Doanh Nghiệp Cần Làm Gì Khi Áp Dụng Luật Thuế TNCN 2025?

Doanh nghiệp cần làm gì khi áp dụng Luật Thuế TNCN 2025 là câu hỏi được rất nhiều chủ doanh nghiệp, bộ phận kế toán - nhân sự quan tâm trong bối cảnh Luật số 109/2025/QH15 chính thức có hiệu lực với nhiều điểm thay đổi quan trọng.

Hãy cùng Lê Ánh HR phân tích chi tiết các điểm mới, nghĩa vụ doanh nghiệp và những việc cần làm để áp dụng Luật Thuế TNCN 2025 đúng quy định, an toàn pháp lý.

I. Luật Thuế TNCN 2025 có gì mới? Vì sao doanh nghiệp bắt buộc phải cập nhật?

Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 thông qua với sự kỳ vọng lớn về việc giảm bớt gánh nặng tài chính cho người làm công ăn lương. Với các văn bản cũ vốn dần bộc lộ nhiều bất cập trước áp lực lạm phát, luật mới tập trung vào tính linh hoạt và sự công bằng xã hội.

- Sửa đổi mức giảm trừ gia cảnh

Thay đổi mang tính bước ngoặt nhất chính là việc điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh, mức giảm trừ cho bản thân người nộp thuế và người phụ thuộc đã được nâng lên đáng kể. Sự điều chỉnh dựa trên chỉ số giá tiêu dùng (CPI) mà còn căn cứ vào mức sống tối thiểu hiện đại, giúp doanh nghiệp duy trì sức hấp dẫn của quỹ lương mà không làm tăng chi phí đóng thuế của nhân viên.

- Tái cấu trúc biểu thuế lũy tiến từng phần

Luật Thuế TNCN 2025 nới rộng các bậc thuế ở nhóm thu nhập trung bình, giãn cách khoảng cách thu nhập tính thuế giúp giảm tình trạng “nhảy bậc" thuế quá nhanh khi người lao động được tăng lương nhẹ.

- Số hóa quản lý và chứng từ khấu trừ thuế điện tử

Việc áp dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Luật 109 hiện nay đã trở thành yêu cầu bắt buộc đồng bộ với hệ thống hóa đơn điện tử và mã định danh cá nhân.

Doanh nghiệp phải có sự liên thông dữ liệu chặt chẽ với cơ quan thuế, giúp minh bạch hóa các khoản thu nhập và rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục hành chính.

Vì sao doanh nghiệp nhanh chóng trong việc cập nhật?

Việc cập nhật quy định mới không chỉ đơn thuần là tuân thủ pháp luật, mà còn là bài toán về uy tín và quản trị rủi ro:

• Tránh sai lệch trong khấu trừ: Nếu áp dụng sai biểu thuế hoặc mức giảm trừ cũ, doanh nghiệp sẽ trực tiếp làm thiệt hại thu nhập của nhân viên, dẫn đến những khiếu nại nội bộ không đáng có.
• Đảm bảo tiến độ quyết toán thuế: Mọi sự nhầm lẫn về dữ liệu đầu vào theo Luật 109 sẽ kéo theo hệ lụy sai sót hàng loạt khi thực hiện quyết toán thuế TNCN vào cuối năm tài chính.
• Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp: Một đơn vị luôn tiên phong cập nhật chính sách thuế mới sẽ xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, minh bạch trong mắt người lao động và các đối tác.

II. Doanh nghiệp cần làm gì khi áp dụng Luật Thuế TNCN 2025?

Khi Luật Thuế TNCN 2025 chính thức có hiệu lực, doanh nghiệp không thể chỉ điều chỉnh một vài con số trong bảng lương mà cần chủ động rà soát và tái cấu trúc toàn bộ quy trình liên quan đến thu nhập - thuế - nhân sự.

a. Rà soát lại toàn bộ chính sách tiền lương, thưởng và phúc lợi

Theo Luật số 109/2025/QH15, cách xác định thu nhập chịu thuế TNCN có nhiều điểm được làm rõ và điều chỉnh. Doanh nghiệp cần:

• Kiểm tra lại các khoản lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp, phúc lợi bằng tiền và không bằng tiền.
• Phân loại rõ khoản nào thuộc thu nhập chịu thuế, khoản nào được miễn thuế theo luật mới.
• Điều chỉnh chính sách nội bộ nếu đang áp dụng cách hiểu cũ, dễ gây sai lệch khi khấu trừ thuế TNCN.

b. Cập nhật lại hồ sơ người lao động và người phụ thuộc

Luật Thuế TNCN 2025 tiếp tục nhấn mạnh trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc xác minh và quản lý thông tin giảm trừ. Doanh nghiệp cần:

• Rà soát hồ sơ đăng ký người phụ thuộc của người lao động.
• Kiểm tra thời điểm đăng ký, thay đổi thông tin, chấm dứt nghĩa vụ nuôi dưỡng.
• Đảm bảo dữ liệu nhân sự - thuế đồng bộ và có căn cứ pháp lý rõ ràng.

Việc quản lý không chặt chẽ hồ sơ người phụ thuộc là nguyên nhân phổ biến dẫn đến truy thu thuế TNCN khi quyết toán.

c. Điều chỉnh quy trình khấu trừ thuế TNCN theo luật mới

• Áp dụng Luật Thuế TNCN 2025 đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải:
• Cập nhật cách tính và khấu trừ thuế TNCN hàng tháng theo quy định mới.
• Đảm bảo khấu trừ đúng thời điểm, đúng mức, đúng đối tượng.
• Kiểm soát chặt các trường hợp lao động thử việc, thời vụ, cộng tác viên - nhóm đối tượng dễ sai sót khi khấu trừ.

d. Xây dựng chiến lược truyền thông chính sách trong nội bộ

• Tổ chức các buổi phổ biến quy định mới giúp nhân viên hiểu rõ tại sao mức thuế của họ thay đổi, cách thức đăng ký người phụ thuộc theo mẫu mới và những quyền lợi họ nhận.
• Làm rõ các điều kiện để người lao động thực hiện ủy quyền quyết toán cho doanh nghiệp, giúp giảm bớt gánh nặng thủ tục cho cả hai bên.

Kết luận: Doanh nghiệp cần làm gì khi áp dụng Luật Thuế TNCN 2025 không chỉ là câu chuyện tuân thủ pháp luật, mà còn là bài toán quản trị rủi ro dài hạn.

>>>> Xem thêm:

• Thu Nhập Nào Được Miễn Thuế Theo Luật Thuế TNCN Mới?
• Phụ Cấp Điện Thoại Có Tính Thuế TNCN Không?
• Khi Nào Được Hoàn Thuế TNCN? Điều Kiện, Hồ Sơ 2025
• Lương Bao Nhiêu Phải Đóng Thuế TNCN? Cập Nhật Mới Nhất
• Cách Xử Lý Khi Mã Số Thuế Cá Nhân Của Bạn Bị Lỗi

III. Doanh nghiệp cần điều chỉnh gì trong tính, khấu trừ và quyết toán thuế TNCN?

Khi áp dụng Luật Thuế TNCN 2025, thay đổi lớn nhất đối với doanh nghiệp bắt buộc phải điều chỉnh gồm: tính thuế, khấu trừ thuế, và quyết toán thuế TNCN.

a. Điều chỉnh cách tính thuế TNCN theo Luật 109/2025/QH15

Luật Thuế TNCN 2025 làm rõ hơn căn cứ xác định thu nhập chịu thuế, yêu cầu doanh nghiệp:

• Xác định lại tổng thu nhập tính thuế của người lao động theo từng kỳ trả lương.
• Phân biệt rõ giữa thu nhập chịu thuế, thu nhập miễn thuế và khoản không tính thuế theo quy định mới.
• Áp dụng đúng các khoản giảm trừ khi tính thuế, tránh tình trạng tính thiếu hoặc tính trùng.

b. Cập nhật quy trình khấu trừ thuế TNCN cho người lao động

Theo Luật 109/2025/QH15, doanh nghiệp giữ vai trò chủ thể khấu trừ thuế TNCN, do đó cần:

• Thực hiện khấu trừ đúng thời điểm chi trả thu nhập, không dồn hoặc trì hoãn.
• Khấu trừ đúng mức thuế tương ứng với từng đối tượng lao động (lao động chính thức, thử việc, thời vụ…).
• Kiểm soát chặt các khoản chi dễ phát sinh sai sót như thưởng đột xuất, trợ cấp, phúc lợi ngoài lương.

c. Chuẩn hóa công tác quyết toán thuế TNCN

Luật Thuế TNCN 2025 tiếp tục khẳng định trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc kê khai và quyết toán thuế TNCN thay cho người lao động (trong các trường hợp đủ điều kiện). Doanh nghiệp cần:

• Đối chiếu đầy đủ thu nhập, số thuế đã khấu trừ, và thông tin người phụ thuộc.
• Chuẩn bị hồ sơ quyết toán đúng mẫu, đúng thời hạn theo quy định.
• Chủ động rà soát sai lệch trước khi nộp hồ sơ để hạn chế việc bị cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh.

Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình xuất chứng từ khấu trừ thuế điện tử ngay khi thực hiện chi trả thu nhập để đảm bảo quyền lợi hoàn thuế cho cá nhân sau này.

IV. Nghĩa vụ thuế TNCN của doanh nghiệp trước và sau Luật Thuế TNCN 2025

Sự chuyển giao giữa hệ thống cũ và Luật Thuế TNCN 2025 (Luật số 109/2025/QH15) tạo ra một cuộc cải cách về trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập. Doanh nghiệp không chỉ đóng vai trò thu hộ - nộp hộ, mà giờ đây còn là mắt xích quan trọng trong hệ thống dữ liệu số của quốc gia.

