Kinh Nghiệm Quyết Toán Thuế TNCN Cho Nhân Viên Nghỉ Việc

Kinh nghiệm quyết toán thuế TNCN cho nhân viên nghỉ việc là một chủ đề cực kỳ quan trọng, thường gây ra nhiều thắc mắc cho cả người lao động và bộ phận nhân sự. Khi một cá nhân chuyển đổi công việc trong năm, việc xác định nghĩa vụ và quyền lợi quyết toán thuế tncn trở nên phức tạp hơn, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng được hoàn thuế hoặc phải nộp bổ sung

Hãy cùng Lê Ánh HR tìm hiểu cách hướng dẫn quyết toán thuế TNCN chi tiết từ quy định pháp lý, hồ sơ - tờ khai, cho đến cách nộp quyết toán thuế TNCN online qua Etax Mobile nhé.

Mục lục

I. Vì sao nhân viên nghỉ việc cần quan tâm đến quyết toán thuế TNCN
II. Quy định về quyết toán thuế TNCN cho người lao động nghỉ việc
III. Các xác định doanh nghiệp quyết toán thay và cá nhân tự quyết toán
IV. Quy trình nộp quyết toán thuế TNCN cho nhân viên nghỉ việc
- 1. Nộp quyết toán thuế TNCN online qua eTax/eTax Mobile
- 2. Nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN trực tiếp (Offline)
V. Những sai sót thường gặp khi quyết toán thuế
VI. Kết luận

I. Vì sao nhân viên nghỉ việc cần quan tâm đến quyết toán thuế TNCN

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quá trình tổng hợp toàn bộ thu nhập, khoản khấu trừ và số thuế đã nộp trong năm của người lao động, nhằm xác định nghĩa vụ thuế cuối cùng - người lao động còn phải nộp thêm hay được hoàn lại tiền thuế.

Đối với nhân viên nghỉ việc, việc quyết toán thuế TNCN càng quan trọng hơn. Khi rời công ty giữa năm hoặc chuyển sang nơi làm việc mới, rất có thể thu nhập của người lao động bị tính thuế chưa chính xác theo biểu lũy tiến từng phần, hoặc có những tháng bị khấu trừ thuế cao hơn thực tế. Nếu không thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, người lao động có thể mất quyền hoàn thuế, thậm chí bị xử phạt hành chính nếu để sai sót kéo dài.

Ngoài ra, việc chủ động tìm hiểu hướng dẫn quyết toán thuế TNCN còn giúp nhân viên nghỉ việc:

Bảo vệ quyền lợi hợp pháp: đảm bảo mọi khoản thuế khấu trừ được ghi nhận chính xác, minh bạch.
Tối ưu tài chính cá nhân: được hoàn lại thuế nộp thừa, giảm gánh nặng tài chính cuối năm.
Tránh rủi ro pháp lý: hạn chế các trường hợp bị truy thu, sai thông tin thu nhập hoặc trễ hạn khai báo.

Quyết toán thuế TNCN cho người nghỉ việc không chỉ là một thủ tục hành chính bắt buộc mà còn là cách giúp người lao động quản trị thu nhập cá nhân thông minh, bảo đảm quyền lợi và xây dựng hồ sơ thuế rõ ràng, minh bạch. Vậy nên, người lao động cần chủ động nắm rõ cách quyết toán thuế TNCN, từ quy định, hồ sơ, tờ khai cho đến hình thức nộp để tránh mất thời gian, công sức và tối ưu quyền lợi thuế của mình.

Kinh nghiệm quyết toán thuế TNCN cho nhân viên nghỉ việc

II. Quy định về quyết toán thuế TNCN cho người lao động nghỉ việc

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 80/2021/TT-BTC, Công văn 636/TCT-DNNCN năm 2024, người lao động dù đã nghỉ việc vẫn có nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN (thu nhập cá nhân) nếu trong năm có thu nhập chịu thuế. Việc nắm rõ các quy định quyết toán thuế TNCN sẽ giúp cá nhân tránh được rủi ro bị truy thu, đồng thời đảm bảo quyền lợi hoàn thuế khi có phần thuế nộp thừa.

Bảng Chi Tiết Quy Định Quyết Toán Thuế TNCN Cho Nhân Viên Nghỉ Việc (Cập Nhật 2025)

Nội dung cần biết	Quy định/Hướng dẫn cụ thể
Căn cứ pháp lý	- Luật Thuế TNCN 2007, sửa đổi bổ sung năm 2012 & 2014. - Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về quản lý thuế. - Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn kê khai, quyết toán thuế TNCN. - Công văn 636/TCT-DNNCN 2024 của Tổng cục Thuế hướng dẫn cá nhân nghỉ việc tự quyết toán.
Ai phải quyết toán thuế TNCN?	- Người lao động cư trú tại Việt Nam có thu nhập từ tiền lương, tiền công. - Người có nhiều nguồn thu nhập hoặc làm việc tại nhiều công ty trong cùng năm. - Cá nhân bị khấu trừ thuế sai, cần hoàn hoặc nộp bổ sung.
Ai không phải quyết toán thuế TNCN?	- Cá nhân không cư trú: chỉ chịu thuế 20% trên từng lần trả thu nhập (không quyết toán cuối năm). - Người chỉ có 1 nguồn thu nhập duy nhất và đã được doanh nghiệp khấu trừ đầy đủ.
Thời hạn quyết toán thuế TNCN	- Cá nhân: Trước ngày 30/4 - Doanh nghiệp (quyết toán thay): Trước ngày 31/3 - Nếu trễ hạn sẽ bị phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Hồ sơ quyết toán thuế TNCN	- Tờ khai mẫu 02/QTT-TNCN (theo Thông tư 80/2021/TT-BTC). - Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu 02/CK-TNCN). - CMND/CCCD, mã số thuế cá nhân, thông tin tài khoản ngân hàng (nếu hoàn thuế). - Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN (nếu doanh nghiệp làm thay).
Cách nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN	- Trực tiếp tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú (thường trú hoặc tạm trú). - Nộp online qua Cổng thông tin thuế điện tử hoặc ứng dụng eTax Mobile (dành cho người nghỉ việc không còn công ty quản lý).
Trường hợp doanh nghiệp quyết toán thay	- Người lao động ủy quyền hợp lệ (làm việc đến cuối năm, chỉ có 1 nguồn thu nhập tại doanh nghiệp). - Doanh nghiệp tổng hợp vào tờ khai quyết toán thuế chung mẫu 05/QTT-TNCN.
Trường hợp cá nhân tự quyết toán	- Khi đã nghỉ việc trong năm hoặc có nhiều nguồn thu nhập. - Tự lập hồ sơ và nộp qua cổng thuế điện tử. - Có thể ủy quyền cho đại lý thuế hoặc kế toán nếu cần hỗ trợ.
Lợi ích khi quyết toán thuế đúng quy định	- Được hoàn thuế TNCN nộp thừa nhanh chóng. - Tránh bị xử phạt vi phạm hành chính do chậm hoặc sai sót. - Minh bạch thu nhập giúp dễ dàng xin việc, vay vốn, hoặc nộp hồ sơ visa.

>>> Xem thêm:

III. Các xác định doanh nghiệp quyết toán thay và cá nhân tự quyết toán

Đối với người lao động đã nghỉ việc hoặc chuyển công tác, việc xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN là bước đi chiến lược quan trọng nhất, quyết định sự thành công của quy trình hoàn thuế. Hai kịch bản chính dưới đây sẽ làm rõ trách nhiệm của từng bên và hướng dẫn nơi nộp tờ khai quyết toán thuế tncn chính xác.

1. Doanh nghiệp quyết toán thay (Ủy quyền quyết toán)

Ủy quyền quyết toán là trường hợp lý tưởng nhất cho người lao động, bởi doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm tổng hợp, nộp tờ khai quyết toán thuế tncn và thực hiện các thủ tục hoàn/nộp bổ sung (nếu có) với Cơ quan Thuế.

Đối tượng: Người lao động đáp ứng đủ điều kiện ủy quyền (như đã nêu tại Mục II), chỉ cần có Giấy ủy quyền quyết toán thuế tncn (Mẫu 02/UQ-QTT-TNCN) nộp cho công ty cũ (tổ chức chi trả thu nhập cuối cùng).
Thẩm quyền nộp: Công ty cũ (đơn vị chi trả) sẽ tổng hợp thu nhập của cá nhân vào tờ khai quyết toán thuế tncn chung của đơn vị (Mẫu 05/QTT-TNCN) và nộp tại Cơ quan Thuế quản lý đơn vị đó.
Lợi ích: Người lao động không cần bận tâm đến hướng dẫn quyết toán thuế tncn trên etax mobile hay các thủ tục phức tạp khác.

Ví dụ minh họa: Chị B làm việc tại Công ty ABC từ tháng 1 đến tháng 12/2024, có duy nhất thu nhập tại đây. Khi đó, chị A ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho công ty ABC. Công ty sẽ khai thay trong hồ sơ thuế của doanh nghiệp và chị B không cần tự nộp.

2. Cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN

Khi người lao động có nhiều hơn một nguồn thu nhập chịu thuế từ tiền lương/tiền công, buộc họ phải tự tổng hợp thu nhập và nộp hồ sơ quyết toán thuế tncn cá nhân.

Đối tượng: Người lao động có thu nhập từ hai nơi trở lên (HĐLĐ từ 03 tháng trở lên) và/hoặc không đủ điều kiện ủy quyền.
Thẩm quyền nộp hồ sơ: Việc xác định nơi nộp tờ khai quyết toán thuế tncn cho cá nhân tự quyết toán được quy định như sau:
Tại công ty tính giảm trừ gia cảnh: Cá nhân nộp hồ sơ tại Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp đơn vị chi trả thu nhập mà tại đó cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân lần cuối trong năm.
Tại nơi cư trú: Nếu cá nhân không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất kỳ tổ chức chi trả nào, hoặc không rõ nơi tính giảm trừ, họ sẽ nộp tại Chi cục Thuế nơi mình cư trú (thường trú hoặc tạm trú).
Yêu cầu bắt buộc: Bất kể nơi nộp, cá nhân phải thu thập đầy đủ Chứng từ Khấu trừ Thuế (Mẫu 02/TNCN) từ tất cả các đơn vị chi trả thu nhập đã làm việc trong năm.

Ví dụ minh họa: Anh A làm ở Công ty ABC từ tháng 1 đến tháng 6/2024, sau đó chuyển sang Công ty X. Đến cuối năm, cả hai công ty đều đã khấu trừ thuế. Lúc này, anh A phải tự quyết toán thuế TNCN online để cộng gộp tổng thu nhập, xác định phần chênh lệch phải nộp hoặc được hoàn.

>>> Xem thêm:

3. Cách lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Bảng chi tiết về hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho cá nhân nghỉ việc

Hồ sơ/Giấy tờ	Lưu ý khi chuẩn bị
Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN	Đây là tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân chính thức do Tổng cục Thuế ban hành, dùng để kê khai toàn bộ thu nhập trong năm.
Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh (Mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN)	Liệt kê người phụ thuộc, mã số thuế của họ và thời gian được giảm trừ. Trường hợp người lao động có nhiều nơi làm việc trong năm, chỉ được tính giảm trừ tại một nơi.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN	Là chứng từ do công ty cũ cấp (theo Mẫu 02/CK-TNCN). Nếu làm nhiều nơi, cần tập hợp đầy đủ tất cả chứng từ để xác định đúng số thuế đã nộp.
Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu	Dùng để đối chiếu thông tin cá nhân khi nộp hồ sơ trực tiếp.
Giấy ủy quyền quyết toán thuế (nếu doanh nghiệp thực hiện thay)	Nếu doanh nghiệp cũ quyết toán thay, nhân viên cần ký giấy ủy quyền mẫu 08/UQ-QTT-TNCN. Trường hợp không ủy quyền, cá nhân tự nộp hồ sơ quyết toán với cơ quan thuế.

IV. Quy trình nộp quyết toán thuế TNCN cho nhân viên nghỉ việc

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ quyết toán thuế TNCN và điền tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân chính xác, người lao động nhanh chóng nộp hồ sơ đúng thời hạn và đúng hình thức. Người lao động có thể chọn 2 cách phổ biến là nộp trực tuyến (online) qua hệ thống eTax hoặc eTax Mobile hoặc trực tiếp (offline) tại cơ quan thuế.

1. Nộp quyết toán thuế TNCN online qua eTax/eTax Mobile

Nộp hồ sơ online được xem là cách quyết toán thuế TNCN nhanh chóng và tiện lợi nhất, phù hợp với cá nhân có mã số thuế và tài khoản thuế điện tử.

Bước thực hiện	Hướng dẫn chi tiết	Lưu ý quan trọng
Bước 1: Truy cập hệ thống thuế điện tử	Truy cập link: https://thuedientu.gdt.gov.vn → chọn Cá nhân → đăng nhập bằng Mã số thuế.	Nếu dùng ứng dụng eTax Mobile, đăng nhập bằng mã số thuế (MST) + mật khẩu, chọn “Quyết toán thuế TNCN”.
Bước 2: Chọn chức năng “Kê khai trực tuyến”	Chọn mẫu 02/QTT-TNCN (cá nhân tự quyết toán) → nhập dữ liệu theo hướng dẫn.	Kiểm tra kỹ phần giảm trừ gia cảnh và thu nhập chịu thuế.
Bước 3: Tải lên chứng từ	Đính kèm chứng từ khấu trừ thuế, CMND/CCCD scan, hợp đồng lao động hoặc sao kê lương (nếu có).	File nên đặt chung tên để thuận tiện tra cứu (ví dụ: Chung-tu-TNCN-2025.pdf)
Bước 4: Ký và gửi tờ khai điện tử	Sử dụng mã OTP hoặc chữ ký số cá nhân để xác nhận.	Sau khi gửi, hệ thống trả lại Mã biên nhận điện tử.
Bước 5: Theo dõi kết quả	Tra cứu trong mục “Tra cứu hồ sơ” → Xem trạng thái “Đã tiếp nhận” hoặc “Đã xử lý”.	Nếu cần hoàn thuế, thời gian giải quyết khoảng 6 ngày làm việc.

2. Nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN trực tiếp (Offline)

Hình thức quyết toán này phù hợp với nhân viên đã nghỉ việc hoặc không có tài khoản thuế điện tử. Hồ sơ sẽ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý nơi cư trú (theo hộ khẩu hoặc nơi đăng ký mã số thuế).

Bước thực hiện	Hướng dẫn chi tiết	Lưu ý khi nộp hồ sơ
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ giấy	In tờ khai 02/QTT-TNCN + đính kèm chứng từ khấu trừ thuế, CMND/CCCD bản sao, giấy xác nhận thu nhập.	Hồ sơ nên kẹp gọn, sắp theo thứ tự.
Bước 2: Nộp tại Chi cục Thuế	Đến Chi cục Thuế nơi đăng ký mã số thuế, nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa.	Nộp 2 bản hồ sơ (1 bản lưu tại thuế, 1 bản đóng dấu nhận để cá nhân giữ).
Bước 3: Nhận biên nhận và chờ xử lý	Cán bộ thuế kiểm tra hồ sơ và cấp phiếu hẹn trả kết quả.	Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ nhận quyết định hoàn hoặc khấu trừ thuế.

V. Những sai sót thường gặp khi quyết toán thuế

◊ Khai sai hoặc thiếu thông tin cá nhân

Một trong những lỗi phổ biến nhất là khai sai mã số thuế cá nhân, số CMND/CCCD hoặc địa chỉ cư trú. Những thông tin này quyết định cơ quan thuế quản lý, nên chỉ cần sai một ký tự, hồ sơ có thể bị trả lại hoặc chậm xử lý.

◊ Không tổng hợp đủ chứng từ liên quan

Đối với người lao động có nhiều nguồn thu nhập, mỗi công ty đều có nghĩa vụ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Tuy nhiên, nhiều người chỉ kê khai một phần, dẫn đến chênh lệch số thuế thực tế và số đã nộp.

◊ Hiểu sai về ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Không phải ai cũng đủ điều kiện để ủy quyền quyết toán thuế cho công ty. Theo thông tin mới nhất của Tổng cục Thuế, những cá nhân có hợp đồng lao động trên 3 tháng mới được ủy quyền. Những trường hợp đã nghỉ việc hoặc làm ở nhiều nơi cần tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế.

◊ Không cập nhật chính sách thuế mới khi kê khai

Mỗi năm, Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế đều ban hành thông tư, nghị định điều chỉnh biểu thuế, mức giảm trừ gia cảnh hoặc quy trình kê khai điện tử. Nếu không cập nhật kịp, hồ sơ dễ sai biểu mẫu hoặc thiếu thông tin bắt buộc.

◊ Sai sót khi quyết toán online

Nhiều người dùng khi kê khai qua eTax Mobile hoặc thuedientu.gdt.gov.vn thường quên tải tệp XML đúng định dạng, không ký điện tử, hoặc nộp nhầm cơ quan thuế. Các lỗi này tuy nhỏ nhưng sẽ khiến hồ sơ bị treo hoặc phải nộp lại gây mất thời gian.

VI. Kết luận

Việc hiểu và thực hiện đúng quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) giúp người lao động đảm bảo quyền lợi, tránh rủi ro truy thu hoặc mất hoàn thuế, đồng thời thể hiện sự minh bạch của doanh nghiệp trong quản lý tài chính.

Vậy nên, người lao động cần:

Nắm rõ quy định quyết toán thuế TNCN dành cho người nghỉ việc.
Kiểm tra đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế từ các đơn vị đã làm.
Chọn đúng hình thức: doanh nghiệp quyết toán thay hay tự quyết toán cá nhân.
Sử dụng hệ thống eTax Mobile hoặc Thuế điện tử để kê khai nhanh, chính xác.
Tránh các lỗi phổ biến như khai sai mã số thuế, thiếu chứng từ hoặc sai biểu mẫu.

>>> Xem thêm:

-------------------------

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM

0.0

(0 lượt đánh giá) Viết đánh giá