Cách Tách Phụ Cấp Để Tối Ưu Chi Phí Nhân Sự Mà Vẫn Đúng Luật

Cách tách phụ cấp để tối ưu chi phí nhân sự mà vẫn đúng luật đang trở thành mối quan tâm lớn của nhiều doanh nghiệp trong bối cảnh chi phí tiền lương, BHXH và thuế TNCN liên tục gia tăng. Thực tế, không ít đơn vị lựa chọn tách phụ cấp như một giải pháp giảm áp lực chi phí, nhưng lại gặp rủi ro khi triển khai thiếu căn cứ pháp lý, dễ vướng thanh tra – truy thu.

Bài viết của LÊ ÁNH HR sẽ phân tích góc nhìn pháp lý, nguyên tắc cốt lõi và hướng dẫn thực hành để doanh nghiệp áp dụng đúng luật, kiểm soát rủi ro và tối ưu chi phí hiệu quả.

I. Tách phụ cấp là gì? Hiểu đúng bản chất để tránh sai ngay từ đầu

Tách phụ cấp là một nội dung cốt lõi trong thiết kế cơ cấu tiền lương. Nếu hiểu không đúng bản chất pháp lý và quản trị, doanh nghiệp rất dễ sai ngay từ hợp đồng lao động, kéo theo rủi ro bảo hiểm xã hội, thuế và thanh tra lao động.

1. Tách phụ cấp dưới góc độ quản trị tiền lương và pháp lý lao động

Về bản chất, tách phụ cấp là việc doanh nghiệp phân định rõ các cấu phần hình thành thu nhập của người lao động, bao gồm phần trả cho giá trị công việc cốt lõi và phần chi trả mang tính bù đắp, hỗ trợ hoặc khuyến khích.

Đây không phải là thủ thuật kỹ thuật nhằm “giảm lương đóng bảo hiểm”, mà là nghiệp vụ thiết kế tiền lương hợp pháp, phản ánh đúng đặc điểm công việc và điều kiện lao động thực tế.

Dưới góc độ pháp lý lao động, tiền lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động được cấu thành từ nhiều nhóm khoản khác nhau, mỗi nhóm có bản chất, cách ghi nhận và hệ quả pháp lý riêng. Việc tách phụ cấp đúng giúp doanh nghiệp:

• Minh bạch hóa chính sách đãi ngộ.
• Chuẩn hóa hồ sơ lao động, tiền lương.
• Kiểm soát chi phí nhân sự theo đúng khung pháp luật.

Ngược lại, tách phụ cấp sai hoặc mang tính hình thức sẽ khiến toàn bộ cơ cấu tiền lương bị đánh giá lại khi thanh tra.

2. Phân biệt rõ 3 nhóm khoản thu nhập để tách đúng ngay từ đầu

(1) Lương theo hợp đồng lao động

Là mức lương theo công việc hoặc chức danh, trả cho giá trị lao động chính mà người lao động đảm nhiệm. Đây là khoản nền tảng, phản ánh:

• Trình độ chuyên môn.
• Mức độ phức tạp của công việc.
• Trách nhiệm gắn với vị trí.

Khoản lương này luôn phải được ghi rõ trong hợp đồng lao động và là trụ cột của hệ thống thang, bảng lương.

(2) Phụ cấp lương

Phụ cấp lương là các khoản nhằm bù đắp những yếu tố chưa được tính hoặc chưa tính đủ trong mức lương cơ bản, ví dụ như điều kiện lao động, môi trường làm việc, tính chất công việc hoặc mức độ thu hút nhân lực.

Khi tách phụ cấp, doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Tên phụ cấp.
• Đối tượng áp dụng.
• Điều kiện hưởng cụ thể.
• Mức hưởng hoặc nguyên tắc xác định mức hưởng.
• Thời điểm và kỳ chi trả.

Phụ cấp càng được mô tả rõ ràng, logic thì càng giảm rủi ro tranh chấp và bị đánh giá lại bản chất.

(3) Khoản bổ sung khác

Khoản bổ sung khác là nhóm dễ sai nhất khi tách phụ cấp. Nhóm này bao gồm:

• Khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể: thường trả thường xuyên, dễ bị xem xét là mang bản chất tiền lương nếu không gắn chặt với điều kiện hoặc kết quả cụ thể.
• Khoản bổ sung không xác định được mức tiền cụ thể: phụ thuộc vào kết quả công việc, hiệu suất hoặc điều kiện phát sinh thực tế.