Kết luận: Sự thay đổi về nghĩa vụ thuế TNCN trong Luật 109/2025/QH15 không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp chuẩn hóa lại toàn bộ hệ thống bền vững hơn

>>>> Xem thêm:

• Mã Số Thuế Cá Nhân Là Gì? Hướng Dẫn Đăng Ký Mã Số Thuế
• Hướng Dẫn Kê Khai Và Quyết Toán Thuế Thu Nhập Cá Nhân
• Thuế TNCN Cho Người Nước Ngoài: Mức Đóng Và Cách Tính
• Tự Quyết Toán Thuế TNCN: Hướng Dẫn Chi Tiết Từng Bước

V. Rủi ro và trách nhiệm pháp lý nếu áp dụng sai luật Thuế TNCN 2025

Việc áp dụng sai quy định theo Luật số 109/2025/QH15 có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với truy thu thuế, tiền phạt hành chính và tiền chậm nộp, thậm chí phát sinh tranh chấp pháp lý kéo dài.

- Áp lực tài chính từ các chế tài phạt chậm nộp

• Vi phạm thời hạn nộp hồ sơ: Mức phạt có thể dao động từ 2 triệu đến 25 triệu đồng đối với cá nhân, và lên tới 50 triệu đồng đối với tổ chức tùy vào số ngày quá hạn.
• Trường hợp nộp chậm quá 90 ngày nhưng có phát sinh số thuế phải nộp, doanh nghiệp có thể bị khép vào hành vi trốn thuế.
• Tiền chậm nộp tiền thuế duy trì mức 0,03%/ngày tính trên số tiền thuế chậm nộp.

- Rủi ro từ việc sai lệch chứng từ khấu trừ thuế điện tử

• Một điểm mới đáng chú ý trong năm 2025 là sự bắt buộc tuyệt đối của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
• Việc cấp chứng từ không đúng quy định hoặc chậm trễ khiến người lao động không thể hoàn thuế sẽ khiến doanh nghiệp đối mặt với mức phạt lớn cho mỗi hành vi về hóa đơn, chứng từ
• Sai lệch dữ liệu định danh: Nếu doanh nghiệp không xác thực số định danh cá nhân (CCCD) trên chứng từ, hồ sơ quyết toán sẽ bị hệ thống loại bỏ tự động, dẫn đến rủi ro bị kiểm tra toàn diện bảng lương.

- Ảnh hưởng đến uy tín, thương hiệu doanh nghiệp

• Bị đưa vào danh sách đen có rủi ro cao về thuế, tần suất thanh tra, kiểm tra của cơ quan chức năng sẽ tăng lên đáng kể, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
• Ảnh hưởng đến niềm tin nội bộ nếu nhân viên bị truy thu thuế hoặc không thể hoàn thuế do lỗi của công ty, uy tín của bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo sẽ bị sụt giảm nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến văn hóa doanh nghiệp

VI. FAQ - Câu hỏi doanh nghiệp thường gặp

1. Mức giảm trừ gia cảnh mới chính xác là bao nhiêu và áp dụng từ khi nào?

Theo Nghị quyết số 110/2025/UBTVQH15 (hướng dẫn Luật 109), mức giảm trừ cho bản thân người nộp thuế đã tăng lên 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm) và mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng. Mức này chính thức áp dụng cho các kỳ tính thuế từ ngày 01/01/2026. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý các khoản chi trả lương tháng 12/2025 nhưng thực hiện vào tháng 01/2026 vẫn phải áp dụng mức mới này.

2. Biểu thuế lũy tiến thay đổi từ 7 bậc xuống 5 bậc có làm tăng tiền thuế không?

Ngược lại, việc rút gọn biểu thuế xuống còn 5 bậc với biên độ rộng hơn (ví dụ: bậc thấp nhất áp dụng cho thu nhập đến 120 triệu đồng/năm) thực chất là một chính sách giảm thuế. Điều này giúp nhóm thu nhập trung bình khá giữ lại được nhiều tiền hơn, từ đó giảm áp lực tăng lương trực tiếp cho doanh nghiệp

3. Người lao động có thu nhập từ 2 nơi trở lên thì doanh nghiệp tính thuế thế nào?

Doanh nghiệp chỉ được tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân người lao động nếu họ đăng ký tại đơn vị. Đối với nơi thứ hai, doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ trực tiếp 10% (hoặc 20% với người không cư trú) trên tổng thu nhập chi trả nếu vượt ngưỡng quy định mà không được trừ gia cảnh.

Hãy theo dõi bài viết của LÊ ÁNH HR để nắm chi tiết từng nhóm nghề và đăng ký các khóa học chuyên sâu, hỗ trợ bạn vận hành hệ thống nhân sự – an toàn – tuân thủ một cách chuyên nghiệp.

                                                                 ------------------------- 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM