Phụ Cấp Nào Bắt Buộc Phải Tính Đóng BHXH?

Phụ cấp nào bắt buộc phải tính đóng BHXH là câu hỏi thường gặp của HR, kế toán tiền lương và người lao động. Theo quy định, không phải mọi khoản phụ cấp đều phải đóng, mà chỉ những khoản gắn với tiền lương, có tính thường xuyên và được thỏa thuận trong hợp đồng lao động mới thuộc căn cứ đóng BHXH.

Việc nắm rõ quy định giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, đồng thời đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động trong năm 2025. Cùng Lê Ánh HR theo dõi và cập nhật kiến thưc ngay trong bài biết dưới đây!

I. Bảo hiểm xã hội (BHXH) là gì? Nguyên tắc xác định tiền lương đóng BHXH

⦿ Bảo hiểm xã hội (BHXH) là gì?

Bảo hiểm xã hội (BHXH) là chính sách an sinh bắt buộc do Nhà nước ban hành nhằm bảo vệ người lao động trước các rủi ro trong quá trình làm việc. Khi tham gia BHXH, người lao động sẽ được hưởng các chế độ:

• Ốm đau, thai sản.
• Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
• Hưu trí, tử tuất.
• Bảo hiểm thất nghiệp (nếu thuộc nhóm tham gia bắt buộc).

Có thể nói, BHXH là “tấm lưới an toàn” cho người lao động và cũng là công cụ để doanh nghiệp thể hiện trách nhiệm xã hội.

⦿ Nguyên tắc xác định tiền lương đóng BHXH

Tiền lương đóng BHXH không đơn thuần chỉ là lương cơ bản, mà còn bao gồm nhiều khoản bổ sung khác. Điều này đã được quy định rõ ràng trong Luật BHXH 2024 và tại Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH.

Cụ thể hơn, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH gồm:

• Mức lương theo hợp đồng lao động: khoản chính được ghi nhận trong hợp đồng.
• Phụ cấp lương: nhằm bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp của công việc, mức độ thu hút lao động (vd: phụ cấp trách nhiệm).
• Các khoản bổ sung khác: Nếu xác định được mức tiền cụ thể, trả ổn định, thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương.

⦿ Nguyễn tắc cốt lõi để xác định phụ cấp nào phải đóng BHXH

Nếu khoản phụ cấp ổn định, thường xuyên, gắn liền với công việc, thì bắt buộc tính đóng BHXH.

Nếu khoản phụ cấp chỉ mang tính chất hỗ trợ, không cố định, chi trả tùy từng thời điểm, thì không phải đóng BHXH.

II. Các loại phụ cấp bắt buộc phải tính đóng BHXH

Trong thực tê, rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn ở bước phân loại phụ cấp: cái nào phải tính còn cái nào thì không. Đây chính là điểm mấu chốt ví nếu áp dụng sai, cả doanh nghiệp sẽ bị truy thu BHXH, còn người lao động thì thiệt thòi về quyền lợi.

Theo Luật BHXH 2014 và Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH, những khoản cố định, gắn trực tiếp với công việc và được ghi rõ ràng trong hợp đồng lao động thì bắt buộc đóng BHXH. Cụ thể:

   ✅ Phụ cấp chức vụ, chức danh

Áp dụng cho các vị trí quản lý hoặc lãnh đạo như trưởng phòng, tổ trưởng, giám sát sản xuất, giám đốc dự án,...

Khoản tiền này mang tính ổn định, thể hiện vai trò, trách nhiệm quản lý và được ghi rõ ràng trong hợp đồng.

➦ Ví dụ: Trưởng phòng kinh doanh nhân 2 triệu đồng/tháng phụ cấp chức vụ, thì khoản này bắt buộc phải đóng BHXH.

   ✅ Phụ cấp về trách nhiệm

Dành cho người lao động chịu trách nhiệm bổ sung như giám sát, quản lý hệ thống, vận hành an toàn lao động, điều phối sản xuất.

Vì mang tính chất ổn định, gắn với công việc chính, khoản tiền này phải đóng BHXH.