Việc phân loại sai hai nhóm này là nguyên nhân phổ biến dẫn đến truy thu bảo hiểm xã hội và điều chỉnh nghĩa vụ thuế.

3. Những hiểu lầm phổ biến khiến doanh nghiệp gặp rủi ro pháp lý

- Cho rằng chỉ cần đổi tên khoản chi là có thể loại trừ nghĩa vụ bảo hiểm xã hội.

- Ghi phụ cấp, hỗ trợ với mức cố định, trả đều hàng tháng nhưng không có điều kiện hưởng rõ ràng.

- Hồ sơ không đồng bộ giữa hợp đồng lao động, quy chế lương và bảng lương thực tế.

Các cách làm này đều dễ bị đánh giá là tách phụ cấp không đúng bản chất, dẫn đến bị truy thu và xử phạt.

Kết luận: Tách phụ cấp đúng không nằm ở tên gọi, mà ở bản chất chi trả và cách thiết kế hồ sơ tiền lương. Khi hiểu đúng ngay từ đầu, doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa chủ động kiểm soát chi phí nhân sự một cách bền vững.

II. Căn cứ pháp lý doanh nghiệp bắt buộc phải nắm khi tách phụ cấp

Việc tách phụ cấp chỉ hợp pháp khi doanh nghiệp xác định đúng bản chất pháp lý của từng khoản chi theo quy định về lao động, bảo hiểm xã hội và thuế. Sai căn cứ pháp lý là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến truy thu, xử phạt và tranh chấp.

(1) Hệ thống văn bản pháp luật bắt buộc áp dụng

- Bộ luật Lao động 2019: Quy định tiền lương bao gồm: mức lương theo công việc/chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Doanh nghiệp không được tùy ý loại một khoản khỏi tiền lương chỉ bằng cách đổi tên gọi.

- Quy định về tiền lương trong hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động phải thể hiện rõ:

• Khoản nào là tiền lương gắn với công việc.
• Khoản nào là hỗ trợ, phúc lợi, không mang tính tiền lương.

Việc ghi nhận không rõ ràng sẽ bị đánh giá lại khi thanh tra.

- Quy định về tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội: Tiền lương đóng bảo hiểm xã hội bao gồm các khoản trả thường xuyên, có tính ổn định, gắn với việc thực hiện công việc. Các khoản hỗ trợ có tính phúc lợi, chi trả theo điều kiện cụ thể, không cố định có thể được loại trừ nếu đáp ứng đúng bản chất pháp lý.

- Quy định về thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân: Nhiều khoản phụ cấp không phải đóng bảo hiểm xã hội nhưng vẫn thuộc thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp phải đánh giá độc lập nghĩa vụ thuế, không áp dụng máy móc theo bảo hiểm xã hội.

(2) Nguyên tắc pháp lý cốt lõi khi tách phụ cấp

- Không đánh đồng tên gọi với bản chất pháp lý.

- Khoản chi gắn với công việc, trả thường xuyên → có rủi ro bị tính vào tiền lương.

- Khoản hỗ trợ hợp pháp phải có: điều kiện hưởng rõ ràng, cơ chế xác nhận, quy định nội bộ đồng bộ.

(3) Lưu ý về xu hướng thanh tra hiện nay

Cơ quan thanh tra tập trung kiểm tra: cơ cấu tiền lương, sự thống nhất giữa hợp đồng – bảng lương – quy chế – chứng từ chi trả. Các mô hình “tách phụ cấp hình thức” đang bị rà soát chặt.

Kết luận: Tách phụ cấp đúng luật là bài toán pháp lý tổng hợp, không chỉ là giải pháp chi phí. Doanh nghiệp cần dựa trên căn cứ pháp luật hiện hành và thiết kế hệ thống hồ sơ nhất quán để kiểm soát rủi ro lâu dài.

III. Các loại phụ cấp doanh nghiệp có thể tách hợp pháp để tối ưu chi phí

Để tối ưu chi phí nhân sự mà vẫn tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần xác định đúng nhóm phụ cấp có thể tách hợp pháp, phân biệt rõ với tiền lương và khoản bổ sung thường xuyên – đây là nền tảng để hạn chế rủi ro bảo hiểm xã hội và thanh tra lao động.

1. Nhóm phụ cấp, khoản hỗ trợ có thể tách hợp pháp và không bắt buộc tính đóng bảo hiểm xã hội

Đây là nhóm khoản chi không mang bản chất trả công lao động, mà nhằm hỗ trợ điều kiện làm việc hoặc phúc lợi, được phép ghi nhận tách khỏi tiền lương nếu đáp ứng đủ điều kiện quản trị.

Các khoản phổ biến gồm:

• Hỗ trợ ăn ca, ăn giữa ca: chi theo ngày công/ca làm thực tế, không cố định theo chức danh.
• Hỗ trợ điện thoại, xăng xe, đi lại: gắn với yêu cầu công việc phát sinh, có tiêu chí xác định đối tượng và mức chi.
• Hỗ trợ trang phục: chi theo kỳ, theo tính chất công việc, không gộp vào lương hàng tháng.
• Công tác phí: thực hiện theo quy chế công tác phí riêng, có quyết định cử đi, bảng kê thanh toán.
• Các khoản phúc lợi: nhà ở, giữ trẻ, nuôi con nhỏ, hiếu hỉ, trợ cấp khó khăn… chi theo sự kiện hoặc điều kiện cụ thể.

⇒ Nguyên tắc chung: Khoản chi phải được xác định là hỗ trợ/ phúc lợi, không mang tính trả lương ổn định.

2. Điều kiện bắt buộc để phụ cấp được công nhận là hợp pháp

Doanh nghiệp chỉ nên tách phụ cấp khi đồng thời đáp ứng các tiêu chí sau:

• Gắn với điều kiện làm việc, môi trường lao động hoặc nhiệm vụ phát sinh, không gắn cứng với chức danh.
• Không chi cố định hàng tháng cho mọi lao động như một phần lương ngầm.
• Có quy định nội bộ rõ ràng: quy chế lương thưởng, quy chế chi tiêu, quy chế công tác phí.
• Xác định cụ thể: mức chi, điều kiện hưởng, căn cứ thanh toán, trường hợp tạm dừng hoặc thu hồi.
• Ghi nhận tách bạch trên hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng, không gộp vào mức lương thỏa thuận.

⇒ Đây là yếu tố then chốt khi cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc thanh tra lao động đánh giá bản chất khoản chi.

3. Các khoản không nên cố tình tách do rủi ro pháp lý cao

Doanh nghiệp cần đặc biệt thận trọng với các khoản sau:

• Phụ cấp trả cố định hàng tháng theo chức danh, cấp bậc.
• Khoản gắn trực tiếp với kết quả công việc, KPI, trách nhiệm quản lý, thâm niên.
• Khoản bổ sung thường xuyên nhưng đổi tên thành “hỗ trợ” để giảm nghĩa vụ bảo hiểm xã hội.

⇒ Các khoản này có nguy cơ cao bị xác định lại là tiền lương, dẫn đến truy thu bảo hiểm xã hội và xử phạt.

Kết luận: Tách phụ cấp hợp pháp không dựa vào tên gọi, mà phụ thuộc vào bản chất khoản chi, điều kiện hưởng và cơ chế quản trị. Doanh nghiệp cần thiết kế đồng bộ từ hợp đồng lao động, quy chế nội bộ đến chứng từ thanh toán để tối ưu chi phí một cách an toàn.

IV. Cách tách phụ cấp đúng luật trong hợp đồng lao động và hồ sơ nội bộ

Tách phụ cấp đúng luật là quá trình chuẩn hóa cơ cấu tiền lương và thiết lập hệ thống hồ sơ pháp lý – nhân sự nhất quán, bảo đảm khoản chi trả phù hợp bản chất, đúng quy định và kiểm soát được rủi ro khi thanh tra, kiểm tra.

1. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tiền lương làm nền tảng tách phụ cấp

Để tách phụ cấp hợp pháp, doanh nghiệp cần xuất phát từ cơ cấu tiền lương đúng quy định, bao gồm ba bộ phận độc lập nhưng có mối liên hệ chặt chẽ:

• Lương theo công việc hoặc chức danh: Là mức lương cốt lõi, phản ánh giá trị công việc, năng lực yêu cầu và trách nhiệm của vị trí. Mức lương này phải không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng và là căn cứ chính để xây dựng thang lương, bảng lương.
• Phụ cấp lương: Là các khoản dùng để bù đắp những yếu tố mà lương theo công việc/chức danh chưa phản ánh đầy đủ, như điều kiện lao động, mức độ phức tạp, tính chất đặc thù của công việc, điều kiện sinh hoạt hoặc yếu tố thu hút lao động. Phụ cấp chỉ hợp pháp khi gắn với điều kiện cụ thể.
• Khoản bổ sung khác: Là các khoản ngoài lương và phụ cấp, có thể xác định được mức tiền cụ thể hoặc không xác định trước, chi trả theo kết quả công việc hoặc phát sinh thực tế.

⇒ Nguyên tắc cốt lõi: Không dùng phụ cấp để thay thế lương cơ bản. Việc “tách” chỉ được chấp nhận khi doanh nghiệp chứng minh được bản chất bù đắp và điều kiện hưởng của từng khoản.

2. Cách trình bày phụ cấp trong hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là tài liệu pháp lý trung tâm. Khi tách phụ cấp, nội dung trong hợp đồng cần được trình bày rõ ràng – có cấu trúc – kiểm soát được rủi ro.

Mỗi khoản phụ cấp nên được thể hiện theo các tiêu chí sau:

• Tên phụ cấp: đặt tên phản ánh đúng bản chất (phụ cấp ăn giữa ca, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, phụ cấp điện thoại…).
• Mục đích chi trả: nêu rõ yếu tố cần bù đắp, tránh mô tả chung chung.
• Đối tượng và điều kiện hưởng: gắn với vị trí, môi trường làm việc, ngày công, ca làm việc hoặc nhiệm vụ phát sinh.
• Mức hưởng và phương pháp tính: cố định hay biến động; tính theo ngày, ca, tháng hoặc theo phát sinh thực tế.
• Thời điểm và kỳ chi trả: cùng kỳ lương hay kỳ riêng.
• Trường hợp tạm dừng hoặc chấm dứt hưởng: khi người lao động không còn đáp ứng điều kiện.

⇒ Cách trình bày này giúp cơ quan quản lý dễ nhận diện bản chất khoản chi, đồng thời hạn chế rủi ro tranh chấp lao động.

3. Vai trò của phụ lục hợp đồng lao động trong việc tách phụ cấp

Trong thực tiễn quản trị nhân sự, việc điều chỉnh hoặc bổ sung phụ cấp thường xuyên phát sinh. Khi đó, phụ lục hợp đồng lao động là công cụ pháp lý phù hợp nhất.

Phụ lục nên được sử dụng trong các trường hợp:

• Bổ sung phụ cấp mới do thay đổi điều kiện sản xuất, kinh doanh.
• Điều chỉnh mức hưởng hoặc điều kiện hưởng phụ cấp hiện có.
• Chuẩn hóa lại cách diễn đạt để phù hợp với quy chế nội bộ.

⇒ Yêu cầu bắt buộc: phụ lục phải nêu rõ nội dung sửa đổi, thời điểm hiệu lực và được người lao động ký xác nhận. Phụ lục không được làm giảm quyền lợi người lao động trái quy định pháp luật.

4. Đồng bộ phụ cấp trong thỏa ước lao động tập thể và quy chế nội bộ

Đối với doanh nghiệp có thỏa ước lao động tập thể, các nhóm phụ cấp áp dụng chung cần được ghi nhận ở mức nguyên tắc, tránh mâu thuẫn với hợp đồng lao động cá nhân.

Song song đó, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống hồ sơ nội bộ gồm:

• Quy chế tiền lương, quy chế chi trả phụ cấp: liệt kê danh mục phụ cấp, điều kiện hưởng, phương pháp xác định và thẩm quyền phê duyệt.
• Thang lương, bảng lương: làm cơ sở tách bạch lương theo chức danh và phụ cấp.
• Quy trình và biểu mẫu quản lý: biểu mẫu đề nghị, xác nhận điều kiện hưởng, bảng tổng hợp chi trả.
• Hồ sơ chi trả thực tế: bảng lương, chứng từ thanh toán, quyết định nội bộ liên quan.

⇒ Sự đồng bộ này là căn cứ quan trọng để chứng minh doanh nghiệp chi trả phụ cấp có hệ thống, không mang tính tùy tiện.

5. Kiểm soát tính nhất quán để tránh bị “bóc tách ngược” khi thanh tra

Thanh tra lao động và cơ quan quản lý thường tập trung vào tính nhất quán giữa hồ sơ pháp lý – quy chế – thực chi. Các rủi ro phổ biến gồm:

• Phụ cấp chi trả cố định hàng tháng nhưng không có điều kiện hưởng cụ thể.
• Tên gọi trong hợp đồng khác với quy chế và bảng lương.
• Có quy chế nhưng không áp dụng đúng hoặc không có hồ sơ chứng minh phát sinh.

Giải pháp quản trị hiệu quả là áp dụng nguyên tắc “ba lớp kiểm soát”:

• Kiểm soát ở hợp đồng và phụ lục.
• Kiểm soát ở quy chế và quy trình nội bộ.
• Kiểm soát ở chứng từ chi trả và hạch toán.

Kết luận: Tách phụ cấp đúng luật không chỉ là kỹ thuật soạn hợp đồng mà là bài toán quản trị tổng thể. Khi cơ cấu lương rõ ràng, hồ sơ nhất quán và điều kiện hưởng minh bạch, doanh nghiệp vừa tối ưu chi phí vừa kiểm soát hiệu quả rủi ro pháp lý.

V. Rủi ro thường gặp khi tách phụ cấp sai và cách phòng tránh

Việc tách phụ cấp nếu không tuân thủ đúng bản chất pháp lý và nguyên tắc hồ sơ sẽ làm phát sinh rủi ro lớn về bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và xử phạt hành chính. Doanh nghiệp cần nhận diện đúng các sai sót phổ biến để phòng ngừa ngay từ khâu thiết kế chính sách.

1. Các rủi ro thường gặp khi tách phụ cấp không đúng quy định

• Thứ nhất, gộp bản chất tiền lương vào phụ cấp: Doanh nghiệp đổi tên một phần tiền lương thành “phụ cấp” nhưng khoản chi này vẫn mang đầy đủ đặc điểm của tiền lương: trả thường xuyên, gắn với công việc, xác định được mức tiền cụ thể. Trong trường hợp này, cơ quan thanh tra có cơ sở xác định lại bản chất và đưa khoản chi vào tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

• Thứ hai, chi phụ cấp cố định nhưng không có điều kiện hưởng: Nhiều khoản phụ cấp được chi với mức cố định hàng tháng nhưng không quy định rõ điều kiện, tiêu chí phát sinh hoặc không có hồ sơ chứng minh. Cách chi trả này làm mất tính chất hỗ trợ, dễ bị xem là khoản bổ sung trả thường xuyên.

• Thứ ba, hệ thống hồ sơ nội bộ thiếu đồng bộ: Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quy chế lương thưởng, quy chế chi tiêu và bảng lương không thống nhất nội dung phụ cấp. Khi đối chiếu, sự thiếu nhất quán này làm gia tăng rủi ro bị ấn định lại nghĩa vụ bảo hiểm và thuế.

2. Hệ quả pháp lý doanh nghiệp có thể đối mặt

• Truy thu bảo hiểm xã hội đối với các khoản bị xác định lại là tiền lương.
• Truy thu thuế thu nhập cá nhân và tính tiền chậm nộp.
• Xử phạt hành chính do vi phạm quy định về tiền lương, bảo hiểm và thuế.

3. Checklist phòng ngừa rủi ro khi xây dựng chính sách phụ cấp

• Xác định rõ bản chất từng khoản phụ cấp ngay từ khâu thiết kế.
• Quy định đầy đủ điều kiện hưởng, mức hưởng, thời điểm chi trả, hồ sơ xác nhận.
• Đồng bộ nội dung phụ cấp trong toàn bộ hệ thống hồ sơ nhân sự – tiền lương.
• Rà soát định kỳ chính sách phụ cấp trước khi điều chỉnh lương hoặc cơ cấu thu nhập.

Kết luận: Quản trị rủi ro khi tách phụ cấp không nằm ở kỹ thuật kế toán, mà nằm ở tư duy pháp lý đúng ngay từ đầu. Chính sách phụ cấp được thiết kế chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhân sự một cách hợp pháp và bền vững.

Cách tách phụ cấp để tối ưu chi phí nhân sự mà vẫn đúng luật không phải là hành vi lách quy định, mà là giải pháp thiết kế chính sách tiền lương đúng bản chất pháp lý.

Doanh nghiệp cần hiểu rõ quy định, chuẩn hóa hợp đồng – quy chế và rà soát định kỳ để tối ưu chi phí bền vững. Nên kết hợp tách phụ cấp với hệ thống lương 3P, KPI, BSC để tối ưu tổng thể. Hy vọng bài viết hữu ích. Theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều kiến thức chuyên sâu về quản trị nhân sự.

------------------------ 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM