Quy Trình Văn Thư - Lưu Trữ Theo Nghị Định 30/2020/NĐ-CP

Quy trình văn thư theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP là nền tảng bảo đảm tính thống nhất, minh bạch và an toàn của toàn bộ dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp. Việc nắm vững quy định này không chỉ giúp tối ưu quản lý hồ sơ, giảm rủi ro pháp lý mà còn nâng cao hiệu quả vận hành bộ phận Hành chính – Nhân sự.

Bài viết dưới đây từ LÊ ÁNH HR sẽ phân tích chi tiết, dễ hiểu và bám sát quy định hiện hành — mời bạn theo dõi để cập nhật đầy đủ và áp dụng chính xác!

Nội Dung Bài Viết:

I. Tổng quan & Căn cứ pháp lý về công tác văn thư – lưu trữ
II. Quy trình văn thư đối với văn bản đến
III. Quy trình văn thư đối với văn bản đi
IV. Quy trình lập hồ sơ – lưu trữ – bảo quản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP
V. Checklist & Mẫu Quy trình văn thư cho doanh nghiệp

I. Tổng quan & Căn cứ pháp lý về công tác văn thư – lưu trữ

Công tác văn thư – lưu trữ là nền tảng bảo đảm thông tin chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp lý trong mọi doanh nghiệp. Để xây dựng Quy trình văn thư hiệu quả, cần hiểu rõ bản chất nghiệp vụ và hệ thống căn cứ pháp lý hiện hành.

1. Khái niệm và ý nghĩa của công tác văn thư – lưu trữ

Công tác văn thư – lưu trữ bao gồm các hoạt động soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, lập hồ sơ và tổ chức lưu trữ tài liệu trong suốt vòng đời của chúng. Đây là hệ thống điều phối luồng thông tin chính thức của doanh nghiệp, có giá trị:

Đảm bảo tính chính xác, thống nhất khi phát hành, tiếp nhận và xử lý văn bản.
Giảm thiểu rủi ro pháp lý nhờ tài liệu được lưu giữ đầy đủ, truy xuất được nguồn gốc.
Tối ưu điều hành nội bộ, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh và dựa trên dữ liệu đúng.

2. Vai trò của Quy trình văn thư trong kiểm soát hồ sơ và minh bạch thông tin

Một Quy trình văn thư bài bản mang lại lợi ích trực tiếp cho doanh nghiệp:

Phân định rõ trách nhiệm giữa bộ phận soạn thảo – phê duyệt – quản lý – lưu trữ.
Chuẩn hóa luồng công việc, hạn chế sai sót trong ký số, ký tươi, phát hành và chuyển giao văn bản.
Tăng khả năng kiểm soát rủi ro, dễ dàng đối chiếu khi cần phục vụ thanh tra, kiểm toán, đàm phán hợp đồng hoặc giải quyết khiếu nại.
Duy trì tính minh bạch, tạo hệ thống theo dõi và truy vết lịch sử xử lý hồ sơ.

3. Căn cứ pháp lý mới nhất

Khi xây dựng Quy trình văn thư – lưu trữ, doanh nghiệp cần tuân thủ và tham chiếu các văn bản pháp luật sau:

Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Quy định đầy đủ về soạn thảo, ký số, ban hành, quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu; quản lý văn bản điện tử và sử dụng con dấu.
Quyết định 458/QĐ-TTg năm 2020: Định hướng số hóa và lưu trữ tài liệu điện tử giai đoạn 2020–2025; làm căn cứ xây dựng hệ thống quản lý tài liệu số trong doanh nghiệp.
Thông tư 10/2022/TT-BNV: Hướng dẫn thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc phân loại – thời hạn bảo quản tương ứng.
Các văn bản hướng dẫn năm 2025 của Bộ Nội vụ: Điều chỉnh quy trình khai thác, cung cấp và quản lý tài liệu lưu trữ, giúp thiết kế quy trình nội bộ phù hợp thực tiễn và đúng quy định.

4. Yêu cầu số hóa văn bản trong bối cảnh chuyển đổi số

Xu hướng quản trị doanh nghiệp hiện nay đòi hỏi:

Chữ ký số, luồng phê duyệt điện tử thay thế quy trình giấy tờ truyền thống.
Phần mềm quản lý văn bản với khả năng tìm kiếm nhanh, phân quyền truy cập và lưu trữ điện tử chuẩn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Hạn chế phụ thuộc vào bản cứng, tiết kiệm chi phí, giảm rủi ro mất mát, hư hỏng tài liệu.

Việc số hóa trở thành yêu cầu bắt buộc để đảm bảo năng suất và tính sẵn sàng dữ liệu trong điều hành.

Kết luận: Nắm chắc tổng quan và căn cứ pháp lý là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng Quy trình văn thư chuẩn hóa, tuân thủ pháp luật và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, từ đó quản trị hồ sơ hiệu quả và an toàn hơn.

>>> Xem thêm:

II. Quy trình văn thư đối với văn bản đến

Quy trình văn thư đối với văn bản đến là “cửa ngõ” của mọi thông tin ra – vào cơ quan. Nắm đúng quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP giúp đơn vị kiểm soát rủi ro pháp lý, tránh thất lạc, trễ hạn và bảo đảm xử lý công việc thông suốt.

1. Tiếp nhận văn bản đến (giấy và điện tử)

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, mọi văn bản đến (giấy, điện tử) thuộc phạm vi giải quyết của cơ quan đều phải được tiếp nhận tập trung tại bộ phận văn thư.

Đối với văn bản giấy:

Kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), địa chỉ người gửi, mức độ mật/khẩn.
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với văn bản bên trong; phát hiện sai sót phải báo cáo ngay người có thẩm quyền và thông tin lại cho nơi gửi.
Bóc bì và đóng dấu “ĐẾN” với đầy đủ thông tin: số đến, ngày đến, độ mật, độ khẩn, số trang.

Đối với văn bản điện tử:

Tiếp nhận qua hệ thống quản lý tài liệu điện tử hoặc cổng dịch vụ công, email công vụ.
Kiểm tra định dạng file, khả năng mở đọc, virus, đảm bảo văn bản không bị sửa đổi, lỗi file.
Ghi nhận thời điểm tiếp nhận trên hệ thống để làm căn cứ xác định thời hạn xử lý.

2. Kiểm tra tính hợp lệ và phân loại văn bản đến

Quy trình văn thư chuyên nghiệp cần một bước “lọc” kỹ trước khi đăng ký:

- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày theo phụ lục Nghị định 30/2020/NĐ-CP: quốc hiệu, tiêu ngữ, số ký hiệu, trích yếu, nơi nhận, chữ ký, dấu…

- Kiểm tra tính pháp lý:

Thẩm quyền ký, con dấu; với văn bản điện tử là chữ ký số của cá nhân và cơ quan. Văn bản điện tử ký số hợp lệ có giá trị như bản gốc giấy.
Sự thống nhất giữa nội dung văn bản với mức độ mật, khẩn, phạm vi lưu hành.

- Phân loại nhanh:

Văn bản mật, khẩn, hẹn giờ.
Văn bản chỉ để biết, để lưu, hay cần xử lý, trả lời.
Văn bản gửi nhầm cơ quan hoặc không thuộc chức năng phải được lập phiếu/báo cáo đề xuất trả lại hoặc chuyển đúng nơi.

3. Đăng ký văn bản đến vào sổ hoặc hệ thống

Đăng ký là bước trung tâm trong quy trình văn thư đối với văn bản đến, giúp kiểm soát đầy đủ vòng đời văn bản.

- Nguyên tắc: chỉ những văn bản được đăng ký tại văn thư mới là căn cứ chính thức để phân công xử lý; số đến được đánh liên tục, thống nhất giữa bản giấy và bản điện tử.

- Nội dung đăng ký tối thiểu: số đến, ngày đến, số ký hiệu, ngày ban hành, cơ quan ban hành, trích yếu, độ mật/khẩn, đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì, thời hạn xử lý, ghi chú liên quan (hồ sơ, dự án…).

- Hình thức:

Đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến theo mẫu phụ lục IV khi quản lý thủ công.
Đăng ký trên hệ thống quản lý tài liệu điện tử, bảo đảm các trường dữ liệu tuân thủ phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP; khi cần có thể in ra để đối chiếu, lưu sổ.

