Định Biên Nhân Sự Là Gì? Cách Tính Định Biên Nhân Sự

Theo dõi và lập kế hoạch định biên nguồn nhân lực là vô cùng quan trọng trong hầu hết các doanh nghiệp. Đó là quy trình hướng tới việc giúp các công ty theo dõi việc tuyển dụng để họ có thể tạo ra các chiến lược hoạt động mới hiệu quả hơn.

Vậy định biên nhân sự được định nghĩa là gì? Cách định biên nhân sự như thế nào? Cùng theo dõi chi tiết qua bài viết dưới đây của Lê Ánh HR nhé!

1. Định Biên Nhân Sự Là Gì?

Định biên nguồn nhân lực là xác định một số lượng nhân sự nhất định có trình độ, kiến ​​thức phù hợp để đáp ứng khối lượng công việc của từng vị trí cụ thể, từ đó giảm bớt những chi phí không cần thiết trong bộ phận nhân sự của doanh nghiệp.

2. Ý Nghĩa Của Định Biên Nhân Sự Là Gì?

- Doanh nghiệp có tổ chức hơn, sẽ giải quyết các vấn đề nhân lực dễ dàng hơn.

- Không lãng phí tài nguyên, phát huy tối đa hiệu quả nguồn nhân lực.

- Tích cực tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực trong tương lai của công ty.

- Có đội ngũ nhân viên lành nghề sẵn sàng đối phó với những thay đổi bất ngờ.

- Bổ sung các giải pháp tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực để doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn một cách an toàn.

- Doanh nghiệp có thể lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn dựa trên dữ liệu thực tế để phục vụ cho sự phát triển lâu dài

3. Điều Kiện Để Định Biên Nhân Sự

Đối với doanh nghiệp

- Phải có định hướng chiến lược cụ thể

- Phát triển kế hoạch kinh doanh cụ thể bao gồm ngân sách và hoạt động kinh doanh

Đối với quản lý các phòng ban, bộ phận

- Xác định vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của công ty

- Hiểu tần suất các nhiệm vụ và quy trình để thực hiện hiệu quả

- Xác định mức độ thành thạo cần thiết và ước tính kết quả cho các vị trí

- Làm rõ phạm vi ứng dụng tự động hóa trong hệ thống dữ liệu quản lý và thực thi công việc

4. Nguyên Tắc Định Biên Nhân Sự Là Gì?

Tỷ lệ tương quan

- Việc tăng giảm nhân sự giữa các năm phụ thuộc vào sự tăng giảm của doanh thu kinh doanh năm trước

- Tỷ lệ tương quan giữa các vị trí trực tiếp sản xuất, bán hàng và nhân viên gián tiếp.

- Tương quan giữa tiền lương trả cho bộ phận quản lý và người lao động, nhóm trực tiếp và gián tiếp.

Định mức lao động

Nguyên tắc này được xác định theo khối lượng công việc, hệ số chi tiêu của hệ thống, tần suất làm việc và đối tượng phục vụ. Trong đó:

- Định mức theo sản lượng áp dụng cho lĩnh vực sản xuất, kinh doanh

- Định mức theo hệ số áp dụng cho lĩnh vực kinh doanh

- Định mức theo đối tượng dịch vụ áp dụng cho khối gián tiếp

- Định mức theo tần suất làm việc

Tần suất và thời lượng

Xác định dựa vào chức vụ, thời gian và hiệu quả công việc trong khối gián tiếp.

5. Quy Trình Và Cách Xây Dựng Định Biên Nhân Sự

Bước 1: Xác định nhu cầu nhân sự

Xác định nhu cầu theo mục tiêu và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp, cụ thể:

- Thời gian cần một số lượng lớn nhân viên có trình độ

- Số lượng người chính xác được yêu cầu cho từng vị trí

- Yêu cầu về kỹ năng, phẩm chất và chuyên môn cần có

Bước 2: Phân tích thực trạng nhân sự

Quá trình phân tích nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp nhận ra điểm mạnh và điểm yếu nhân sự của mình. Từ đó xây dựng chiến lược định biên nhân sự phù hợp.

Bước 3: Đưa ra quyết định tăng - giảm nhân sự

Sau khi xác định, đánh giá tình hình, doanh nghiệp sẽ quyết định tăng hoặc giảm số lượng nhân sự.

Đây là một loại quá trình sàng lọc, bao gồm các bộ phận hàng đầu. Vì vậy, doanh nghiệp cần thận trọng trong quá trình thực hiện, tránh sai sót, để mất nhân viên tiềm ẩn.

Bước 4: Lên kế hoạch thực hiện

Doanh nghiệp sẽ thực hiện bố trí nhân sự hợp lý một cách có kế hoạch. Khi được thực hiện một cách chính xác, bộ phận nhân sự có thể tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tối ưu hóa nguồn nhân lực. Thông tin cần thiết trong kế hoạch gồm:

• Kế hoạch cụ thể về việc tuyển dụng
• Phương án đề cử, luân chuyển nhân sự
• Phương án sắp xếp lại cơ cấu tổ chức và số lượng nhân sự bộ phận
• Phương án sa thải nhân viên yếu kém, không đủ năng lực, không tạo ra giá trị cho công ty
• Kế hoạch cắt giảm nhân sự kém, không có năng lực, không tạo ra giá trị cho công ty.

Bước 5: Đánh giá quá trình và kết quả thực hiện kế hoạch

Bước này nhằm giúp doanh nghiệp xác định những sai sót và nguyên nhân để từ đó đưa ra giải pháp khắc phục phù hợp và thực hiện tốt hơn trong những lần định biên nhân sự sau.

6. Mẫu Xây Dựng Định Biên Nhân Sự

Định biên nhân sự là hoạt động cần thiết đối với mỗi công ty, đặc biệt trong công ty có sự cạnh tranh và yêu cầu cao về nhân viên của mình. Để chọn ra và giữ lại những nhân viên ưu tú nhất, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch định biên nhân sự như mẫu dưới đây.

Kế hoạch định biên nhân sự

7. Cách Tính Định Biên Nhân Sự

Để biết doanh nghiệp đã thực hiện định biên nhân sự phù hợp với điều kiện hoạt động hay chưa, sử dụng công thức dưới đây:

Số lượng nhân sự cần tuyển = N x C x 1.32

Trong đó:

• N là số nhân viên cần có trong một ca làm
• C là số ca làm việc
• 1.32 là hệ số bù trừ

8. Những Công Việc Sau Khi Định Biên Nhân Sự

Sau khi định biên nhân sự, doanh nghiệp tiến hành sàng lọc theo kế hoạch đã được duyệt đối với nhân sự cũ. Đối với nhân sự mới, ký kết hợp đồng và hỗ trợ nhân sự làm quen với văn hóa doanh nghiệp cũng như thực hiện công việc cụ thể.

Xem thêm:

• Đánh Giá Nhân Sự Là Gì? Các Phương Pháp Đánh Giá Nhân Sự
• TOP 10+ Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay
• Cách Tuyển Dụng Nhân Sự Hiệu Quả, Tiết Kiệm Cho Doanh Nghiệp
• Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự từ A -Z

Hiện nay, lập kế hoạch định biên nhân sự là một công việc cần thiết và vô cùng quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp. Qua bài viết này, hy vọng có thể giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này và đưa ra được những định hướng quản lý và tuyển dụng nhân sự một cách tốt nhất.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự, khóa học C&B ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.