phản hồi từ nhân viên mới |
Không tổ chức các buổi trò chuyện hoặc khảo sát để hiểu cảm nhận của nhân viên mới về trải nghiệm onboarding. Không đánh giá hiệu quả của chương trình dựa trên các ý kiến đóng góp, dẫn đến việc lặp lại những lỗi sai tương tự. Phớt lờ những gợi ý cải tiến, khiến nhân viên cảm thấy ý kiến của họ không được coi trọng. |
◊ THỨ TƯ, Thiếu sự đồng bộ giữa các phòng ban |
Mỗi bộ phận áp dụng quy trình onboarding khác nhau, dẫn đến sự thiếu nhất quán. Thiếu phối hợp giữa bộ phận Nhân sự và Quản lý trực tiếp trong việc định hướng công việc và văn hóa. |
◊ CUỐI CÙNG, Chỉ tập trung vào giai đoạn đầu |
Kết thúc chương trình onboarding ngay sau vài tuần, trong khi nhân viên mới vẫn cần thêm thời gian để hòa nhập. Thiếu các buổi theo dõi định kỳ để kiểm tra mức độ thích nghi và hỗ trợ kịp thời khi có khó khăn. |
Trên đây là các sai lầm thường gặp trong quy trình Onboarding và cách nhận diện. Việc nhận diện các sai lầm này và điều chỉnh phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng chương trình onboarding hiệu quả, thúc đẩy sự gắn kết và thành công lâu dài.
5. Xu hướng và đổi mới trong onboarding hiện đại
Ο Ứng dụng công nghệ hiện đại:
Sử dụng nền tảng quản trị nhân sự (HRM) để tự động hóa các tác vụ như nhập liệu, quản lý hồ sơ nhân viên và theo dõi tiến trình onboarding.
Tích hợp hệ thống quản lý học tập (LMS) giúp nhân viên mới dễ dàng truy cập tài liệu đào tạo, bài giảng video, hoặc các bài kiểm tra kỹ năng.
Áp dụng AI và chatbots để hỗ trợ trả lời nhanh các câu hỏi thường gặp của nhân viên mới, giảm tải công việc cho bộ phận nhân sự.
Triển khai ứng dụng di động để nhân viên có thể hoàn thành quy trình onboarding mọi lúc, mọi nơi.
Ο Onboarding từ xa (Remote Onboarding):
Xây dựng các buổi họp trực tuyến qua Zoom hoặc Microsoft Teams để giới thiệu văn hóa công ty và đội ngũ quản lý.
Cung cấp bộ tài liệu kỹ thuật số bao gồm hướng dẫn công việc, thông tin về quyền lợi, và quy trình nội bộ.
Thiết lập mentor từ xa để hỗ trợ nhân viên mới giải quyết các thắc mắc và thích nghi với môi trường làm việc.
Sử dụng công cụ cộng tác trực tuyến (Slack, Trello) để nhân viên làm quen với các dự án, nhiệm vụ trong đội nhóm.
Ο Đào tạo liên tục:
Thiết kế lộ trình phát triển cá nhân (IDP) với các mục tiêu cụ thể cho nhân viên trong 90 ngày đầu.
Tổ chức buổi đào tạo định kỳ để cập nhật kiến thức chuyên môn hoặc kỹ năng mềm phù hợp với vai trò.
Khuyến khích phản hồi thường xuyên từ cả nhân viên mới và đội ngũ quản lý nhằm cải thiện quy trình onboarding.
Phát triển chương trình đào tạo chuyên sâu sau onboarding để hỗ trợ nhân viên đạt hiệu suất cao trong dài hạn.
>>> Xem thêm:
- Quy Trình Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả
- Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay
- Lộ Trình Học Hành Chính Nhân Sự
- Tài Liệu Tự Học Hành Chính Nhân Sự [Tổng Hợp Full]
Với các bước này, doanh nghiệp không chỉ tăng hiệu quả onboarding mà còn xây dựng môi trường làm việc gắn kết và chuyên nghiệp, đây là nền tảng quan trọng trong quản lý nhân sự, quyết định hiệu quả gắn kết và năng suất làm việc lâu dài.
Đầu tư vào một quy trình onboarding chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững. Hãy bắt tay xây dựng một lộ trình onboarding hiện đại, linh hoạt, phù hợp với xu hướng, để đảm bảo nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và cống hiến hết mình. Thành công của doanh nghiệp bắt nguồn từ những nhân sự được chào đón và phát triển đúng cách.
--------------------------
Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.
Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM
-
5
-
4
-
3
-
2
-
1