Mẫu bảng lương nhân viên các bộ phận mới nhất

Mẫu bảng lương nhân viên các bộ phận đã có nhiều sự thay đổi nhất định về cấu trúc theo Thông tư 200. Thông qua mẫu bảng lương này nhà quản lý có thể nắm được tổng số tiền lương phải chi trả trong kỳ cho từng nhân viên, bộ phận và toàn tổ chức.

Cách tính lương và cách làm bảng lương là mối quan tâm lớn của nhân viên kế toán và những người làm nhân sự. Bài viết dưới đây Lê Ánh HR sẽ cung cấp cho các bạn các thông tin liên quan đến bảng lương, thang bảng lương và cách làm bảng lương nhân viên bằng excel chi tiết nhất.

1. Bảng Lương Là Gì? Thang Bảng Lương Là Gì?

Bảng lương là văn bản tổng hợp về tổng số tiền mà công ty thực chi trả cho người lao động bao gồm các khoản như tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp trong một khoảng thời gian.

Thang lương là hệ thống xác định các nhóm lương (bậc lương), bậc lương (các hệ số lương), là cơ sở để công ty trả lương và xét tăng lương định kỳ cho người lao động một cách công bằng, minh bạch.

2. Vai Trò Của Thang Bảng Lương

Thang bảng lương là cơ sở pháp lý để kiểm soát chi phí tiền công, trả lương cho nhân viên của doanh nghiệp. Thông qua kế toán tiền lương, cán bộ công ty có thể quản lý tiền lương của từng nhân viên một cách có hệ thống theo chức vụ và thâm niên của từng nhân viên, từ đó có cơ sở để ra quyết định chính xác. Ngoài ra, nó còn là cơ sở để xây dựng quy chế đãi ngộ và quy chế khen thưởng các nhân viên trong công ty.

Thang bảng lương là tài liệu không thể thiếu khi các công ty đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu tại các công ty bảo hiểm.

3. Cách Xây Dựng Thang Bảng Lương

Để tạo ra một thang bảng lương đạt chuẩn, các công ty phải tuân thủ các quy định của pháp luật về thang lương, bậc lương. Các công ty nên tạo thang lương khi:

- Các công ty mới thành lập phải nộp bảng lương cho phòng Lao động, Thương binh xã hội của quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở.

- Các công ty có mức lương đã thay đổi sẽ cần phải tạo lại thang lương của họ để nộp.

- Khi luật thay đổi thang lương, thang lương do công ty thiết lập trước đây không còn phù hợp.

4. Các Thành Phần Cấu Tạo Mẫu Bảng Lương Nhân Viên Hoàn Chỉnh

Bảng lương là căn cứ pháp lý để quản lý chi phí tiền lương, tiền công cho từng nhân viên và bộ phận; là cơ sở để xác định chính xác tiền lương của mỗi nhân viên tương ứng với chức danh và thâm niên của họ, là căn cứ để xây dựng quy chế đãi ngộ, khen thưởng của các thành viên trong công ty.

Thông thường một bảng lương chuẩn sẽ có đầy đủ nhưng thông tin sau:

4.1. Thông tin cá nhân nhân viên và bộ phận

Thông tin tiên quyết không thể thiếu đó là họ tên nhân viên, chức vụ. Ngoài ra, bạn có thể bổ sung một số thông tin khác như thông tin liên lạc, thời gian công tác tại doanh nghiệp,...

4.2. Các thông tin liên quan đến lương

Các thông tin liên quan đến lương gồm có:

- Lương chính: Hay còn gọi là lương cơ bản, chưa bao gồm các khoản phụ cấp trợ cấp và thưởng; là mức lương thỏa thuận ghi trên hợp đồng lao động.

- Phụ cấp: Sẽ được trao đổi và thỏa thuận trong quá trình tuyển dụng, thông thường phụ cấp sẽ được chia làm 2 loại

• Phụ cấp phải đóng bảo hiểm: Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ,...
• Phụ cấp không cần đóng bảo hiểm: Phụ cấp xăng xe đi lại, ăn uống, điện thoại,...

- Thu nhập danh nghĩa: Là tổng lương chính và các loại phụ cấp được hưởng

- Ngày công/giờ công làm việc thực tế của nhân viên: Xác định thời gian thực tế nhân viên đi làm so với ngày công chế độ để tính lương chính xác.

- Tổng lương thực tế: Là lương chưa kèm phát sinh, nó chỉ là số tiền nhân viên nhận được theo ngày công làm việc chưa được khấu trừ các khoản như bảo hiểm, tạm ứng,...

Lương thực tế = (Thu nhập danh nghĩa/ Số ngày công trong tháng hoặc số ngày công quy định) x Số ngày công thực tế

- Các khoản trích vào chi phí doanh nghiệp và trừ vào lương nhân viên: Gồm có lương đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn, thuế thu nhập cá nhân,... được thực hiện tính theo quy định.

- Lương thực nhận: Được tính bằng hiệu của tổng lương thực tế trừ đi các khoản đóng bảo hiểm, thuế TNCN và tạm ứng (nếu có).

Tham khảo nội dung về CẤU TRÚC THANG BẢNG LƯƠNG chi tiết do giảng viên khóa học C&B chia sẻ qua video dưới đây:

5. Mẫu Bảng Lương Theo Vị Trí Việc Làm

#Mẫu bảng lương cá nhân đơn giản

#Mẫu bảng lương nhân viên văn phòng

#Mẫu bảng lương nhân viên sale

#Mẫu bảng lương nhân viên kinh doanh

#Mẫu bảng lương công nhân

LINK DOWNLOAD: Tổng hợp mẫu bảng lương nhân viên

6. Cách Làm Bảng Lương Nhân Viên

6.1. Bảng tính lương nhân viên bằng excel sử dụng những hàm nào?

#Hàm IF 

Cú pháp: IF(điều kiện, giá trị A, giá trị B). Nếu thỏa mãn điều kiện thì giá trị là A, ngược lại nếu không thỏa mãn điều kiện thì giá trị là B.

#Hàm IF (OR)

Công thức: =IF(điều kiện (Hoặc điều kiện 1, điều kiện 2, hoặc điều kiện 3,...), giá trị A, giá trị B)

Nếu điều kiện 1 hoặc 2 hoặc 3 được đáp ứng thì giá trị là A và giá trị B nếu điều kiện không được đáp ứng.

#Hàm IF (AND)

Công thức: =IF(điều kiện (điều kiện 1, điều kiện 2, điều kiện 3, ...), giá trị A, giá trị B)

Nếu thỏa mãn đồng thời điều kiện 1, điều kiện 2 và điều kiện 3 thì sẽ là A, còn nếu không thỏa mãn sẽ là B.

#Hàm IFERROR

Công thức: =IFERROR(giá trị)

Hàm chuyển đổi giá trị lỗi thành 0

#Hàm IF lồng nhau

Công thức: =IF (Điều kiện 1, Giá trị A, if (Điều kiện 2, Giá trị B, Điều kiện 3, Giá trị C..... Giá trị H))

Giá trị A nếu đáp ứng điều kiện 1, giá trị B nếu đáp ứng điều kiện 2...không thỏa mãn điều kiện gì thì giá trị H (lưu ý công thức được sử dụng trong nhiều điều kiện.

(Ví dụ: Công thức tính thuế thu nhập cá nhân)

#Hàm COUNT (đếm số ô chứa số)

Công thức: =COUNT(giá trị1, [giá trị2], ...)

- Giá trị1 Bắt buộc. Phần tử đầu tiên tham chiếu đến ô hoặc phạm vi để đếm.

- giá trị2... Tùy chọn. Lên đến 255 mục bổ sung, tham chiếu ô hoặc phạm vi để đếm bổ sung.

#Hàm COUNTIF (đếm ô theo nhiều tiêu chí/điều kiện)

Công thức: =COUNTIF(phạm vi, điều kiện)

- Phạm vi bắt buộc. Một hoặc nhiều ô cần đếm có chứa số hoặc tên, mảng hoặc tham chiếu có chứa số. Giá trị trống và giá trị văn bản được bỏ qua.

- Tiêu chí bắt buộc. Một số, công thức, tham chiếu ô hoặc chuỗi văn bản chỉ định các ô cần đếm.

#Hàm COUNTIFS (đếm ô theo nhiều tiêu chí/nhiều điều kiện)

Công thức: =COUNTIFS( phạm vi tiêu chí1, tiêu chí1, [phạm vi tiêu chí2, tiêu chí2], ...)

- Khu vực tham chiếu 1 Bắt buộc. Khu vực đầu tiên để đánh giá các tiêu chí phù hợp.

- Tiêu chí 1 Bắt buộc. Tiêu chí ở dạng số, công thức, tham chiếu ô hoặc văn bản để xác định các ô cần đếm.

- Phạm vi tiêu chí 2, Tiêu chí 2,... Tùy chọn. Các khu vực bổ sung và tiêu chí liên kết của chúng. Cho phép tối đa 127 cặp phạm vi/điều kiện.

#Hàm COUNTA (đếm số ô không trống trong một phạm vi)

Công thức: =COUNTA (giá trị1, [giá trị2], ...)

- Giá trị1 Bắt buộc. Đối số đầu tiên đại diện cho giá trị cần đếm.

- Giá trị2,... Tùy chọn. Các đối số bổ sung, tối đa 255 đối số, đại diện cho các giá trị cần đếm.

#Hàm Sum (tổng các số)

Công thức: =SUM((Number1,Number2, ...) hoặc Sum(A1:An)

#Hàm Sumif (Tổng có điều kiện)

Công thức: =SUMIF(range, criteria, [sum_range])

- Range: Bắt buộc. Phạm vi ô để đánh giá theo tiêu chí. Mỗi ô phạm vi phải là một số hoặc một tên, mảng hoặc tham chiếu có chứa các số. Giá trị trống và giá trị văn bản được bỏ qua.
criteria Bắt buộc. Tiêu chí ở dạng số, công thức, tham chiếu ô, văn bản hoặc hàm xác định các ô cần cộng.

- Sum_range Tùy chọn. Các ô thực tế cần cộng, nếu các ô cần cộng khác với các ô được chỉ định trong đối số range. Nếu bạn bỏ qua đối số sum_range thì các ô được chỉ định bởi đối số range (các ô được áp dụng điều kiện) sẽ được cộng .

#Hàm Sumifs (tổng nhiều điều kiện)

Công thức: =SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2…)

- Sum_range là ô tính tổng có chứa số, tên dải ô, mảng hoặc tham chiếu đến giá trị. Các ô trống hoặc ô chứa chuỗi (văn bản) sẽ bị bỏ qua.

- Criteria_range1, criteria range2, ... có thể khai báo các dải từ 1 đến 127 được dùng để liên kết điều kiện cho vùng.

- range 1, range 2,... có thể là 1 đến 127 điều kiện ở dạng số, biểu thức, tham chiếu hoặc chuỗi.

#Hàm xử lý thời gian

- Hàm DATE(year, month, day): Tạo ra một giá trị ngày được xác định theo năm, tháng, ngày

- Hàm YEAR(serial_number): Theo dõi số năm trong giá trị ngày tháng

- MONTH(serial_number): Theo dõi số tháng trong giá trị ngày tháng

- hàm DAY(serial_number): Theo dõi số ngày trong một giá trị ngày

- Hàm HOUR(serial_number): Theo dõi số giờ trong một giá trị thời gian

- MIN (serial_number): Theo dõi số phút trong 1 giá trị thời gian

#Hàm VLOOKUP

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Đây là hàm truy vấn và tìm kiếm phổ biến nhất.

Tuy nhiên, đối tượng tra cứu (lookup_value = ID nhân viên/ Tên nhân viên) phải ở cột đầu tiên bên trái của khu vực bảng tra cứu (table_array = Bảng danh sách nhân viên).

Tham khảo thêm: Các Hàm Trong Excel Cơ Bản - Cách Sử Dụng Cho Dân Văn Phòng

6.2. Hướng dẫn chi tiết cách làm bảng lương

Mẫu bảng lương nhân viên Excel

- Cột 1 "STT", Cột 2 "Họ và Tên": Ghi mã số, tên nhân viên (theo danh sách chấm công).

- Cột 3 "Chức danh": Ghi chức danh của từng nhân viên (có thể lấy thông tin này từ hợp đồng hoặc bảng theo dõi nhân viên).

- Cột 4 "Lương cơ bản": Là mức lương tối thiểu mà người sử dụng lao động và người lao động sử dụng để thương lượng và trả lương.

Điều kiện áp dụng mức lương tối thiểu vùng:

• Không dưới mức lương tối thiểu vùng đối với lao động làm công việc giản đơn nhất.
• Cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu chung của địa phương đối với người lao động do người lao động đã qua đào tạo hoặc đã qua đào tạo đảm nhận công việc.
• Đối với nhân viên thử việc, mức lương thử việc không thấp hơn 85% mức lương chính thức (Điều 28 Bộ luật Lao động).

- Cột 5, 6, 7 "Số tiền phụ cấp không đóng bảo hiểm": "Cung cấp suất ăn", "Điện thoại", "Xăng xe".

- Cột 8 "Phụ cấp trách nhiệm": Đây là khoản phụ cấp để tính phí bảo hiểm.

Lưu ý: Một số công ty có chế độ phụ cấp đóng các loại bảo hiểm khác như phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên… có thể tạo thêm các cột trong bảng lương.

Người được hưởng phụ cấp trách nhiệm trong một công ty thường là các bộ phận quản lý như ban giám đốc, trưởng các phòng, ban…

- Cột 9 "Tổng thu nhập" = Cột 4 "Lương cơ sở" + Cột 5, 6, 7 "Trợ cấp không đóng BHXH".