4. Trình lãnh đạo, phân luồng và chuyển giao văn bản

Bước này quyết định văn bản đến “rơi” đúng nơi, đúng người, đúng thời hạn:

- Trình lãnh đạo:

Văn thư tổng hợp danh mục văn bản đến trong ngày, kèm bản giấy hoặc bản điện tử, trình người có thẩm quyền cho ý kiến.
Với văn bản khẩn, hỏa tốc, hệ thống phải có cơ chế cảnh báo và trình ngay sau khi tiếp nhận.

- Ghi ý kiến chỉ đạo:

Với bản giấy: lãnh đạo ghi ý kiến, giao việc tại mục chuyển trên dấu đến hoặc phiếu giải quyết văn bản.
Với bản điện tử: lãnh đạo cho ý kiến, phân công đơn vị chủ trì, phối hợp, thời hạn xử lý trực tiếp trên hệ thống.

- Chuyển giao:

Văn thư cập nhật thông tin chỉ đạo, chuyển văn bản cho đơn vị/cá nhân được giao; người nhận phải ký nhận trên sổ hoặc xác nhận trên hệ thống.
Đảm bảo nguyên tắc bảo mật, đặc biệt với văn bản mật, văn bản liên quan đến nhân sự, tài chính, khiếu nại, tố cáo.

5. Theo dõi, đôn đốc và lưu vết xử lý văn bản đến

Quy trình văn thư đối với văn bản đến không dừng ở khâu bàn giao, mà phải kiểm soát được kết quả xử lý:

Văn thư hoặc bộ phận hành chính định kỳ trích xuất danh mục văn bản sắp tới hạn, quá hạn để nhắc nhở, đôn đốc đơn vị chủ trì.
Cập nhật trạng thái xử lý trên sổ hoặc hệ thống (đang xử lý, đã trả lời, lưu để theo dõi, không cần phản hồi…).
Liên kết văn bản đến với văn bản đi trả lời, hồ sơ công việc và thời hạn bảo quản; khi công việc kết thúc, tài liệu được lập hồ sơ và nộp lưu theo Điều 29, 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Kết luận: Quy trình văn thư đối với văn bản đến nếu được thiết kế chuẩn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP sẽ giúp cơ quan kiểm soát tốt luồng thông tin, giảm thất lạc, trễ hạn và tạo nền tảng để số hóa, tự động hóa quản lý văn bản trong tương lai.

>>> Xem thêm:

III. Quy trình văn thư đối với văn bản đi

Quy trình văn thư đối với văn bản đi quyết định giá trị pháp lý, tính bảo mật và hình ảnh chuyên nghiệp của cơ quan, doanh nghiệp. Nắm vững từng bước sẽ giúp kiểm soát rủi ro và xử lý công việc hành chính hiệu quả hơn.

1. Bước 1 – Soạn thảo văn bản theo thể thức chuẩn

- Căn cứ Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

- Bảo đảm đầy đủ các thành phần:

Quốc hiệu, tiêu ngữ.
Tên cơ quan, số và ký hiệu văn bản.
Địa danh, ngày tháng năm ban hành.
Tên loại và trích yếu nội dung.
Nội dung văn bản (rõ mục đích, đối tượng, yêu cầu thực hiện).
Chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền.
Dấu hoặc chữ ký số, nơi nhận.

- Chuẩn hóa căn lề, font chữ, cỡ chữ, cách đánh số trang, số văn bản để bảo đảm thống nhất toàn hệ thống.

👉 Ở bước này, bộ phận hành chính – văn thư nên áp dụng sẵn mẫu chuẩn để cán bộ soạn thảo dễ tuân thủ, giảm sai sót hình thức.

2. Bước 2 – Kiểm soát nội dung trước khi trình ký

- Kiểm tra căn cứ pháp lý và thẩm quyền ban hành.

- Rà soát số liệu, thuật ngữ chuyên môn, tên cơ quan, đối tác, người nhận.

- Xác định đúng độ mật, độ khẩn, chế độ bảo mật thông tin.

- So sánh bản giấy và bản điện tử (nếu có) để tránh lệch nội dung.

👉 Mục tiêu của bước này là đảm bảo văn bản “sạch lỗi”, hợp pháp, hợp lệ trước khi lãnh đạo ký.

3. Bước 3 – Tổ chức ký: ký tươi, ký số, ủy quyền ký

- Ký tươi trên văn bản giấy

Người có thẩm quyền ký theo quy chế làm việc và quy chế văn thư.
Ký rõ ràng, không dùng bút chì, không ký bằng mực dễ phai.

- Ký số trên văn bản điện tử

Sử dụng chữ ký số theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử và chữ ký số hiện hành.
Đảm bảo chữ ký số gắn với đúng chủ thể, không bị sửa đổi sau khi ký, có thể kiểm tra được trên hệ thống.

- Ủy quyền ký

Phải có quyết định/ văn bản ủy quyền hoặc phân công bằng văn bản.
Trình bày đúng thể thức: “KT.”, “TUQ.”, “TL.” theo quy định.

👉 Lựa chọn hình thức ký phù hợp giúp Quy trình văn thư linh hoạt giữa văn bản giấy và văn bản điện tử mà vẫn bảo đảm giá trị pháp lý.

4. Bước 4 – Đóng dấu và phát hành văn bản

- Đối với văn bản giấy

Đóng dấu tròn của cơ quan; dấu treo, dấu giáp lai tùy loại và số trang.
Kiểm tra lần cuối số, ký hiệu, phụ lục kèm theo trước khi gửi.

- Đối với văn bản điện tử

Gắn chữ ký số của cơ quan trên hệ thống quản lý văn bản.
Phát hành qua: hệ thống quản lý văn bản, cổng dịch vụ công, email công vụ hoặc nền tảng số nội bộ.

👉 Cần quy định rõ thời gian phát hành, thời hạn gửi để tránh chậm trễ xử lý công việc.

5. Bước 5 – Ghi sổ văn bản đi và theo dõi thực hiện

- Đăng ký tất cả văn bản đi vào sổ văn bản đi (bản giấy hoặc phần mềm):

Ngày, tháng, năm ban hành.
Số, ký hiệu văn bản.
Trích yếu nội dung.
Người ký, độ mật, độ khẩn.
Nơi nhận, hình thức gửi (bưu chính, email, hệ thống điện tử…).

- Theo dõi tình trạng thực hiện văn bản: đã đến người nhận chưa, đã có phản hồi/chấp hành chưa, còn tồn đọng gì cần đôn đốc.

👉 Đây là bước quan trọng để kiểm soát dòng chảy thông tin và đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ.

Kết luận: Khi Quy trình văn thư đối với văn bản đi được chuẩn hóa, cơ quan không chỉ giảm rủi ro pháp lý mà còn nâng cao chất lượng điều hành. Doanh nghiệp nên định kỳ rà soát, cập nhật quy trình theo các quy định mới về công tác văn thư và giao dịch điện tử.

>>> Xem thêm:

IV. Quy trình lập hồ sơ – lưu trữ – bảo quản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Quy Trình Văn Thư - Lưu Trữ Theo Nghị Định 30/2020/NĐ-CP

1. Nguyên tắc lập hồ sơ trong quá trình xử lý công việc

Theo Chương IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP, hồ sơ phải được lập song song với quá trình giải quyết công việc, không phải hoàn tất việc rồi mới gom tài liệu. Danh mục hồ sơ được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt đầu năm và dùng làm căn cứ để mở hồ sơ.

Một số nguyên tắc cốt lõi:

Gắn với chức năng, nhiệm vụ: Mỗi hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, phòng ban hoặc cá nhân phụ trách.
Tài liệu trong hồ sơ phải liên quan chặt chẽ: Văn bản đến, văn bản đi, bản thảo, email in, phụ lục, hợp đồng, biên bản… phải thể hiện diễn biến đầy đủ của sự việc hoặc quá trình xử lý công việc.
Cá nhân xử lý công việc phải tự mở và cập nhật hồ sơ: Người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm mở hồ sơ, cập nhật thông tin ban đầu (tiêu đề, số ký hiệu, thời hạn bảo quản…) theo Danh mục hồ sơ; nếu hồ sơ chưa có trong Danh mục thì tự xác định thông tin và đề xuất bổ sung.
Thu thập đầy đủ, tránh thất lạc: Tất cả tài liệu phát sinh (giấy, file, phim, ảnh, ghi âm…) phải được cập nhật, bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ.

Đối với doanh nghiệp, nên chuẩn hóa quy trình lập hồ sơ ngay trong Quy chế văn thư – lưu trữ nội bộ, quy định rõ trách nhiệm của từng vị trí (Trưởng bộ phận, chuyên viên, văn thư).

2. Phân loại hồ sơ: công việc – nguyên tắc – nhân sự – tài chính

Dù Nghị định 30 thiên về cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hoàn toàn có thể vận dụng cấu trúc phân loại hồ sơ để quản lý hiệu quả:

- Hồ sơ công việc

Gắn với từng vụ việc, hợp đồng, dự án, khách hàng, khiếu nại, chiến dịch marketing…
Thành phần: Quyết định/đề xuất, email trao đổi, hợp đồng, phụ lục, biên bản họp, báo cáo, thanh lý…
Thường có thời hạn bảo quản từ 5 năm đến lâu dài, tùy mức độ rủi ro.

- Hồ sơ nguyên tắc (hồ sơ chính sách, quy định nội bộ)

Gồm điều lệ, quy chế, quy trình, quy định, hướng dẫn, quyết định mang tính khung.
Phần lớn thuộc diện bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn vì là căn cứ pháp lý nội bộ.

- Hồ sơ nhân sự

Hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, quyết định lương – thưởng – kỷ luật, đánh giá, đào tạo, bảo hiểm xã hội…
Cần bám các bảng thời hạn bảo quản tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn theo Thông tư 10/2022/TT-BNV và các văn bản chuyên ngành liên quan.

- Hồ sơ tài chính – kế toán

Hợp đồng kinh tế, chứng từ kế toán, hồ sơ quyết toán thuế, hồ sơ vay vốn, hồ sơ kiểm toán…
Thời hạn bảo quản thường từ 10 năm đến vĩnh viễn với các bộ hồ sơ có giá trị chứng minh quyền lợi, nghĩa vụ tài chính lâu dài.

Với mỗi nhóm, doanh nghiệp nên xây dựng “Danh mục hồ sơ” và “Bảng mã số hồ sơ” riêng: mã đơn vị – mã lĩnh vực – năm, giúp tra cứu và số hóa thuận lợi.

3. Thời hạn bảo quản hồ sơ: bám sát danh mục cập nhật đến 2025

Từ ngày 15/02/2023, Thông tư 10/2022/TT-BNV là căn cứ chung về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đồng thời bãi bỏ Thông tư 09/2011 và 13/2011.

Đến năm 2025, nhiều bộ, ngành đã ban hành các Thông tư riêng về thời hạn lưu trữ hồ sơ trong lĩnh vực mình (nội vụ, giáo dục, nông nghiệp, xây dựng, khoa học công nghệ…). Các doanh nghiệp, đơn vị có thể tham khảo để:

- Xác định các mức thời hạn chính:

Bảo quản vĩnh viễn
Bảo quản trên 20 năm, 10 năm, 5 năm, dưới 5 năm

- Căn cứ giá trị pháp lý, giá trị chứng cứ, giá trị quản lý, nghiên cứu… để gán mức thời hạn phù hợp cho từng nhóm hồ sơ hành chính, nhân sự, tài chính, kỹ thuật.

- Lưu ý:

Doanh nghiệp nên ban hành “Danh mục thời hạn bảo quản hồ sơ” cấp cơ sở, bám sát khung Thông tư 10/2022/TT-BNV, cập nhật thêm quy định chuyên ngành hoặc yêu cầu của cơ quan thuế, kiểm toán, ngân hàng.
Mọi thay đổi về thời hạn bảo quản phải được phê duyệt bằng văn bản, ghi nhận trong hồ sơ quản lý lưu trữ.

4. Bàn giao hồ sơ, số hóa tài liệu và chuẩn hóa file – metadata

Theo Nghị định 30, thời hạn nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: hồ sơ xây dựng cơ bản tối đa 03 tháng từ khi quyết toán công trình, các hồ sơ khác tối đa 01 năm kể từ khi kết thúc công việc.

4.1. Bàn giao hồ sơ giấy

Hồ sơ phải kết thúc đầy đủ trước khi nộp lưu: rà soát tài liệu, loại bỏ bản trùng, bản nháp không cần thiết, xác định lại thời hạn bảo quản, chỉnh sửa tiêu đề cho chuẩn.
Lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận theo mẫu Phụ lục V Nghị định 30, mỗi bên giữ một bản.
Bàn giao vật lý (hộp, cặp, bìa) theo đúng mã số, ký hiệu; văn thư hoặc bộ phận lưu trữ kiểm kê lại trước khi tiếp nhận.

4.2. Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử

Từ Thông tư 13/2023/TT-BNV, hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được quy định rõ cách lưu trữ trên hệ thống. Doanh nghiệp triển khai DMS/Hệ thống quản lý tài liệu điện tử nên:

Chuẩn hóa quy tắc đặt tên file: [Loại hồ sơ][Đơn vị][Đối tượng/công việc][Năm][Số] (ví dụ: HSNS_HCNS_NguyenVanA_2025_01).
Chuẩn hóa metadata bắt buộc: Tên hồ sơ, mã hồ sơ, phòng ban phụ trách, người lập, thời hạn bảo quản, từ khóa, mức độ mật, tình trạng xử lý.
Thiết lập quy trình nộp lưu điện tử: hồ sơ kết thúc → kiểm tra thành phần file → gán thời hạn → chuyển trạng thái “lưu trữ” và khóa chỉnh sửa, chỉ cho phép truy cập theo phân quyền.

5. Lưu trữ dài hạn và tiêu hủy hồ sơ hết hạn

5.1. Lưu trữ dài hạn

Việc bảo quản hồ sơ dài hạn cần bám cả Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn mới. Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định chi tiết nhiều nội dung liên quan đến cung cấp, bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ lịch sử và quy trình thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ.

Doanh nghiệp nên:

Phân tách rõ kho lưu trữ hiện hành (hồ sơ đang sử dụng) và kho lưu trữ lịch sử (hồ sơ chỉ khai thác khi cần).
Áp dụng các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, phòng cháy chữa cháy, chống ẩm mốc, côn trùng cho kho giấy; với dữ liệu số cần có sao lưu, hệ thống backup, kế hoạch phục hồi thảm họa.

5.2. Tiêu hủy hồ sơ hết hạn

Tiêu hủy hồ sơ không đơn giản là “bán giấy vụn”. Theo hướng dẫn lưu trữ, hồ sơ hết hạn phải:

- Lập Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp, ghi rõ thời hạn đã hết, loại hồ sơ, số lượng.

- Tổ chức thẩm định: Hội đồng lưu trữ (hoặc Hội đồng tiêu hủy tài liệu) xem xét, đối chiếu giá trị pháp lý, giá trị sử dụng; sau khi có ý kiến thẩm định mới trình người có thẩm quyền phê duyệt.

- Tiêu hủy có kiểm soát:

Tài liệu giấy: hủy bằng máy hủy, nghiền, đốt… đảm bảo không thể phục hồi.
Tài liệu số: xóa vĩnh viễn theo chuẩn kỹ thuật, hủy thiết bị lưu trữ nếu cần.

- Lập Biên bản tiêu hủy hồ sơ lưu lại cùng hồ sơ quản lý lưu trữ.

Với tài liệu chứa bí mật kinh doanh, dữ liệu cá nhân, thông tin nhân sự – yêu cầu bảo mật càng cần được siết chặt trong suốt quá trình này.

6. Bảo mật và phân quyền truy cập hồ sơ

Công tác lập hồ sơ – lưu trữ – bảo quản chỉ thực sự an toàn khi đi kèm cơ chế bảo mật và phân quyền truy cập rõ ràng:

- Phân loại mức độ mật – hạn chế – nội bộ – công khai ngay từ khi lập hồ sơ; gán nhãn vào cả hồ sơ giấy lẫn hồ sơ điện tử.

- Thiết lập phân quyền trên hệ thống theo nguyên tắc:

Theo chức năng, nhiệm vụ;
Theo phòng ban;
Theo mức độ mật;
Ghi nhận log truy cập (ai xem, xem khi nào, thao tác gì).

- Quy định nghiêm cấm tự ý sao chụp, chuyển ra ngoài hệ thống; việc sao, chụp tài liệu chứa bí mật nhà nước hoặc bí mật kinh doanh phải được phê duyệt và tuân thủ quy định chuyên ngành.

