Các Hàm Trong Excel Cơ Bản - Cách Sử Dụng Cho Dân Văn Phòng

Nội dung bài viết được cố vấn chuyên môn bởi Th.S Nguyễn Quốc Tới - Giảng viên giảng dạy và ứng dụng công nghệ thông tin từ cơ bản đến nâng cao tại Trường ĐH Công nghệ GTVT - Giảng viên Khóa học tin học văn phòng tại trung tâm đào tạo thực hành Lê Ánh.

Khi làm việc trên ứng dụng Excel thì việc sử dụng các hàm cơ bản trong Excel là rất phổ biến và thường xuyên. Chúng giúp thực hiện các phép tính dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh hơn và dễ dàng hơn.

Các hàm Excel là những công thức được định nghĩa trước và đã có sẵn trong Excel, bạn chỉ việc sử dụng mà thôi, chúng tiện hơn so với các biểu thức rất nhiều.

Trong bài viết này, Giảng viên khóa học tin học văn phòng tại Lê Ánh HR sẽ gửi tới các bạn các hàm trong Excel cơ bản và hướng dẫn cách sử dụng các hàm thông dụng trong Excel với hình ảnh minh họa chi tiết

I. Các Hàm Trong Excel Cơ Bản - Hàm Tính Toán

1. Hàm SUM trong Excel

Hàm SUM dùng để tính tổng tất cả các số trong một số ô hoặc một dãy ô bạn chọn.

Công thức: =SUM(Number1, Number2, Number3,…)

2. Hàm MIN/MAX trong Excel

Các hàm MIN/ MAX được sử dụng để tìm giá trị nhỏ nhất/ lớn nhất trong một phạm vi dữ liệu hoặc toàn bộ trang tính.

Công thức: =MIN(Number1,Number2,...)

Công thức: =MAX(Number1,Number2,...)

3. Hàm COUNT/COUNTA

- Hàm COUNT đếm số ô trong phạm vi dữ liệu có chứa số.

Công thức: =COUNT(Value1,...)

- Hàm COUNTA được sử dụng để đếm các ô không trống trong một phạm vi dữ liệu.

Công thức: =COUNTA(Value1,...)

4. Hàm ODD/EVEN

- Hàm ODD là hàm làm tròn số thập phân lên số nguyên là số lẻ gần nhất.

Công thức: =ODD(Number)

- Hàm EVEN là hàm tròn số thập phân lên số nguyên là số chẵn gần nhất.

Công thức: =EVEN(Number)

5. Hàm AVERAGE

Hàm AVERAGE được sử dụng để tính giá trị trung bình của một chuỗi số trong trang tính.

Công thức: =AVERAGE(number1, number2,…)

Xem thêm: Cách dùng Hàm SUBTOTAL trong Excel

II. Các Hàm Trong Excel: Hàm Điều Kiện

1. Hàm COUNTIF trong Excel

Hàm COUNTIF được sử dụng để đếm các ô trong phạm vi dữ liệu đã chọn thỏa mãn điều kiện.

Công thức: =COUNTIF(range,criteria)

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm Countif trong Excel

2. Hàm IF trong Excel

Hàm IF được dùng để kiểm tra điều kiện của dữ liệu có thỏa có thỏa mãn yêu cầu của người dùng đặt ra hay không và hiện kết quả theo biểu thức logic đúng hoặc sai.

Công thức: =IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)

Xem thêm: Cách Dùng Hàm IF Trong Excel

3. Hàm SUMIF trong Excel

Hàm SUMIF được sử dụng để tính tổng một dãy giá trị thỏa mãn một điều kiện cụ thể.

Công thức: =SUMIF(range,criteria,[sum_range])

III. Các Hàm Trong Excel: Hàm Sử Dụng Cho Văn Bản

1. Hàm LEFT, RIGHT và MID

- Hàm LEFT được sử dụng để cắt ký tự bên trái chuỗi văn bản do người dùng chọn.

Công thức: =LEFT(text,[num_chars])

- Hàm RIGHT được sử dụng để tách các ký tự bên phải thành một chuỗi ký tự do người dùng lựa chọn.

Công thức: =RIGHT(text,[num_chars])

- Hàm MID cho kết quả là một số ký tự từ một chuỗi văn bản bắt đầu từ vị trí bạn chỉ định và dựa trên số ký tự bạn chỉ định.

Công thức: =MID(text, start_num, num_chars)

2. Hàm LEN trong Excel

Hàm LEN đếm các ký tự trong một chuỗi hoặc một ô chứa chuỗi và chứa khoảng trắng.

