Biểu Mẫu Hành Chính Văn Phòng Mới Nhất (File Tải Về)

Hệ thống biểu mẫu hành chính văn phòng là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý công việc nhanh, đúng quy trình và đảm bảo tính pháp lý.

Việc chuẩn hóa các mẫu biểu hành chính như tờ trình, công văn, quyết định, chấm công, giấy đi đường, đề nghị thanh toán… giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và tạo sự thống nhất trong toàn bộ quy trình vận hành.

Bài viết dưới đây, Lê Ánh HR sẽ tổng hợp biểu mẫu hành chính văn phòng mới nhất, được phân nhóm rõ ràng theo nghiệp vụ hành chính – văn thư, nhân sự, tài sản và tài chính để bạn có thể áp dụng ngay vào thực tế công việc.

Mục lục

1. Quy định và thể thức văn bản biểu mẫu hành chính văn phòng
2. Biểu mẫu hành chính – văn thư
3. Biểu mẫu họp và báo cáo
- 3.1. Biểu mẫu phục vụ cuộc họp
- 3.2. Biểu mẫu báo cáo công việc
4. Biểu mẫu tài sản – văn phòng phẩm
5. Biểu mẫu hành chính nhân sự
- 5.1. Biểu mẫu quản lý thời gian làm việc
- 5.2. Biểu mẫu hồ sơ nhân sự
6. Biểu mẫu tài chính – kế toán văn phòng
- 6.1. Biểu mẫu thanh toán và tạm ứng
- 6.2. Biểu mẫu quản lý quỹ tiền mặt
7. Cách xây dựng hệ thống biểu mẫu doanh nghiệp

1. Quy định và thể thức văn bản biểu mẫu hành chính văn phòng

Trước khi xây dựng hệ thống biểu mẫu hành chính văn phòng, người làm hành chính cần nắm rõ khung pháp lý về thể thức văn bản, chữ ký số và lưu trữ.

Đây là nền tảng để mọi mẫu biểu sử dụng trong doanh nghiệp đều có giá trị pháp lý, dễ lưu trữ và tra cứu.

1.1. Các văn bản pháp lý cần nắm

Một số văn bản quan trọng:

Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: Quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, cách ghi số, ký hiệu, nơi nhận, thể thức ký…
Luật Giao dịch điện tử 2023 (hiệu lực từ 01/7/2024): Quy định giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu và chữ ký điện tử, là căn cứ cho việc áp dụng chữ ký số trong quy trình phê duyệt văn bản.
Luật Lưu trữ 2024 (hiệu lực từ 01/7/2025): Bổ sung, cập nhật nhiều quy định liên quan đến lưu trữ tài liệu số, hồ sơ điện tử.
Thông tư 02/2019/TT-BNV: Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Các quy chế nội bộ của doanh nghiệp về quy trình phê duyệt, phân quyền ký, lưu trữ hồ sơ, bảo mật thông tin.

Khi thiết kế mẫu, bạn nên ghi chú rõ: văn bản nào áp dụng thể thức theo Nghị định 30, văn bản nào là mẫu nội bộ linh hoạt, nhưng vẫn tuân thủ nguyên tắc chung về bố cục, căn lề, font chữ.

1.2. Thể thức và trình bày văn bản

Một số nguyên tắc cơ bản theo Nghị định 30:

Font chữ: Thường dùng Times New Roman, mã Unicode, cỡ 13 hoặc 14.
Căn lề: Lề trái 3–3,5 cm, lề phải 1,5–2 cm, lề trên và dưới 2–2,5 cm (doanh nghiệp có thể quy định cụ thể trong Quy chế văn thư).
Các thành phần thể thức chính: Quốc hiệu – Tiêu ngữ (nếu là văn bản của cơ quan nhà nước hoặc đơn vị có áp dụng mẫu tương tự), tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, địa danh – ngày tháng, tên loại và trích yếu, nội dung, nơi nhận, chữ ký, dấu.
Ngôn ngữ: Rõ ràng, mạch lạc, tránh từ đa nghĩa, tránh câu quá dài, không dùng từ cảm tính.

Đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty TNHH… ít nhất cần đảm bảo: logo, tên doanh nghiệp, thông tin liên hệ, số hiệu văn bản, ngày tháng, người ký, chức danh, nơi nhận được thể hiện rõ ràng và thống nhất trên mọi biểu mẫu.

1.3. Chữ ký số và lưu trữ hồ sơ

Trong bối cảnh chuyển đổi số, biểu mẫu không chỉ tồn tại ở dạng bản giấy mà còn ở dạng file mềm và hồ sơ điện tử:

Với các văn bản cần phê duyệt chính thức, doanh nghiệp nên có quy định sử dụng chữ ký số: ai được quyền ký, ký trên loại văn bản nào, lưu ở hệ thống nào.
Hồ sơ thanh toán, hợp đồng, quyết định… nên được scan, đặt tên file, lưu vào thư mục dùng chung theo cấu trúc thống nhất (mã loại – năm – số thứ tự) để dễ tra cứu.
Thời hạn lưu trữ: căn cứ Luật Lưu trữ 2024, loại văn bản, chứng từ mà bộ phận hành chính phối hợp cùng kế toán, pháp chế xây dựng bảng thời hạn lưu trữ phù hợp.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Biểu mẫu hành chính – văn thư

Đây là nhóm biểu mẫu được sử dụng nhiều nhất trong công tác hành chính. Những mẫu này liên quan trực tiếp đến chỉ đạo, điều hành, giao dịch với cơ quan nhà nước và đối tác bên ngoài.

2.1. Tờ trình, công văn, quyết định

Một số mẫu cơ bản:

Mẫu Tờ trình: Dùng để đề xuất phê duyệt chủ trương, kinh phí, nhân sự, chính sách.

Nội dung chính: căn cứ, lý do đề xuất, nội dung đề xuất, dự kiến hiệu quả, chi phí và kiến nghị.

Mẫu Công văn:

Công văn gửi cơ quan nhà nước: giải trình, đề nghị, báo cáo.
Công văn gửi đối tác: thông báo, phúc đáp, xác nhận.

Mẫu Quyết định:

Quyết định ban hành quy chế, quy định nội bộ.
Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động nhân sự.
Quyết định khen thưởng, kỷ luật.
Quyết định thành lập ban dự án, tổ công tác.

Khi thiết kế mẫu, cần thống nhất:

Vị trí tiêu đề, số hiệu, căn lề.
Cách ghi “Căn cứ…”, cách trình bày phần nội dung “Điều 1, Điều 2…”.
Mẫu chữ ký, đóng dấu, nơi nhận.

2.2. Giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy đi đường

Đây là những biểu mẫu liên quan trực tiếp đến tư cách pháp lý của người được cử đi làm việc:

Mẫu Giấy ủy quyền: Ủy quyền giao dịch ngân hàng, ký hồ sơ, làm việc với cơ quan chức năng.

Cần nêu rõ phạm vi ủy quyền, thời hạn, quyền và nghĩa vụ các bên.

Mẫu Giấy giới thiệu: Cử cán bộ đi liên hệ công tác, nộp hồ sơ, nhận kết quả.

Thông tin cần có: đơn vị, họ tên, chức vụ người được cử, nội dung công việc, đơn vị nơi đến.

Mẫu Giấy đi đường: Dùng cho các chuyến công tác, có phần xác nhận của đơn vị nơi đến (nếu áp dụng) để làm căn cứ thanh toán công tác phí.

Các mẫu này cần rõ ràng, dễ điền, tránh thiếu thông tin quan trọng khiến đối tác hoặc cơ quan nhà nước từ chối tiếp nhận.

2.3. Sổ sách theo dõi văn bản

Để không bỏ sót thông tin, bộ phận hành chính cần sử dụng:

Sổ công văn đến: Ghi nhận tất cả văn bản nhận từ bên ngoài.
Sổ công văn đi: Ghi nhận mọi văn bản doanh nghiệp phát hành.
Sổ chuyển giao tài liệu nội bộ: Ghi nhận tài liệu bàn giao giữa các phòng ban.

Với doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, các “sổ” này có thể được thay thế bằng module điện tử. Tuy nhiên, bản Excel hoặc mẫu Word vẫn cần cho giai đoạn chuyển tiếp hoặc doanh nghiệp quy mô nhỏ.

Biểu Mẫu Hành Chính Văn Phòng Mới Nhất (File Tải Về)

3. Biểu mẫu họp và báo cáo

Nhóm biểu mẫu này giúp chuẩn hóa quy trình tổ chức cuộc họp và quản lý báo cáo định kỳ. Người làm hành chính có thể sử dụng lại, không phải soạn mới mỗi lần.

3.1. Biểu mẫu phục vụ cuộc họp

Các mẫu thường dùng:

Mẫu Giấy mời họp: Áp dụng cho họp nội bộ, họp với đối tác. Thể hiện rõ nội dung họp, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự.

Mẫu Chương trình cuộc họp: Nêu rõ thứ tự nội dung, người trình bày, thời lượng dự kiến.

Mẫu Danh sách tham dự: Có cột ký tên để xác nhận sự có mặt.

Mẫu Phiếu biểu quyết/phiếu thăm dò ý kiến: Dùng trong họp cổ đông, hội đồng thành viên, hoặc các cuộc họp cần thống kê ý kiến.

Mẫu Biên bản họp: Cấu trúc cơ bản gồm:

Thời gian, địa điểm.
Thành phần tham dự.
Nội dung diễn biến chính.
Kết luận, phân công nhiệm vụ, thời hạn thực hiện.

Mẫu Nghị quyết cuộc họp: Tổng hợp các quyết nghị đã được thông qua.

Thiết kế mẫu nên đảm bảo: dễ ghi chép, có các phần gợi ý sẵn để người ghi biên bản không bỏ sót ý quan trọng.

3.2. Biểu mẫu báo cáo công việc

Một số mẫu phổ biến:

Mẫu Báo cáo công việc ngày: Mỗi nhân viên cập nhật tình hình thực hiện nhiệm vụ hàng ngày.

Mẫu Báo cáo tuần: Tổng kết kết quả tuần, tồn đọng, kế hoạch tuần sau.

Mẫu Báo cáo tháng/quý/năm: Dùng cho trưởng bộ phận báo cáo lãnh đạo.

Mẫu Báo cáo chuyến công tác: Tóm tắt nội dung làm việc, kết quả, chi phí liên quan, kiến nghị tiếp theo.

Mẫu Báo cáo sự cố bất thường: Ghi nhận nhanh các sự cố như tai nạn, mất mát, lỗi hệ thống để xử lý và rút kinh nghiệm.

Việc dùng chung một mẫu báo cáo cho toàn công ty giúp ban lãnh đạo dễ đọc, dễ so sánh giữa các phòng ban.

4. Biểu mẫu tài sản – văn phòng phẩm

Quản lý tốt tài sản và văn phòng phẩm giúp giảm lãng phí, hạn chế thất thoát, đồng thời là cơ sở để đối chiếu với kế toán.

4.1. Biểu mẫu mua sắm vật tư, thiết bị

Các bước thường có:

Phiếu yêu cầu mua sắm: Do phòng ban đề xuất khi cần trang thiết bị/vật tư.

Bảng so sánh báo giá: Hành chính lập, so sánh các nhà cung cấp về giá, chất lượng, điều kiện thanh toán.

Đơn đặt hàng: Gửi nhà cung cấp sau khi được phê duyệt.

Mẫu nên có sẵn các trường: tên hàng, mã hàng (nếu có), số lượng, đơn giá dự kiến, mục đích sử dụng, phòng ban đề xuất, cấp phê duyệt.

4.2. Biểu mẫu quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ

Một số biểu mẫu cơ bản:

Biên bản bàn giao tài sản: Ghi rõ người giao – người nhận, tình trạng tài sản, thời điểm bàn giao.

Thẻ tài sản cố định: Theo dõi thông tin chi tiết từng tài sản: mã tài sản, ngày mua, đơn vị sử dụng, thời gian khấu hao.

Phiếu báo hỏng/đề nghị sửa chữa: Nhân viên báo cáo tình trạng hỏng hóc.

Biên bản kiểm kê tài sản: Dùng định kỳ (6 tháng, 1 năm) để đối chiếu số lượng, tình trạng thực tế với sổ sách.

