Cách Tính Thuế Thu Nhập Cá Nhân Theo Luật 109/2025/QH15

Cách tính thuế thu nhập cá nhân theo luật 109/2025/QH15 chính thức trở thành mối quan tâm lớn khi Luật 109/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2026, tác động trực tiếp đến thu nhập thực nhận của người lao động và chi phí tiền lương của doanh nghiệp.

Việc hiểu đúng cách tính thuế, thay vì chỉ nhìn lương “net”, giúp người lao động chủ động tài chính, HR – C&B tính lương chính xác và doanh nghiệp tuân thủ pháp luật. Bài viết trên LÊ ÁNH HR sẽ hướng dẫn chi tiết, rõ ràng, dễ áp dụng trong thực tế.

Nội Dung Bài Viết:

I. Căn cứ pháp lý và phạm vi áp dụng khi tính thuế thu nhập cá nhân
II. Nguyên tắc áp dụng cách tính thuế thu nhập cá nhân theo luật mới
III. Quy trình xác định thu nhập tính thuế thu nhập cá nhân theo Luật 109/2025/QH15
IV. Vận dụng cách tính thuế thu nhập cá nhân theo Luật 109/2025/QH15 qua các tình huống tiền lương thực tế
V. Biểu thuế lũy tiến từng phần và những sai sót cần tránh khi áp dụng

I. Căn cứ pháp lý và phạm vi áp dụng khi tính thuế thu nhập cá nhân

Từ năm 2026, việc tính thuế thu nhập cá nhân được thực hiện trên cơ sở luật mới do Quốc hội ban hành, thay thế toàn diện các quy định trước đây, tạo khung pháp lý thống nhất cho cá nhân nộp thuế và tổ chức chi trả thu nhập.

1. Căn cứ pháp lý đang áp dụng khi tính thuế thu nhập cá nhân

Kể từ thời điểm luật mới có hiệu lực, thuế thu nhập cá nhân được áp dụng theo các văn bản pháp luật sau:

Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, do Quốc hội ban hành, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, là căn cứ pháp lý cao nhất điều chỉnh toàn bộ chính sách thuế thu nhập cá nhân.
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, hiện hành, quy định về đăng ký thuế, khai thuế, khấu trừ, nộp thuế, quyết toán thuế và xử lý vi phạm đối với thuế thu nhập cá nhân.
Các nghị định và thông tư hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, do Chính phủ và Bộ Tài chính ban hành, được áp dụng tương ứng theo từng giai đoạn thực hiện.

Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 đã thay thế vai trò điều chỉnh trực tiếp của các luật và văn bản trước đây, bảo đảm tính cập nhật và thống nhất trong hệ thống pháp luật thuế.

2. Phạm vi áp dụng khi tính thuế thu nhập cá nhân

Áp dụng đối với cá nhân cư trú phát sinh thu nhập chịu thuế theo quy định của luật mới.
Áp dụng đối với cá nhân không cư trú có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
Áp dụng đối với doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập trong việc khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Kết luận: Việc xác định đúng Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 và phạm vi áp dụng là nền tảng pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp và người lao động thực hiện nghĩa vụ thuế chính xác, hạn chế rủi ro và sai sót từ năm 2026 trở đi.

>>> Xem thêm:

II. Nguyên tắc áp dụng cách tính thuế thu nhập cá nhân theo luật mới

Áp dụng đúng cách tính thuế thu nhập cá nhân theo luật mới đòi hỏi người thực hiện phải tuân thủ các nguyên tắc pháp lý về căn cứ tính thuế, cấu trúc thu nhập, kỳ tính thuế và trách nhiệm của các chủ thể liên quan trong quá trình khấu trừ và quyết toán.

1. Nguyên tắc đánh thuế dựa trên thu nhập tính thuế, không dựa trên lương “net”

Thuế thu nhập cá nhân được xác định trên cơ sở thu nhập tính thuế và biểu thuế áp dụng, không căn cứ vào số tiền người lao động thực nhận.

Lương “net” chỉ phản ánh kết quả sau khấu trừ, không có giá trị làm căn cứ pháp lý khi xác định nghĩa vụ thuế.

2. Mối quan hệ giữa thu nhập chịu thuế – giảm trừ – thu nhập tính thuế

Quy trình xác định thuế phải tuân theo trật tự:

Xác định đầy đủ thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công
Trừ các khoản giảm trừ được pháp luật cho phép theo hồ sơ hợp lệ
Phần còn lại là thu nhập tính thuế, làm căn cứ áp dụng biểu thuế để xác định số thuế phải nộp

Nguyên tắc này yêu cầu kiểm soát chặt chẽ hồ sơ giảm trừ và cấu phần thu nhập.

3. Nguyên tắc xác định kỳ tính thuế đối với tiền lương, tiền công

Thu nhập được tính vào kỳ thuế tại thời điểm chi trả hoặc thời điểm người lao động nhận được thu nhập, không phụ thuộc vào thời gian làm việc thực tế.

Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khấu trừ hàng tháng, xử lý thưởng, truy lĩnh và quyết toán cuối năm.

4. Trách nhiệm của doanh nghiệp và người lao động

Doanh nghiệp có trách nhiệm tính đúng, khấu trừ đúng và kê khai đầy đủ nghĩa vụ thuế phát sinh từ việc chi trả thu nhập.
Người lao động có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác về giảm trừ và thực hiện quyết toán khi thuộc diện phải quyết toán thuế.

Kết luận: Việc tuân thủ đúng các nguyên tắc áp dụng là điều kiện tiên quyết để tính thuế thu nhập cá nhân chính xác, hạn chế rủi ro sai sót và đảm bảo nghĩa vụ thuế phù hợp cho cả doanh nghiệp và người lao động trong bối cảnh luật mới có hiệu lực.

>>> Xem thêm:

III. Quy trình xác định thu nhập tính thuế thu nhập cá nhân theo Luật 109/2025/QH15

Để tính đúng thuế thu nhập cá nhân theo Luật 109/2025/QH15, cần chuẩn hóa quy trình xác định thu nhập tính thuế theo 3 bước: chốt tổng thu nhập chịu thuế, trừ đúng các khoản giảm trừ hợp lệ, rồi xác định thu nhập tính thuế để áp dụng biểu thuế.

1. Bước 1: Xác định tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công

(1) Chốt phạm vi thu nhập phát sinh trong kỳ tính thuế

Tổng thu nhập chịu thuế được xác định trên cơ sở toàn bộ khoản chi trả cho người lao động trong kỳ, phát sinh từ quan hệ lao động và các khoản chi có tính chất tiền lương, tiền công. Khi rà soát, phân nhóm theo cấu phần sau để tránh bỏ sót hoặc tính trùng:

Thu nhập theo hợp đồng: lương cơ bản, lương theo thời gian/sản phẩm, lương khoán.
Thu nhập biến động: làm thêm giờ, tăng ca, thưởng hiệu suất, thưởng doanh số, thưởng theo chương trình.
Phụ cấp và khoản bổ sung: phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, độc hại, lưu động, hỗ trợ… (xác định khoản nào thuộc diện tính vào thu nhập chịu thuế theo quy định hiện hành).
Lợi ích do doanh nghiệp chi thay hoặc cung cấp: chỉ ghi nhận vào thu nhập chịu thuế khi thuộc nhóm lợi ích phải tính thuế theo luật và có cơ sở xác định giá trị.

(2) Xác định đúng thời điểm ghi nhận thu nhập để khấu trừ theo kỳ

Thực hành chuẩn: thu nhập chịu thuế được ghi nhận theo kỳ chi trả (hoặc kỳ người lao động thực nhận), từ đó xác định đúng tháng khấu trừ. Cần thiết lập quy tắc xử lý nhất quán đối với:

Lương trả chậm, truy lĩnh lương.
Thưởng trả sau (theo quý/năm) nhưng chi trong kỳ.
Khoản điều chỉnh do sai sót bảng lương các kỳ trước.

(3) Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào từ hệ thống lương

Để “khóa sổ” bước 1 chính xác, cần đối chiếu tối thiểu:

Hợp đồng lao động/phụ lục; quy chế lương thưởng.
Bảng chấm công, bảng tăng ca, quyết định thưởng/phạt.
Bảng thanh toán lương và chứng từ chi trả (ngân hàng/phiếu chi).

Kết quả bước 1: Tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công của kỳ.

2. Bước 2: Xác định các khoản giảm trừ được phép khấu trừ

Mục tiêu của bước 2 là nhận diện đúng khoản giảm trừ hợp lệ và kiểm tra điều kiện hồ sơ để được trừ khi xác định thu nhập tính thuế.

2.1. Giảm trừ gia cảnh

Giảm trừ cho bản thân người nộp thuế: áp dụng theo mức giảm trừ gia cảnh tại thời điểm tính thuế.
Giảm trừ cho người phụ thuộc: chỉ tính khi đáp ứng điều kiện người phụ thuộc theo quy định và hoàn tất thủ tục đăng ký, hồ sơ chứng minh.
Kiểm soát theo tháng: xác định rõ tháng bắt đầu tính giảm trừ, tháng chấm dứt, tránh trùng lặp giảm trừ giữa các nơi chi trả thu nhập.

2.2. Các khoản bảo hiểm bắt buộc

Khấu trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc thuộc phần người lao động đóng theo quy định (trích từ tiền lương). Kiểm soát trên 3 điểm:

Tỷ lệ trích theo quy định tại thời điểm tính.
Căn cứ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm (lương đóng, phụ cấp đóng nếu có).
Phát sinh truy thu/truy hoàn: xác định kỳ điều chỉnh để không làm sai thu nhập tính thuế của tháng.

2.3. Các khoản đóng góp hợp lệ theo luật

Các khoản đóng góp được trừ phải đáp ứng đồng thời:

Thuộc nhóm đóng góp được pháp luật cho phép khấu trừ.
Có chứng từ hợp pháp và đầy đủ thông tin.
Xác định đúng kỳ phát sinh để hạch toán giảm trừ kịp thời.

Kết quả bước 2: Tổng các khoản giảm trừ hợp lệ trong kỳ.

⇒ Checklist kiểm soát nhanh

Người phụ thuộc: đủ điều kiện + đủ hồ sơ + đúng tháng tính.
Bảo hiểm: khớp bảng lương – dữ liệu trích nộp – chứng từ nộp.
Đóng góp hợp lệ: đúng đối tượng + đủ chứng từ + ghi nhận đúng kỳ.

3. Bước 3: Xác định thu nhập tính thuế làm căn cứ áp dụng biểu thuế

Sau khi có số liệu từ bước 1 và bước 2, xác định thu nhập tính thuế theo công thức chuẩn:

Thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế (Bước 1) – Tổng giảm trừ hợp lệ (Bước 2)

- Cách sử dụng kết quả bước 3 trong thực hành khấu trừ

Với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công: thu nhập tính thuế là cơ sở để áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần khi khấu trừ theo tháng/quý.
Với cá nhân không cư trú: xác định theo nguyên tắc tính thuế phù hợp với đối tượng không cư trú (thường áp dụng thuế suất toàn phần theo quy định).

- Điểm kiểm soát quan trọng để tránh sai thu nhập tính thuế

Không đưa khoản “không thuộc diện tính thuế” vào bước 1.
Không trừ giảm trừ khi thiếu điều kiện hồ sơ hợp lệ.
Điều chỉnh truy lĩnh/truy thu: xử lý theo kỳ chi trả và lưu vết điều chỉnh để thuận tiện quyết toán.

Kết luận: Quy trình xác định thu nhập tính thuế theo Luật 109/2025/QH15 cần triển khai theo 3 bước có kiểm soát: chốt tổng thu nhập chịu thuế, trừ đúng giảm trừ hợp lệ, xác định thu nhập tính thuế để áp dụng biểu thuế. Chuẩn hóa dữ liệu lương là điều kiện quyết định độ chính xác khi khấu trừ.

>>> Xem thêm:

IV. Vận dụng cách tính thuế thu nhập cá nhân theo Luật 109/2025/QH15 qua các tình huống tiền lương thực tế

Để giúp người lao động, bộ phận HR – C&B và kế toán tiền lương hiểu đúng bản chất cách tính thuế thu nhập cá nhân, phần dưới đây minh họa cách xác định thu nhập tính thuế và số thuế TNCN phải nộp thông qua các kịch bản tiền lương thường gặp trong doanh nghiệp.

1. Trường hợp người lao động chỉ phát sinh thu nhập từ tiền lương hàng tháng

Giả định người lao động A làm việc theo hợp đồng lao động, không có người phụ thuộc, không phát sinh thu nhập ngoài lương.

Tổng thu nhập từ tiền lương: 30.000.000 đồng/tháng
Các khoản bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN): 3.150.000 đồng
Giảm trừ gia cảnh cho bản thân: 11.000.000 đồng

⇒ Thu nhập tính thuế

= 30.000.000 – 3.150.000 – 11.000.000 = 15.850.000 đồng

Căn cứ biểu thuế lũy tiến từng phần theo Luật 109/2025/QH15, số thuế thu nhập cá nhân được xác định tương ứng với bậc thuế phù hợp trên phần thu nhập tính thuế.

👉 Tình huống này phản ánh cách tính thuế TNCN phổ biến nhất trong bảng lương doanh nghiệp hiện nay.

2. Trường hợp người lao động có người phụ thuộc và tham gia đầy đủ các khoản bảo hiểm

Giả định người lao động B có 01 người phụ thuộc hợp lệ và tham gia đầy đủ bảo hiểm theo quy định.

Tổng thu nhập từ tiền lương: 32.000.000 đồng/tháng
Bảo hiểm bắt buộc người lao động đóng: 3.360.000 đồng
Giảm trừ gia cảnh cho bản thân: 11.000.000 đồng
Giảm trừ cho 01 người phụ thuộc: 4.400.000 đồng

⇒ Thu nhập tính thuế

= 32.000.000 – 3.360.000 – 11.000.000 – 4.400.000 = 13.240.000 đồng

Trong trường hợp này, việc đăng ký người phụ thuộc hợp lệ làm giảm đáng kể thu nhập tính thuế, từ đó giảm số thuế thu nhập cá nhân phải nộp hàng tháng.

👉 Đây là nội dung HR – C&B cần tư vấn rõ cho người lao động khi xây dựng chính sách tiền lương và thu nhập.

3. Xử lý thuế thu nhập cá nhân khi phát sinh thưởng và phụ cấp trong kỳ lương

Giả định người lao động C trong tháng có thêm khoản thưởng hiệu quả công việc.

Lương cơ bản: 25.000.000 đồng
Thưởng hiệu suất: 10.000.000 đồng
Tổng thu nhập: 35.000.000 đồng
Bảo hiểm bắt buộc: 2.625.000 đồng
Giảm trừ gia cảnh bản thân: 11.000.000 đồng

⇒ Thu nhập tính thuế

= 35.000.000 – 2.625.000 – 11.000.000 = 21.375.000 đồng

Khoản thưởng bằng tiền, không thuộc diện miễn thuế, được cộng trực tiếp vào thu nhập chịu thuế trong kỳ, dẫn đến việc áp dụng bậc thuế cao hơn so với các tháng không có thưởng.

👉 Đây là điểm HR và kế toán tiền lương thường nhầm lẫn khi tính thuế TNCN theo tháng.

V. Biểu thuế lũy tiến từng phần và những sai sót cần tránh khi áp dụng

Biểu thuế lũy tiến từng phần là cơ chế xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp dựa trên từng phần thu nhập tính thuế. Việc hiểu đúng cấu trúc và cách cộng dồn từng bậc là điều kiện bắt buộc để tính thuế chính xác từ năm 2026.

1. Cấu trúc biểu thuế lũy tiến từng phần áp dụng từ năm 2026

Đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú, biểu thuế lũy tiến từng phần được áp dụng theo 5 bậc thuế, tính trên thu nhập tính thuế theo tháng, cụ thể:

Bậc 1: Đến 10 triệu đồng – thuế suất 5%
Bậc 2: Trên 10 đến 30 triệu đồng – thuế suất 10%
Bậc 3: Trên 30 đến 60 triệu đồng – thuế suất 20%
Bậc 4: Trên 60 đến 100 triệu đồng – thuế suất 30%
Bậc 5: Trên 100 triệu đồng – thuế suất 35%

Đây là cơ sở pháp lý trực tiếp để HR – C&B xây dựng bảng tính thuế, phần mềm tiền lương và quy trình khấu trừ thuế hàng tháng.

>>> Chi tiết xem thêm: Biểu Thuế TNCN Mới Theo Luật 109/2025/QH15 Có Lợi Gì?

2. Nguyên tắc áp dụng từng bậc thuế vào thu nhập tính thuế

Biểu thuế lũy tiến từng phần không áp dụng một mức thuế suất cho toàn bộ thu nhập, mà được tính theo nguyên tắc cộng dồn từng phần:

Mỗi phần thu nhập nằm trong giới hạn của bậc nào thì chỉ chịu thuế suất của bậc đó
Tổng số thuế phải nộp bằng tổng số thuế của từng phần thu nhập tương ứng với từng bậc

Khi thực hiện tính thuế, bộ phận HR – C&B cần xác định đúng thu nhập tính thuế, sau đó chia thu nhập này theo các ngưỡng bậc và tính riêng cho từng phần, tuyệt đối không rút gọn bằng cách nhân toàn bộ thu nhập với một thuế suất duy nhất.

3. Những sai sót phổ biến khi áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần

Trong thực tiễn tính lương và khấu trừ thuế, các sai sót thường gặp tập trung vào các điểm sau:

Áp dụng sai bản chất lũy tiến từng phần, tính thuế theo kiểu “toàn phần”
Nhầm lẫn giữa ngưỡng thu nhập theo tháng và theo năm khi xác định bậc thuế
Tiếp tục sử dụng biểu thuế cũ không còn phù hợp với kỳ tính thuế từ năm 2026
Nhầm lẫn giữa thu nhập chịu thuế và thu nhập tính thuế, dẫn đến sai số ngay từ bước đầu
Không xử lý đúng các khoản điều chỉnh lương, truy lĩnh, thưởng hoặc thay đổi thông tin người phụ thuộc

Những sai sót này thường không tạo chênh lệch lớn trong ngắn hạn nhưng tiềm ẩn rủi ro truy thu, phạt chậm nộp khi quyết toán thuế.

4. Gợi ý xây dựng quy trình kiểm soát thuế TNCN cho HR – C&B

Để hạn chế rủi ro khi áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm soát theo các bước:

Chuẩn hóa dữ liệu tiền lương, phân loại rõ từng khoản thu nhập theo tính chất thuế
Thiết lập bảng kiểm tra bậc thuế và ngưỡng thu nhập ngay trong hệ thống payroll
Thực hiện đối soát định kỳ giữa bảng lương, số thuế khấu trừ và hồ sơ nhân sự
Rà soát lại toàn bộ dữ liệu trước kỳ quyết toán thuế năm, đặc biệt với lao động biến động

Kết luận: Áp dụng đúng biểu thuế lũy tiến từng phần không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là thước đo năng lực quản trị tiền lương của bộ phận HR – C&B. Việc chuẩn hóa quy trình và kiểm soát dữ liệu là yếu tố quyết định tính chính xác khi tính thuế.

Cách tính thuế thu nhập cá nhân theo luật 109/2025/QH15 là nội dung người lao động, HR và kế toán cần nắm vững trong bối cảnh pháp lý mới từ năm 2026. Hiểu đúng cách xác định thu nhập chịu thuế, giảm trừ và áp dụng biểu thuế lũy tiến giúp hạn chế rủi ro sai sót, truy thu và xử phạt thuế cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều bài viết chuyên sâu, hỗ trợ phát triển kỹ năng quản trị hành chính nhân sự và C&B.

------------------------

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM

0.0

(0 lượt đánh giá) Viết đánh giá