Công thức: =LEN(chuỗi ký tự)

hoặc =LEN(ô chứa chuỗi ký tự)

Xem thêm: Cách sử dụng hàm LEN trong Excel

3. Hàm CONCAT trong Excel

Hàm CONCAT được sử dụng để nối hai hoặc nhiều văn bản thành một văn bản.

Công thức: =IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)

IV. Các Hàm Trong Excel: Hàm Ngày Tháng

1. Hàm NOW trong Excel

Hàm NOW được sử dụng để hiển thị ngày và giờ hiện tại trên hệ thống của bạn hoặc nếu bạn cần tính giá trị dựa trên ngày/giờ hiện tại và cập nhật nó mỗi khi bạn mở lại trang tính.

Công thức: =NOW( )

Ví dụ:

=NOW( ): Đưa ra kết quả về ngày và thời gian hiện tại trên máy tính của bạn.

=NOW( ) + 10: Đưa ra kết quả về ngày và thời gian trong 10 ngày tới

2. Hàm DATE

Hàm DATE đưa ra kết quả là một số cho một ngày cụ thể.

Công thức: =DATE(Year,Month,Day)

Với:

• Year: Là năm.
• Month: Là tháng.
• Day: Là ngày.

Ví dụ: =DATE(2022,6,30) đưa ra kết quả ngày 30 tháng 6 năm 2022.

V. Các Hàm Trong Excel: Hàm Tìm Kiếm Dữ Liệu

1. Hàm VLOOKUP trong Excel

- Sử dụng hàm VLOOKUP khi cần tìm kiếm dữ liệu trong bảng, theo dãy dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang.

Công thức: =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Tham khảo video hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm Vlookup qua ví dụ thực tế »»

2. Hàm INDEX trong Excel

Hàm INDEX là một hàm trả về giá trị hoặc tham chiếu đến giá trị khác trong bảng hoặc phạm vi mà bạn lựa chọn.

Công thức: =INDEX(array, row_num, column_num)

3. Hàm MATCH trong Excel

Hàm MATCH là một hàm tìm kiếm và xác định vị trí tương đối của một giá trị trong một ô hoặc một phạm vi được xác định.

Công thức: =Match(Lookup_value, Lookup_array, Match_type)

Với:

- Lookup_value: Giá trị bạn cần tìm kiếm.

- Lookup_array: Phạm vi hoặc một chuỗi ô cần tra cứu của các giá trị bạn cần tìm kiếm ở trên. Bạn chỉ có thể chọn phạm vi dữ liệu là 1 hàng hoặc 1 cột.

- Match_type: Chỉ định kiểu so khớp là -1; 0 và 1.

4. Hàm HLOOKUP trong Excel

Sử dụng hàm HLOOKUP khi cần tìm kiếm dữ liệu ở dòng đầu tiên trong bảng đối chiếu và trả về dữ liệu tương ứng theo phạm vi bạn chọn.

Công thức:

=HLOOKUP(Lookup_value, Table_ array, Row_index_Num, Range_lookup)

Ví dụ: Lập bảng xếp loại học sinh từ Bảng 1 (B3:D8) và đối chiếu với dữ liệu ở Bảng 2 (B11:F12).

D4 =HLOOKUP(C4,$B$11:$F$12,2,1). Khi đó, hàm HLOOKUP sẽ tìm kiếm điểm số ở ô C4 trong Bảng 2 từ trái qua phải. Khi tìm thấy giá trị gần bằng, nó sẽ hiển thị kết quả xếp loại tương ứng ở hàng 2.

Tham khảo video cách sử dụng các hàm thông dụng trong excel (cách sử dụng hàm if trong Excel) do giảng viên tại Lê Ánh HR hướng dẫn chi tiết qua bài tập thực tế:

Xem thêm: 

• Cách Tạo Bảng Trong Excel, Word, Google Sheet, Google Docs
• Mẫu Bảng Chấm Công Excel - Cách Làm Bảng Chấm Công Chi Tiết
• Mẫu Báo Cáo Công Việc Hàng Ngày (Tuần, Tháng) bằng Word, Excel

Những hàm cơ bản trong Excel mà Lê Ánh HR tổng hợp trên đây như hàm Excel tính toán, thống kê, tìm kiếm dữ liệu,... chắc chắn sẽ rất có ích với các bạn thường xuyên phải làm việc trên bảng tính Excel, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán, hành chính nhân sự. Vì thế, để có thể làm việc một cách nhanh chóng và chính xác nhất, các bạn nên ghi nhớ những hàm Excel cơ bản này.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự, khóa học C&B, khóa học tin học văn phòng ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.