Biên bản thanh lý tài sản: Lập khi thanh lý, nhượng bán hoặc hủy tài sản.

Các biểu mẫu này cần xây dựng sao cho dễ liên kết với hệ thống kế toán và báo cáo quản trị.

4.3. Biểu mẫu quản lý văn phòng phẩm

Để tránh tình trạng “xin miệng”, khó kiểm soát:

Phiếu đăng ký văn phòng phẩm hàng tháng cho từng phòng ban.

Sổ theo dõi nhập – xuất – tồn văn phòng phẩm: Có thể làm trên Excel, cập nhật thường xuyên.

Bảng định mức sử dụng: Quy định định mức văn phòng phẩm theo vị trí/đơn vị (ví dụ: mỗi nhân viên văn phòng tối đa bao nhiêu bút/tháng).

Nhờ đó, bộ phận hành chính dễ dàng dự trù ngân sách và đánh giá việc sử dụng có hợp lý hay không.

>>>>> Tham khảo thêm: Tài Liệu Tự Học Hành Chính Nhân Sự [Tổng Hợp Full]

5. Biểu mẫu hành chính nhân sự

Dù thuộc chức năng nhân sự, nhưng các biểu mẫu này được dùng hàng ngày tại văn phòng, liên quan trực tiếp đến thời gian làm việc, quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động.

5.1. Biểu mẫu quản lý thời gian làm việc

Một số mẫu không thể thiếu:

Bảng chấm công tổng hợp: Có thể ở dạng Excel, tự động tính số ngày công, giờ làm thêm, nghỉ phép.

Đơn xin nghỉ phép: Cho các trường hợp nghỉ phép năm, nghỉ ốm, việc riêng.

Đơn xin đi muộn/về sớm: Ghi rõ lý do, thời gian, cấp phê duyệt.

Đơn đăng ký làm thêm giờ: Thể hiện giờ bắt đầu, giờ kết thúc, nội dung công việc.

Sổ theo dõi phép năm: Theo dõi số ngày phép tích lũy, đã nghỉ, còn lại cho từng nhân viên.

Các mẫu này cần thiết kế sao cho dễ kiểm tra, dễ đối chiếu với bảng lương và quy chế lao động.

5.2. Biểu mẫu hồ sơ nhân sự

Khi nhân viên vào – ra doanh nghiệp, hành chính nhân sự sẽ sử dụng:

Mẫu Sơ yếu lý lịch nội bộ: Thu thập thông tin cá nhân, trình độ, kinh nghiệm.

Thư mời nhận việc (Offer Letter): Thể hiện rõ chức danh, mức lương, thời gian thử việc, ngày nhận việc.

Hợp đồng thử việc, Hợp đồng lao động, Hợp đồng cộng tác viên: Mẫu nên cập nhật theo Bộ luật Lao động và các nghị định hướng dẫn hiện hành.

Bản cam kết bảo mật thông tin: Áp dụng cho nhân sự tiếp cận dữ liệu nhạy cảm.

Giấy xác nhận công tác, xác nhận thu nhập: Dùng để nhân viên làm thủ tục vay vốn, visa, hồ sơ học tập.

Đơn xin thôi việc và Biên bản bàn giao công việc: Ghi nhận rõ tình trạng hồ sơ, tài sản bàn giao khi nhân viên nghỉ việc.

Việc chuẩn hóa những mẫu này giúp quá trình tuyển dụng, thử việc, chính thức và nghỉ việc diễn ra minh bạch, hạn chế tranh chấp.

6. Biểu mẫu tài chính – kế toán văn phòng

Nhiều hoạt động hành chính gắn với chi phí: công tác phí, tiếp khách, mua sắm nhỏ lẻ, chuyển phát nhanh, thuê dịch vụ… Nếu không có biểu mẫu rõ ràng, kế toán khó kiểm soát, nội bộ khó đối chiếu.

6.1. Biểu mẫu thanh toán và tạm ứng

Một số mẫu cần dùng thống nhất:

Giấy đề nghị tạm ứng: Ghi rõ nội dung tạm ứng, số tiền, thời gian hoàn ứng dự kiến.