Doanh nghiệp nên tích hợp nội dung này vào Quy chế bảo mật thông tin và Quy chế văn thư – lưu trữ, đảm bảo thống nhất giữa pháp lý, công nghệ và thói quen sử dụng của nhân viên.

Kết luận: Quy trình lập hồ sơ – lưu trữ – bảo quản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, khi được “nội địa hóa” cho doanh nghiệp, sẽ trở thành hệ thống quản trị tài liệu bài bản, giúp giảm rủi ro pháp lý, tối ưu vận hành và nâng chuẩn chuyên nghiệp cho bộ phận hành chính – nhân sự.

V. Checklist & Mẫu Quy trình văn thư cho doanh nghiệp

Checklist và mẫu quy trình văn thư là “bộ khung” giúp doanh nghiệp chuẩn hóa xử lý văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, hạn chế rủi ro pháp lý và thất thoát thông tin, đặc biệt với khối hành chính nhân sự.

1. Checklist vận hành quy trình văn thư

Văn bản đến: Tiếp nhận đúng kênh; đóng dấu “Đến”; vào sổ/ghi trên phần mềm; phân loại (khẩn, mật, thường); trình lãnh đạo cho ý kiến; chuyển giao đúng đơn vị; theo dõi hạn xử lý đến khi kết thúc.
Văn bản đi: Kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký; rà soát nội dung, căn cứ pháp lý; thống nhất ý kiến các bên; đăng ký số, ngày ban hành; đóng dấu cơ quan; phát hành đúng danh sách nơi nhận; lưu 01 bản chính tại bộ phận văn thư.
Lập hồ sơ: Mở mục lục hồ sơ theo năm và lĩnh vực; thu thập đầy đủ văn bản liên quan; sắp xếp theo thời gian, số ký hiệu; kết thúc hồ sơ và lập danh mục bàn giao lưu trữ.
Bảo mật – bảo quản: Phân quyền truy cập; tách bạch tài liệu mật, tối mật; sao lưu dữ liệu điện tử; lưu trữ theo thời hạn bảo quản phù hợp danh mục hồ sơ.

2. Lỗi thường gặp và cách khắc phục

Không vào sổ, không theo dõi hạn xử lý → Bắt buộc mọi văn bản phải có mã số, trạng thái xử lý trên phần mềm hoặc sổ theo dõi.
Thể thức – kỹ thuật trình bày sai Nghị định 30 → Ban hành “sổ tay thể thức văn bản” nội bộ, định kỳ rà soát cập nhật.
Lưu hồ sơ rời rạc, khó tra cứu → Chuẩn hóa mã hồ sơ, lập danh mục và sơ đồ kho/ thư mục điện tử.

3. Bộ mẫu quy trình văn thư gợi ý

Doanh nghiệp nên xây dựng:

Mẫu quy trình xử lý văn bản đến (từ tiếp nhận → phân loại → trình ký → theo dõi kết quả).
Mẫu quy trình ban hành văn bản đi (soạn thảo → duyệt → ký số/ký tay → phát hành).
Mẫu quy trình lập và lưu trữ hồ sơ (mở – cập nhật – kết thúc – bàn giao lưu trữ).

Các mẫu này nên thể hiện bằng lưu đồ đơn giản, liệt kê rõ bước, trách nhiệm, biểu mẫu sử dụng để dễ triển khai và đào tạo nhân sự mới.

Kết luận: Quy trình văn thư chuẩn, có checklist và mẫu biểu rõ ràng giúp doanh nghiệp giảm sai sót, nâng cao tuân thủ Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Bạn có thể tùy chỉnh, bổ sung quy trình phù hợp quy mô và đặc thù quản trị tại đơn vị mình.

Quy trình văn thư giữ vai trò cốt lõi trong việc đảm bảo mọi tài liệu được quản lý chặt chẽ, minh bạch và tuân thủ Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Việc nắm vững và áp dụng đúng quy định không chỉ giúp tối ưu hiệu suất hành chính mà còn giảm rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết mang lại giá trị thiết thực cho bạn. Đừng quên theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều nội dung chuyên sâu, hỗ trợ phát triển kỹ năng và sự nghiệp trong lĩnh vực hành chính – nhân sự.

-------------------------

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM

0.0

(0 lượt đánh giá) Viết đánh giá