- Cột 10 "Ngày làm việc":

Nhập số liệu vào đây theo bảng chấm công của bạn. Nếu trong tháng có ngày nghỉ lễ thì căn cứ Theo Điều 115 Bộ luật Lao động 2012.

- Cột 11 "Tổng tiền lương thực nhận" = (Cột 9 “Tổng thu nhập”/Ngày làm việc bình thường) * Cột 10 “Ngày làm việc”. Như đã nói ở trên, theo quy định ngày làm việc có thể là 24 ngày, 26 ngày tùy theo từng tháng và quy định của từng công ty.

- Cột 12 "Trợ cấp BHXH" = Cột 4 "Lương cơ bản + Cột 8 "Phụ cấp trách nhiệm" (trợ cấp đóng BHXH).

- Cột 13, 14, 15, 16 "Các khoản trích theo lương của người lao động" = Cột 12 "Tiền lương đóng BHXH" x Tỷ lệ trích theo lương.

(14) = (11)+(12)+(13)

- Cột 17, 18, 19, 20 "Các khoản giảm trừ gia cảnh", "Các khoản giảm trừ khác".

- Trợ cấp gia cảnh:

• Bản thân: 9tr/tháng.
• Người phụ thuộc: 3,6 triệu/người/tháng.

- Quỹ hưu trí tự nguyện: Quỹ hưu trí tự nguyện và bảo hiểm hưu trí tự nguyện chỉ được trích tối đa 1 triệu đồng/tháng.

- Đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học.

• Quyên góp cho các tổ chức, cơ sở chăm sóc và hỗ trợ trẻ em dễ bị tổn thương nhất, người tàn tật và người già không nơi nương tựa.
• Quyên góp cho các quỹ từ thiện, nhân đạo, hỗ trợ học tập được thành lập và hoạt động theo quy định của Nghị định số 30/2012/NĐ-CP.

- Cột 21 "Thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân" = Cột 11 “Tổng lương thực tế” – Phụ cấp không tính thuế thu nhập cá nhân.

Cụ thể: Tiền ăn phụ cấp không thuộc diện chịu thuế TNCN và tối đa 730.000 đồng/người/tháng (từ tháng 10/2016 theo Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH).

- Cột 22 "Thu nhập chịu thuế TNCN" = Cột 21 "Thu nhập chịu thuế TNCN" – Khấu trừ (Cột 16 + Cột 17 + Cột 18 + Cột 19 + Cột 20).

- Cột 23 "Thuế thu nhập cá nhân":  Thuế TNCN = Thu nhập chịu thuế x Thuế suất thuế TNCN.

- Cột 24 "Tạm ứng": Số tiền lương người lao động đã tạm ứng trong tháng (khớp với Giấy đề nghị tạm ứng và chứng từ tạm ứng).

- Cột 25 "Thực lĩnh" = Cột 11 "Tổng lương thực tế" - Cột 16 "Các khoản trích theo lương" - Cột 23 "TNCN" - Cột 24 "Tạm ứng".

7. Một Số Lưu Ý Khi Làm Bảng Lương Nhân Viên

Ngoài bảng chấm công và phiếu xác nhận sản phẩm, các công ty cũng phải dựa vào các thông tin:

• Hợp đồng lao động
• Mức lương tối thiểu vùng mới nhất
• Thu nhập cá nhân chịu thuế và miễn thuế
• Tính thuế thu nhập phải nộp
• Các khoản phải đóng và không phải đóng bảo hiểm xã hội
• Tỷ lệ khấu trừ bảo hiểm cho chi phí công ty, lương nhân viên, v.v.
• Tuân thủ những quy định trên của thang bảng lương mới nhất, các công ty sẽ có được thang bảng lương chuẩn và chuyên nghiệp nhất.

Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến bảng lương nhân viên cũng như cách lập bảng lương nhân viên trên Excel mà Lê Ánh HR muốn chia sẻ đến cho các bạn. Hy vọng bài viết trên sẽ hữu ích cho công việc kế toán của các bạn.

Xem thêm: 

• Cách tính lương hưu hàng tháng theo quy định mới nhất
• Quy Chế Lương Thưởng Trong Doanh Nghiệp
• Cách Tính Lương Tăng Ca
• Mô Tả Công Việc Chuyên Viên C&B
• Lương NET và lương GROSS là gì

Nếu bạn cần trang bị thêm các kiến thức về nghiệp vụ Quản trị nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm các khóa học hành chính nhân sự tại Lê Ánh HR. Khóa học này sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng của một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp, được giảng dạy bởi các chuyên gia có hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực nhân sự.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.

Lê Ánh Hr chúc bạn thành công!