Giấy đề nghị thanh toán: Dùng cho thanh toán chi phí phát sinh (mua hàng, dịch vụ, chi tiếp khách, hội nghị…).

Giấy đề nghị hoàn ứng: Áp dụng khi nhân viên đã tạm ứng trước.

Bảng kê chi tiết các khoản chi: Đi kèm hóa đơn, chứng từ, giúp kế toán dễ kiểm tra.

Khi thiết kế mẫu, nên có sẵn phần:

Thông tin người đề nghị, bộ phận.
Diễn giải chi tiết khoản chi.
Mục ký của trưởng bộ phận, ban giám đốc, kế toán.

6.2. Biểu mẫu quản lý quỹ tiền mặt

Để quản lý quỹ tiền mặt minh bạch:

Phiếu thu: Ghi nhận tiền thu vào quỹ (nội bộ).

Phiếu chi: Ghi nhận tiền chi ra khỏi quỹ.

Sổ quỹ tiền mặt: Kế toán/quỹ theo dõi tồn đầu kỳ, thu – chi trong kỳ và tồn cuối kỳ.

Biên bản kiểm kê quỹ: Thực hiện định kỳ hoặc đột xuất để đối chiếu thực tế với sổ sách.

Từ năm 2025, theo yêu cầu tăng cường kiểm soát nội bộ của Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp nên:

Thiết kế sẵn quy trình phê duyệt phiếu thu, phiếu chi.
Quy định rõ hạn mức thanh toán bằng tiền mặt, khuyến khích chuyển khoản.
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ đính kèm (hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu).

7. Cách xây dựng hệ thống biểu mẫu doanh nghiệp

Có sẵn mẫu chỉ là bước đầu. Quan trọng hơn là cách quản lý để toàn bộ nhân viên sử dụng đúng và thống nhất.

7.1. Mã hóa biểu mẫu

Mỗi biểu mẫu nên có mã riêng, ví dụ:

BM-HC-01: Tờ trình
BM-HC-02: Công văn
BM-NS-01: Bảng chấm công
BM-TC-01: Giấy đề nghị thanh toán

Quy ước mã nên đơn giản, dễ nhớ. Mã dùng thống nhất cho cả bản giấy và file mềm.

7.2. Phân quyền và hướng dẫn sử dụng

Một số gợi ý:

Xác định biểu mẫu nào nhân viên được tự tải và sử dụng, biểu mẫu nào chỉ quản lý mới được ban hành.
Với biểu mẫu phức tạp (ví dụ: tờ trình, báo cáo, đề nghị thanh toán), nên có file hướng dẫn điền, hoặc ghi chú ngay bên cạnh từng trường thông tin.
Tổ chức đào tạo nội bộ ngắn cho nhân viên mới về cách sử dụng các mẫu phổ biến (đơn nghỉ, giấy đi đường, đề nghị thanh toán…).

7.3. Cập nhật và lưu trữ phiên bản

Để tránh việc nhiều người dùng “mẫu cũ”:

Quy định một đầu mối quản lý biểu mẫu (thường là Phòng Hành chính/HCNS).
Định kỳ 6–12 tháng rà soát lại toàn bộ biểu mẫu, cập nhật theo quy định pháp luật mới hoặc thay đổi quy trình nội bộ.
Mỗi lần chỉnh sửa, nên ghi mã phiên bản và ngày hiệu lực ngay trên biểu mẫu (ví dụ: Version 2.0 – áp dụng từ 01/01/2026).

Một hệ thống biểu mẫu hành chính văn phòng được chuẩn hóa sẽ giúp doanh nghiệp:

Giảm thời gian soạn thảo và xử lý hồ sơ.
Hạn chế sai sót về thể thức, thiếu thông tin khi làm việc với cơ quan nhà nước và đối tác.
Tăng tính minh bạch trong quản lý nhân sự, tài sản, tài chính.
Tạo hình ảnh chuyên nghiệp, nhất quán trong mọi giao dịch.

Thay vì mỗi người tự soạn theo thói quen, việc xây dựng và cập nhật định kỳ bộ biểu mẫu chung là một khoản đầu tư nhỏ nhưng mang lại hiệu quả lớn cho quản trị doanh nghiệp.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm: