Nhân Viên Văn Thư Cần Làm Những Công Việc Gì Mỗi Ngày?

Nhân viên văn thư không chỉ là người lưu trữ hồ sơ mà còn là mắt xích quan trọng đảm bảo luồng thông tin nội bộ được xuyên suốt, đúng quy trình và bảo mật. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hình dung cụ thể những công việc hàng ngày của vị trí này.
Nếu bạn đang định hướng theo nghề hành chính – văn phòng, đừng bỏ qua vai trò đầy triển vọng của nghề văn thư trong bức tranh tổ chức hiện đại.
I. Nhân viên văn thư là ai? Vị trí này đóng vai trò gì trong doanh nghiệp?
Trong bộ máy vận hành của bất kỳ tổ chức nào – từ doanh nghiệp tư nhân đến cơ quan nhà nước – luôn có những vị trí đóng vai trò “xương sống” dù không ồn ào hay nổi bật. Nhân viên văn thư chính là một trong số đó. Đây không chỉ đơn thuần là người xử lý giấy tờ, mà còn là “người gác cổng” của thông tin, đảm bảo cho mọi luồng văn bản được lưu chuyển, lưu trữ và truy xuất một cách khoa học, an toàn và đúng quy định.
1. Nhân viên văn thư là ai? Góc nhìn pháp lý và thực tiễn
Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, nhân viên văn thư là người thực hiện nghiệp vụ về quản lý văn bản, tài liệu, bao gồm: soạn thảo, tiếp nhận, phát hành, lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu hành chính của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, trong thực tiễn doanh nghiệp, nhân viên văn thư có thể kiêm nhiệm thêm một số nhiệm vụ hành chính như tiếp nhận thư từ, hỗ trợ công tác hậu cần văn phòng, phân phối văn bản nội bộ, hỗ trợ lưu trữ hợp đồng hoặc văn bản pháp lý.
Nhờ đó, họ trở thành cầu nối thông tin hành chính giữa các bộ phận, giữ vai trò vận hành tuyến sau nhưng lại ảnh hưởng đến hiệu quả của toàn bộ hệ thống vận hành.

2. Phân biệt nhân viên văn thư với các vị trí hành chính khác
Trong thực tế quản trị, nhân viên văn thư thường bị nhầm lẫn với các vị trí như lễ tân, nhân viên hành chính văn phòng hay nhân sự. Tuy nhiên, mỗi vị trí có phạm vi nhiệm vụ riêng biệt:
Vị trí
Chức năng chính
Nhân viên văn thư
Quản lý văn bản, tài liệu; lưu trữ và phát hành thông tin hành chính
Lễ tân
Tiếp đón khách, xử lý cuộc gọi, hỗ trợ hình ảnh đại diện của doanh nghiệp
Hành chính văn phòng
Hỗ trợ hậu cần, cấp phát văn phòng phẩm, tổ chức sự kiện nội bộ
Nhân sự
Tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương và thực hiện chính sách người lao động

Điểm khác biệt cốt lõi của nhân viên văn thư nằm ở khả năng kiểm soát vòng đời của văn bản hành chính, đảm bảo mọi thông tin được ghi nhận đúng quy trình và truy xuất khi cần.

3. Vai trò then chốt trong lưu chuyển và bảo mật thông tin nội bộ
Văn bản – dù là thông báo nội bộ hay hợp đồng đối tác – đều mang tính pháp lý và chiến lược. Nhân viên văn thư đóng vai trò trung gian giữa người tạo lập, người phê duyệt và người thực thi. Họ đảm bảo:
Văn bản đến đúng người, đúng thời điểm.

Không thất thoát thông tin.

Hồ sơ được lưu trữ chuẩn chỉ, đúng quy định, dễ dàng truy xuất khi cần.

Đặc biệt, trong thời đại chuyển đổi số, vai trò của văn thư không chỉ dừng ở giấy tờ truyền thống, mà còn mở rộng sang hệ thống quản lý tài liệu điện tử, yêu cầu kỹ năng số và tư duy tổ chức khoa học.

5. Kết luận: Nhân viên văn thư – người giữ nhịp vận hành của hệ thống hành chính
Nhân viên văn thư không đơn thuần là người “đi phát văn bản” hay “giữ tủ hồ sơ”. Họ chính là người bảo vệ tính liêm chính của luồng thông tin, đảm bảo tính liên tục và hiệu quả trong công tác quản trị hành chính của doanh nghiệp. Để làm tốt vai trò này, không chỉ cần sự tỉ mỉ, trách nhiệm mà còn đòi hỏi kiến thức pháp luật, kỹ năng tin học và khả năng phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác. Nếu bạn đang hướng tới nghề hành chính chuyên nghiệp – hãy bắt đầu từ nền tảng vững chắc mang tên "văn thư".
II. Nhân viên văn thư cần làm những công việc gì mỗi ngày?
Công việc của nhân viên văn thư không đơn thuần là “nhận – phát văn bản” như nhiều người lầm tưởng. Đây là vị trí nền tảng trong hệ thống hành chính, đảm bảo mạch thông tin luôn được thông suốt, hồ sơ – dữ liệu luôn được kiểm soát, lưu trữ khoa học và truy xuất chính xác. Để thực hiện tốt vai trò này, mỗi ngày làm việc của nhân viên văn thư là một chuỗi nhiệm vụ đòi hỏi kỷ luật quy trình, tư duy hệ thống và sự tỉ mỉ tuyệt đối.
Dưới đây là phân tích cụ thể các nghiệp vụ nhân viên văn thư cần thực hiện mỗi ngày – sắp xếp theo mốc thời gian và tính chất công việc, giúp bạn đọc dễ hình dung và áp dụng:

1. Buổi sáng – Khởi động với nghiệp vụ hành chính – văn thư cốt lõi
Tiếp nhận và xử lý văn bản đến: Đầu ngày, văn thư tiếp nhận công văn, thư từ từ bên ngoài (qua bưu điện, email, chuyển phát nhanh...). Cần kiểm tra tính hợp lệ, ghi nhận vào sổ công văn (sổ giấy hoặc phần mềm quản lý) và đóng dấu “đến” theo quy định.

Phân loại và chuyển tiếp công văn: Sau khi tiếp nhận, văn bản được phân loại theo cấp độ khẩn – mật – thông thường, chuyển đến lãnh đạo hoặc bộ phận liên quan đúng quy trình luân chuyển nội bộ.

Kiểm tra lịch xử lý văn bản: Đối chiếu các công văn đang trong quá trình xử lý, theo dõi deadline, lịch họp, lịch ký duyệt để nhắc nhở kịp thời, không để trễ tiến độ.

Chuẩn bị hồ sơ trình ký: Văn thư rà soát văn bản cần trình ký trong ngày, in ấn bản cứng nếu cần, kẹp hồ sơ theo trình tự logic, lập phiếu trình hoặc mẫu bìa trình ký theo đúng định dạng nội bộ.

2. Trong ngày – Luân chuyển, số hóa và lưu trữ tài liệu
Trình ký và theo dõi xử lý văn bản: Theo dõi tiến trình văn bản đã chuyển lên lãnh đạo: đã ký, đang xử lý hay bị trả lại. Ghi nhận tình trạng từng văn bản vào sổ theo dõi hoặc phần mềm.

Số hóa tài liệu hành chính:

Quét (scan) văn bản quan trọng sau khi ký duyệt.

Đặt tên file theo quy tắc chuẩn (ví dụ: 2025-05_QD-BanGiamDoc_TangLuong.pdf).

Lưu trữ vào hệ thống quản lý tài liệu nội bộ hoặc nền tảng lưu trữ đám mây.

Lưu trữ hồ sơ vật lý:

Phân loại theo loại văn bản (quyết định, công văn, hợp đồng, hồ sơ nhân sự...).

Lập danh mục, gắn mã số hồ sơ, lưu trong tủ theo thứ tự thời gian hoặc chức năng.

Ghi nhận vị trí lưu trong sổ mục lục hồ sơ phục vụ truy xuất.

3. Giao tiếp – Điều phối – Hỗ trợ liên phòng ban
Truyền đạt văn bản chỉ đạo từ lãnh đạo: Gửi thông báo, công văn, thư mời, lịch họp... đến các phòng ban thông qua email, hệ thống nội bộ hoặc văn bản giấy.

Tiếp nhận và gửi văn bản ra ngoài: Bao gồm gửi bưu điện, chuyển phát nhanh, email... Nhân viên văn thư cần ghi sổ “văn bản đi”, đóng dấu “đi”, giữ bản lưu và theo dõi kết quả gửi.

Hỗ trợ soạn thảo văn bản ngắn gọn: Soạn các mẫu văn bản hành chính như phiếu trình, thư mời, thông báo nội bộ, giấy giới thiệu… theo đúng mẫu biểu, thể thức văn bản hành chính.

Hướng dẫn cán bộ khác sử dụng hệ thống lưu trữ: Khi có cán bộ cần mượn hồ sơ, văn thư hướng dẫn quy trình tra cứu, mượn – trả tài liệu và theo dõi lịch sử sử dụng.

4. Cuối ngày – Kiểm soát tuân thủ và chuẩn bị cho ngày làm việc tiếp theo
Rà soát hồ sơ mượn – trả: Đối chiếu lại danh sách hồ sơ đang mượn, nhắc nhở trả hồ sơ đúng hạn, ghi nhận tình trạng hồ sơ.

Kiểm tra bảo mật tài liệu: Đảm bảo các hồ sơ mật, tài liệu quan trọng được cất giữ tại khu vực an toàn, có khóa bảo vệ, hoặc được mã hóa (nếu lưu trữ số).

Lập báo cáo lưu trữ ngắn gọn (nếu theo yêu cầu tuần/ngày): Cập nhật tình hình công văn đến – đi, số lượng tài liệu số hóa, đề xuất tiêu hủy hồ sơ hết hạn (nếu có), gửi cho cán bộ quản lý.

Lên kế hoạch xử lý hồ sơ ngày mai: Chuẩn bị danh sách văn bản cần trình ký, hồ sơ cần lưu trữ, văn bản chờ phản hồi... để đầu ngày hôm sau xử lý nhanh chóng.

Kết luận:
Công việc hằng ngày của nhân viên văn thư là một chuỗi hoạt động liên hoàn – từ tiếp nhận – xử lý – luân chuyển – lưu trữ – bảo mật – phối hợp, tất cả đều yêu cầu sự chính xác, tuân thủ quy trình và chủ động trong hỗ trợ các bộ phận khác. Nhìn bề ngoài tưởng như lặp lại, nhưng bên trong lại đòi hỏi năng lực tổ chức, tư duy hệ thống và thái độ làm việc kỷ luật cao. Đó chính là lý do vị trí văn thư luôn được xem là “xương sống” trong bộ máy hành chính hiện đại.
III. Những kỹ năng cần có để thực hiện tốt nghiệp vụ văn thư
Nghiệp vụ văn thư không đơn thuần là việc tiếp nhận và lưu trữ văn bản. Đây là mắt xích quan trọng bảo đảm tính thông suốt của toàn bộ hệ thống quản trị hành chính trong doanh nghiệp, tổ chức. Một nhân viên văn thư chuyên nghiệp không thể thiếu nền tảng kỹ năng vững chắc để đảm bảo tính chính xác – bảo mật – tuân thủ pháp lý trong từng thao tác. Dưới đây là những kỹ năng cốt lõi, mang tính bắt buộc nếu bạn muốn thực hiện tốt vai trò này.

1. Kỹ năng hành chính – văn phòng thành thạo
Tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo các công cụ như Microsoft Word (soạn thảo, định dạng văn bản theo chuẩn thể thức), Excel (quản lý bảng biểu, lập sổ theo dõi văn bản), Outlook (quản lý email nội bộ – công văn điện tử).

Kỹ năng lưu trữ hồ sơ: Phân loại, lập danh mục và lập sổ theo dõi văn bản đến, đi, nội bộ theo đúng trình tự khoa học.

Quản lý file mềm – cứng: Biết cách thiết lập hệ thống lưu trữ đồng bộ giữa file giấy và file điện tử, dễ dàng tra cứu khi cần nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ quy định lưu trữ.

➡ Đây là nhóm kỹ năng nền tảng quyết định hiệu quả vận hành của hệ thống văn thư tại đơn vị.

2. Tính cẩn thận – tỉ mỉ – bảo mật: yếu tố sống còn
Cẩn thận và tỉ mỉ là yêu cầu tối thượng khi xử lý văn bản. Chỉ một sai sót nhỏ trong việc ghi nhận số hiệu, ngày tháng, người ký hoặc đơn vị gửi/nhận cũng có thể gây hậu quả pháp lý hoặc ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị.

Tuân thủ quy trình: Nhân viên văn thư không được tùy tiện chỉnh sửa nội dung, không ký thay hoặc gửi sai địa chỉ người nhận.

Bảo mật thông tin: Hồ sơ lưu trữ, đặc biệt là các văn bản mật, tối mật, tài liệu nhân sự, tài liệu tài chính,… đều phải được bảo quản theo đúng chế độ quy định. Tuyệt đối không tiết lộ hoặc làm lộ thông tin cho bên thứ ba.

➡ Văn thư không chỉ là người “giữ giấy tờ” mà còn là người gác cổng thông tin của tổ chức.

3. Hiểu luật lưu trữ và quy định pháp lý liên quan đến công văn – hồ sơ
Nắm vững Nghị định số 30/2020/NĐ-CP: Đây là văn bản pháp lý quy định về công tác văn thư hiện hành tại các cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư cần hiểu rõ:

Hình thức và thể thức văn bản hành chính

Quy trình quản lý văn bản đi – đến

Thời hạn lưu trữ từng loại văn bản

Hiểu rõ các cấp độ mật, thời hạn bảo quản hồ sơ theo Luật Lưu trữ và các thông tư hướng dẫn.

Am hiểu thể thức trình bày văn bản hành chính: Đây là yếu tố quyết định đến tính pháp lý và hình thức chuyên nghiệp của văn bản nội bộ, văn bản hành chính gửi ra bên ngoài.

➡ Việc cập nhật thường xuyên các quy định pháp luật giúp nhân viên văn thư tránh rủi ro pháp lý cho chính mình và cho tổ chức.

📌 Kết luận
Nhân viên văn thư chuyên nghiệp không thể thiếu các kỹ năng về hành chính – lưu trữ, tính tỉ mỉ và kiến thức pháp lý. Đây là nền tảng để đảm bảo rằng mỗi công văn, mỗi hồ sơ đều được xử lý đúng quy trình, đúng quy định, góp phần duy trì hệ thống quản trị thông suốt và hiệu quả. Nếu muốn phát triển bền vững trong nghề văn thư, bạn cần không ngừng rèn luyện – cập nhật – chuẩn hóa kỹ năng của chính mình mỗi ngày.
IV. Các lưu ý quan trọng trong thực hiện nghiệp vụ hằng ngày
Trong công tác hành chính văn thư, dù quy trình đã được chuẩn hóa và lập thành quy chế, nhưng việc duy trì hiệu quả công việc hằng ngày vẫn phụ thuộc rất lớn vào thái độ cẩn trọng, sự tuân thủ và kỹ năng xử lý tình huống của từng nhân sự. Dưới đây là ba lưu ý trọng yếu mà bất kỳ nhân viên văn thư nào cũng cần ghi nhớ và áp dụng nghiêm túc trong quá trình thực hiện nghiệp vụ thường xuyên.

1. Tránh nhầm lẫn giữa hồ sơ nội bộ và văn bản pháp lý
Một sai sót phổ biến trong nghiệp vụ văn thư là không phân biệt rõ ràng giữa các loại tài liệu hành chính nội bộ và văn bản có tính chất pháp lý. Nếu không được quản lý tách biệt, nguy cơ làm thất lạc hoặc xử lý sai quy trình sẽ rất cao, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến tính pháp lý và uy tín của đơn vị.
Lưu ý quan trọng:
Văn bản pháp lý (công văn đi – đến của cơ quan nhà nước, hợp đồng kinh tế, quyết định bổ nhiệm…) cần được lưu trữ riêng, có mã số hồ sơ, thời hạn bảo quản và chế độ bảo mật cụ thể.

Hồ sơ nội bộ (biên bản họp, kế hoạch nội bộ, phiếu trình...) nên được phân loại theo phòng ban hoặc dự án, đảm bảo dễ tìm và linh hoạt trong xử lý.

Ứng dụng thực tiễn: Thiết lập hệ thống phân loại mã hồ sơ theo màu, mã số hoặc phần mềm quản lý tài liệu điện tử để dễ dàng phân biệt và truy xuất.

2. Giao – nhận văn bản phải có biên nhận rõ ràng, tránh tranh chấp sau này
Trong môi trường hành chính hiện đại, sự minh bạch trong giao – nhận văn bản là yếu tố then chốt để hạn chế rủi ro phát sinh liên quan đến trách nhiệm giải trình. Việc chuyển giao tài liệu qua lời nói hoặc thông qua hình thức không có xác nhận rõ ràng đều có thể dẫn đến hiểu lầm, mất mát hoặc thất lạc.
Lưu ý quan trọng:
Mỗi lần chuyển giao văn bản, đặc biệt là tài liệu quan trọng, phải kèm theo biên bản giao nhận hoặc chữ ký xác nhận trên sổ giao nhận, email nội bộ hoặc hệ thống phần mềm chuyên dụng (VD: Eoffice, D-Office).

Ghi rõ ngày giờ, người gửi, người nhận, và nội dung tài liệu.

Ứng dụng thực tiễn: Đối với văn bản giấy, sử dụng sổ giao nhận hoặc phiếu chuyển văn bản; với tài liệu điện tử, sử dụng hệ thống mail công vụ hoặc phần mềm quản lý văn thư để theo dõi lịch sử thao tác.

3. Luôn có phương án dự phòng dữ liệu – bảo đảm tính liên tục và an toàn thông tin
Một trong những lỗi chí mạng trong hành chính văn phòng hiện đại là không có phương án sao lưu dữ liệu định kỳ. Việc mất dữ liệu do sự cố máy tính, virus, lỗi ổ cứng hay thao tác sai có thể khiến đơn vị thiệt hại nặng nề, nhất là đối với các hồ sơ chưa có bản cứng lưu trữ.
Lưu ý quan trọng:
Mỗi tuần hoặc tối thiểu mỗi tháng cần sao lưu toàn bộ dữ liệu hành chính lên ổ cứng di động (USB/HDD), Google Drive, hoặc server nội bộ có kiểm soát truy cập.

Áp dụng nguyên tắc 3-2-1 trong lưu trữ dữ liệu: 3 bản sao, 2 định dạng khác nhau, 1 bản lưu trữ ngoài hệ thống nội bộ.

Có quy định rõ ràng về quyền truy cập, chỉnh sửa và xóa dữ liệu để tránh sai sót hoặc truy cập trái phép.

Ứng dụng thực tiễn: Cài đặt lịch backup tự động trên máy tính, phân quyền lưu trữ theo cấp bậc, sử dụng chữ ký số hoặc mã hóa cho các dữ liệu có tính bảo mật cao.

Kết luận
Nhân viên văn thư là người giữ vai trò gắn kết giữa các mắt xích hành chính trong đơn vị. Việc duy trì kỷ luật nghiệp vụ, tuân thủ các nguyên tắc bảo mật – phân loại – lưu trữ sẽ giúp bộ máy hành chính vận hành trơn tru và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh. Nếu bạn có thêm kinh nghiệm thực tiễn hoặc lưu ý hữu ích khác, đừng ngần ngại chia sẻ để cùng nâng cao hiệu quả công việc văn thư trong môi trường chuyên nghiệp.
Nhân viên văn thư không chỉ là người xử lý giấy tờ mà còn đóng vai trò giữ nhịp thông tin cho toàn bộ bộ máy hành chính. Để làm tốt công việc mỗi ngày, bên cạnh sự tỉ mỉ và cẩn trọng, bạn cần được đào tạo bài bản. Nếu bạn đang tìm kiếm một nơi học nghiệp vụ văn thư thực tế, hãy tham khảo khóa học hành chính – văn thư tại Lê Ánh HR, nơi giảng viên là các chuyên gia dày dạn kinh nghiệm hướng dẫn xử lý tình huống công việc thực tế từ A-Z.