➦ Ví dụ: Một kỹ sư điện lực được phân công nhiệm vụ quản lý toàn bộ hệ thống điện trong nhà máy và nhận phụ cấp 3 triệu/tháng, vì thế khoản này vẫn bắt buộc đóng BHXH.

   ✅ Phụ cấp điều kiện làm việc độc hại, nguy hiểm

Dành cho những lao động làm việc trong điều kiện nguy hiểm, có yếu tố độc hại (hóa chất, hầm lò, luyện kim, hàn cắt kim loại,...).

Đây được xem là khoản tiền bù đắp điều kiện lao động bất lợi, được chi trả cố định theo quy định nhà nước hoặc thỏa thuận lao động tập thể.

➦ Ví dụ: Công nhân khai thác tại mỏ than được nhân thêm phụ cấp 1 triệu/tháng, thì khoản này phải đóng BHXH

   ✅ Phụ cấp thâm niên nghề

Chỉ áp dụng cho những ngành nghề đặc thù có quy định riêng (giải viên, quân đội, công an, an ninh, ngành tòa án).

Khoản tiền này thường được tính theo số năm công tác, trả theo tháng nên bắt buộc tính đóng BHXH.

➦ Ví dụ: Một giáo viên có 15 năm công tác và được hưởng khoản phụ cấp tham niên là 5% lương, vì thế khoản tiền thâm niên 5% phải tính vào tiền đóng BHXH.

   ✅ Phụ cấp theo khu vực

Áp dụng cho lao động làm việc ở vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo - nơi làm việc có điều kiện sinh hoạt khó khăn.
Đây là khoản tiền ổn định, quy định rõ ràng trong hợp đồng và được trả thường xuyên.

➦ Ví dụ: Giáo viên dạy học ở huyện đảo Hoàng Sa nhận được khoản phụ cấp 2 triệu/thánh, thì khoản này bắt buộc phải đóng BHXH.

III. Các loại phụ cấp không phải tính đóng BHXH

Bên cạnh những khoản bắt buộc phải đóng BHXH thì Luật BHXH đã loại trừ rõ ràng những khoản mang tính phúc lợi, hỗ trợ đời sống và không gắn trực tiếp với công việc. Các khoản này không phải tính đóng BHXH, cụ thể:

   📌 Tiền thưởng

Khoản tiền dựa trên kết quả kinh doanh, năng suất, sáng kiến hoặc hiệu suất làm việc.

Không cố định hành tháng, chỉ phát sinh khi đạt thành tích/năng suất.

➦ Ví dụ: Các khoản tiền nhận được như thưởng Tết, thưởng vượt KPI, thưởng dự án thì khoản tiền này sẽ không phải đóng BHXH.

   📌 Hỗ trợ ăn trưa, đi lại, xăng xe, điện thoại,...

Đây là khoản tiền hỗ trợ chi phí sinh hoạt, không gắn trực tiếp đến tính chất công việc.

Không ổn định hoặc không bắt buộc chi trả trong mọi hoạt đồng.

➦ Ví dụ: Phụ cấp ăn trưa là 600.000 VND/tháng, hỗ trợ gửi xe 100.000 VND/tháng, thì những khoản này không cần đóng BHXH.

   📌 Hỗ trợ người lao động khi gặp khó khăn đột xuất

Là khoản trợ cấp khi người lao động hoặc gia đình bị ốm đau, thiên tai, hỏa hoạn, bệnh hiểm nghèo,...

Khoản tiền mang tính chất nhân đạo, đột xuất và không cố định.

➦ Ví dụ: Hỗ trợ 2 triệu đồng cho người lao động có người thân qua đời, khoản này sẽ không cần đóng BHXH

   📌 Các khoản phúc lợi nhân dịp đặc biệt

Là các khoản phúc lợi liên quan đến sinh nhật, hiếu hỉ, kết hôn, lễ tết,....

Đây được coi là khoản phúc lợi tự nghuyện của doanh nghiệp, không gắn trực tiếp với công việc chính.

➦ Ví dụ: Công ty tổ chức sinh nhật và tặng quà cho nhân viên, khoản này là chi phí phát sinh đột xuất nên không phải đóng BHXH.

Khác với những khoản bắt buộc đóng BHXH, thì những khoản không ổn định, không ghi trong hợp đồng, không gắn với công việc thì không tính đóng BHXH.

IV. Bảng so sánh nhanh: Phụ cấp nào tính và không tính BHXH

Thông qua mục II và III thì có thể tóm gọm lại thành bảng so sánh nhanh giữa phụ cấp nào tính và phụ cấp nào không tính BHXH, để giúp các đọc giả tiện theo dõi và nắm thông tin linh hoạt:

V. Giải pháp cho nhân sự (HR) và doanh nghiệp trong bối cảnh 2025

Hiện nay, khi chuyển đổi số và quản trị nhân sự minh bạch là xu hướng, HR không chỉ cần biết những thủ tục cơ bản như “khoản nào đóng hay khoản nào không”, mà cần phải biết quản trị phụ cấp như một chiến lược nhân sự.

    ♦ Chuẩn hóa hợp đồng lao động

Cần phải rõ ràng, chính xác: Mỗi phụ cấp cần phải được liệt kê chi tiết, tránh mô tả mơ hò.

Hợp pháp: Hợp đồng càng minh bạch, doanh nghiệp càng ít nguy cơ bị cơ quan BHXH truy xuất.

Tạo lợi thế cạnh tranh: Xây dựng bức tường niềm tin vững chắc với người lao động, nhất là khi so sánh quyền lợi giữa các doanh nghiệp.

>>> Xem thêm:

• Hợp Đồng Lao Động Là Gì Các Loại Hợp Đồng Lao Động
• Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Lao Động - Lưu Ý Khi Lập
• Cách Quản Lý Hợp Đồng Lao Động: File, Mốc Thời Gian, Gia Hạn

    ♦ Phân loại phụ cấp ngay từ khâu thiết kế lương

Nên tách riên ra các mục như “khoản tính BHXH” và “khoản phúc lợi”.

Hỗ trợ doanh nghiệp cân đối chi phí để tránh trường hợp chi lương cao nhưng phải gánh thêm BHXH ngoài dự kiến.

Đồng thời, người lao động cũng cần phải hiểu rõ phần nào phải đóng BHXH và phần nào là phúc lợi thêm.

    ♦ Ứng dụng nền tảng HRIS & Business Intelligence (BI)

Ứng dụng hệ thống HRIS sẽ giúp tự động phân loại phụ cấp, tính BHXH chuẩn xác

Thiết lập Dashboard BI hỗ trợ quản trị, doanh nghiệp có thể theo dõi tỷ trọng chi phí phụ cấp - BHXH theo từng phòng ban, vị trí.

Giảm phụ thuộc vào việc xử lý thủ công của bộ phận nhân sự để tránh sai sót và tránh chấp không mong muốn.

    ♦ Đào tạo & cập nhật luật thường xuyên

Bộ phân nhân sự cần được đào tạo định kỳ vì Luật BHXH và Luật Lao động thay đổi nhanh để phù hợp với xã hội.

Doanh nghiệp có thể tổ chức in-house training hoặc mời chuyên gia để cập nhật các quy định

    ♦ Xây dựng chính sách lương thưởng minh bạch

Xây dựng chính sách lương thưởng công bằng minh bạch bởi kết hợp giữa “phụ cấp bắt buộc” và “phúc lợi linh hoạt”.

Vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu giữ chân nhân tài nhờ chính sách đãi ngộ cạnh tranh.

Hiện nay, khi xu hướng minh bạch tiền lương ngày càng cao, HR và doanh nghiệp cần chủ động chuẩn hóa hệ thống lương - phụ cấp để vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu chiến lược nhân sự bền vững.

>>> Xem thêm:

• Lộ Trình Học KPI Và BSC Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
• Lộ Trình Học Nghiệp Vụ Bảo Hiểm Xã Hội Hiệu Quả Cho Người Mới
• Lộ Trình Học C&B Từ A-Z: 100% Hiệu Quả Cho Người Mới Bắt Đầu
• Lộ Trình Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu

------------------------- 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM